Журнал листков нетрудоспособности

Содержание

Нужно ли вести журнал регистрации больничных листов

После передачи работником больничного листа работодателю у организации или индивидуального предпринимателя возникает обязанность по его хранению. Для того чтобы правильно организовать хранение, необходимо вести учет кадровых и иных документов. В данном случае работодателем используется такая форма, как журнал регистрации больничных листов, образец которого можно найти в конце статьи. КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО Получить доступ

Цели ведения

Документ не является обязательным для работодателя. Однако целесообразность ведения подтверждается следующими выполняемыми им практическими задачами:

  • он помогает отследить достижение лимита оплачиваемых дней нетрудоспособности в определенных законом случаях;
  • по нему очень просто отследить соблюдение работником срока предоставления данного документа (в течение полугода со дня его закрытия);
  • при регистрации документа его будет проще отыскать в архиве при запросе листа нетрудоспособности Фондом социального страхования;
  • при использовании такого документа работник кадровой службы сможет подсчитать, на сколько дней необходимо продлить ежегодный оплачиваемый отпуск работнику, заболевшему в период отдыха.

Таким образом, при правильной организации учета и хранения кадровое делопроизводство значительно упрощается.

Форма и бланк

Журнал регистрации больничных листов каждый работодатель может заполнять в удобном для него виде, унифицированная форма законодательно не установлена. В каждой организации может быть, таким образом, разработана собственная форма. За основу можно взять предложенный журнал регистрации больничных листов (образец), скачать его можно по ссылке ниже.

На что рекомендуем обратить внимание при подготовке журнала регистрации:

  • при оформлении титульной страницы (или шапки) нужно использовать идентифицирующие организацию данные: полное фирменное наименование с указанием формы собственности и организационно-правовой формы, ИНН и КПП, адрес, наименование документа; также следует указать даты начала ведения и окончания в целях удобства поиска информации по бланку;

  • в табличной части следует в первой графе указать данные о работнике: фамилию, имя, отчество, подразделение и(или) должность, во второй — табельный номер;
  • далее следуют столбцы о самом листке нетрудоспособности: номер, дата выдачи, дата предоставления работодателю, место выдачи;
  • и, наконец, последние графы должны быть предназначены для информации о причине нетрудоспособности, ее периоде, продолжительности, общем количестве дней. Желательно оставить отдельный столбец для примечаний.

Работодатель может внести и дополнительные графы в случае необходимости. Журнал рекомендуется хранить в надежном месте и страницы в нем нумеровать. По окончании ведения его следует прошить, поставить на прошивке подпись и печать с указанием количества листов. Таков общий порядок хранения и учета кадровой документации. Однако если руководитель не видит в нем необходимости, придерживаться его не обязательно.

Обязанность по ведению данного учетного бланка не установлена законодательно, следовательно, ответственность за отсутствие журнала не предусмотрена. Но стоит учесть, что если руководитель примет решение о его ведении, соответствующие документы должны храниться не менее 5 лет на предприятии, об этом говорится в Приказе Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Журнал регистрации больничных листов в организации

Мария Новикова

Для регистрации и упорядочивания листов нетрудоспособности некоторые предприятия или индивидуальные предприниматели используют специальные журналы. Можно существенно упростить процесс учета бюллетеней, если скачать образец журнала регистрации больничных листов и изучить правила его заполнения. Ознакомиться с ними можно в этом обзоре.

Инструкция для заполнения учетного журнала

В ныне действующем законодательстве ведение регистрационной книги не является обязательным. Журнал учета листков временной нетрудоспособности оформляется исключительно по желанию работодателя и позволяет:

  • выявить, сколько дней по болезни отсутствовал на рабочем месте сотрудник, и каким образом будут произведены выплаты пособия (поскольку первые 3 дня больничного периода обязан оплачивать предприниматель или предприятие);
  • проконтролировать, когда работник сдал заполненный бланк, чтобы получить страховую компенсацию (после пережитого заболевания он должен принести бланк работодателю в течение 6 месяцев после выздоровления);
  • быстро предоставить в случае проверки, проводимой Фондом социального страхования (далее — ФСС РФ), интересующий сотрудников фонда лист нетрудоспособности.

Сама форма учетного документа была введена в действие еще Приказом Минздрава СССР от 4 октября 1980 года № 1030 «Об утверждении форм первичной медицинской документации учреждений». Данный образец актуален и на сегодняшний день, о чем свидетельствует текст Письма Минздравсоцразвития РФ от 11 января 2007 года № 79-ВС «Об использовании бланков листков нетрудоспособности».

Инструкция по заполнению книги регистрации листков нетрудоспособности по форме «036 у» начинается с заполнения титульного листа:

  1. Сначала указывается полное наименование юридического лица (в скобках дополнительно можно прописать и сокращенный вариант) или Ф.И.О. индивидуального предпринимателя.
  2. Заранее указывается дата начала заполнения регистрационной книги, а также момент окончания внесения записей.
  3. В случае, если на предприятии у каждого документа имеется персональный номер, то и журналу присваивается индивидуальный индекс по существующей номенклатуре дел.

Далее журнал регистрации листков нетрудоспособности заполняется следующим образом:

  1. Изначально указывается порядковый номер предоставленного бланка.
  2. В следующий столбец имеющейся таблицы вносится информация о дате, когда сотрудник принес медицинский документ работодателю.
  3. Обязательно внесение данных и о самом работнике: Ф.И.О., сведения о занимаемой им в компании должности, а также, если предприятие крупное, то и название подразделения организации, в котором он трудится.
  4. Записывается индивидуальный номер листка нетрудоспособности.
  5. Заполняется следующий столбец, в котором указываются данные о поликлинике, где сотрудник проходил лечение.
  6. Обозначается нетрудоспособный период: указывается дата, когда работник ушел в вынужденный «отпуск», а также дата закрытия больничного.
  7. В конце в документе делается пометка о том, сколько всего дней отсутствовал на рабочем месте сотрудник.

Cкачать образец журнала регистрации больничных листов можно по ссылке.

Заполнение учетного журнала не представляет особой сложности благодаря оформлению его страниц в виде удобной таблицы.

Срок хранения больничных листов в организации

Сроки хранения больничных листов на предприятии, а также регистрационной книги, обозначены в п. 896-897 Приказа Минкультуры России от 25 августа 2010 года № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

Согласно данному нормативному акту, ИП и юридические лица обязаны хранить медицинские документы у себя в течение 5 лет минимум, этот период запрещено сокращать.

Однако, отвечая на вопрос о том, сколько хранятся больничные листы в организации, необходимо помнить о том, что вести учетный журнал работодателю необязательно. Поэтому ответственности за его утерю в течение обязательных для его хранения 5 лет работодатель нести не будет. Но сами медицинские бланки хранить придется в обязательном порядке.

Образец заполнения журнала больничных листов

Как ведется учет больничных листов в бухгалтерии в 2019 году

Что представляет собой журнал регистрации больничных

Является ли больничный бланком строгой отчетности

Итоги

Как ведется учет больничных листов в бухгалтерии в 2019 году

В соответствии с п. 896 раздела 11.1 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (данный нормативный акт — ведомственный, но используется многими хозяйствующими субъектами исходя из принципа правовой аналогии), больничные листки в организации хранятся в течение 5 лет. Аналогично — документы, связанные с выплатой пособий по временной нетрудоспособности.

Предписание хранить бухгалтерскую документацию не менее 5 лет — если иное не установлено законом, содержит п. 98 Положения по бухгалтерскому учету, введенного приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н.

Существует также точка зрения, по которой больничный как бухгалтерский документ, имеющий отношение к расчетам с ФСС, необходимо хранить в течение 6 лет (подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ).

Таким образом, журнал учета больничных листов может пригодиться специалисту кадровой службы фирмы в целях отслеживания сроков хранения больничных в организации, а также:

  • получения сведений о периоде нетрудоспособности для отражения данного периода в табеле учета рабочего времени;
  • отслеживания фактов своевременного предоставления больничных листков работниками;
  • получения сведений о периоде нетрудоспособности для продления на соответствующий период отпуска работника.

Узнать о том, как продлевается отпуск при больничном, вы можете в этой статье.

Что представляет собой журнал регистрации больничных

Изучим подробнее то, как может выглядеть журнал, в котором отражаются сведения о больничных листах.

Унифицированный образец журнала учета больничных листов законодательством не установлен. Организация вправе самостоятельно разработать формат соответствующего документа.

Основным элементом структуры журнала, о котором идет речь, может быть таблица, где будут отражены:

  • номера больничных листков;
  • названия медицинских организаций, в которых оформляются больничные листки;
  • Ф. И. О. сотрудников, оформляющих больничные;
  • даты предоставления больничных сотрудниками;
  • периоды временной нетрудоспособности в соответствии с больничными листками;
  • сведения о нарушениях режима лечения и иных обстоятельствах, предопределяющих расчет пособия по временной нетрудоспособности в особом порядке, например в минимальной величине по МРОТ.

Узнать больше о расчете больничного в минимальном и максимальном размерах вы можете у нас на сайте.

Храниться журнал, также как и листки нетрудоспособности, может в специальном помещении или в сейфе (п. 6.2 Положения, введенного письмом Минфина СССР от 29.07.1983 № 105).

Во многих правовых актах больничный лист именуется документом строгой отчетности (информация ФСС от 01.07.2011, решение ВС РФ от 27.03.2002 № ГКПИ 02-311, приказ Минздрава РФ от 29.01.2004 № 29). Но насколько правомерно относить листки нетрудоспособности к БСО?

Является ли больничный бланком строгой отчетности

Под термином «документ строгой отчетности» может пониматься:

1. Документ, выдаваемый одним субъектом правоотношений другому «под отчет», когда утеря передаваемого документа недопустима и может сопровождаться санкциями. В данном случае — больничные передаются в медучреждения как документы строгой отчетности (пп. 6, 16 Инструкции по приказу № 29).

2. Документ, применяющийся в рамках денежных расчетов (как правило, юридических лиц с физическими) как аналог чека ККТ.

Порядок учета расчетных документов регламентируется большим количеством общеотраслевых нормативных актов. Основной — Закон «О применении ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

В свою очередь, порядок применения больничного как документа строгой отчетности пока что никак не регламентирован на уровне общеотраслевых норм. Однако приказ № 29 детально регламентирует учет листков нетрудоспособности медучреждениями.

Таким образом, листок нетрудоспособности в контексте документов строгой отчетности, применяемых фирмой-работодателем, правомерно рассматривать только на уровне локальных нормативных актов хозяйствующего субъекта.

Узнать больше о применении, в свою очередь, расчетных БСО вы можете в статье «Что относится к бланкам строгой отчетности (требования)?».

Где можно скачать образец журнала регистрации больничных

Скачать образец журнала учета больничных листов вы можете на нашем портале. Данный документ содержит все те информационные блоки, что мы рассмотрели выше. Скачать журнал учета больничных листов вы можете по ссылке ниже.

Журнал можно распечатать — с нужным количеством разворотов и с таблицей, где отражаются сведения о листках нетрудоспособности, прошить и пронумеровать. Порядок применения журнала может быть прописан в учетной политике предприятия.

Узнать больше об особенностях применения учетной политики в организации вы можете в статье «Готовая учетная политика — образец для организации».

Итоги

Больничные листки, предоставляемые сотрудниками работодателю, должны храниться в организации не менее 5 лет (по одной из точек зрения — не менее 6 лет). В целях отслеживания их движения в фирме может применяться журнал учета листков нетрудоспособности. Данный журнал, в котором могут отражаться и иные сведения о соответствующих листках и периодах нетрудоспособности работников, может применяться и в целях оптимизации работы кадровой службы компании.

Узнать больше о различных нюансах применения больничных листков в организации вы можете в этой рубрике нашего сайта.

Журнал учета листков нетрудоспособности

Формирование журнала учета листков нетрудоспособности обычно происходит в организациях с большим количеством наемного персонала. Несмотря на то, что этот документ не является обязательным, многие предприятия его все-таки заводят, т.к. в конечном итоге его наличие всегда оправдано.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк журнала учета листков нетрудоспособности .docСкачать образец заполнения журнала учета листков нетрудоспособности .doc

Зачем нужен документ

Для того, чтобы ответить на этот вопрос, сначала следует разобраться в том, зачем нужны собственно больничные листы.

Каждый заболевший работник обязан обратиться в поликлинику или любой другой медицинский центр для того, чтобы официально подтвердить свое состояние. Свидетельством болезни будет являться листок нетрудоспособности.

Без него отсутствие сотрудника на рабочем месте будет приравниваться к прогулу.

На основе листка работнику в дальнейшем выплачивается пособие по нетрудоспособности и одновременно этот же документ служит основанием для возмещения работодателю части выплаченного пособия из средств ФСС (организация оплачивает работнику только три дня – все остальное идет за счет государственного внебюджетного фонда).

Журнал учета листков нетрудоспособности выполняет сразу несколько функций:

  • систематизирует хранение данных документов;
  • помогает оперативно отыскать тот или иной листок нетрудоспособности при выездных налоговых проверках или по требованию работниками ФСС;
  • позволяет отследить срок предъявления работником больничного листа;
  • дает возможность контролировать лимит оплачиваемых больничных дней.

Большую помощь журнал учета оказывает и специалистам кадровых отделов: информацией из него они пользуются при необходимости подсчета отпускных дней, которые следует продлить, если срок болезни работника приходится на отпускной период.

Особенности документа

Если вам нужно создать журнал учета листков нетрудоспособности, воспользуйтесь приведенными ниже советами и посмотрите пример документа. Для начала дадим некоторые общие данные.

Журнал не имеет единого стандарта оформления. Это означает, что представители каждой организации имеют право писать его в произвольной форме или по шаблону, разработанному внутри компании (если таковой, конечно, имеется)

Журнал допустимо вести в электронном и «живом» виде. Если журнал распечатан, то все листы нужно обязательно пронумеровать, скрепить между собой при помощи толстой «суровой» нити, затем указать на последней странице количество листов, поставить здесь же печать (при условии, что она применяется в деятельности предприятия) и подпись ответственного за ведение журнала сотрудника.

Удостоверять автографом ответственного лица нужно каждую страницу документа после ее заполнения.

Журнал обычно ведет специалист по кадрам или сотрудник бухгалтерии. В зависимости от этого определяется и место хранения документа в период его действия.

Образец журнала учета листков нетрудоспособности

Как и оформление журнала, его структура и текст отдается на откуп работникам предприятия. При этом при составлении бланка следует учесть несколько немаловажных моментов.

На титульный лист надо написать:

  • наименование компании;
  • дату открытия журнала и дату окончания (вписывается, конечно, после того, как документ будет закрыт);
  • ответственное за ведение журнала лицо;
  • если в организации принята номенклатура дел, то нужно дать ссылку на индекс журнала в соответствии с этим учетным документом.

Основную часть журнала лучше всего оформить в виде таблицы. Сюда надо включить следующую информацию:

  • номер листка нетрудоспособности (он состоит из двенадцати цифр);
  • название организации (читай — поликлиники, больницы, медицинского центра), его выдавшей;
  • должность и ФИО работника;
  • подразделение, в котором он трудится;
  • период нахождения на больничном;
  • код причины нетрудоспособности (вписан в больничный лист);
  • дату предъявления листка представителю работодателя.

При желании можно дополнить таблицу и другими столбцами (например, для подписи предъявителя листка нетрудоспособности и бухгалтера, которому передаются листки для проведения по ним бухгалтерских операций).

Сколько времени и как хранить документ

Если предприятие ведет журнал учета листков нетрудоспособности, после его окончания оно обязано озаботиться его хранением. Срок хранения определяется законодательством или внутренними нормативно-правовыми бумагами фирмы (но не меньше пяти лет). Держать журнал нужно в месте, куда нет доступа посторонних лиц, а после утраты актуальности, его можно уничтожить.

Журнал учета листов нетрудоспособности

Отсутствие работника на рабочем месте по причине болезни должно быть подтверждено предоставлением им листка нетрудоспособности из медицинского учреждения. В противном случае оплата не будет произведена. Как известно, в большинстве случаев работодатель оплачивает только первые три дня болезни, остальные дни выплачиваются из Фонда социального страхования.

Но даже в таком случае для грамотного ведения учета социальных выплат многие работодатели заводят журнал регистрации больничных листов, чтобы в дальнейшем не возникало трудностей по вопросу оплаты больничных выплат, отчетах перед Фондом социального страхования и других спорных моментах.

Мнение юриста Дмитрий Иванов Центр правовой поддержки Задать вопрос юристу

Данная статья рассказывает о типовых способах решения вопроса, но каждый случай уникальный. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:

  • Москва: +7 (499) 110-33-98.
  • Санкт-Петербург: +7 (812) 407-22-74.
  • Регионы: +7 (800) 600-36-17.

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

Необходимость ведения журнала

Ведение книги регистрации листов нетрудоспособности не является обязательным условием и не закреплено в законодательстве Российской Федерации. Однако её создание носит рекомендательный характер, согласно пункту 10 «Путеводителя по кадровым вопросам».

Рекомендация по ведению книги регистрации больничных бюллетеней обусловлена:

  1. Возможностью сверки данных учета рабочего времени при подписании соответствующего табеля.
  2. Возможностью подсчета дней для увеличения отпуска в случае совпадения больничных дней с отпускными.
  3. Отслеживание предоставления работниками бюллетеней нетрудоспособности в установленные законом сроки (в течение 6 месяцев со дня восстановления полной трудоспособности).
  4. Возможностью предоставления отчётности по больничным бюллетеням перед фондом социального страхования в случае проверки.
  5. Отслеживание совокупного количества оплачиваемых больничных дней каждого работника для подсчета лимита, установленного законом.
  6. Разрешение спорных моментов в случае утери бюллетеня нетрудоспособности.

Заполнение журнала: особенности и форма

Каждый работодатель вправе вести журнал учета по своему усмотрению. Однако существует стандартная разработанная форма, которая используется большинством организаций.

Основными моментами, которые должны быть указаны на титульном листе документа, являются:

  1. Указание полного наименования и реквизитов организации, которая принимает бюллетени нетрудоспособности.
  2. Указание названия документа «Журнал (или книга) учета (или регистрации) больничных листов». Обозначение документа носит добровольный характер и может быть выбрано также на усмотрение работодателя.
  3. Период действия документа – указывается дата открытия и дата закрытия журнала регистрации.
  4. Срок хранения документа на предприятии.
  5. Указание данных лица, ответственного за ведение книги учета, и его подпись.

Во внутренней таблице документа нужно создать следующие столбцы:

  1. Номер бюллетеня нетрудоспособности.
  2. Данные работника, предоставившего больничный лист (фамилия и инициалы, должность).
  3. Причина ухода на больничный.
  4. Дата предоставления бюллетеня нетрудоспособности.
  5. Период действия листа нетрудоспособности.
  6. Наименование медицинской организации, выписавшей бюллетень.
  7. Общее количество дней отсутствия работника.
  8. Подпись лица, принявшего бюллетень, и работника, предоставившего его.

Графы таблицы устанавливаются по усмотрению должностного лица и могут либо дополняться, либо уменьшаться. Образец книги регистрации больничных листов можно посмотретьздесь.

Также существуют некоторые правила составления и оформления журнала учета, несоблюдение которых влечет за собой потерю юридической силы документа:

  • составление книги ведется как в электронном, так и в печатном виде. При этом если заполнение ведется в печатном виде, то все записи должны быть сделаны перьевой или гелевой ручкой черного цвета;
  • все страницы журнала должны иметь нумерацию, а сам документ в обязательном порядке должен быть прошит; также на последней странице должны проставляться дата закрытия, инициалы и подпись ответственного лица, а также количество прошитых и пронумерованных страниц. Также при желании руководителя указанные данные могут быть скреплены печатью организации;
  • запрещено использование корректирующих средств; в случае допущения ошибки в документе он либо полностью переделывается, либо ошибка зачеркивается, пишется надпись «Исправлено» и закрепляется подписью ответственного лица;
  • все вносимые данные должны быть правдивы и точны на момент внесения их в книгу учета.

Лицо, ответственное за ведение документа

Лицо, отвечающее за ведение журнала, выбирается непосредственно руководителем предприятия.

Но так как больничные листы передаются работником в отдел кадров, то, соответственно, именно работники этого подразделения занимаются ведением и заполнением книги регистрации листов нетрудоспособности.

Если на предприятии отсутствует отдел кадров, то работники, как правило, отдают больничные бюллетени в бухгалтерию. В таком случае ответственность за ведение книги учета ложится на бухгалтера предприятия.

В любом случае независимо от того, кто занимается ведением и заполнением журнала, на его титульном листе должны быть прописаны данные (фамилия и инициалы), занимаемая должность и подпись ответственного лица.

Период и место хранения журнала

Период хранения журнала регистрации больничных определяется приказом Минкультуры России от 25.08.2010 №558 (ред. от 16.02.2016). В этом документе сказано, что, как и больничные листы, журналы учета бюллетеней нетрудоспособности хранятся на предприятии в течение пяти лет.

Однако если обратиться к Налоговому кодексу (первая часть) РФ ФЗ №146 от 31.07.1998 (ред. от 03.08.18) ст. 23, то, согласно подпункту 6 пункта 3.3, хранение документов, касающихся уплаты страховых взносов, должно осуществляться на протяжении шести лет.

Хранение книги регистрации бюллетеней нетрудоспособности осуществляется на предприятии в течение 6 лет. Что касается места хранения, то, согласно Положению Минфина СССР №105, журнал должен храниться в специальном помещении или закрытом шкафу под ответственность установленного лица.

После истечения установленного срока документ передается в архив предприятия.

Возможные санкции за отсутствие журнала регистрации

Так как ведение книги учета больничных листов носит рекомендательный характер и не закреплено в законодательстве РФ, а решение по открытию такого документа принимается непосредственно руководителем организации по его усмотрению, то, соответственно, никакой ответственности перед законом за отсутствие этого документа на предприятии не предусмотрено.

Если журнал регистрации был создан на предприятии, и было установлено ответственное за него лицо, то руководство должно выпустить приказ о назначении конкретного человека, который будет отвечать за правильное ведение и заполнение данного документа.

Соответственно, санкции за незаполнение или неправильное ведение книги будут применяться к этому должностному лицу в рамках внутреннего устава организации.

Дорогие читатели, каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:

  • Москва: +7 (499) 110-33-98.
  • Санкт-Петербург: +7 (812) 407-22-74.
  • Регионы: +7 (800) 600-36-17.

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

Рейтинг автора 91 Автор статьи Михаил Тареев Юрист. Гражданское право Написано статей 149

Срок хранения в архиве журнала листов нетрудоспособности

Данная норма определяет обязанности плательщиков взносов, устанавливая в том числе и требование о хранении документации, в течение 4 лет.

Срок хранения больничных листов на предприятии

Если обратиться к Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности организации (утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 ), то сохранность больничных листов нужно обеспечивать в течение 5 лет. Однако, согласно Закону о страховых взносах, все документы, относящиеся к исчислению и уплате страховых взносов, нужно хранить в течение 6 лет (п. 6 ч. 2 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ ).

Перечня, введенного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, содержится предписание о необходимости хранения больничного в течение 5 лет. Данный акт не является нормативным для большинства сфер правоотношений, но, исходя из принципа правовой аналогии, его положения применяются многими организациями.

2. Предписание хранить бухгалтерские документы, к которым относятся и больничные листки, в течение 5 лет содержится в п.
98 Положения по бухгалтерскому учету (приказ Минфина РФ от 29.07.98 № 34н).

Однако положения НК РФ как федерального закона имеют более высокую юридическую силу — их и следует придерживаться.

>Когда находящиеся на хранении больничные листки могут пригодиться?

На практике хранящиеся в фирме больничные листки могут пригодиться прежде всего при проверке ФСС.

ИнфоКак только работник предоставил листок нетрудоспособности работодателю его необходимо зарегистрировать в журнале. Стоит заметить, что обязанность ведения такого журнала законодательно не предусмотрена. Но работать без него будет достаточно сложно. Поэтому практически во всех организациях и у индивидуальных предпринимателей, которые имеют хотя бы несколько человек работников, такие журналы заводятся.
В дальнейшем обращаться к этому журналу придется и во время проверок фонда соцстрахования и при поиске затерявшихся листков нетрудоспособности.

Как только больничный лист попадает в отдел кадров, он должен быть зарегистрирован в журнале учета больничных листов.

Журнал учета больничных листов

Как уже ранее было сказано, нормами законодательства не предусмотрена обязанность работодателей вести такой учет.

по желанию работодателя и позволяет:

  • выявить, сколько дней по болезни отсутствовал на рабочем месте сотрудник, и каким образом будут произведены выплаты пособия (поскольку первые 3 дня больничного периода обязан оплачивать предприниматель или предприятие);
  • проконтролировать, когда работник сдал заполненный бланк, чтобы получить страховую компенсацию (после пережитого заболевания он должен принести бланк работодателю в течение 6 месяцев после выздоровления);
  • быстро предоставить в случае проверки, проводимой Фондом социального страхования (далее — ФСС РФ), интересующий сотрудников фонда лист нетрудоспособности.

Сама форма учетного документа была введена в действие еще Приказом Минздрава СССР от 4 октября 1980 года № 1030 «Об утверждении форм первичной медицинской документации учреждений».

Документ является бланком строгой отчетности, порядок его выдачи и оформления регулируется приказом Минздрава «Об утверждении порядка выдачи листков нетрудоспособности» от 29.06.2011 № 624н.

При предъявлении больничного листа работником в организации зачастую возникает вопрос, к какому виду документов относится больничный, т. к. от этого зависят и порядок, и срок его хранения/уничтожения. Ведь больничный лист, с одной стороны, является первичным учетным документом в силу требований ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.11.2011 № 402-ФЗ, поскольку на его основе организацией проводятся выплаты работнику, что является безусловным фактом ее хозяйственной деятельности.

Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (Зарегистрировано в Минюсте России 08.09.2010 N 18380) 896

Распоряжение ОАО «РЖД» от 30.06.2006 N 1335р «Об утверждении Инструкции по кадровому делопроизводству в ОАО «РЖД» и) вести текущий архив личных дел и оформлять документы по истечении установленных сроков хранения к сдаче в архив;

Документ доступен: с 20 до 24 ч. (выходные, праздники — 24 часа)

Статьи, комментарии, ответы на вопросы. Срок хранения больничных листов

Статья: Порядок и сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов (Лахман Р.

ВниманиеИнструкции N 18/29).

Оформление учетных документов. Книги прихода и расхода бланков листков нетрудоспособности должны быть пронумерованы, прошнурованы и иметь на последней странице запись, содержащую наименование организации, количество страниц, печать организации и подпись руководителя. Записи в книгах производятся в хронологическом порядке при совершении операции лицом, ответственным за получение, выдачу и хранение бланков ( п.

9 Инструкции N 18/29).

Ответственное лицо. Лицо, ответственное за получение, хранение и выдачу бланков (далее – ответственное лицо), назначается приказом руководителя организации (регионального отделения ФСС, медицинской организации) ( п.

Дело в том, что листок временной нетрудоспособности — один из главных документов, удостоверяющих факт совершения работодателем расходов по перечислению работникам пособий за период больничного.

В целях повышения эффективности учета листков временной нетрудоспособности фирма может задействовать отдельный журнал. В нём могут отражаться, в частности, даты поступления больничных листов в организацию, с которых отсчитывается срок хранения.

Узнать больше о специфике журнала учета больничных листков вы можете в статье «Образец заполнения журнала больничных листов».

Минимальный хранения больничного в фирме — 6 лет.

Существуют и другие виды бумаг, которые не имеют таких ограничений. Листы нетрудоспособности хранятся пять лет вне зависимости от того, состоялась за это время их проверка или нет.

По истечении указанного срока бланки уничтожаются, но делать это необходимо в строгом порядке с установленными нормами. Документы нельзя просто выбросить в ближайший мусорный контейнер.

Порядок утилизации листов нетрудоспособности с истекшими сроками хранения будет следующим:

  1. Архивный работник подготавливает папки, которые уже пересекли рубеж своего обязательного хранения.
  2. Создается комиссия.

    Состав комиссии утверждается руководителем организации.

  1. Номер бюллетеня нетрудоспособности.
  2. Данные работника, предоставившего больничный лист (фамилия и инициалы, должность).
  3. Причина ухода на больничный.
  4. Дата предоставления бюллетеня нетрудоспособности.
  5. Период действия листа нетрудоспособности.
  6. Наименование медицинской организации, выписавшей бюллетень.
  7. Общее количество дней отсутствия работника.
  8. Подпись лица, принявшего бюллетень, и работника, предоставившего его.

Также существуют некоторые правила составления и оформления журнала учета, несоблюдение которых влечет за собой потерю юридической силы документа:

  • составление книги ведется как в электронном, так и в печатном виде.

Эти расходы впоследствии частично компенсирует ФСС (Письмо ФСС № 15-03-11/12-7761 от 17.07.2013), поэтому по первому требованию проверяющего из этой организации предприятие обязано представить все необходимые документы. Следует помнить, что принимаются в расчет только оригиналы бюллетеней.

Данная статья рассказывает о типовых способах решения вопроса, но каждый случай уникальный. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:

  • Москва: +7 (499) 350-8059 .
  • Санкт-Петербург: +7 (812) 309-9401 .

Или задайте вопрос юристу на сайте.

Поэтому хранить эти документы крайне важно.

Больничные листы подшиваются в отдельно заведенную для этого папку, к которой прилагается журнал регистрации листков нетрудоспособности.

Уничтожение больничных листов после истечения их срока действия

По окончанию срока хранения листы нетрудоспособности уничтожают. Но это не значит, что их можно просто сжечь или порезать. Должны быть произведены такие действия:

  1. Создание комиссии.
    Из работников предприятия нужно сформировать комиссию, которая выберет просроченные документы.
  2. Составление акта. Такой документ потребуется при будущих проверках или судебных делах. В акте обязательно должны быть указаны реквизиты всех уничтоженных больничных листов.
  3. Уничтожение документов.

Журнал листков нетрудоспособности

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *