Заявление сотрудника о смене фамилии

Содержание

Заявление о смене фамилии

Если фамилия сотрудника меняется, то необходимо в отдел кадров организации, где работает сотрудник, предоставить документы, на основании которых будут изменены сведения о работнике в кадровых документах. Одним из таких документов является заявление работника о смене фамилии, скачать образец его оформления можно по ссылке ниже.

К заявлению прикладывается документ, подтверждающий смену фамилии, например, свидетельство о регистрации брака.

Отдел кадров должен внести изменения в личную карточку работника, в которой нужно аккуратно одной чертой зачеркнуть старую фамилию и написать рядом новую фамилию. Исправление должно быть заверено сотрудником отдела кадров, который внес изменение, с указание текущей даты.

Также нужно внести изменения в действующий трудовой договор, заключенный с работником. Изменения можно внести с помощью оформления дополнительного соглашения, которое составляется в качестве приложения к основному трудовому договору.

Также обязательно меняется фамилия в трудовой книжке работника, изменить данные в трудовой книжке может только представитель работодателя. Старая фамилия зачеркивается и рядом пишется новая фамилия. Работник отдела кадров не только заверяет исправление своей подписью, но и на оборотной стороне листа трудовой книжки поясняет свои действия.

Меняться может не только фамилия, но и имя, отчество, пол или другие данные. Порядок внесения изменений в кадровые документы остается тем же.

Заявление работника о смене фамилии пишется на имя директора организации и передается в отдел кадров.

Скачать образцы других заявлений:

  • на выдачу трудовой книжки на руки — образец;
  • согласие на обработку персональных данных — .

Как правильно оформить заявление о смене фамилии в отдел кадров?

Наличие заявления от работника для внесения изменений в кадровый документы не является строго обязательным, это лишь дополнительный документ для работодателя, который сможет послужить основанием для исправления документов.

В заявлении нужно написать просьбу изменить в учетных данных фамилию с одной на другую, также следует указать причину смены фамилии, например, вступление в брак.

В приложении указывается документ основание.

Бланк пишется на имя директора (генерального директора) компании работодателя от лица, фамилия которого изменилась.

Составленный банк подписывается и ставится текущий день написания заявления.

Пример заявления о смене фамилии в отдел кадров:

Директору ООО «Мотылек»

Гусеву А.А.

от механика

Уткиной А.А.

Заявление

Прошу изменить в учетных данных фамилию Уткина на Петухова в связи в вступлением в зарегистрированный брак.

Приложение:

Копия свидетельства о регистрации брака №1111111 от 08.10.2015.

08.10.2015 Уткина

Заявление о смене фамилии в отдел кадров образец — .

Не нашли в статье ответ на Ваш вопрос?

Получите инструкции, как решить именно Вашу проблему. Позвоните по телефону прямо сейчас:

+7 (499) 490-27-62 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 603-45-17 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

+8 (800) 500-27-29 доб.849 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

— если вы проживаете в другом регионе.

Это быстро и бесплатно!

При смене фамилии потребуется менять или вносить изменения в многие документы. В том числе необходимо изменить сведения о сотруднике по месту его работы. А для этого придётся написать заявление в отдел кадров.

Дмитрий Иванов. Юрист Дорогие читатели! Для получения консультации по вашей проблеме обратитесь к юристу через форму обратной связи или звоните по телефонам:

  • Москва: +7 (499) 110-86-72.
  • Санкт-Петербург: +7 (812) 245-61-57.
  • Регионы: 8 (800) 600-36-07.

— Дмитрий Иванов. Юрист

Куда вносятся изменения

К документам, которые необходимо поменять, относятся:

  • трудовой договор;
  • трудовая книжка;
  • личная карточка сотрудника.

Если в организации зарплата перечисляется на банковскую карточку, придётся переоформить и её. Это же относится и к полису страхования ДМС.

Основанием для внесения изменений может быть и документ, на основании которого оно произошло. Требования о написании заявления в законе нет, но лучше всё же оформить его.

Каким правовым документом регулируется?

О правилах ведения кадровых документов, в том числе и о внесении изменений в них, сказано в:

  1. Инструкции по ведению трудовых книжек (содержится в постановлении Минтруда № 69, вышло 10 октября 2003 года).
  2. Инструкции по индивидуальному учёту (вышла в приказе Минздрава № 987н 14 декабря 2009 года).

С точки зрения работодателя, написание заявления упростит документооборот. В дальнейшем (например, в случае проверки) будет ясно, почему в личном деле находятся эти документы, а также с какого времени о смене фамилии стало известно работодателю.

На заявлении ставятся визы и прочие отметки, принятые в документообороте данной организации.

Для работника также важно, что его документы будут оформлены верно. Это может понадобиться, например, при получении справок с места работы.

Вынос границ земельного участка в натуру необходим при проведении различных сделок с землей.

Физические лица имеют право оплатить земельный налог через интернет. Пошаговую инструкцию вы найдете в нашей статье.

Предоставление земли в пользование имеет свои особенности. Подробнее читайте .

Правила заполнения заявления

Дмитрий Иванов. Юрист Важно! Для решения вашей проблемы обращайтесь через форму онлайн-консультанта или звоните по телефонам:

  • Москва: +7 (499) 110-86-72.
  • Санкт-Петербург: +7 (812) 245-61-57.
  • Регионы: 8 (800) 600-36-07.

— Дмитрий Иванов. Юрист

Заявление пишется от руки или печатается на компьютере. В верхней части листа указывается:

  • полное название организации;
  • отдел кадров (или должность и ФИО сотрудника, занимающегося кадровыми вопросами);
  • должность и ФИО сотрудника (фамилия указывается прежняя).

Ниже в центре листа пишется слово «Заявление». Под ним излагается суть в свободной форме.

Обязательно указывается:

  1. Просьба внести изменения в личные данные.
  2. Основание (например, вступление в брак).
  3. Прежняя и новая фамилии.
  4. Список приложений.

Ниже ставится дата подачи и подпись с расшифровкой (также со старой фамилией).

К заявлению прилагаются такие документы:

  • копия свидетельства о браке (разводе);
  • копия паспорта.

Образец бланка для скачивания доступен по ссылке.

Что будет, если этого не сделать?

Само по себе отсутствие заявления большого влияния не окажет. Для правильного оформления трудовой книжки и других документов достаточно нового паспорта.

Но если сотрудник по каким-то причинам вовремя не сообщит о смене фамилии, могут возникнуть сложности.

Некоторые из них будут иметь последствия для организации. Например, сотрудник в Пенсионном Фонде числится под новой фамилией, поскольку сменил другие документы. А в отчёте, подаваемой компанией, он будет под старой. Тогда отчётность не примут, её придётся переделывать.

Но и у самого человека могут впоследствии возникнуть сложности. К примеру, при оформлении пенсии ему придётся каким-то образом доказывать, что владельцем трудовой книжки является именно он. Проблемы могут возникнуть и в случае, если потребуется какая-либо справка с работы (справка о доходах для банка). Поэтому правильное и своевременное оформление документов важно и сотруднику, и работодателю.

Не нашли ответа на свой вопрос? Для получения бесплатной консультации обращайтесь через форму обратной связи или звоните по телефонам:

  • Москва: +7 (499) 110-86-72.
  • Санкт-Петербург: +7 (812) 245-61-57.
  • Регионы: 8 (800) 600-36-07.

Вячеслав Садчиков Юрист. Практика в сфере недвижимости, тудового права, семейного права, защите прав потребителей Подпишитесь на нас в «Яндекс Дзен»

Образец заявления в отдел кадров о смене фамилии при вступлении в брак

Сотрудница принесла в отдел кадров свидетельство о заключении брака и паспорт, в котором указана ее новая фамилия. Понятно, что начать надо с заявления о смене фамилии. Без этого документа не может быть кадрового приказа о перемене персональных данных в связи с замужеством. Рассказываем, как всё грамотно сделать в отношении заявления в отдел кадров о смене фамилии в связи со вступлением в брак в 2018 году.

Форма заявления не установлена

Действительно, в такой ситуации приказ по кадрам нельзя выпустить без соответствующего заявления. И сразу скажем, что единая форма для таких прошений отсутствует. Поэтому заявление может быть написано в свободной форме.

Но чтобы ничего не выдумывать с нуля, проще использовать образец кадрового заявления о смене фамилии, разработанный нашими специалистами.

ПРИМЕР

Генеральному директору
ООО «Аларм-сервис»
П.Н. Збруеву

от бухгалтера
И.В. Стрешневой (Серафимовой)

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу изменить мои персональные данные в документах в связи с изменением фамилии вследствие вступления в брак. Моя прежняя фамилия – Серафимова, новая фамилия – Стрешнева.

К заявлению прилагаю подтверждающие документы, а именно:

– копию свидетельства о заключении брака I-МП № 458153 от 22.01.2018, выданного Тушинским отделом ЗАГС г. Москвы;
– копию паспорта РФ серии 4515 № 423561, выданного 07 февраля 2018 г. паспортно-визовым отделением ОВД района Митино УВД СЗАО г. Москвы, код подразделения 772-052.

08.02.2018 Стрешнева И.В. Стрешнева

Приведенный образец заявления вы можете здесь бесплатно скачать по прямой ссылке с нашего сайта в удобном формате Word и скорректировать его под себя.

Должны быть подтверждающие документы

Важно понимать, что к заявлению о смене фамилии после замужества следует обязательно приложить копии подтверждающих документов. Без них заявление кадровику принимать нельзя. Тем более что они должны быть на руках у сотрудницы. Специалисту кадровой службы останется просто сделать с них копии и приложить их к заявлению.

В данной ситуации основным необходимым документом выступает свидетельство о заключении брака:

Такой документ предоставит сотруднице ЗАГС (Федеральный закон от 15.11.1997 № 143-ФЗ). Также понадобится копия нового паспорта работницы, который ей выдаст паспортно-визовое отделение ОВД (УВД) соответствующей территории.

Новый СНИЛС

Учтите, что персональные данные, которые приведены на карточке страхового пенсионного свидетельства – СНИЛС, должны соответствовать данным паспорта работника. Поэтому при смене фамилии (+ имени и/или отчества), Пенсионный фонд выдает новое вместо выданного ранее свидетельство обязательного пенсионного страхования. При этом номер индивидуального лицевого счета останется прежним.

В ситуации смены фамилии по причине вступления в брак пройти процедуру обмена свидетельства можно лично либо через своего работодателя. Хотя жёсткая обязанность заменить его законом не установлена.

Не забывайте, что в случае смены работницей фамилии по причине вступления в брак соответствующие коррективы необходимо внести и в её трудовую книжку.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

При смене фамилии работнику следует уведомить об этом кадровую службу работодателя для того, чтобы были внесены соответствующие изменения в документы по учету кадров, прежде всего, в трудовой договор, личную карточку работника, трудовую книжку.

Заявление на работу о смене фамилии в связи с замужеством образец

Уведомить работодателя можно с помощью заявления.

Данный бланк составляется в свободной форме в письменном виде от работника и адресуется руководителю организации. Скачать образец заявления о смене фамилии в отдел кадров можно в формате doc в конце статьи бесплатно.

На основании полученного от работника заявления специалист кадровой службы произведет необходимые изменения в кадровых бумагах — составит дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором будут внесены корректировки в фамилию работника, в личной карточке необходимо тонкой чертой зачеркнуть старую фамилию и написать рядом новую, заверив изменение подписью кадрового специалиста, в трудовой книжке также нужно тонкой чертой зачеркнуть старую фамилию и рядом (сверху или на одном уровне) написать новую, на обратной стороне обложки трудовой книжке пояснить исправление.

Заявление не является обязательным документом для внесения изменений в учетные кадровые документы, тем не менее, лучше попросить работника написать его, так как бумага будет являться дополнительным документом, на основании которого меняются данные работника.

Помимо заявления, в кадровую службу также необходимо работнику предъявить документ, на основании которого была изменена фамилия. Как правило, смена реквизитов производится при вступлении в брак, при этом документом основанием будет служить свидетельство о заключении брака, копию этого свидетельства и следует предоставить работодателю.

Таков порядок внесения изменений не только при смене фамилии, но и при любых других изменениях в данных работника — имени, отчество, даты рождения, пола.

Скачать образцы других заявлений в отдел кадров:

  • на выдачу трудовых книжек — образец;
  • на обработку персональных данных — скачать.

Как написать заявление работодателю о смене фамилии

Заявление можно написать ручкой на чистом листе бумаги, можно напечатать на компьютере и распечатать, это не принципиально.

В правом углу листа по общему правилу пишут ФИО руководителя, его должность, наименование фирмы, свою должность и ФИО.

По центру — название бланка (заявление).

Далее текст, в котором в свободной форме излагается просьба изменить в учетных данных какие-либо данные, например, фамилию с одной на другую, также указывают причину, по которой нужно внести изменения, например, в связи с вступлением в браке.

В приложении указывается документ основание для смены данных.

Бланк обязательно подписывается работником и передается в кадровую службу.

Изменения в кадровые документы вносятся на основании приказа руководителя.

Пример заявления в отдел кадров

Директору ООО «Искра»

Котову П.П.

От секретаря

Михеевой А.А.

Заявление

Прошу изменить в учетных данных фамилию Михеева на Попову в связи в вступлением в брак с 08 сентября 2017 года.

Приложения:

Копия свидетельства о регистрации брака №9283728 от 08.09.2017.

09.09.2017 Михеева

Заявление о смене фамилии в связи с вступлением в брак образец 2017 — скачать word.

>Смена фамилии сотрудницы: заявление, приказ и запись в трудовой книжке

Москва +74999384765, Санкт-Петербург: +78124256482, Общий: +78003332987

Образец заявления о смене фамилии в исполнительном листе

Посмотрите хороший образец обращения, чтобы сэкономить время для правки конечного экземпляра обращения. В ответственном обращении имеются важные поля для заполнения. Чтобы вписать их в соответствии с требованиями необходимо вникнуть в принцип. Проще всего реализовать это использовав образец, находящийся далее.

Если Вы обнаружили не совсем точные сведения или неточность, просим написать администрации о этом в форме под статьей. Нужно помнить, что законотворчество не стоит на месте и многие из заявлений начинают становиться старыми.

Образец заявления на смену фамилии после замужества

Обязательно необходимо проверять современность указанных в них ссылок на закон.

Может так статься, какие-то нормы уже отменены.

Изменение фамилии в исп. докум.

ОБРАЗЕЦ

В суд Октябрьского района г. Гродно

Ф.И.О. заявителя____________________________________

Адрес заявителя____________________________________

Номер телефона заявителя___________________________

ЗАЯВЛЕНИЕ (об изменении фамилии в исполнительном документе)

В суде Октябрьского района г. Гродно на исполнении находится исполнительный

документ о взыскании в мою пользу с ______________________________________________
(Ф.И.О.должника)
алиментов (суммы и др.). В связи с _________________________________________________
(указать причину)

мною была изменена фамилия с__________________ на_______________________________.
(фамилия до изменения) (фамилия после изменения)

Учитывая вышеизложенное, прошу в исполнительном документе произвести изменение

фамилии и с настоящего времени считать меня ______________________________________.
(указать фамилию после изменения)

«____»______________ 200__ г. подпись.

Заявление на смену фамилии — бесплатная юридическая консультация юристов

Законом N 229-ФЗ не предусмотрено право судебного пристава-исполнителя самостоятельно изменять наименование должника.

При переименовании взыскателя: обратиться в суд с заявлением не о замене взыскателя, а о внесении соответствующих изменений в исполнительный лист.

В ст. 383 ГК РФ названы требования об алиментах, право на которые не Может быть предметом правопреемства, как неразрывно связанное с личностью его обладателя.

Можно высказать следующее предположение: при изменении наименования должника (взыскателя), что не является процессуальным правопреемством, оснований для разрешения указанного вопроса в судебном порядке не имеется. Судебному приставу-исполнителю среди материалов исполнительного производства должны быть представлены достоверные доказательства изменения наименования стороны исполнительного производства.

Аналогичным образом при смене фамилии должником-гражданином судебному приставу-исполнителю должны быть представлены соответствующие документы, подтверждающие данный факт (свидетельство о регистрации брака, свидетельство о расторжении брака, свидетельство о перемене имени и пр.). Разрешение указанного вопроса в судебном порядке способствует усилению бесспорности совершаемых приставом исполнительных действий.

В суд с заявлением о выбытии (процессуальном правопреемстве) могут обратиться как стороны исполнительного производства, так и пристав-исполнитель.

Вы можете жаловаться на бездействие судебного пристава-исполнителя старшему судебному приставу!

www.just.grodno.by, rossovet.ru

Другие заявления:

Оформление приказа об изменении фамилии

3 октября 2017 Приказы

Смена фамилии или изменение имени сотрудника на любом предприятии должна сопровождаться составлением соответствующего приказа. При этом необходимо внести корректировки в ряд других бумаг. Осуществление этих действий происходит только после получения подтверждения о том, что данные изменения являются законными.

Приказ руководителя является основанием для корректировки всех кадровых документов.

Чтобы внести изменения в необходимые документы, руководству или сотрудникам отдела кадров необходимо предоставить подтверждающие документы — свидетельство о заключении брака или паспорт. Только после этого происходит составление приказа.

Особенности оформления приказа об изменении фамилии

Определенных требований к оформлению документации данного вида нет. Следовательно, отсутствует необходимость использования унифицированной формы. При составлении приказа нужно соблюдать правила соответствующих нормативно-правовых актов. Бумага может быть оформлена на фирменном бланке компании или на листе формата А4.

В обязательном порядке на ней указывается следующая информация:

  • полное наименование организации, ее реквизиты и адрес;
  • название документа;
  • присвоенный порядковый номер;
  • текст приказа с распоряжением о внесении изменений в связи со сменой фамилии работника;
  • сведения о сотруднике – его должность, ФИО;
  • список документации, в которую необходимо внести корректировки об измененной фамилии;
  • информация о лице, ответственном за внесение изменений;
  • место составления;
  • подпись директора и работника;
  • дата подписания.

Помимо этого в приказе следует оставить напоминание для сотрудника, сменившего фамилию, о необходимости замены ИНН и СНИЛС.

Датой оформления бумаги считается дата выдачи нового паспорта. Приказ составляется в единственном экземпляре, который в последующем копируется и передается всем лицам, которым необходима данная информация.

Если работник сотрудничает с контрагентами компании на основе доверенности, в документе нужно предусмотреть наличие уведомления об изменении его персональных данных. В случае если фамилию или имя меняет главный бухгалтер, или руководящее лицо фирмы, следует отправить информацию об изменениях в органы налоговой службы.

Заявление от сотрудника о смене фамилии

Перед тем как перейти к оформлению приказа, руководство компании должно ознакомиться с документами, которые выступают в роли подтверждения смены персональных данных. Таковыми являются:

  • паспорт;
  • свидетельство о заключении брака.

Для этого работник оформляет соответствующее заявление.

Образец заявления о смене фамилии в отдел кадров

К нему он прилагает оригиналы и копии этих документов. Бумага может быть оформлена в свободной форме или на фирменном бланке предприятия. Допустимо ее заполнение как в письменном, так и печатном виде. Заявление может быть предоставлено до получения нового паспорта. В этом случае его необходимо предоставить руководству сразу после получения.

Внесение изменений в другие документы

При смене фамилии сотрудника руководство предприятия не только издает специальный приказ, но и вносит изменения в ряд других бумаг. К таковым относят:

  • журнал учета трудовых книжек;
  • личная карточка работника (форма Т-2);
  • личное дело;
  • трудовая книжка;
  • договор;
  • электронная база кадрового учета;
  • график отпусков;
  • зарплатная карточка.

Изменения данных о фамилии работника в трудовой книжке оформляются в соответствии с инструкцией №30. Корректировки указываются на основании предоставленных сотрудником документов и приказа руководителя. Все исправления должны быть отображены на первой странице документа. Старая фамилия зачеркивается, сверху вписывается новая. Ссылка на подтверждающую документацию указывается внутри обложки. Все эти действия должны быть заверены подписью лица, вносившего корректировки, и печатью.

Образец приказа об изменении фамилии в связи с вступлением в брак — скачать.

Как нужно составлять заявление о смене фамилии

Документ составляют от руки на чистом листе бумаги. Можно напечатать заявление на компьютере. Строгих требований к составлению заявления нет, но некоторые нормы и правила все же существуют.

Важно, чтобы документ был адресован директору рабочей организации, эту информацию нужно прописать в верхнем правом углу, там же пишут, от чего имени составлен документ, указывается и должность подавателя заявления.

Текст заявления должен содержать информацию о факте смены фамилии, нужно указать и причину, согласно которой фамилия была изменена. В своем заявлении сотрудник выражает просьбу изменить данные. А именно изменить в учетных данных фамилию с одной на другую. Нужно будет прописать, какая именно фамилия подверглась изменению, новую фамилию также требуется указать. Заявление обязательно подписывается.

На основании заявления сотрудники отдела кадров подготовят документы и внесут в них все необходимые изменения. Старая фамилия будет перечеркнута, а рядом вписана новая. Рядом должна быть подпись кадровика, в трудовую книжку потребуется вписать причину произведенных исправлений. Сотрудник отдела кадров вносит изменения в следующие документы:

  • трудовая книжка;
  • книга учета трудовых книжек;
  • личная карта сотрудника;
  • лицевой счет;
  • трудовой договор.

Наличие заявления от работника для внесения изменений в кадровый документы не является строго обязательным, это лишь дополнительный документ для работодателя, который сможет послужить основанием для исправления документов.

В заявлении нужно написать просьбу изменить в учетных данных фамилию с одной на другую, также следует указать причину смены фамилии, например, вступление в брак.

В приложении указывается документ основание.

Бланк пишется на имя директора (генерального директора) компании работодателя от лица, фамилия которого изменилась.

Составленный банк подписывается и ставится текущий день написания заявления.

Директору ООО «Мотылек»

Гусеву А.А.

от механика

Уткиной А.А.

Заявление

Прошу изменить в учетных данных фамилию Уткина на Петухова в связи в вступлением в зарегистрированный брак.

Копия свидетельства о регистрации брака №1111111 от 08.10.2015.

08.10.2015 Уткина

Заявление о смене фамилии в отдел кадров образец — .

Не нашли в статье ответ на Ваш вопрос?

7 (499) 653-60-72 доб.445 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

7 (812) 426-14-07 доб.394 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

— если вы проживаете в другом регионе.

Это быстро и бесплатно!

Действительно, в такой ситуации приказ по кадрам нельзя выпустить без соответствующего заявления. И сразу скажем, что единая форма для таких прошений отсутствует. Поэтому заявление может быть написано в свободной форме.

Но чтобы ничего не выдумывать с нуля, проще использовать образец кадрового заявления о смене фамилии, разработанный нашими специалистами.

Генеральному директору ООО «Аларм-сервис» П.Н. Збруеву

от бухгалтера И.В. Стрешневой (Серафимовой)

Прошу изменить мои персональные данные в документах в связи с изменением фамилии вследствие вступления в брак. Моя прежняя фамилия – Серафимова, новая фамилия – Стрешнева.

– копию свидетельства о заключении брака I-МП № 458153 от 22.01.2018, выданного Тушинским отделом ЗАГС г. Москвы; – копию паспорта РФ серии 4515 № 423561, выданного 07 февраля 2018 г. паспортно-визовым отделением ОВД района Митино УВД СЗАО г. Москвы, код подразделения 772-052.

08.02.2018 Стрешнева И.В. Стрешнева

Видео (кликните для воспроизведения).

В верхней части приказа прописывается полное наименование организации, руководитель которой подписывает документ. На листе ниже расположен сам приказ с номером и наименованием. Слева – город, справа – дата принятия. После вводных данных располагается суть приказа.

Первая часть – мотивировка. Прописывается, на основании каких конкретно документов издается приказ, указываются их номера и даты. Классический вариант – свежий паспорт работника, его заявление плюс свидетельство о заключении брака.В качестве важных дополнений в приказе упоминаются:

  • Дата, с которой все учредительные документы организации должны содержать новую фамилию работника.
  • ФИО работника кадровой службы (бухгалтерии или любого другого отдела, занимающегося кадровыми вопросами), который ответственен за смену и уведомление бухгалтерии о переменах.
  • Сведения о том, что нужно внести изменения в расчетные документы.

На практике частенько возникает путаница именно с расчетными документами. Работнику могут не выдать заработную плату вовремя в связи с тем, что он проходит под другой фамилией.

В конце приказа должна стоять подпись руководителя учреждения с указанием его должности и расшифровкой.

В верхней части приказа прописывается полное наименование организации, руководитель которой подписывает документ. На листе ниже расположен сам приказ с номером и наименованием. Слева – город, справа – дата принятия. После вводных данных располагается суть приказа.

«Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2008, N 4

Вопрос: Сотрудница отдела логистики вышла замуж и сменила фамилию (была Астахова, стала Рычкова). Как правильно оформить процедуру смены фамилии в учетных документах?

Н.А.Поликутина, г. Кимры

Ответ: К сожалению, в законодательстве прописана только процедура внесения изменений в трудовую книжку и в личную карточку работника. А вот как оформить все остальное — нигде не сказано: ни в законах, ни в разъяснениях ведомств. Поэтому предложенная нами процедура оформления — не более чем рекомендация. Однако мы постараемся подкрепить наши доводы аргументами из практики и из законодательства.

— в трудовую книжку;

— в книгу учета движения трудовых книжек;

— в личную карточку работника (форма N Т-2);

— в лицевой счет (форма N Т-54);

— в трудовой договор.

Кроме того, нужно будет получить новое страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования.

— свидетельство о заключении брака,

— паспорт с новыми данными.

Спор вызывает необходимость написания работником заявления об изменении фамилии в учетных документах и издания соответствующего приказа. В законе такого требования не содержится, однако многие специалисты рекомендуют все же оформить эти документы: и для удобства организации документооборота (особенно в крупных компаниях), и для сотрудников трудовой инспекции (как правило, при проверке они требуют эти документы).

Начнем с заявления (см. пример 1).

Генеральному директору ООО «Ламбада»

начальника отдела логистики

Прошу изменить в учетных документах фамилию Астахова на Рычкову в связи со вступлением в брак. Копию свидетельства о браке С1 N Ва555 прилагаю.

24.03.2008 Астахова С.С. Астахова

Учтите: заявление необходимо подписывать прежней фамилией, поскольку работником организации является пока Астахова, а не Рычкова.

Далее на основании заявления работника, копии свидетельства о заключении брака и нового паспорта работника руководитель организации должен издать приказ об изменении фамилии сотрудника в учетных документах (см. пример 2).

Общество с ограниченной ответственностью «Ламбада»

Об изменении фамилии

В связи со сменой фамилии начальника отдела логистики Астаховой С.С.

Изменить в учетных документах организации и в трудовой книжке работника фамилию начальника отдела логистики Астаховой Светланы Сергеевны на фамилию Рычкова в связи со вступлением в брак.

Генеральный директор Чижевский Л.Ю. Чижевский

С приказом ознакомлена: начальник отдела логистики Астахова С.С. Астахова

При составлении указанных документов может возникнуть вопрос: каким числом должен быть составлен приказ об изменении фамилии? Ведь свидетельство о заключении брака датировано днем свадьбы, а новый паспорт выдается как минимум через одну-две недели, и дата выдачи в нем стоит уже другая. К тому же работник может принести все эти документы гораздо позже даты их выдачи (например, только после длительного отпуска — медовый месяц, знаете ли).

По нашему мнению, приказ об изменении фамилии следует составить в день, когда работник получит новый паспорт. Поясним почему. В трудовую книжку можно вносить изменения на основании свидетельства о заключении брака (об этом сказано в п. 26 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (далее — Постановление N 225)), чего нельзя сказать о внесении изменений в учетные документы.

Например, ту же личную карточку заполняют на основании документа, удостоверяющего личность работника, в частности паспорта (см. Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). Поэтому, на наш взгляд, вносить изменения в этот и другие учетные документы следует именно на основании нового паспорта.

Теперь рассмотрим саму процедуру внесения правок в документы.

1. Как уже было сказано, изменение записей о фамилии работника в трудовую книжку нужно производить на основании паспорта либо свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов. Это должен сделать работодатель по последнему месту работы сотрудника. Об этом говорится в п. 26 Постановления N 225.

Пункт 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69, разъясняет технологию внесения подобных изменений в трудовую книжку. На первой странице (титульном листе) трудовой книжки одной чертой зачеркивается прежняя фамилия и рядом разборчивым почерком вносятся новые данные.

Ниже ставится подпись работодателя или специально уполномоченного им лица (в частности, кадрового работника), а также печать организации или кадровой службы.

2. Много споров вызывает вопрос о необходимости внесения изменений в трудовой договор и об оформлении этой процедуры. Одни специалисты считают, что следует заключить дополнительное соглашение к трудовому договору, другие опровергают эту точку зрения, говоря, что фамилия (как это ни странно звучит) не является обязательным условием трудового договора, поэтому закон не требует заключения никакого дополнительного соглашения при ее изменении.

Тем более о чем будут договариваться стороны в соглашении? Об изменении фамилии? Да, звучит нелепо, но тем не менее мы все же советуем внести изменения в трудовой договор. Свое мнение поясним на примере. Допустим, трудовой договор с работницей, поменявшей фамилию, не был изменен. Через некоторое время возникла необходимость в заключении дополнительного соглашения с работником (например, изменилось место работы).

Инфо Отдел кадров», 2008, N 3 Вопрос: Наша сотрудница вышла замуж. У нее поменялась фамилия и паспортные данные, и необходимо внести изменения не только в трудовую книжку, но и в другие учетные документы.

Каков порядок смены фамилии сотрудницы в ее документах кадровой службой? Заменить свидетельство пенсионного страхования должна наша организация или сама работница? Ответ: Изменение записи о фамилии, имени, отчестве и дате рождения сотрудника производится на основании паспорта, свидетельства о рождении, браке, расторжении брака, об изменении фамилии, имени или отчества и других документов. Такое указание содержит п. 26 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечение ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225.

Приказ о смене фамилии в связи с вступлением в брак – документ, часто подписываемый в женских коллективах. Кроме того, даже сотрудник мужского пола иногда меняет фамилию по этой причине. А изменение фамилии ведет к смене данных о сотруднике в кадровой службе.

Не стоит забывать об изменении фамилии в бухгалтерском учете, который касается этого работника и пр. Таким образом, любая уважающая себя организация должна иметь образец и бланк заполнения этого приказа.

Для того чтобы руководитель учреждения мог издать приказ о смене фамилии в связи с вступлением в брак, необходимо не много документов. Достаточно будет заявления самой сотрудницы, ее паспорта и свидетельства о заключении брака.

Все бумаги при заполнении документа прикрепляются к нему. Свидетельство о вступлении в брак предоставляется при этом в виде копий, причем их понадобится две. Одна заверяется и подшивается в личное дело сотрудника, вторая – прикрепляется к приказу о смене фамилии в связи с вступлением в брак (в качестве основания).

Обратите внимание, что формирование приказа возможно только после получения работником на руки паспорта с новой фамилией. Издание приказа раньше этого срока будет нарушением.

Замена российского паспорта Итак, вы решились поменять фамилию. Возникает закономерный вопрос о том, какие документы при смене фамилии подлежат замене.

В первую очередь придется поменять паспорт. И сделать это нужно, пока не прошел один месяц после того как брак зарегистрировали (конечно, если жена намерена взять себе фамилию мужа). В противном случае есть шанс получить штраф за проживание с недействительным паспортом на территории РФ.

Если же в результате заключения брака супруга фамилию не меняла, то и документы никакие обновлять не нужно. Какие документы надо менять после замужества Документы, которые необходимо обновить после смены фамилии:

  • российский паспорт;
  • заграничный паспорт;
  • СНИЛС;
  • водительское удостоверение;
  • медицинский полис;
  • ИНН (при желании);
  • банковские карты/счета;
  • документы, связанные с образованием (за исключением дипломов и прочих документов об окончании образования);
  • документы о праве собственности на автомобиль/данные в страховой организации.

Замена паспорта после замужества Паспорт гражданина РФ В течение 30 дней после смены фамилии (а именно со дня регистрации брака) необходимо обновить российский паспорт.

В формулировке приказа лучше использовать фразу «внести изменения в учетные документы работника», а не «в персональные данные». Дело в том, что персональные данные могут изменить только специальные государственные органы, но никак не кадровая служба.

Начало положено! Шаг третий. Вносим изменения Программа Приказ подписан обеими сторонами. Теперь начинается самое важное — вносим изменения. Наверняка, в 99,9% организаций работают с компьютерным обеспечением — будь то «1С», «Галактика» или что-то подобное.

В программу необходимо занести новые данные о смене фамилии, имени или отчества сотрудника в специальном разделе. Трудовая книжка Обязательно вносятся изменения в трудовую книжку. На титульном листе книжки зачеркиваем старую фамилию (одной чертой!) и пишем новую.К заявлению руководитель должен приложить копии документов, подтверждающих изменение персональных данных (паспорт, свидетельство о регистрации (расторжении) брака, об изменении фамилии). Подлинники документов достаточно просто предъявить сотрудникам кадровой службы работодателя.

Далее на основании заявления руководителя необходимо подготовить и зафиксировать в журнале регистрации приказ о внесении изменений в документы, содержащие его персональные данные. С приказом следует ознакомить под роспись самого руководителя, а также ответственных работников кадровой службы и бухгалтерии.

Обратите внимание, что приказ издается только при предъявлении руководителем нового паспорта (одного свидетельства о браке недостаточно), так как, пока работник не поменял паспорт, фамилия его остается прежней. Согласно п.

При изменении Ф.И.О. работника следует внести изменения в его трудовую книжку.

Указанные исправления производит работодатель по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов. Это следует из п. 26 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее – Правила)

Изменения вносят на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. При этом нужно поступить следующим образом (п. 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69):

  1. одной чертой зачеркиваются прежняя фамилия или имя, отчество;
  2. записываются новые данные;
  3. на внутренней стороне обложки трудовой книжки делается ссылка на соответствующие документы, их номер и дату, которые заверяют подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью.

Часто возникает вопрос, что делать, если к вам пришел работник с уже неверно заполненными сведениями на титульном листе? К примеру, не была изменена фамилия в соответствии со свидетельством о браке. При этом неверно заполненные сведения могут препятствовать расчету стажа для выплаты пособий по временной нетрудоспособности и назначению пенсии.

Бытует мнение, что в этом случае достаточно внести исправления по последнему месту работы. Мы же считаем, что в данной ситуации сотруднику следует обратиться в суд для признания трудовой книжки принадлежащей именно ему. Подтверждением тому служит п. 44 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий, утвержденных постановлением Правительства РФ от 24.07.2002 № 555.

В данной норме сказано, что если имя, отчество или фамилия гражданина в документе о страховом стаже не совпадают с его данными в паспорте или свидетельстве о рождении, то факт принадлежности этого документа гражданину устанавливается на основании свидетельства о браке, свидетельства о перемене имени, справок компетентных органов (должностных лиц) иностранных государств или в судебном порядке.

Суд рассматривает дела об установлении факта принадлежности правоустанавливающих документов (за исключением воинских документов, паспорта и выдаваемых органами записи актов гражданского состояния свидетельств) лицу, имя, отчество или фамилия которого, указанные в документе, не совпадают с именем, отчеством или фамилией этого лица, указанными в паспорте или свидетельстве о рождении (п. 5 ч. 2 ст. 264 ГПК РФ).

В судебном заседании установлено, что истица, носившая на момент начала ведения трудовой книжки фамилию Б., в связи со вступлением в брак и расторжением брака неоднократно меняла фамилию и ей присваивались фамилии В., Д., П. Указанные обстоятельства подтверждаются свидетельством о рождении, справкой о заключении брака с В.В.А., свидетельством о расторжении брака с В.В.А., справкой о расторжении брака с Д.А.С., приказом от 24.09.1980 № 87-к, свидетельством о заключении брака с П.В.В., а также свидетельскими показаниями Ш.Е.Ф. и Ш.Л.Д. Таким образом, суд пришел к правильному выводу о принадлежности трудовой книжки истице (определение Рязанского областного суда от 25.06.2008 № 33-1179).

Возможно, женщина развелась и теперь возвращает себе свою девичью фамилию. Все возможно… Но любые причины в этой ситуации не играют большой роли для кадровика.

Задача специалиста правильно оформить изменение имени, фамилии или отчества сотрудника в тех документах, где указаны его персональные данные.

Если его нет, тогда придется обращаться в суд.

  • В зависимости от социального положения, может меняться список необходимых документов, но обязательными для представления являются: паспорт, заявление в ЗАГС, свидетельства о рождении (если заявителю меньше 18 лет), свидетельство о браке или разводе, квитанция об оплате госпошлины. Лицам в возрасте от 14 до 18 лет также требуется предоставить паспорта родителей.

Если фамилию меняет несовершеннолетний ребенок, необходимо письменное заявление от обоих родителей, в котором они подтверждают свое согласие на внесение подобных изменений.

Важно

Его можно принести лично в ЗАГС или прислать по почте, но для этого оно должно быть заверено у нотариуса. Лица, достигшие 18 лет, заявление пишут самостоятельно на имя главы города.

Смена фамилии подразумевает смену паспортных данных, а следовательно, придется вносить изменения и в трудовой договор. Это делается путем составления дополнительного соглашения, в котором указывают новую фамилию и паспортные данные.

Что касается страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, здесь можно отметить следующее.

С Бухгалтерам, ведущим отчетность предприятия, также необходимо вносить изменения в документы, в которых фигурируют фамилии работающих. В программу 1С необходимо корректно ввести новые данные таким образом, чтобы сведения о старой фамилии были сохранены. Для этого:

  • в пункте «Физические лица» в месте, где нужно писать имя, вводится новая фамилия работника;
  • далее необходимо ввести сведения о том, с какого момента происходят эти изменения;
  • в открывшейся форме появится поле со старыми данными и прежней фамилией, с указанием даты ее предыдущей смены, если таковая была;
  • здесь же указываются изменившаяся фамилия и дата изменений, с которой они вступили в силу.

После того, как все данные будут введены, необходимо сохранить изменения в форме «Физические лица», а нажав на пункт меню «История» легко проверить введенные изменения и дату их внесения.

Выходя замуж, многие женщины по сложившейся традиции берут фамилию мужа. Нередко решающим фактором является желание избежать путаницы, проблем юридического характера и излишней бюрократии при появлении детей в семье.

ПРИМЕР

Генеральному директоруООО «Аларм-сервис»П.Н. Збруеву

от бухгалтераИ.В. Стрешневой (Серафимовой)

ЗАЯВЛЕНИЕ

– копию свидетельства о заключении брака I-МП № 458153 от 22.01.2018, выданного Тушинским отделом ЗАГС г. Москвы;– копию паспорта РФ серии 4515 № 423561, выданного 07 февраля 2018 г. паспортно-визовым отделением ОВД района Митино УВД СЗАО г. Москвы, код подразделения 772-052.

Утвержденной формы этого приказа не существует. Законом предусмотрены только требования к бумаге, которая будет издаваться по этому поводу. И главное из них — содержание реквизитов тех первичных документов, которые послужили основанием. Это прямо сказано в девятой статье Закона №402-ФЗ от 6 декабря 2011 года.

Таким образом, у приказа может быть любая форма. Главное, чтобы он выражал смысл распоряжения и имел документальные основания. Руководствоваться при этом нужно ГОСТ Р 6.30-2003. Для печати этого документа идеально подойдет бланк организации.

Где регистрируется

Приказ о смене фамилии в связи с вступлением в брак – классический документ, который проходит по личному составу. Информация о его номере и дате принятия регистрируется в журнале приказов по личному составу. Зафиксировать этот факт может личная подпись сотрудника отдела кадров, в чьи обязанности входит учет подобного рода документов.

Приказ о смене фамилии в связи с вступлением в брак – классический документ, который проходит по личному составу. Информация о его номере и дате принятия регистрируется в журнале приказов по личному составу. Зафиксировать этот факт может личная подпись сотрудника отдела кадров, в чьи обязанности входит учет подобного рода документов.

Часто даты этого документа вызывают вопросы. В наличии у кадровика три даты: когда было выдано свидетельство о заключении брака, когда работник на руки получил паспорт с измененной фамилией и когда подал заявление в кадровый отдел с просьбой о внесении изменений.

Внимание! Правильно оформленный приказ должен быть датирован третьим числом (не позднее трех рабочих дней с его подачи): когда сотрудник изъявил желание смены документов. До этого момента организация не имеет права вносить какие-либо изменения в личное дело или куда-либо еще.

Куда и как вносятся коррективы

Для нормального функционирования организации фамилия работника должна будет измениться в:

  • Трудовой книжке. Это прописано в 26 пункте Правил хранения, которые утверждены Постановлением Правительства №225 от 16 апреля 2003 года. Причем изменения вносятся аккуратно. На лицевой стороне трудовой книжки фамилия перечеркивается одной чертой (так, чтобы предыдущую можно было прочитать). А информацию о том, почему это делается – ссылку на приказ с номером и датой – размещают на внутренней стороне обложки. Все заверяется «автографом» руководителя либо начальника кадровой службы и печатью организации.
  • Личной карточке работника по форме Т-2.
  • В личном деле. Оно должно будет содержать копию свидетельства о заключении брака.
  • Трудовом договоре. Для этого составляется к нему отдельное дополнительное соглашение с прописыванием причин изменения фамилии. Есть еще один вариант – переписать весь договор заново с новой фамилией.
  • Свидетельстве обязательного пенсионного страхования. В связи с Постановлением Пенсионного фонда №195п от 31 июля 2006 года оформить смену информации в этом документе может как сам работник, так и сотрудник кадровой службы компании, в которой он работает.
  • Банковской карточке.

Последние два пункта принципиально важны только для тех организаций, где начисление заработной платы сотруднику производится непосредственно на банковскую карточку.

В случае с разводом дело обстоит по точно такой же схеме. Главное – дождаться момента, когда сотрудница организации получит свидетельство о разводе и паспорт с обновленными данными на руки.

Фамилия, имя или отчество могут смениться и из-за других причин. Работник может изменить свое ФИО в любой момент по собственной инициативе. От причин будут меняться только основания для издания приказа. В его содержании не будет существенных изменений. В описанных случаях будет правильно ориентироваться на приказ о смене фамилии в связи с вступлением в брак.

Учтите, что персональные данные, которые приведены на карточке страхового пенсионного свидетельства – СНИЛС, должны соответствовать данным паспорта работника. Поэтому при смене фамилии ( имени и/или отчества), Пенсионный фонд выдает новое вместо выданного ранее свидетельство обязательного пенсионного страхования. При этом номер индивидуального лицевого счета останется прежним.

В ситуации смены фамилии по причине вступления в брак пройти процедуру обмена свидетельства можно лично либо через своего работодателя. Хотя жёсткая обязанность заменить его законом не установлена.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl Enter.

Не забывайте, что в случае смены работницей фамилии по причине вступления в брак соответствующие коррективы необходимо внести и в её трудовую книжку.

Пример 1.

Чижевскому Л.Ю.

Астаховой С.С.

Заявление

Пример 2.

Приказ

04.04.2008 N 222

Москва

Основание: заявление Астаховой С.С. от 24.03.2008; копия свидетельства С1 N Ва555, выданного 18.03.2008 Куровским ОЗАГС Орехово-Зуевского района Московской области; паспорт серии 4607 N 018888, выданный 04.04.2008 1 ГОМ УВД Москвы.

Поэтому ради удобства мы рекомендуем составить документ, который можно называть «Изменение к трудовому договору». Его следует составить на основании нового паспорта работника, поскольку внести изменения нужно будет и в паспортные данные работника. Также рекомендуем приложить к трудовому договору копии приказа, свидетельства о заключении брака и нового паспорта.

Пример 3.

Изменение

к трудовому договору N 11 от 15 марта 2006 года

г. Москва 04.04.2008

1. Изменить в трудовом договоре фамилию Астахова на фамилию Рычкова.

паспорт серии 4607 N 018888 выдан 04.04.2008 1 ГОМ УВД Москвы.

Генеральный директор Начальник

ООО «Ламбада» отдела логистики

Л.Ю. Чижевский Астахова С.С.

Чижевский Астахова

——— ———

(подпись) (подпись)

3. Процедура внесения изменений в личную карточку работника (форму Т-2) прописана в Постановлении Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Там сказано, что в документ вносятся новые данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы. Представляется, что внесение изменений в остальные документы следует производить аналогичным образом.

4. Не забудьте поменять страховое пенсионное свидетельство. Для этого необходимо заполнить заявление об обмене страхового свидетельства по форме АДВ-2, утвержденной Постановлением Правления ПФР от 21.10.2002 N 122п «О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования и Инструкции по их заполнению». Образец заполнения указанного заявления см. в примере 4.

Пример 4.

┌─────────────┐

Форма АДВ-2 Код по ОКУД │ │

└─────────────┘

Заявление об обмене страхового свидетельства

Заполняется застрахованным лицом печатными буквами

┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ 087-102-567 89 │

│Страховой номер — — — — │

│Ф.И.О., указанные в страховом свидетельстве │

│ Астахова │

│Фамилия ————————- │

│ Светлана │

│Имя ————————- │

│ Сергеевна │

│Отчество ————————- │

│Новые анкетные данные (указать только изменившиеся данные) │

│ Рычкова │

│Имя _________________________ │

│Отчество _________________________ │

│Пол — (м/ж) │

│ 20 мая 1980 │

│Дата рождения «—» ————- —- года │

│Место рождения: │

│ Орехово-Зуево │

│ город (село, дер., …) ———————————- │

│ район __________________________________ │

│ область Московская │

│ (край, респ., …) ———————————- │

│ Российская Федерация │

│ страна ———————————- │

│Гражданство ———————————- │

│Адрес постоянного места жительства │

│ 172600 Москва │

│Адрес индекс —— адрес —————————- │

│ Комсомольский проспект д. 10 кв. 1 │

│регистрации ———————————————— │

│ ________________________________________________ │

│Адрес места индекс ______ адрес ____________________________ │

│жительства ________________________________________________ │

│фактический ________________________________________________ │

│ (заполнять при отличии от адреса регистрации) │

│ 555-54-43 │

│Телефоны ———————————————— │

│ (домашний и/или рабочий) │

│Документ, удостоверяющий личность │

│ паспорт │

│Вид документа ———————————————— │

│ (указать название документа: паспорт, │

│ удостоверение личности и др.) │

Для официально работающего человека смена фамилии сопряжена с необходимостью обращаться к работодателю для изменения его данных в документации предприятия. Оформлением бумаг занимается отдел кадров или бухгалтерия организации.

В законодательстве не закреплена процедура, предшествующая изданию приказа об изменении фамилии при замужестве или женитьбе. Однако трудовые инспекторы во время проверки требуют у работодателя предъявить приказ о смене фамилии и заявление от работника.

Заявление составляется в свободной форме. При написании заявления работник вправе попросить у ответственного лица образец. Ниже представлен пример.

Согласно общепринятым нормам в заявлении необходимо указать наименование предприятия, руководителя организации, название бумаги. В содержательной части излагают причины смены фамилии и просьбу изменить данные в учетной документации предприятия. В качестве приложений перечисляют документы, доказывающие правомерность производимых действий. Далее ставится подпись и дата.

Первый документ, который следует оформить — заявление о смене фамилии при вступлении в брак. Без него не будет оснований для выпуска приказа и изменения кадровых документов. Составить заявление можно в свободной форме, поскольку закон специальных бланков для этого не предусматривает.

В заявлении сотрудница должна привести старую и новую фамилии и изложить просьбу о замене. Также нужно указать, какие подтверждающие документы прилагаются. Обычно это копии свидетельства о заключении брака и паспорта.

Генеральному директору ООО «Ромашка» Иванову И.И

от менеджера Петровой (Сидоровой) М.И.

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу изменить мои персональные данные в документах в связи с изменением фамилии по причине вступления в брак. Моя прежняя фамилия – Сидорова, новая фамилия – Петрова.К заявлению прилагаю подтверждающие документы, а именно:

  • копию свидетельства о заключении брака Х-ХХ № 123456 от 15.01.2018, выданного Тушинским отделом ЗАГС г. Москвы;
  • копию паспорта РФ серии 1234 № 123456, выданного 01 февраля 2018 г. паспортно-визовым отделением ОВД района Митино УВД СЗАО г. Москвы, код подразделения ХХХ-ХХХ

12.02.2018 /М.И.​ Петрова/

Структура приказа о смене фамилии сотрудника

Приказ об изменении фамилии в связи со вступлением в брак составляется на основании заявления сотрудника. После замены старого паспорта работник должен сообщить о корректировке личных данных в отдел кадров.

Заявление подается в письменном виде. Форма написания свободная. На бланке необходимо указать:

  • причину изменения сведений;
  • прежние личные данные;
  • новые данные;
  • перечень документов-оснований.

Изменение личной информации должно быть обеспечено документами, удостоверяющими личность. При подаче заявления необходимо предоставить копии и оригиналы:

  • свидетельство о регистрации брака;
  • паспорт;
  • СНИЛС (полученный на основании нового паспорта).

Положение о смене фамилии относится к обязательной группе приказов и положений по личному составу предприятия. Структура распоряжения на законодательном уровне не установлена. Документ может быть оформлен в программе 1С или на фирменном бланке предприятия:

  1. «Шапка» содержит полное наименование фирмы.
  2. Порядковый номер документа.
  3. Название распоряжения: «об изменении персональных данных».
  4. В преамбуле указываются фио сотрудника, должность. Старые и новые данные.
  5. В резолютивной части прописывается указание начальнику отдела кадров о внесении изменений в учетные положения личного состава организации.
  6. Перечень документов-оснований (заявление работника, номер и серия свидетельства о браке, данные паспорта).
  7. Подпись директора, исполнителя и сотрудника.

Дополнительные особенности:

  1. Датировка приказа должна соответствовать дате подачи сотрудником соответствующего заявления. Распоряжение оформляется не позднее трех дней с момента обращения работника. В данном случае ошибочно брать в расчет дату бракосочетания. Перемена личных данных возможна только после получения паспорта.
  2. По регламенту распоряжения фиксируются в Регистрационном журнале приказов.
  3. Распоряжение о перемене персональных данных должен быть доведен до сведения сотрудника, и бухгалтера (под роспись).

Кроме заявления, сотрудник должен принести в отдел кадров подтверждающие документы. После вступления в брак необходимо предъявить следующее:

  • свидетельство о семейном положении;
  • новое удостоверение личности.

Форма и структура приказа на законодательном уровне не описана. На предприятии составляется документ в произвольной форме. В нем указываются:

  • наименование и реквизиты предприятия;
  • название;
  • место и дата написания;
  • основная часть с описанием оснований составления и распоряжением изменить данные работающего лица;
  • подписи ответственных лиц и печать.

Издание приказа

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «Ромашка»

(ООО «Ромашка»)

ПРИКАЗ № ______

о внесении изменений в учетные документы в связи со сменой фамилии сотрудника

г. Москва 12.02.2018

На основании свидетельства о браке Х-ХХ № 123456 от 15.01.2018, выданного Тушинским отделом ЗАГС г. Москвы, паспорта гражданина РФ и личного заявления работника

изменить в учетных документах фамилию менеджера Сидоровой Марии Ивановны на фамилию Петрова.

Генеральный директор /И.И. Иванов/

В приказе можно дополнительно указать, кому из сотрудников кадровой службы поручается его исполнение, и кто должен за этим проследить. Сотрудницу следует ознакомить с документом под подпись.

В какие еще документы нужно внести изменения

В обязательном порядке новая фамилия отражается в трудовой книжке работника (подробнее в статье: образец записи в трудовой при смене фамилии с заключением брака). Сотрудник отдела кадров (бухгалтерии) должен ее исправить. Для этого одной линией зачеркивают старую фамилию и записывают новую. На внутренней стороне обложки указывается, на каком основании сделаны изменения, кто за это отвечает, ставится подпись руководителя и печать организации.

Помимо трудовой книжки, данные сотрудника должны быть изменены в ряде других документов. Обновлению подлежат:

  • договор работника с организацией;
  • документ, в котором ведется учет трудовых книжек;
  • личная карточка работника;
  • личное дело;
  • отпускной график;
  • медицинский полис;
  • документы на автомобиль;
  • удостоверение на управление машиной.

Помимо вышеперечисленных документов, работнику необходимо поменять карточку в банке для получения зарплаты и свидетельство о пенсионном страховании. Номер ИНН не изменится. Однако при изменении фамилии нужно обратиться в органы налоговой службы для изменения личных данных в базе налоговой организации и получить свидетельство с новыми данными.

Некоторые сотрудники работают с клиентами и поставщиками организации на основании доверенности. Другая фамилия влечет за собой необходимость переоформления документа согласно новым данным. При этом нужно сообщить всем заинтересованным лицам об осуществленных переменах.

Прежде всего следует обратить внимание на личную карточку работника и внести изменения в нее.

Как и в предыдущем документе, фамилию (или другие анкетные данные) аккуратно зачеркивают прямой чертой и на той же строчке пишут новые сведения. Чтобы в будущем к кадровику было меньше вопросов, на свободном поле рядом с этими изменениями кратко указывают документ-основание и его реквизиты. Такую запись заверяют подписью лица, внесшего корректировку.Необходимо также указать дату изменения сведений.

Удобно вносить указанные изменения и в разделе дополнительных сведений личной карточки.

Кроме того, анкетные данные необходимо изменить:

  • в табеле учета рабочего времени (и расчета оплаты труда, если применяется этот бланк), ф. Т-12 (13);
  • в графике отпусков, ф. Т-7;
  • в лицевом счете, ф. Т-54 (54А).

В небольших организациях нередко функции бухгалтерской и кадровой службы совмещает один сотрудник. Целесообразно в таком случае напомнить работнику и о необходимости замены:

  • пенсионного свидетельства;
  • банковских реквизитов карты (если зарплата перечисляется через банк).

Это продиктовано важностью корректной сдачи индивидуальных сведений в Фонд на сотрудника. Ошибка может вылиться для организации в отказ приема отчетности и штрафные санкции.

Несвоевременное же перечисление заработной платы чревато конфликтом с сотрудником и перспективой внеплановых проверок для фирмы.

У ответственных лиц фирмы отсутствует обязанность извещать о смене анкетных данных Фонды соцстраха, медстраха. Нет необходимости и в обращении в налоговую за получением обновленного ИНН на сотрудника. Замена персональных данных гражданина не связана с изменением его идентификационного номера.

  1. При смене личных данных работником обязанность корректировки сведений по нему в документах возлагается на кадровую службу.
  2. Четко прописанного порядка такой корректировки при этом в законодательстве нет.
  3. Целесообразно вносить изменения на основании заявления гражданина с приложенными копиями соответствующих документов: свидетельства о браке (разводе), решения суда, нового паспорта, после издания приказа руководителя.
  4. Особое внимание следует уделить корректировкам в трудовой книжке и договоре с работником.
  5. Исправления в любых документах, содержащих персональные сведения, должны вноситься так, чтобы сведения не могли быть искажены при прочтении и копировании.

Исправление фамилии в трудовой книжке

При заполнении трудовой книжки, внесении в него корректировочных сведений кадровик руководствуется

  • Постановлением Правительства №225 от 16-04-03 г. (р.3);
  • Инструкцией Минтруда №69 от 10-10-03 г. (п. 2.3).

Предыдущую запись (фамилию) на титульном листе (первой странице) зачеркивают одной прямой чертой и сверху пишут новую фамилию. Если сверху места недостаточно, то запись можно сделать снизу или сбоку.

На внутренней стороне обложки нужно указать реквизиты документа, послужившего основанием для смены анкетных данных, например данные из свидетельства о браке. Эти сведения удостоверяет руководитель (уполномоченный представитель) фирмы своей подписью. Заверяется запись печатью организации в целом или ее кадровой службы.

Смена фамилии предполагает и смену паспорта, данные которого, как правило, также указывают на внутренней стороне обложки документа.

Внимание! Не забудьте внести изменения в журнал учета трудовых книжек.

В трудовую книжку сотруднице также следует внести изменение. Порядок таков:

  • старая фамилия перечеркивается одной чертой;
  • рядом вносится новая;
  • на форзаце поясняется причина исправления со ссылкой на документ-основание.

Запись о смене фамилии на внутренней стороне обложки следует удостоверить подписью специалиста, который внес изменения, и печатью (при наличии).

В каком порядке вносятся изменения?

Изменения в трудовой книжке описаны выше. Вносить корректировки в другие документы нужно согласно установленному порядку. Исправления в личной карточке работника делаются согласно выданному приказу.

В связи с этим в различных организациях порядок внесения изменений в личное дело имеет собственные нюансы. Договор сотрудника с предприятием обычно изменяют путем заключения дополнительного соглашения. В нем указывают данные, подлежащие изменению, и основания для внесения корректировок. Предприятия вносят их на свое усмотрение, так как единого образца не существует.

При изменении фамилии руководящих лиц (руководителя или бухгалтера организации) нужно сообщить об этом в налоговую организацию. Сведения об изменении личных данных вносятся в соответствующие регистры. Для внесения изменений в банковские реквизиты сотруднику необходимо обратиться в банк самостоятельно или в бухгалтерию предприятия. Служащие банка или бухгалтер помогут написать заявление.

Смена СНИЛС возможна при помощи ответственного лица работодателя. Сотрудник отдела кадров или бухгалтерии поможет заполнить соответствующие документы и предоставит их в Пенсионный фонд. Для этого работник должен предоставить:

  • копию личных документов;
  • документ со старой фамилией;
  • свидетельство о семейном положении.

Пенсионный фонд выдает новое свидетельство на протяжении 30 дней. Работодатель получает его и передает сотруднику. Если работник имеет полис о медицинском страховании, то его необходимо также изменить. При смене фамилии нужно сообщить страховой организации новые данные. Срок извещения – 30 дней от срока изменений. Необходимые для изменения документы аналогичны тем, что предоставляются при смене СНИЛС.

Изменять водительские документы необходимо лично в органах ГИБДД. Стоимость процедуры – 2000 рублей. Получить новый документ можно в день обращения при предоставлении следующих документов:

  • паспорт;
  • фотография установленного размера;
  • документ с неактуальными данными;
  • свидетельство о семейном положении;
  • чек об уплате государственного сбора.

Документы на автомобиль менять сразу же после смены личных данных нет необходимости. Однако продажа авто со старыми документами будет невозможна. Меняют паспорт авто в ГИБДД при оплате госпошлины и предъявлении документов, свидетельствующих об изменении фамилии.

Немного об ответственности

С одной стороны, страхователи обязаны представлять достоверные сведения о своих работниках. С другой стороны, самих работников закон прямо не обязывает сообщать работодателю об изменении персональных данных. Чтобы не попадать в неприятности, связанные с этим казусом, рекомендуется заранее предпринять определенные действия:

  1. Закрепить в должностных инструкциях, трудовом договоре или локальном акте обязанность работников сообщать о смене фамилии и других персональных данных. Например, можно издать Положение о работе с персональными данными.
  2. В документах из пункта 1 указать конкретный срок, в течение которого работник обязан уведомить работодателя об изменении персональных данных.
  3. Ознакомить работника с этими документами под подпись.

Когда в организацию приходит новый сотрудник, нужно получить с него достоверную информацию об имени, адресе, паспортных данных и образовании. Также желательно обязать его сообщать работодателю об изменении этих данных, например, в пятидневный срок.

Заявление сотрудника о смене фамилии

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *