Журнал регистрации приказов о приеме

Ведение кадровой документации является важной составляющей хозяйственной деятельности каждого предприятия, ведь только подробное ведение дел позволяет не только достичь успеха в управлении персоналом, но и избежать проблем с контролирующими органами, коими являются и Инспекция труда, и прокуратура.

В частности, одним из обязательных документов, который требуется при проведении любой проверки, является и журнал регистрации приема на работу.

Содержание

Что говорит закон?

На каждом предприятии, как правило, кадровое делопроизводство ведется на основании Инструкции по делопроизводству, которая утверждается локальными актами либо отраслевыми соглашениями.

В частности, разрабатываются формы справок, уведомлений, журналов и иных бланков, форма которых не утверждена на законодательном уровне, но ведение которых является обязательной нормой, оговоренной в федеральном законодательстве.

К подобным документам относится и журнал регистрации приказов по личному составу, ведь порядок его ведения оговорен, а вот форма не утверждена.

Обязательно ли ведение документа?

В соответствии с номами закона, а именно п. 695 Перечня типовых управленческих документов, утвержденного Приказом Минкультуры РФ № 558, журнал регистрации приказов по личному составу является одним из обязательных документов, который следует вести в процессе кадрового делопроизводства.

Приказ Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558

Также в ФЗ №125 «Об архивном деле» установлен порядок ведения документооборота на предприятиях относящихся к разным формам собственности.

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ

То есть независимо от того, является ли организация коммерческим предприятием либо государственной структурой, исполнять выше оговоренные законодательные нормы они обязаны, то есть журнал регистрации приказов о приеме, или как его называют — по личному составу, должен вестись в обязательном порядке.

Зачем требуется?

Кадровое делопроизводство подразумевает не только оформление приказов, справок, уведомлений и формирования личных дел, но и ведение нескольких журналов, которые используются не столько для удобства, сколько для систематизации данных и контроля за их движением.

В частности, именно с этой целью и ведется журнал по личному составу, в котором регистрируются приказы о приеме работников на предприятие, их переводе на другие должности как в постоянном режиме, так и во временном, а также об увольнении.

Также оговоренный журнал нужен для придания распорядительным кадровым документам законности, ведь каждый приказ не только издается в той или иной ситуации в зависимости от обстоятельств, но и получает регистрационный номер.

Это автоматически исключает возможность подделок оговоренных документов либо фальсификации некоторых данных, которые служат основанием не только для выплаты заработной платы, но и впоследствии используются для подтверждения страхового стажа при начислении пенсии.

Когда, кем составляется и запускается в работу?

Учитывая, что кадровой работой занимается, как правило, менеджер по персоналу либо тот же кадровый отдел, оформляется журнал именно работниками данного отдела на основании норм локальных актов, которые собственно форму журнала и утверждают.

Хотя во многих организациях используют и Типовые формы разработанные в общем для предприятий всех форм собственности.

Оговоренный журнал оформляется в соответствии с требованиями, установленными для подобного вида документов, которые должны соблюдаться в обязательном порядке, учитывая, что журнал приказов по личному составу должен будет храниться на предприятии 75 лет, на основании норм закрепленных в ФЗ №125.

И учитывая, что на основании норм законодательства оговоренный документ заводится обязательно, первый выпуск соответственно оформляется с момента образования организации.

Но в соответствии с теми же нормами ФЗ №125 журнал ведется не до полного окончания, а только в течении календарного года, то есть с наступлением нового года журнал оформляется и ведется заново.

Как правильно заверить копию трудовой книжки? Образец вы найдете в нашей статье.

Нужно ли составлять положение о приеме на работу сотрудников в организации? Читайте .

Оформление журнала регистрации приказа о приеме на работу и его ведение

Как было сказано выше, утвержденной на законодательном уровне формы журнала не предусмотрено, соответственно на предприятии используют форму, которая утверждена локальными актами, но с учетом требований закона, разработанных для данного типа кадровой документации.

Требования к документу

При оформлении журнала регистрации приказов по личному составу применяются следующие требования:

  • каждый лист журнала должен быть пронумерован;
  • журнал должен быть прошит внизу толстой двойной нитью, которая завязывается и заклеивается заверительной надписью, содержащей подпись лица, ответственного за оформление и ведение журнала и печать предприятия, а также количество прошитых и пронумерованных листов указанных не только арабскими цифрами, но и прописью;
  • журнал должен иметь твердую обложку, а также плотные листы для регистрации приказов, учитывая, что храниться сей документ будет долгие годы.

Данные правила предусмотрены не только для того чтобы способствовать длительному хранению документа, но и с целью избежать фальсификации данных, то есть зарегистрировать приказ задними числами либо удалить лист с оформленной регистрацией.

Форма

Предъявляются некоторые требования и к оформлению самого журнала, в частности, к титульному листу, который должен содержать в обязательном порядке:

  • полное название организации;
  • название документа, то есть журнал регистрации приема на работу;
  • дату заведения журнала и дата его окончания;
  • номер оговоренного документа, который присваивается в соответствии с номенклатурой дел.

На оборотной стороне титульного листа должны быть указаны данные об ответственном лице, то есть его фамилия, имя, отчество и занимаемая должность.

Вышеуказанные правила являются обязательными при оформлении журнала, форма которого может быть различной, то есть формат журнала не утвержден, поэтому в качестве журнала могут использовать как тетрадь формата А4 с твердой обложкой, так и специальный журнал изготовленный в типографии по стандартам применимым к подобным документам.

Бумажная

При ведении журнала регистрации приказов по личному составу, как правило, используется бумажная форма, ведь журнал предстоит не только правильно оформить, но еще и внести множество данных, а также хранить на протяжении длительного времени в архиве предприятия.

К тому же, следует учитывать тот факт, что в журнал в бумажном варианте невозможно сфальсифицировать, ведь данные вносятся от руки и последовательно, следовательно внести лишний приказ задними числами вряд ли будет возможно.

Электронная

Хотя в настоящее время с развитием компьютерных технологий во многих организациях активно применяется и электронная форма регистрации приказов по личному составу, особенно если на предприятии применяется программа 1С, которая автоматически производит регистрацию приказов и присвоение соответствующего номера.

К тому же, с использованием электронного варианта журнала осуществить выборку приказов по отдельно взятому работнику, допустим, за 3-5 лет, будет намного легче.

Разделы и инструкция по их заполнению

Журнал должен содержать следующие разделы:

  • порядковый номер, который затем будет присваиваться приказу, прошедшему регистрацию;
  • дата регистрации, которая собственно и будет являться датой издания приказа;
  • вид приказа, то есть прием, перевод, увольнение;
  • данные о работнике (Ф.И.О., должность);
  • основания для издания приказа (рапорт, заявление, акт, и другие документы).

Журнал регистрации приказов заполняется следующим образом:

Основаниями для составления документа могут быть:

  • заявление от работника о приеме;
  • рапорт начальника отдела о переводе работника на другую должность;
  • официальное письмо о приглашении на работу в порядке перевода;
  • трудовой договор.

Примерная форма журнала будет выглядеть следующим образом (бланк):

Бланк журнала

Как восстановить трудовую книжку если она утеряна? Читайте в нашей статье.

Где получить трудовую книжку впервые? Узнайте .

Как пишется ходатайство о приеме на работу иностранного гражданина? Смотрите .

Сроки хранения

В соответствии с ФЗ № 125 «Об архивном деле» личные дела работников, а также журнал регистрации приказов об их приеме хранится на предприятии на протяжении 75 лет.

Хотя конечно некоторые кадровые работники в данный журнал вносят еще и данные о предоставляемых отпусках либо командировках, а к этим данным применимы сроки хранения всего в 5 лет.

Соответственно, журнал регистрации приказов должен содержать в себе только те данные которые отражают прием, перемещение и увольнение.

Ответственные лица

Как правило, журнал регистрации приказов ведется кадровым работником, но не любым сотрудником, который относится к кадровому отделу, а именно тем, который в соответствии с приказом по предприятию назначен ответственным за ведение данного вида кадровой документации и чьи данные указаны на обороте титульного листа самого журнала.

Несмотря на то, что форма журнала регистрации приказов по личному составу не утверждена на законодательном уровне, оформить подобный документ совсем не сложно, учитывая информацию о ведении журнала представленную выше.

Правила ведения и заполнения журнал приказов приема на работу – образец для учета и регистрации распоряжений

Делопроизводство является неотъемлемой частью успешного управления предприятием.

Законодатель разрабатывает перечень документации, которая в обязательном порядке должна вестись на каждой компании, независимо от формы ее собственности и организационной формы юридического лица.

К представленным документам относится номенклатура, приказы основной деятельности, журнал учета рабочего времени, журнал приказов о приеме на работу и др.

Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему — напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

+7 (499) 938-43-28 — Москва — ПОЗВОНИТЬ +7 (812) 467-43-31 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ 8 (800) 511-52-74 — Другие регионы — ПОЗВОНИТЬ Это быстро и бесплатно!

Отсутствие или неправильное ведение указанной документации может быть выявлено при проведении проверок прокуратурой или инспекцией по труду и приводит к дальнейшему привлечению к ответственности за несоблюдение норм действующего законодательства.

Обязательно ли вести книгу учета и регистрации?

Перечень документов, которые в обязательном порядке должны быть заведены на каждом предприятии, утверждается различными нормативными правовыми актами.

В соответствии с Федеральным законом № 125 от 22 октября 2004 года, работодатели обязуются вести журнал учета и регистрации приема на работу сотрудников.

Прямая норма обязательна к исполнению всеми предприятиями, вне зависимости от принадлежности к частному сектору или государственной собственности.

Отсутствие представленного документа является нарушением закона и может привести к наложению санкций административного или уголовного характера.

Указанный журнал в обязательном порядке будет вытребован сотрудниками прокуратуры или инспекции по труду припроведении ведомственных проверок.

Важно, что требования предъявляются не только к наличию самого журнала, но и к верности сведений, отображаемых в нем.

В связи с тем, что на уровне законодательства не разработана унифицированная форма книги учета приказов о приеме на работу, она может вестись в произвольной форме.

Рассматриваемый документ несет в себе не только информационную ценность, но и удобство в быстром поиске сведений о принятии на работу кого-либо из штата работников предприятия.

Журналы приказов приема на работу отнесены к документации длительного срока хранения и по окончанию должны передаваться с надлежащей описью в архивный отдел предприятия (организации).

По какой форме составлять?

Единая форма книги учета на уровне законодательства не утверждена, в связи с чем работодатели вправе вести указанный документ в произвольной форме.

Однако, следует придерживаться некоторых правил заполнения и внесения сведений.

Работодатель имеет право разработать собственную форму представленного журнала или приобрести его в канцелярском отделе.

Также допускается ведение на расчерченной вручную книге для записей.

Как правило, за ведение журнала руководством предприятия назначается ответственной лицо из числа сотрудников отдела кадровой службы.

На представленного работника чаще всего также возлагается обязательство по разработке формы, которая после должна быть утверждена руководством.

Журнал вносится в номенклатуру, утвержденную на предприятии и имеет срок хранения 75 лет.

Основные правила его заполнения содержатся, как правило, в инструкции по делопроизводству, действующей в конкретной компании на основании закрепления локальными актами.

Как заполнять?

Законодатель наделяет правом работодателей вести книгу учета приказов о принятии на работу в произвольной форме.

Допускается внесение данных от руки или с использованием компьютерной техники.

Информация вносится в зависимости от количества граф в разработанной на предприятии форме и должна содержать сведения о номере приказа, дате его издания, назначении, основную информацию о принимаемом сотруднике (фамилия, имя, отчество, дата рождения, должность, на которую принимается), особенности условий приема при их наличии.

При внесении данных не допускается наличие помарок, ошибок и исправлений, употребление просторечий и пр.

Информация должна соответствовать деловому стилю письма и вноситься в соответствии с основными требованиями делопроизводства.

Книга заводится в начале каждого календарного года, а по его истечении, описывается и передается в организационный архив.

При оформлении нового документа, его страницы пронумеровываются, прошиваются и заверяются с использованием специального штампа и подписи начальства.

Информация отображается в журнале исключительно в хронологическом порядке, наличие пустого места между записями запрещено.

Скачать пример журнала учета и регистрации приказов о приеме на работу – word.

Выводы

Журнал учета приказов о приеме на работу является обязательным к оформлению документом на всех предприятиях.

В организации назначается ответственное за разработку и ведение журнала лицо, которое обязуется вносить соответствующую информацию с соблюдением требований делопроизводства и действующего законодательства.

Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему — напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

+7 (499) 938-43-28 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 467-43-31 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

8 (800) 511-52-74 — Другие регионы — ПОЗВОНИТЬ

Это быстро и бесплатно!

Как правильно вести журнал о регистрации приказов о приеме на работу?

Документооборот организаций обязан быть систематизирован для упрощения не только ведения текущей документации, но и поиска бумаг за прошедшие года. Приказы на предприятиях играют основную законодательную роль. Именно они вводят в действия или отменяют принятые ранее решения руководителя. Все финансовые операции совершаются только на основании изданного и подписанного руководителем приказа. Данный факт дает основания для особого учета этого вида документа. По установленным правилам, распоряжения директора регистрируются в книгах учета.

Журнал о регистрации приказов о приеме на работу

Регистрация приказов — это практика, которая применяется во всех юридических объектах. В зависимости от размеров предприятия, разнообразия трудовой деятельности, количества работающих сотрудников, книги учета могут быть разграничены по областям распоряжений или совмещать в себе сразу несколько направлений. Заполнение журнала направлено на регистрацию изданного распоряжения и систематизацию приказов о приеме на работу. В крупных организациях принято заводить отдельные журналы для учета приказов о приеме сотрудников на работу. Для регистрации трудовых договоров заводится отдельный журнал.

Скачать образец журнала

Обязательно ли ведение документа – законодательная база

Регистрировать приказы о приеме на работу новых сотрудников можно по желанию самого нанимателя. Никаких законодательных норм, устанавливающих обязательность данного документа, нет. Обычно вопрос о ведении отдельной книги учета распоряжений о приеме на работу решается внутри конкретной организации. Наличие книги учета распоряжений о приеме сотрудников упрощает работу организации, а также позволяет быстро сориентироваться в поиске документов за прошедшие годы.

Кто является ответственным за ведение журнала?

Необходимость ведения журнала должна возлагаться на конкретного сотрудника предприятия, который будет отвечать за его своевременное и правильное заполнение. Обычно эта обязанность возлагается на сотрудника отдела кадров. Ведь именно эта служба занимается подготовкой приказов по приему сотрудников. Ответственность за книгу учета прописывается в должностной инструкции работника отдела. А как правильно вести журнал о регистрации приказов о приеме на работу? Этот вопрос будет рассмотрен подробно ниже.

Какие требования к документу?

Требования к оформлению книги законодательно не установлены. Но есть нормы, которые определены для ведения иных книг учета. Целесообразно применять данные нормы и для указанного бланка. В зависимости от желания руководства компании, бланк можно купить в готовом виде, либо сформировать самим, руководствуясь собственными нюансами ведения работы. Вне зависимости от количества граф и их содержания, обязательным является правильное оформление титульного листа и последней страницы документа.

Форма журнала

Форма документа сохраняется вне зависимости от способа ведения — в электронном виде или бумажном. Обычно используют следующие графы:

  • Порядковый номер распоряжения.
  • Дата издания приказа о приеме на работу.
  • Номер изданного документа.
  • Вид распоряжения – о приеме, переводе, увольнении.
  • Ф.И.О. принятого работника.
  • Его табельный номер.
  • Основания для издания документа.

Разрабатывая форму бланка целесообразно оставить одну графу для примечаний. В ней можно указывать необходимые дополнительные данные.

Скачать образец журнала

Как заполнять бумажную форму?

Ведение книги в бумажном виде накладывает определенные обязательства по оформлению документа. На титульном листе проставляется юридическое название организации и наименование самого бланка. Внизу страницы обязательно пишется дата начала и конца ведения книги, которая нумеруется и шнуруется. Шнуровка закрепляется листом бумаги, сургучной печатью или голографической наклейкой. Эта предосторожность направлена на предотвращение удаления или замены страниц.

Как вести электронный журнал?

Многие предприятия уже перешли на ведение книги учета в электронном виде. Это очень удобно, а в большинстве случаев и систематизировано, что облегчает труд сотрудника, отвечающего за своевременность введения данных. Внесение новой информации можно осуществлять также вручную посредством программ Word или Excel. Но такая форма ведения распоряжений обязывает ответственного периодически распечатывать данные и оформлять их по всем правилам делопроизводства, для дальнейшего хранения в архиве.

Какой срок хранится журнал о регистрации приказов о приеме на работу на предприятии?

Все документы по личному кадровому составу, их перемещению, увольнению, уходу в отпуск, отправлению в командировки, хранятся 75 лет. Это же правило распространяется и на книги учета соответствующих распоряжений.

Скачать примерную форму журнала

Правила ведения журнала регистрации приказов о приеме на работу

Журнал регистрации приказов о приеме на работу является обязательным документом кадрового делооборота, а для его ведения на предприятии назначается ответственное лицо. Как правило, ведение, хранение и заполнение журнала входит в компетенцию сотрудников кадровой службы. Разберем нюансы внесения записей в указанный журнал, а также общие правила его ведения на предприятии.

Предприятие обязано оформлять трудовые отношения с сотрудниками в письменной форме – для этого издается приказ о приеме на работу каждого специалиста, а также составляется трудовой контракт. Все данные о принятых сотрудниках отражаются в журнале регистрации приказов о приеме на работу. Выделим общие правила, которые нужно соблюдать при ведении данного документа:

  • единая типовая форма журнала не утверждена на законодательном уровне – ее должен утвердить руководитель предприятия в виде положения, инструкции или иного локального акта;
  • ведение указанных журналов предусмотрено Федеральным законом № 125-ФЗ, поэтому документ подлежит сдаче в архив при ликвидации или реорганизации предприятия, а также по истечении срока хранения;
  • для ведения всех журналов кадрового документооборота на предприятии назначается ответственное лицо – это может быть специалист кадрового отдела, делопроизводитель, секретарь и т.д.

Предприятие может самостоятельно разработать форму журнала, а в процессе хозяйственной деятельности допускается внесение изменений в утвержденный бланк.

Образец заполнения журнала регистрации приказов

Скачать бланк в электронном виде можно на нашем сайте, а для разъяснения всех положений этого документа лучше обратиться к профессиональным специалистам.

Отменим ряд обязательных требований, которые должны соблюдаться при ведении журнала:

  • как правило, журнал ведется в письменной форме – он может быть изготовлен типографским способом, нумеруется, сшивается и скрепляется печатью;
  • допускается ведения журнала в электронной форме – такое правило должно быть указано в отдельном приказе руководителя организации;
  • журнал ведется сплошным методом в порядке очередности издания приказа – не допускается внесение записей задним числом, а исправление любых ошибок должно сопровождаться отметкой ответственного лица;
  • журнал хранится у специалиста, ответственного за его заполнение.

Обратите внимание! Журнал регистрации приказов о приеме на работу относится к документам кадрового делооборота и подлежит хранению в течение 75 лет. После истечения указанного срока, либо при ликвидации/реорганизации предприятия, документ должен быть сдан в архив.

Как заполняется журнал

При утверждении формы журнала устанавливаются требования к его содержанию. В состав обязательных пунктов будут входить:

  • на титульном листе указываются сведения о работодателе, датах начала и окончания ведения журнала, данные об ответственном лице;
  • для каждой записи указывается порядковый номер;
  • сведения о регистрируемом приказе должны содержать все реквизиты этого документа – дата и номер, информация о трудоустроенном сотруднике, должность и структурное подразделение, дата начала работы;
  • документ ведется в пределах одного календарного года, а после его окончания происходит закрытие журнала и одновременное открытие новой формы;
  • закрытый журнал хранится в кадровой службе или у иного ответственного лица.

Каждый лист журнала подлежит сквозной нумерации, а изъятие листов или добавление новых страниц не допускается. Если в пределах календарного года в журнале заканчиваются свободные строки для записей, нужно открыть новый документ.

Журнал включается в общую номенклатуру дел, утвержденную на предприятии. Каждый сотрудник имеет право знакомиться с записями журнала, относящимися к его приему на работу. При необходимости ошибочные записи могут признаваться недействительными – для этого ответственное лицо вносит сведения об аннулировании записи со ссылкой на соответствующее решение руководства. При выявлении технических ошибок, их устранение происходит путем внесения достоверных сведений с отметкой «исправленному верить».

Закрытые журналы хранятся на предприятии в составе внутреннего архива. По факту открытия новых журналов делается отметка в отчете по номенклатуре дел. Уничтожение указанного документа допускается только после истечения срока хранения с составлением комиссионного акта.

Кто может проверять журнал

В процессе текущей деятельности доступ к сведениям журнала имеет круг лиц, оговоренный в локальных актах предприятия – руководитель, заместители, сотрудники бухгалтерии и кадровой службы. Журнал может проверяться при проведении следующих мероприятий:

  • плановые или внеочередные внутренние инвентаризационные проверки, назначенные руководителем;
  • проверка, назначенная Государственной трудовой инспекций;
  • прокурорские проверки;
  • проверки при назначении внутреннего или внешнего аудита.

Помимо этого, журнал может быть истребован судебными учреждениями (например, при рассмотрении трудового спора о восстановлении на работе). Для этого на предприятие должен быть направлен официальный запрос суда.

Штраф за отсутствие журнала регистрации не предусмотрен действующим законодательством. В частности, трудовая инспекция на своем сайте указывает, что штраф может назначаться только за отсутствие журнала учета трудовых книжек. Однако, любые факты нарушения документооборота будут указаны в акте проверки и повлияют на размер штрафных санкций. Кроме того, допускается административная ответственность по КоАП РФ за нарушение правил архивного дела — влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от ста до трехсот рублей; на должностных лиц — от трехсот до пятисот рублей.

Если нарушения при ведении журнала выявлены в ходе внутренней проверки, назначается служебное расследование. За ненадлежащее исполнение своих обязанностей к ответственному лицу могут применяться меры дисциплинарного воздействия, предусмотренные ТК РФ – предупреждение, выговор или увольнение.

Вся деятельность организации сопровождается оформлением приказов руководителя. В связи с этим на любом предприятии накапливается очень много документов для ежедневного пользования. Все они должны быть учтены и правильно храниться, чтобы ими легко было воспользоваться. Учётные данные о документах записываются по установленной форме в журнал (книгу, базу данных). В него переносятся номер, дата и название документа.

Для оформления трудовой деятельности каждого сотрудника фирмы любого юридического статуса нужны приказы по личному составу.

На их основании работникам начисляют зарплату, премии, бонусы, компенсации. Сотрудников отпускают в отпуск, оплачивают больничные листы, выдают справки для оформления кредита или других целей также руководствуясь приказами.

Приказ о приёме на работу — это первый официальный документ, на основании которого на сотрудника заводится личная карточка, отдел персонала вносит запись в трудовую книжку, бухгалтер открывает счёт и присваивает сотруднику табельный номер.

Чем больше организация и количество работающих в ней сотрудников, тем больше будет заведено журналов, так как документы должны группироваться в зависимости от типа и сроков хранения.

В крупных компаниях приказы о приёме на работу всех сотрудников должны быть зарегистрированы и храниться в отдельном журнале регистрации приказов.

Дмитрий Иванов. Юрист Дорогие читатели! Для получения консультации по вашей проблеме обратитесь к юристу через форму обратной связи или звоните по телефонам:

  • Москва: +7 (499) 110-86-72.
  • Санкт-Петербург: +7 (812) 245-61-57.
  • Регионы: 8 (800) 600-36-07.

— Дмитрий Иванов. Юрист

Функции журнала

  • сохранность документов. У журналов есть сроки хранения, которые обязано соблюдать каждое предприятие;
  • систематизация. Все приказы идут строго по порядку, при проведении проверок это облегчает поиск нужной информации;
  • контроль над исполнением;
  • узаконивание документов. Регистрация документа даёт ему юридическую силу.

В связи с тем, что в законодательстве обозначены конкретные сроки хранения данных документов, ведение таких журналов является обязательным.

Внешний вид и структура

Унифицированной формы журнала регистрации нет, но есть обязательные пункты, которые должны быть в него включены. Его можно купить, а можно разработать самим.

Титульный лист должен содержать наименование документа и название предприятия, дату начала и окончания ведения. Дата окончания вписывается непосредственно перед сдачей в архив.

Бланки представляют собой таблицу, в отдельные графы которой вносятся сведения: порядковый номер, номер и дата приказа, его вид, ФИО сотрудника, присвоенный сотруднику индивидуальный табельный номер, основание приказа.

Например:

Дата приказа Номер приказа Вид ФИО сотрудника Табельный номер сотрудника Основание

Также можно добавить иные данные: примечание, кто подписал приказ, куда был передан (бухгалтерия или другой отдел), расписка о получении с датой, ФИО и должность лица, вносящего запись в журнал.

Страницы нельзя изымать, заменять, портить или добавлять новые. Скачать образец журнала регистрации приказов о приеме на работу можноздесь.

Защита

Дмитрий Иванов. Юрист Важно! Для решения вашей проблемы обращайтесь через форму онлайн-консультанта или звоните по телефонам:

  • Москва: +7 (499) 110-86-72.
  • Санкт-Петербург: +7 (812) 245-61-57.
  • Регионы: 8 (800) 600-36-07.

— Дмитрий Иванов. Юрист

Для защиты от замены листов и внесения ложной информации или её подмены, все листы нумеруются и прошнуровываются. Шнуровка должна быть закреплена пломбой и бланком, на котором указано количество страниц буквами и цифрами, руководитель, ответственное лицо, подписи. Даются указания о том, что пломбу вскрывать нельзя.

Пример:

В данном Журнале регистраций приказов о приёме на работу прошнуровано, пронумеровано и опломбировано 76 (семьдесят шесть) страниц.

Руководитель:

О. П. Ульянов _____________________________

Ответственный: руководитель службы персонала

В. П. Савченко _____________________________

Дата: __________________

Пломбу не вскрывать.

Шнуровку можно закрепить и сургучной печатью. На готовых журналах, которые есть в продаже, уже есть нумерация, шнуровка и голографическая пломба-стикер. Контрольная пломба не позволяет развязать шнуровку. При попытке её срыва появляется надпись «ВСКРЫТО». Она содержит свой индивидуальный номер, который вносится в скрепляющий бланк.

Электронный вид

Законодательством не регламентируется форма ведения журнала, поэтому допускается его ведение в электронном виде. Это очень удобно для поиска всей информации по конкретному сотруднику.

В тех организациях, где документооборот ведётся в 1С, приказы сохраняются автоматически. Можно также дополнительно вести журнал регистрации в файле Excel.

Если в организации ведут журнал в электронном виде, перед сдачей в архив все листы нужно распечатать, пронумеровать и прошить.

Ведение

  1. Титульный лист обязательно должен быть заполнен, сзади должна присутствовать подпись ответственного за ведение журнала лица, печать.
  2. Нумерация строк последовательная.
  3. Все записи вносятся строго в хронологическом порядке.
  4. ФИО сотрудника, в отношении которого был составлен приказ, пишутся полностью, сокращения (инициалы) не допускаются.
  5. Информация, вносимая в журнал, должна полностью соответствовать содержанию приказа.

Например:

Дата приказа Номер приказа Вид ФИО сотрудника Табельный номер сотрудника Основание
37 21.03. 2016 3799-ЛС Приём Завьялов С.Г. 00345 Трудовой Договор№ 31 от 21.03.2016
38 29.04. 2016 101-ЛС Приём Топорщенко Г.П. 00346 Трудовой Договор № 32 от 29.04.2016
39 25.05. 2016 103-ЛС Приём Савушкина Н.В. 00347 Трудовой Договор № 33 от 25.05.2016

В среднего размера организациях, когда приёмов-увольнений не так много, журнал включает несколько видов приказов по личному составу:

  • о приёме на работу;
  • о переводе;
  • об увольнении.

Например:

Дата приказа Номер приказа Вид ФИО сотрудника Табельный номер сотрудника Основание
20 15.01. 2016 23-ЛС Перевод Сыч Е.Л. 00032 Доп. с. от 11.01.2016 к Трудовому соглашению № 5 от 8.09.2014; заявление от 5.01.2016
21 20.03. 2016 24-ЛС Приём Петренко Н.В. 00109 Трудовое соглашение № 18 от 20.03.2016
22 13.05. 2016 25-ЛС Увольнение Маркин Г.Н. 00045 Доп. с. от 9.05.2016
к Трудовому соглашению № 7 от 16.09.2016

В такой журнал вносятся все приказы по личному составу, кроме приказов, касающихся директора, руководителя и главного бухгалтера предприятия.

Исправления в журнале

Если были ошибочно внесены данные, нельзя их полностью замазывать корректирующим средством или стирать ластиком так, что прочтение станет невозможным. Можно зачеркнуть неверную запись одной чертой, внести верную информацию и сделать запись об исправлении, поставить дату и подпись. Сплошное зачёркивание не допускается.

Как получить больничный в поликлинике — узнайте подробную информацию у нас!

Если вас отправили в командировку в выходной день, то полезные сведения по этому вопросу вы прочтете в нашей статье.

Работающим пенсионерам будет полезен наш подробный материал.

Ответственное лицо

Ведение журнала регистрации обычно возлагают на сотрудника службы персонала. Это оформляется приказом либо прописано в должностных обязанностях.

Если этот сотрудник уходит в отпуск, его полномочия возлагаются на другое ответственное лицо соответствующим приказом.

В небольших компаниях ведением журнала может заниматься секретарь.

Хранение

Хранится журнал в течение 75 лет.

Не нашли ответа на свой вопрос? Для получения бесплатной консультации обращайтесь через форму обратной связи или звоните по телефонам:

  • Москва: +7 (499) 110-86-72.
  • Санкт-Петербург: +7 (812) 245-61-57.
  • Регионы: 8 (800) 600-36-07.

Вячеслав Садчиков Юрист. Практика в сфере недвижимости, тудового права, семейного права, защите прав потребителей Подпишитесь на нас в «Яндекс Дзен»>Журнал регистрации приказов о приеме на работу

Журнал регистрации приказов о приеме на работу.

Приказ о приеме на работу подготавливается и оформляется работником кадровой или юридической службы, подписывается руководителем организации и доводится до сведения работника под роспись. В дальнейшем данный приказ уже является основанием для внесения соответствующих записей в личную карточку работника, его трудовую книжку, а также для открытия бухгалтерией лицевого счета работника.
После подписания приказа руководителем сотрудник кадровой службы регистрирует приказ в Журнале регистрации приказов о приеме на работу, где ему присваивается регистрационный номер.

Графы для заполнения Журнала регистрации приказов о приеме на работу:

  1. № п/п
  2. Ф.И.О.
  3. Присвоенный табельный номер
  4. Дата приема на работу (номер приказа)
  5. Подразделение
  6. Должность

Журнал регистрации приказов – юридически весомый документ, в связи чем имеет большое значение сохранность информации. Для того чтобы сохранить сведения в неискаженном виде, исключить разного рода фальсификации, применяют сквозную нумерацию и прошивку книги. Для экономии вашего времени проведение данной процедуры можно заказать в нашей типографии.

Вы также можете изменить количество листов (значение по умолчанию 30) в большую или меньшую сторону, в зависимости от необходимости. Картонную обложку изделия мы можем покрыть ламинирующей пленкой. Это повысит эксплуатационные характеристики документа. Купить журнал регистрации приказов также можно в твердом переплете. По твердой обложке возможно выполнение тиснения.

Самостоятельный заказ журнала в нашем магазине возможен круглосуточно. Обработка заказов и консультации покупателей производятся в рабочее время в будние дни с 9/00 до 18/00. Форматы получения заказа: самовывоз, доставка курьером для клиентов из Москвы и области, почтовые пересылки, доставка ТК.

Журнал учета персонала

  • Главная страница
  • Журналы и бланки
    • Конструкторская, научно-техническая документация
    • Лесное хозяйство
    • Лифты
    • Журналы для медицинских учреждений
    • Журналы, бланки, формы документов МВД РФ
    • Журналы, бланки, формы документов для органов прокуратуры и суда, минюста, пенитенциарной системы
    • Журналы и бланки по экологии
    • Журналы и бланки, используемые в торговле, бытовом обслуживании
    • Журналы по санитарии, проверкам СЭС
    • Связь
    • Гостиницы, общежития, хостелы
    • Промышленность
    • Аптеки
    • Обложки для журналов и удостоверений
    • Склад
    • Снегоплавильные пункты
    • Стройка, строительство
    • Транспорт
    • Сельское хозяйство, ветеринария
    • Пожарная безопасность
    • Психология
    • Проверки и контроль госорганами, контролирующими организациями
    • Работы с повышенной опасностью
    • Регулирование алкогольного рынка
    • Автодороги, дорожное хозяйство
    • Самокопирующиеся бланки
    • Банки
    • Геодезия, геология
    • Грузоподъемные механизмы
    • Документы, относящиеся к нескольким отраслям
    • Бассейны
    • Нефтебазы
    • Комплекты журналов
    • Нефтепромысел, нефтепроводы
    • Журналы и бланки для армии, вооруженных сил
    • Охрана труда и техника безопасности
    • Журналы для образовательных учреждений
    • Газовое хозяйство, газораспределительные системы, ГАЗПРОМ
    • ЖКХ
    • Эксплуатация зданий и сооружений
    • Журналы и бланки для нотариусов, юристов, адвокатов
    • Журналы и бланки для организаций пищевого производства, общепита и пищевых блоков
    • Журналы и бланки для организаций, занимающихся охраной объектов и частных лиц
    • Журналы и бланки для ФТС РФ (таможни)
    • Делопроизводство
    • Бухгалтерия
    • Кадровая работа: Журналы, бланки, формы
    • МЧС
    • АЗС и АЗГС
    • Туризм
    • Драгметаллы
    • Учреждения культуры, библиотеки, музеи
    • Шахты, рудники, метрополитены, подземные сооружения
    • Энергетика
    • Тепловые энергоустановки, котельные
    • Электроустановки
    • Канатные дороги, фуникулеры
    • Кладбища
    • Журналы для парикмахерских, салонов красоты, маникюрных, педикюрных кабинетов
    • Метрология
    • Аттракционы
    • Архивы
  • Кадровая работа: Журналы, бланки, формы

>Журнал учета приема, перевода и увольнения работников

Тематика документа: Журнал Файл текстовой версии: 2,5 кб Поделиться:

>Открыть документ в галерее: ‹ ×

Текст документа:

____________________________ (наименование организации) ЖУРНАЛ УЧЕТА ПРИЕМА, ПЕРЕВОДА И УВОЛЬНЕНИЯ РАБОТНИКОВ Начат «__» _______________ ______ г. Окончен «___» ______________ _______ г. ————————————————————————— ¦ N ¦Фамилия, ¦ Должность ¦ Число, месяц, год ¦Распорядительный ¦ ¦п/п¦собственное¦(профессия) ¦ ¦документ ¦ ¦ ¦имя, ¦ +———————+———————-+ ¦ ¦отчество ¦ ¦ приема ¦увольнения¦ о приеме ¦ об ¦ ¦ ¦ ¦ ¦(перевода)¦ ¦(переводе)¦увольнении ¦ +—+————+————+———-+———-+———-+————+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +————+———-+———-+———-+————+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +————+———-+———-+———-+————+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +—+————+————+———-+———-+———-+————+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +————+———-+———-+———-+————+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +————+———-+———-+———-+————+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +—+————+————+———-+———-+———-+————+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +————+———-+———-+———-+————+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +————+———-+———-+———-+————+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ —-+————+————+———-+———-+———-+————

Приложения к документу:

>Какие документы есть еще:

  • Все документы из раздела «Журнал»
  • Рубрикатор всех типовых образцов и бланков документов Белоруссии

Что еще скачать по теме «Журнал»:

  • Журнал учета применения пестицидов (средств защиты растений) на посевах, в садах, теплицах, при протравливании семян и другого
  • Журнал учета проведения и посещения занятий по обучению в области защиты населения и территорий от чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера и гражданской обороны руководителей и работников по месту работы (службы)
  • Журнал учета работ по нарядам и распоряжениям
  • Журнал учета работы на дому участковой (патронажной) медицинской сестры, акушерки. Форма № 116/у
  • Журнал учета разрешений на перемещение через Государственную границу Республики Беларусь видов животных и растений, их частей или производных от них (дериватов), подпадающих под действие Конвенции о международной торговле видами дикой фауны и флоры, находящимися под угрозой исчезновения, подписанной в г. Вашингтоне 3 марта 1973 года (СИТЕС), ограниченных к перемещению через Государственную границу Республики Беларусь по основаниям неэкономического характера
  • Журнал учета работы пульповыпусков
  • Журнал учета работ по техническому обслуживанию ТСО
  • Журнал учета работы по гигиеническому обучению и воспитанию населения, формированию здорового образа жизни. Форма № 38/у-07
  • Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки
  • Журнал учета разрешений на выбросы загрязняющих веществ в атмосферный воздух
  • Каким должен быть правильно составленный трудовой договор
    Трудовой договор определяет взаимоотношения работодателя и сотрудника. От того, насколько досконально будут учтены условия взаимоотношения сторон, его заключивших, зависит соблюдение сторонами прав и обязательств, им предусмотренных.
  • Как грамотно составить договор займа
    Взятие денег в заем – явление, достаточно, характерное и распространенное для современного общества. Юридически правильным будет оформить кредитный заем с последующим возвратом средств документально. Для этого стороны составляют и подписывают договор займа.
  • Правила составления и заключения договора аренды
    Ни для кого не секрет, что юридически грамотный подход к составлению договора или контракта является гарантией успешности сделки, ее прозрачности и безопасности для контрагентов. Правоотношения в сфере найма не исключение.
  • Гарантия успешного получения товаров – правильно составленный договор поставки
    В процессе хозяйственной деятельности многих фирм наиболее часто используется договор поставки. Казалось бы, этот простой, по своей сути, документ должен быть абсолютно понятным и однозначным.

Журнал регистрации приказов о приеме

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *