Порядок ведения трудовой книжки

>О трудовых книжках (с изменениями на 25 марта 2013 года)

О трудовых книжках

ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 16 апреля 2003 года N 225
О трудовых книжках

(с изменениями на 25 марта 2013 года)

____________________________________________________________________
Документ с изменениями, внесенными:
постановлением Правительства Российской Федерации от 6 февраля 2004 года N 51 (Собрание законодательства Российской Федерации N 8, 23.02.2004);
постановлением Правительства Российской Федерации от 1 марта 2008 года N 132 (Российская газета, N 55, 14.03.2008);
постановлением Правительства Российской Федерации от 19 мая 2008 года N 373 (Российская газета, N 111, 24.05.2008);
постановлением Правительства Российской Федерации от 25 марта 2013 года N 257 (Официальный интернет-портал правовой информации www.pravo.gov.ru, 29.03.2013).
____________________________________________________________________

В соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации Правительство Российской Федерации
постановляет:

1. Утвердить прилагаемые:
форму трудовой книжки и форму вкладыша в трудовую книжку;
Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.

2. Установить, что трудовые книжки нового образца вводятся в действие с 1 января 2004 года.
Имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца действительны и обмену на новые не подлежат.

3. Министерству финансов Российской Федерации:

а) утвердить образцы трудовой книжки и вкладыша в нее, а также технические требования к изготовлению их бланков;

б) обеспечить на подведомственных предприятиях изготовление по единому образцу бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

в) утвердить порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в нее.

4. Министерству труда и социальной защиты Российской Федерации:
(Абзац в редакции, введенной в действие с 6 апреля 2013 года постановлением Правительства Российской Федерации от 25 марта 2013 года N 257.

а) утвердить инструкцию по заполнению трудовых книжек;

б) давать разъяснения по вопросам применения Правил, утвержденных настоящим постановлением.
(Пункт 4 в редакции, введенной в действие с 22 марта 2008 года постановлением Правительства Российской Федерации от 1 марта 2008 года N 132.

5. Органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации провести необходимую работу по введению в организациях, находящихся на их территории, трудовых книжек и вкладышей в них нового образца.

Председатель Правительства
Российской Федерации
М.Касьянов

Форма трудовой книжки

УТВЕРЖДЕНА
постановлением Правительства
Российской Федерации
от 16 апреля 2003 года N 225

Герб
Российской Федерации
ТРУДОВАЯ КНИЖКА
(Титульный лист)
Герб
Российской Федерации
Трудовая книжка

Фамилия _________________________________________________________________
Имя _____________________________________________________________________
Отчество _________________________________________________________________
Дата рождения ____________________________________________________________
	(число, месяц, год)
Образование ______________________________________________________________
Профессия, специальность __________________________________________________
Дата заполнения ___________________________________________________________
		(число, месяц, год)
Подпись владельца книжки __________________________________________________
М.П.			Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек
			(разборчиво)

Сведения о работе

Серия и номер*	(10 разворотов)
* Серия и номер указываются на одной из четырех страниц каждого развернутого листа трудовой книжки.

N записи	Дата			Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	число	месяц	год

Сведения о награждении

Серия и номер	(10 разворотов)

N записи	Дата			Сведения о награждении (поощрении)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	число	месяц	год

Форма вкладыша в трудовую книжку

УТВЕРЖДЕНА
постановлением Правительства
Российской Федерации
от 16 апреля 2003 года N 225

ВКЛАДЫШ В ТРУДОВУЮ КНИЖКУ
(без трудовой книжки недействителен)
Герб Российской Федерации

Фамилия _________________________________________________________________
Имя _____________________________________________________________________
Отчество _________________________________________________________________
Дата рождения ____________________________________________________________
	(число, месяц, год)
Образование ______________________________________________________________
Профессия, специальность _________________________________________________
Дата заполнения __________________________________________________________
		(число, месяц, год)
Подпись владельца книжки __________________________________________________
Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек _______________________
М.П.			(разборчиво)
Вкладыш в трудовую книжку изготавливается по утвержденной форме трудовой книжки. Объем вкладыша: «Сведения о работе» — 9 разворотов, «Сведения о награждениях» — 8 разворотов.

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей

УТВЕРЖДЕНЫ
постановлением Правительства
Российской Федерации
от 16 апреля 2003 года N 225

(с изменениями на 25 марта 2013 года)

I. Общие положения

1. Настоящие Правила устанавливают порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.

2. Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

3. Работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если работа у данного работодателя является для работника основной.
Работодатель — физическое лицо, являющийся индивидуальным предпринимателем, обязан вести трудовые книжки на каждого работника в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
Работодатель — физическое лицо, не являющийся индивидуальным предпринимателем, не имеет права производить записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые.
(Пункт в редакции, введенной в действие с 22 марта 2008 года постановлением Правительства Российской Федерации от 1 марта 2008 года N 132.

4. В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводе на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждении за успехи в работе.

5. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

6. Трудовые книжки ведутся на государственном языке Российской Федерации, а на территории республики в составе Российской Федерации, установившей свой государственный язык, оформление трудовых книжек может наряду с государственным языком Российской Федерации вестись и на государственном языке этой республики.

7. Работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня его подачи выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки (пункт дополнен с 22 марта 2008 года постановлением Правительства Российской Федерации от 1 марта 2008 года N 132.

II. Ведение трудовых книжек

8. Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

9. В трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:

а) фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) — на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

б) образование, профессия, специальность — на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

10. Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении — в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

11. Все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер.

12. С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку (абзац в редакции, введенной в действие с 22 марта 2008 года постановлением Правительства Российской Федерации от 1 марта 2008 года N 132.
Форма личной карточки утверждается Федеральной службой государственной статистики (абзац в редакции, введенной в действие с 22 марта 2008 года постановлением Правительства Российской Федерации от 1 марта 2008 года N 132.

13. Трудовая книжка заполняется в порядке, утверждаемом Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации.
(Пункт в редакции, введенной в действие с 22 марта 2008 года постановлением Правительства Российской Федерации от 1 марта 2008 года N 132; в редакции, введенной в действие с 6 апреля 2013 года постановлением Правительства Российской Федерации от 25 марта 2013 года N 257.

14. Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора вносятся в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.

15. При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным статьей 77 Трудового кодекса Российской Федерации (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (пункты 4 и 10 этой статьи), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт части первой указанной статьи (пункт в редакции, введенной в действие с 22 марта 2008 года постановлением Правительства Российской Федерации от 1 марта 2008 года N 132.

16. При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.

17. При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации.

18. При прекращении трудового договора по другим основаниям, предусмотренным Трудовым кодексом Российской Федерации или иными федеральными законами, в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующие статью, пункт Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.

19. При прекращении трудового договора с работником, осужденным в соответствии с приговором суда к лишению права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью и не отбывшим наказание, в трудовую книжку вносится запись о том, на каком основании, на какой срок и какую должность он лишен права занимать (какой деятельностью лишен права заниматься).

20. Сведения о работе по совместительству (об увольнении с этой работы) по желанию работника вносятся по месту основной работы в трудовую книжку на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

21. В трудовую книжку по месту работы также вносится с указанием соответствующих документов запись:

а) о времени военной службы в соответствии с Федеральным законом «О воинской обязанности и военной службе», а также о времени службы в органах внутренних дел, Государственной противопожарной службе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы, органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органах (подпункт в редакции, введенной в действие с 1 июня 2008 года постановлением Правительства Российской Федерации от 19 мая 2008 года N 373;

б) о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

22. Соответствующие записи, внесенные в трудовую книжку лиц, освобожденных от работы (должности) в связи с незаконным осуждением либо отстраненных от должности в связи с незаконным привлечением к уголовной ответственности, установленными соответственно оправдательным приговором либо постановлением (определением) о прекращении уголовного дела за отсутствием события преступления, за отсутствием в деянии состава преступления или за недоказанностью их участия в совершении преступления, признаются недействительными. Работодатель по письменному заявлению работника выдает ему дубликат трудовой книжки без записи, признанной недействительной. Дубликат трудовой книжки выдается указанным лицам в порядке, установленном настоящими Правилами.
В трудовые книжки лиц, отбывших исправительные работы без лишения свободы, вносится по месту работы запись о том, что время работы в этот период не засчитывается в непрерывный трудовой стаж. Указанная запись вносится в трудовые книжки по окончании фактического срока отбытия наказания, который устанавливается по справкам органов внутренних дел.

При увольнении осужденного с работы в установленном порядке и поступлении его на новое место работы соответствующие записи вносятся в трудовую книжку в той организации, в которую он был принят или направлен.

23. При восстановлении в установленном порядке непрерывного трудового стажа в трудовую книжку работника вносится по последнему месту работы запись о восстановлении непрерывного трудового стажа с указанием соответствующего документа.

24. В трудовую книжку вносятся следующие сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги:

а) о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;

б) о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом работодателями (подпункт в редакции, введенной в действие с 22 марта 2008 года постановлением Правительства Российской Федерации от 1 марта 2008 года N 132;

в) о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине (подпункт в редакции, введенной в действие с 22 марта 2008 года постановлением Правительства Российской Федерации от 1 марта 2008 года N 132.

25. Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся.

III. Внесение изменений и исправлений в трудовую книжку. Дубликат трудовой книжки

26. Изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности работника производится работодателем по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов.

27. В случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь.

28. Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником, а в случае ликвидации организации — работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа.
Если неправильная или неточная запись в трудовой книжке произведена работодателем — физическим лицом, являющимся индивидуальным предпринимателем, и деятельность его прекращена в установленном порядке, исправление производится работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа (абзац дополнительно включен с 22 марта 2008 года постановлением Правительства Российской Федерации от 1 марта 2008 года N 132).

29. Исправленные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого они были исправлены. В случае утраты такого документа либо несоответствия его фактически выполнявшейся работе исправление сведений о работе производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке.
Свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей, за исключением записей, в отношении которых имеется судебное решение, а также случаев, предусмотренных пунктом 34 настоящих Правил.

30. В разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается.
Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей.

В таком же порядке производится изменение записи об увольнении работника (переводе на другую постоянную работу) в случае признания увольнения (перевода) незаконным.

31. Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.

32. При оформлении дубликата трудовой книжки, осуществляемом в соответствии с настоящими Правилами, в него вносятся:

а) сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами (подпункт в редакции, введенной в действие с 22 марта 2008 года постановлением Правительства Российской Федерации от 1 марта 2008 года N 132;

б) сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.
Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника (абзац в редакции, введенной в действие с 22 марта 2008 года постановлением Правительства Российской Федерации от 1 марта 2008 года N 132.
Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.

33. При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной.
Трудовая книжка оформляется в установленном порядке и возвращается ее владельцу.
В таком же порядке выдается дубликат трудовой книжки, если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т. п.).

34. При массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства) трудовой стаж этих работников устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.
Установление факта работы, сведений о профессии (должности) и периодах работы у данного работодателя осуществляется комиссией на основании документов, имеющихся у работника (справка, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и т.п.), а в случае их отсутствия — на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности у одного работодателя или в одной системе (абзац в редакции, введенной в действие с 22 марта 2008 года постановлением Правительства Российской Федерации от 1 марта 2008 года N 132.
Если работник до поступления к данному работодателю уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт (абзац в редакции, введенной в действие с 22 марта 2008 года постановлением Правительства Российской Федерации от 1 марта 2008 года N 132.

По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника.
Работодатель на основании акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки.
В случае если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.

IV. Выдача трудовой книжки при увольнении (прекращении трудового договора)

35. При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в пункте 36 настоящих Правил) (абзац в редакции, введенной в действие с 22 марта 2008 года постановлением Правительства Российской Федерации от 1 марта 2008 года N 132.
Если трудовая книжка заполнялась на государственном языке Российской Федерации и на государственном языке республики в составе Российской Федерации, заверяются оба текста.
Работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении.
При задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя, внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника работодатель обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок. Днем увольнения (прекращения трудового договора) в этом случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения работника (прекращении трудового договора) издается приказ (распоряжение) работодателя, а также вносится запись в трудовую книжку. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной в порядке, установленном настоящими Правилами.

36. В случае если в день увольнения работника (прекращения трудового договора) выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия.
Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки.

37. В случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее соответствующей записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников.

V. Вкладыш в трудовую книжку

38. В случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка.
Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

39. При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша.

VI. Учет и хранение трудовых книжек

40. С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, у работодателей ведутся (абзац в редакции, введенной в действие с 22 марта 2008 года постановлением Правительства Российской Федерации от 1 марта 2008 года N 132:

а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Формы указанных книг утверждаются Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации.
(Абзац в редакции, введенной в действие с 22 марта 2008 года постановлением Правительства Российской Федерации от 1 марта 2008 года N 132; в редакции, введенной в действие с 6 апреля 2013 года постановлением Правительства Российской Федерации от 25 марта 2013 года N 257.

41. В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая ведется бухгалтерией организации, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.
В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.
При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

42. Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.
По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

43. Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя (в организации или у физического лица, являющегося индивидуальным предпринимателем) в соответствии с требованиями к их хранению, установленными законодательством Российской Федерации об архивном деле (пункт в редакции, введенной в действие с 22 марта 2008 года постановлением Правительства Российской Федерации от 1 марта 2008 года N 132.

44. Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.

VII. Ответственность за соблюдение порядка ведения трудовых книжек

45. Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.
Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.
За нарушение установленного настоящими Правилами порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

VIII. Изготовление бланков трудовой книжки и обеспечение ими работодателей

46. Изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и обеспечение ими работодателей на платной основе осуществляются в порядке, утверждаемом Министерством финансов Российской Федерации.
Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее имеют соответствующую степень защиты.

47. При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение, за исключением случаев, предусмотренных пунктами 34 и 48 настоящих Правил.

48. В случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем.

Редакция документа с учетом
изменений и дополнений подготовлена
АО «Кодекс»

>Правила ведения и хранения трудовых книжек

Для чего нужна

На сегодняшний день трудовая — это основной документ, подтверждающий стаж и раскрывающий профессиональный путь работника. Именно на основе этого документа смотрят стаж, рассчитывают компенсации и другие выплаты, фиксируют поощрения и награды, которыми работодатель стимулирует своего работника за добросовестное исполнение должностных обязанностей.

Какими нормами руководствоваться

Порядок ведения, заполнения и хранения подробно рассматривается в следующих документах:

1. Ст. 66 ТК РФ.
2. Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.
3. Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69.
4. Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладышами в трудовую книжку, утвержденный Приказом Минфина РФ от 22.12.2003 № 117н.

Порядок оформления при трудоустройстве

В соответствии со ст. 66 ТК РФ, п. 3 Правил, наниматель обязан вести ТК на каждого сотрудника, с которым заключен договор. Запись об этом должна быть внесена в течение 5 дней после выхода нового сотрудника на работу. Если гражданин трудоустраивается впервые, то бланк ему должен выдать наниматель. Перед этим нужно получить от поступающего на работу письменное заявление на заведение трудовой книжки с указанием причины ее отсутствия. При выдаче ТК сотруднику руководитель взимает с него плату, равную расходам на ее приобретение.

Заявление на заведение трудовой книжки, образец

Какие сведения надо вносить в трудовую книжку

Общие требования

Требования
Нумерация разделов сквозная	Каждая запись имеет свой последовательный номер, нарушение последовательности считается ошибкой и необходимо вносить изменения.
Формат даты фиксированный	Допускаются только арабские цифры в формате день, месяц, год (12.05.2019 — правильно, 12 мая 2019 года — неправильно).
Какими средствами вносить	Сведения вносятся только ручками с чернилами черного, фиолетового или синего цветов, ручка может быть исключительно шариковая, гелевая и перьевая.
Допускается ли использование штампов и печатей	Допускается при использовании штампа с названием организации. В целом этот вопрос не урегулирован на уровне закона, кроме случая выдачи вкладыша в трудовую.
На каком языке вносятся сведения	Официальный язык — русский, но в национальных республиках допускается внесение сопровождающих записей на своем языке.
Сроки внесения информации	Не позднее 7 дней после начала трудовой деятельности, при этом трудовая заводится на каждого работника, который проработал свыше пяти дней.
Как знакомить с записями	Со всеми записями работника необходимо знакомить под подпись в личной карточке, где записи дублируются. В трудовой работник ставит свою подпись только при увольнении.
Как исправлять ошибки	Зависит от раздела. На титульном листе исправления вносятся через зачеркивание, в разделе «Сведения о работе» зачеркивание запрещается, здесь запись признается недействительной.

Титульная страница

Сюда вносят персональные данные владельца трудовой книжки:

• Ф.И.О.;
• дату рождения;
• информацию об образовании;
• профессию;
• специальность.

Вся информация вносится на основании предоставленных работником документов. Инструкция по ведению трудовых книжек 2019 года не добавила каких-то новых сведений. Информация со слов работника не вносится. После заполнения кадровый работник, который вносил информацию, ставит свою подпись и передает трудовую работнику, чтобы он проверил, все ли правильно внесено. Если все правильно, то работник ставит свою подпись. Если допущены ошибки или неточности, бланк подлежит уничтожению. В этом случае будет заведен новый бланк трудовой, но работник за него уже ничего платить не будет, потому что ошибка была допущена работодателем.

Сведения о работе

В этом разделе указывается информация:

• о приеме на работу;
• повышении в должности;
• переводах (постоянных);
• присвоении разрядов;
• об увольнении.

Все сведения вносятся в строгом соответствии с теми формулировками, которые указаны в трудовом договоре сотрудника и соответствующем приказе. С каждой вносимой записью о рабочей деятельности, о переводе и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под подпись в его личной карточке.

Сведения о награждениях

По сути мало чем отличается от предыдущего раздела, но есть свои нюансы. В этот раздел вносят информацию о награждении:

• государственными наградами;
• почетными грамотами, нагрудными знаками, значками, дипломами;
• другими видами поощрения, предусмотренными у конкретного работодателя.

Сведения о денежных премиях, которые носят регулярный характер, в этот раздел не вносят.

Общий порядок ведения и хранения

По правилам, ответственность за сохранность бланков трудовых лежит на нанимателе. Им же назначается сотрудник, ответственный за ведение бланков (как минимум двое, чтобы была возможность замены). Такое решение оформляется приказом.

Приказ о ведении трудовых книжек, образец

Каждая организация для собственных целей должна закупать чистые документы. Они могут храниться в отделе кадров и выдаются при оформлении работников, трудоустраивающихся впервые, а также при необходимости выдачи дубликата. Все бланки подлежат строгому учету и хранятся в соответствии с правилами.

Для учета ТК необходимо вести две книги:

• приходно-расходную книгу для учета ТК и вкладышей в них (ведется бухгалтерией компании). В нее вносится информация, касающаяся расходования бланков, с указанием серии и номера каждого документа;
• книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (ее ведет кадровая служба). В ней регистрируются все документы, принятые на хранение от работников при трудоустройстве и увольнении, с указанием серии и номера.

Книги сотрудников и вкладыши должны храниться в сейфе в отделе кадров, позволяющем обеспечить их сохранность.

ТК хранится у руководителя до дня расторжения договора с сотрудником. В отдельных случаях трудовая книжка выдается на руки гражданину для предъявления в Пенсионный фонд или органы социальной защиты. За ее хранение в это время ответственность несет владелец.

Правила выдачи копий трудовых книжек

По общему правилу, по письменную заявлению работника администрация обязана сделать копию трудовой книжки и выдать ее сотруднику в трехдневный срок с даты обращения. Копия заверяется записью, печатью организации (если есть) и подписью с расшифровкой ответственного кадрового работника.

>Правила заполнения трудовой книжки

Законодательное регулирование вопроса

Заполнение трудовых книжек в 2019 году регулируется следующими нормативными документами:

• статья 66 ТК РФ;
• Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225;
• Инструкция по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69.

При этом следует иметь в виду, что указанная нормативка — это не рекомендации к исполнению, а четко прописанные нормы, которыми утвержден образец трудовой книжки, и неисполнение которых преследуется по статье 5.27 КоАП РФ.

Заполняем титульный лист

Титульный бланк трудовой книжки заполняется в двух случаях:

• первое трудоустройство;
• оформление дубликата.

Образец новой трудовой книжки утвержден Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 и с тех пор не менялся.

Вся информация о владельце трудовой вносится чернилами черного, синего или фиолетового цвета. При заполнении необходимо указать:

• Ф.И.О.;
• дату рождения (ДД.ММ.ГГГГ);
• образование и специальность;
• профессию.

Информация вносится на основании предоставленных работником документов: как там написано, так и пишем. Никакие записи «со слов» работника не пишутся и не вносятся. Текст вписывается аккуратно, разборчивым почерком. Не допускаются помарки и ошибки. Даты вносятся арабскими цифрами. Какие документы работник предоставляет при заключении трудового договора:

• об образовании (если работа требует специальных знаний, умений и навыков);
• о воинском учете (если лицо военнообязанное);
• СНИЛС (если отсутствует — работодатель оформляет этот документ сам);
• паспорт.

Трудовая в списке не указана, но надо помнить, что это обязательный документ. Образец оформления трудовой книжки 2019 года вы сможете увидеть ниже.

Все, что записано на титульном листе, заверяется подписью специалиста, ответственного за заполнение, ведение и хранение трудовых книжек. В любой организации, вне зависимости от формы собственности и направления деятельности, на одного из работников возлагается ответственность по оформлению и хранению трудовых книжек в рамках организации (пункт 45 правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Кто это — кадровик, бухгалтер, работник другой службы или сам директор — не имеет значения. Важно, чтобы такой человек назначался приказом, который имеет такое же название — об утверждении ответственного лица за заполнение и хранение трудовых книжке и вкладышей к ним. Целесообразнее назначить двух работников на это направление. Если один работник заболел или ушел в отпуск, второй его на это время подстрахует.

Далее ставится печать компании, если она есть. Ее оттиск ставится в специально отведенном месте на бланке. Если печати нет, значит, не ставим.

После того как кадровик внесет необходимые сведения владелец документа в специально отведенной строке расписывается в знак согласия с тем, что все данные внесены верно. Если были допущены ошибки, то такой документ признается недействительным и подлежит уничтожению, а владельцу трудовой книжки выписывается новый бланк (за счет организации).

Заполненный титульный лист трудовой книжки 2019 года

Что делать, когда работник меняет персональные данные? Не выкидывать же книжку… Да, этого делать не нужно, для этого случая законодательством предусмотрена возможность внесения изменений: старые данные работника на титульной странице аккуратно зачеркиваются (речь о Ф.И.О.), а на развороте трудовой вписываются новые сведения. Заверяем эту запись своей подписью с расшифровкой (если есть печать, ее тоже ставим). Более подробно, как заполнять трудовую книжку 2019 году в этом случае, написано в разделе III правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. Необходимо иметь в виду и помнить, что исправление записей на титульном листе и в остальных разделах трудовой осуществляется разными способами.

Заполняем раздел «Сведения о работе»

После того как титульный лист заполнен, переходим к разделу «Сведения о работе». Здесь фиксируется:

• наименование компании;
• число, месяц, год внесения записей;
• сам факт приема на работу;
• передвижения по должностям;
• переводы (на постоянной основе);
• совместительство (по желанию работника по основному месту работы);
• причины расторжения трудового договора.

Записи в трудовой книжке 2019 года вносятся на основании приказа, который издает руководитель организации. Реквизиты документа указываются в отведенной для этого графе. Запись следует внести в течение 7 дней со дня издания распоряжения (при приеме, переводах, повышениях и т. д.), при увольнении записи вносятся в последний рабочий день (пункт 10 Правил, утвержденных Постановлением № 225). Порой специалисты путают сроки пять и семь дней. Пять дней — это срок, по истечению которого работодатель обязан завести на своего работника трудовую книжку (п. 3 Правил). Каждой записи соответствует порядковый номер. Не нумеруются только заголовки в разделе «Сведения о работе».

Образец заполнения трудовой книжки (2019)

Правила заполнения трудовой книжки (2019)

Порядок внесения информации в этот раздел:

1. В графу «Сведения о работе» вписываются данные о предприятии-работодателе (без сокращений).
2. В первой графе «№» записи присваивается порядковый номер.
3. Во второй графе «Дата» (ДД.ММ.ГГГГ) указывается дата (в соответствии с приказом или фактическим допуском к работе).
4. В третью графу вносятся данные о приеме на работу с указанием должности (как в трудовом договоре).
5. В четвертом разделе указываются реквизиты приказа или иного нормативного акта о приеме на работу.

Когда приходит время, люди уходят из организации по разным причинам. Сведения о прекращении рабочих отношений заносятся сюда же следующей записью. Образец, как правильно заполнить трудовую книжку в этом случае, смотрите ниже.

Как внести запись об увольнении

Запись в трудовую вносится в соответствии с приказом нанимателя (именно в том виде, который есть в приказе, без сокращений). Указывается основание увольнения (ст. 77 ТК РФ), например: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации». Пример заполнения трудовой книжки по этому основанию представлен чуть ниже.

Если расторжение трудовых отношений имеет иные причины, например утрата доверия, то применяется ссылка на статью, запись такая: «Трудовой договор расторгнут в связи с совершением виновных действий работником, непосредственно обслуживающим товарные ценности, дающих основание для утраты доверия к нему со стороны работодателя, пункт 7 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации». Вне зависимости от причины ухода работника знакомят с этой записью и выдают бланк документа на руки.

Запись заверяется подписью руководителя (или уполномоченного лица) с расшифровкой, ставится печать предприятия (при условии, что она есть). В знак ознакомления с записью работник ставит в бланке свою подпись, указывает фамилию и инициалы. Расшифровка подписи — важный момент, так как фамилия должна совпадать с указанными на титульнике данными. После этого работник расписывается в книге (некоторые называют ее журналом) учета движения трудовых и вкладышей к ним.

Правильное заполнение трудовой книжки (2019) исключительно важно, особенно в свете последних реформ пенсионного законодательства. ПФР не примет в работу документы, оформленные неправильно, или просто не зачтет период работы человека, оформленный с ошибками. Когда-нибудь мы все выйдем на пенсию, и не хочется это время тратить на исправление чужих ошибок.

Трудовая книжка, заполнение, не ограничивается заполнением титульного листа и раздела о работе, трудовая содержит еще один раздел — сведения о награждениях и поощрениях.

Вносим запись о поощрении и награждении

В носятся в трудовую книжку и записи о профессиональных заслугах сотрудника, наградах и поощрениях за хороший труд (сведения о взысканиях не заносятся). Все новые данные вписываются на основании приказа работодателя. Алгоритм записей тот же, что и в случае приема на работу, образец и правила заполнения трудовой книжки — выше.

Вкладыш в трудовую книжку

Вкладыш заводится и вшивается в трудовую, когда места в основном документе о стаже не остается и новые сведения вписывать уже некуда. Форма вкладыша утверждена Постановлением Правительства № 225.

Из важного, что надо знать про вкладыш:

• он вшивается (прямо нитками, каким образом — неважно, важно прикрепить);
• при заполнении вкладыша персональные данные в нем должны совпадать с данными, которые указаны на титульнике трудовой;
• номер вкладыша вписывается в книгу учета движения трудовых;
• все остальное заполнение идентично трудовой.

Для Республики Крым порядок внесения записей аналогичен, за образец, как заполнить трудовую книжку РК (2019), возьмите приведенные выше примеры.

Правила ведения трудовых книжек в РФ в 2016 году

Обновление: 16 декабря 2016 г.

В трудовой книжке отражается вся трудовая биография человека. Внесение в нее записей, а также хранение и выдача ее работнику при увольнении строго регламентируются законодательством РФ в 2016 году, и необходимо следовать этим правилам ведения трудовых книжек.

Законодательное регулирование вопросов трудовых книжек

Начинающему кадровику или бухгалтеру, впервые столкнувшемуся с трудовыми книжками работников, непременно нужно знать, какими нормами закона регулируется обращение с ними.

Главная из них — это ст.66 ТК РФ. На ее основании изданы Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225) (далее – Правила), а также Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда от 10.10.2003 N 69) (ниже по тексту – Инструкция).

Правила ведения и хранения трудовых книжек практически неизменны на протяжении последних тринадцати лет.

Что такое трудовая книжка

Это главный документ о трудовой деятельности работника.

Она имеет большое значение для подсчета стажа трудящегося (общего, специального, страхового и пр.), а также для подтверждения имеющегося опыта при приеме на работу. Для работодателя может быть важна информация об увольнении работника с предыдущего места (причина и дата), отраженная в этом документе.

Трудовые книжки обязаны вести на каждого из своих работников (исключая совместителей), проработавших более пяти дней, все работодатели, кроме работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями.

Туда заносится следующая информация о работнике и его труде:

• о выполняемой им работе (приеме на работу по конкретной должности (профессии) в определенное подразделение);
• о переводах на другую постоянную работу внутри организации;
• об увольнении работника с указанием в качестве основания пункта и статьи ТК РФ;
• о награждениях и поощрениях за успехи в работе.

Информация о наложенных на работника дисциплинарных взысканиях в трудовую книжку не вносится, если только этим взысканием не является увольнение (ч. 1 ст. 192 ТК РФ).

Трудовая книжка представляет собой бланк установленной Правилами формы с соответствующими степенями защиты с указанием серии и номера объемом 20 разворотов, страницы которого пронумерованы и имеют разделы, куда вносятся записи соответствующего вида (сведения о работнике (так называемый титульный лист), сведения о работе, сведения о награждениях).

Если разделы «Сведения о работе» или «Сведения о награждениях» закончились, то заводится вкладыш в трудовую книжку. К его бланку, форме и ведению предъявляются требования, аналогичные требованиям к самой трудовой книжке.

На работодателя возложена обязанность иметь постоянный запас необходимого количества бланков трудовых книжек и вкладышей в них (п. 44 Правил).

Бланки трудовых книжек и вкладышей должны приобретаться работодателем централизованно у официальных распространителей, уполномоченных ГОЗНАКом (их список публикуется на сайте ГОЗНАКа).

Подобные бланки можно встретить в магазинах канцтоваров и киосках, торгующих печатной продукцией для населения, но такая продажа не является законной. Поскольку не существует никаких гарантий их подлинности и соответствия требованиям нормативных актов, требовать у вновь принимаемого работника иметь на руках приобретенный в киоске бланк работодатель не имеет права. Более того, неправомерно принимать его от работника для дальнейшего заполнения, и мы не рекомендуем этого делать во избежание дальнейших проблем.

Бланк трудовой книжки можно проверить на подлинность путем сравнения соответствия серии и номера году выпуска, а также форме, установленной тем же Постановлением Правительства, что утвердило Правила.

Трудовая книжка – бланк строгой отчетности

Как принятые от работников трудовые книжки, так и их чистые бланки и вкладыши подлежат строгому учету при хранении у работодателя (об этом говорит раздел шестой Правил).

Для этих целей обязательно ведутся журналы учета по установленным формам:

• приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
• книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Обе эти книги должны быть обязательно прошнурованы и пронумерованы, заверены подписью руководителя организации и скреплены сургучной печатью (опломбированы) – об этом говорится в п. 41 Правил.

Приходно-расходная книга по учету бланков ведется бухгалтерией организации, и в ней отражаются все операции получения и расходования бланков трудовой книжки (вкладыша в нее) с указанием серии и номера бланка.

Книга учета движения трудовых книжек ведется кадровиками. В ней записывается информация о приеме и выдаче при увольнении всех трудовых книжек работников и вкладышах в них как принятых от работников при поступлении на работу, так и выданных работникам вновь. При этом в книге учета обязательно указываются их серия и номер, а также проставляется подпись работника о получении трудовой книжки на руки при увольнении.

Должностное лицо организации, отвечающее за трудовые книжки

Закон прямо обязывает работодателя надлежаще организовать работу с трудовыми книжками.

Строгий учет этих документов в организации предполагает наличие специально уполномоченного должностного лица – лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

Назначается такое лицо приказом или распоряжением работодателя. Обычно такую ответственность возлагают на конкретного работника кадровой службы или бухгалтера, непосредственно занимающегося трудовыми книжками.

Приказ издается в произвольной форме, его формулировка может выглядеть, к примеру, так: «Назначить инспектора отдела кадров Петрову Анну Николаевну лицом, ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек». Проставляются номер приказа, дата, а также ФИО, должность и, разумеется, подпись руководителя.

Порядок ведения трудовых книжек

Процедуре внесения записей в трудовые книжки работников придается очень большое значение, поэтому они должны вноситься строго по установленным правилам.

Порядку ведения трудовых книжек посвящена упомянутая выше Инструкция, содержащая нормы по ведению трудовых книжек.

В Инструкции регламентируются все возможные этапы заполнения этого документа, начиная с того, как правильно вносить сведения о работнике (на титульном листе), записи о работе и переводах, награждениях и поощрениях, увольнении, признании записи недействительной, и заканчивая вопросами оформления дубликата.

Следует отметить, что с момента издания Инструкции кардинальных изменений в нее не вносилось. Поэтому Инструкция по ведению трудовых книжек в 2015-2016 годах никакими особенностями по сравнению с прошлыми периодами не отличается.

Как хранить трудовую книжку

Поскольку бланк трудовой книжки является документом строгой отчетности, а заполненная трудовая книжка также содержит и персональные данные работника, закон возлагает на работодателя обязанность правильно ее хранить.

Об учете трудовых книжек в специальных книгах мы говорили выше, теперь скажем, собственно, об их хранении.

Ни ТК РФ, ни Правила, ни Инструкция не содержат норм о том, в каких местах должны храниться трудовые книжки. То есть особых правил хранения для трудовых книжек не установлено.

Поэтому следует обратиться к нормам о документообороте (см. Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР 29.07.1983 N 105).

Там предусмотрено, что бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 6.2). О том, должен ли такой сейф быть несгораемым и должны ли быть установлены на окнах помещения решетки, умалчивается.

Таким образом, хранение трудовых книжек должно осуществляться способом, обеспечивающим их сохранность и недопущение к ним посторонних лиц.

Сроки хранения трудовых книжек

У работодателя хранятся постоянно трудовые книжки всех штатных работников, кроме совместителей.

Выдаются на руки они только при увольнении работника (прекращении с ним трудового договора по любым причинам), либо на время для представления в органы социального страхования (обеспечения) согласно ст. 62 ТК РФ по письменному заявлению работника.

Возможны ситуации, когда трудовые книжки умерших работников остаются у работодателя.

Согласно п. 37 Правил в случае смерти работника трудовая книжка (с внесенной в нее записью о прекращении трудового договора по п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ) выдается на руки одному из его родственников под расписку в книге учета движения трудовых книжек либо высылается почтой по письменному заявлению одного из родственников.

То есть работодателю следует известить родственников такого работника о необходимости получить его трудовую книжку или дать согласие на пересылку ее по почте.

Если по каким-то причинам трудовая книжка умершего работника так и осталась у работодателя, то она должна храниться в организации постоянно до возможного ее востребования родственниками.

Срок хранения трудовых книжек, которые не были востребованы, составляет 75 лет (п. 664 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).

Трудовая книжка. Правила ее ведения, заполнения и хранения.

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о труд. деятельности и труд. стаже работника. Форма, порядок ведения и хранения труд. книжек, а также порядок изготовления бланков и обеспечения ими работодателей устанавливаются Правительством РФ. Работодатель (за искл. работодателей — физ. лиц) обязан вести труд. книжки на каждого работника, проработавшего в орг-ции свыше 5 дней, в случае, если работа в этой орг-ции является для работника основной. В труд. книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на др. постоянную работу (в течение недели со дня издания приказа) и об увольнении работника (в день увольнения), а также основания прекращения труд. дог-ра и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в труд. книжку не вносятся, за искл. случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение. По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в труд. книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

Труд. книжки ведутся на гос языке РФ, а на тер-рии республики в составе РФ, установившей свой гос. язык, оформление труд. книжек может наряду с гос. языком РФ вестись и на гос. языке этой республики.

Работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее 3 дней со дня его подачи выдать работнику копию труд. книжки или заверенную в установленном порядке выписку из труд. книжки.

Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

С каждой вносимой в книжку записью о выполняемой работе, переводе на др. постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в труд. книжку.

Труд. книжка заполняется в порядке, утверждаемом Мин-вом труда и соц. развития РФ.

В трудовую книжку по месту работы также вносится с указанием соответствующих документов запись: о времени военной службы, службы в органах внутренних дел и таможенных органах; о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

Хранение: Бланки труд. книжки и вкладыша в нее хранятся в орг-ции как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек по его заявке. По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение труд. книжек, обязано представить в бухгалтерию орг-ции отчет о наличии бланков труд. книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные труд. книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы орг-ции. Испорченные при заполнении бланки труд. книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

Труд. книжки и их дубликаты, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся в течение 2 лет в кадровой службе орг-ции отдельно от остальных труд. книжек. По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве орг-ции в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.

Трудовая книжка является личным документом гражданина, хранящим информацию о его трудовой деятельности. Все действия с ее оформлением, ведением и хранением строго регламентируются правилами, утвержденными законодательно.

Законодательное регулирование

Каждый специалист, которому поручено вести трудовые книжки в организации, обязан знать нормы законов, которыми следует руководствоваться неукоснительно:

• Статья 66 Трудового кодекса, являющаяся основанием для разработки документа — настольной книги кадровика или иного уполномоченного на ведение трудовых книжек работника.
• Правила ведения и хранения, утвержденные Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225 (далее — Правила).

Дополнительно к вышеперечисленным документам следует знать Инструкцию, указывающую как заполнять трудовые книжки. Она утверждена Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69.

Так же читайте — «Как правильно заполнять трудовую книжку при приеме на работу».

Порядок ведения трудовых книжек и вкладыша в нее

Трудовая деятельность гражданина может быть подтверждена рядом документов, но основным из них остается трудовая книжка. Это хранилище данных о приеме, увольнении, перемещении, поощрениях и т.д., которые впоследствии становятся основой для подсчета стажа и установления пенсии.

Ведение документа является обязанностью работодателя, принявшего на работу гражданина на основании трудового договора. Любому сотруднику, который был принят в организацию и отработал в ней более пяти дней, должна быть сделана отметка в трудовой книжке (оформлена новая, если трудоустроен гражданин впервые).

Вести трудовые книжки обязаны все организации, независимо от формы собственности, в том числе и индивидуальные предприниматели, нанимающие на работу физических лиц. Если же наниматель не имеет статус юридического лица или ИП, то делать запись в трудовом документе он не вправе.

Трудовая книжка в соответствии с Правилами и Инструкцией должна содержать:

• персональные данные о работнике;
• сведения о его трудоустройстве с указанием наименования организации, его подразделения, должности в соответствии со штатным расписанием, даты и номера приказа о приеме на работу;
• сведения о перемещении (переводе) внутри одной организации;
• информацию о расторжении трудового договора (увольнении) со ссылкой на статью трудового кодекса;
• данных о применении за труд различных поощрений и награждений.

Если в течение трудового пути работник подвергался дисциплинарным наказаниям, то этот факт не будет отражен в книжке. Исключение составляет случай, когда взыскание стало причиной увольнения. Тогда указывается соответствующая статья ТК и основания для увольнения.

Форма трудовой книжки утверждена Постановлением № 225 и другие бланки не являются юридически значимыми. Все записи должны быть внесены в соответствующие разделы, которые разделены на:

• титульный лист;
• сведения о работе;
• сведения о награждениях.

Каждый бланк имеет уникальную серию и номер, листы имеют несколько степеней защиты, что позволяет минимизировать риск использования подделок. Каждая страница документа имеет свой номер. Объем книжки ограничен двадцатью разворотами.

Когда разворотов для заполнения данных о работе или поощрениях недостаточно, оформляется вкладыш, к которому также применяются Правила заполнения трудовых книжек.

Документы о трудовой деятельности граждан должны подлежать строгому учету у работодателя. Для этого в организации в обязательном порядке должно быть определено лицо, которое будет нести ответственность за учет, ведение и хранение трудовых книжек. Поскольку такая работа отнесена к кадровой деятельности, то назначение ответственного происходит из разряда отдела кадров компании. Если такой структурной единицы не существует, то ее обязан взять на себя бухгалтер или сам руководитель. Назначение ответственного происходит по приказу руководителя организации.

Все записи в трудовой книжке, а также вкладыше к ней, подчиняются строгим Правилам и Инструкции. В этих документах прописаны все моменты относительно заполнения титульного листа, записей о работе, увольнении и т.д. Важно обратить внимание на то, как ответственный за ведение вправе внести изменения, если запись сделана ошибочно, а также выдать дубликат в случае утери или порчи документа.

Правила хранения

Каждая трудовая книжка является документом, хранящим не только записи о рабочей жизни гражданина, но и его персональные данные. Поэтому законодательство обязывает создавать условия для ее хранения и исключение несанкционированного доступа.

Все бланки, вкладыши и сами трудовые книжки должны подлежать строгому учету с внесением соответствующих записей по их движению в журналы:

• приходно-расходную книгу, где происходит фиксация поступления и выдачи бланков;
• книгу учета движения книжек и вкладышей.

Эти регистры учета должны оформляться в соответствии с п. 41 Правил, что обязывает их прошнуровывать особым образом и нумеровать страницы.

Хотя нормативные документы не содержат строгих требований к местам хранения документов, но, поскольку они относятся к бланкам строгой отчетности, то следует руководствоваться соответствующими нормами.

Трудовые книжки должны находиться в организации в местах, где будет исключен доступ посторонних лиц. Это исключит не только несанкционированное владение информацией, но и хищение. Обеспечить нахождение их в металлическом запираемом шкафу, сейфе или помещении, куда доступ строго ограничен.

Сроки хранения

При устройстве на работу гражданин передает свою трудовую книжку в организацию, где она постоянно хранится до момента его увольнения. Исключение составляет случай приема на работу по совместительству, тогда нахождение трудовой книжки должно быть по основному месту работы.

Документ может быть выдан работнику на руки только в случаях:

• прекращения трудового договора;
• необходимости предъявления в орган пенсионного фонда для оформления пенсии (с письменного заявления).

В иных случаях выдается копия трудовой книжки, заверенная ответственным лицом за ведение и хранение.

В случае смерти работника его документ должен быть выдан родственникам с основанием к увольнению п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК. Работодатель предпринимает попытки вручить книжку лично либо заручается согласием на пересылку почтовым отправлением. В регистре учета делается соответствующая отметка о выбытии.

Если же книжка умершего осталась невостребованной, ответственный за ведение и хранение обязан обеспечить ее сохранность на постоянной основе на протяжении 75 лет. Следует учитывать, что на протяжении этого времени могут объявиться родственники сотрудника и затребовать трудовую книжку. Ответственное лицо обязано ее выдать с фиксацией выбытия в журнале учета.