Учет и кадры

admin Законы Комментариев нет

Содержание

Кадровое делопроизводство

Ведение кадрового учета или делопроизводства обязательно для любой организации, которая имеет наемных работников. Даже если в компании числится только один генеральный директор, который также является и главным бухгалтером, то кадровый учет все равно необходим!

По трудовому кодексу каждый работник имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск. И даже эта мелочь должна быть отражена в кадровом учете, не говоря об оформлении приема на работу, увольнения, командировки или больничных листов. Все подобные события должны быть оформлены в соответствии с действующим законодательством на специальных бланках.

Кадровое делопроизводство включает в себя:

  • Оформление приказа о приёма работника
  • Подготовку и заключение трудового договора
  • Подготовку должностных инструкций
  • Подготовку правил внутреннего трудового распорядка
  • Подготовка или изменение штатного расписания
  • Оформление приказа на изменения размера зарплаты сотрудника, а также подготовка и заключение дополнительного соглашение к трудовому договору
  • Подготовка документов при изменении должности работника сотрудника
  • Оформление выплаты премии
  • Формирование графика отпусков
  • Оформление приказа и уведомления о начале отпуска
  • Оформление командировок
  • Оформление больничных (листов нетрудоспособности)
  • Создание журнала движения трудовых книжек
  • Заполнение трудовых книжек
  • Оформление увольнения работника
  • Ведение личных карточек сотрудников по форме Т-2
  • Оформление справок с места работы
  • Оформление различных служебных положений — командировки, положение о намерениях, о неразглашении, о премировании и пр.

В наше время вполне возможен визит трудовой инспекции, особенно, если вы разошлись с работником с нарушением трудового кодекса. Поэтому крайне важно содержать кадровый учет в полном порядке.

Кадровое делопроизводство — одна из граней деятельности компании «3Д-Консалтинг». Сложите с себя ответственность за кадровый учет и передайте ее нам! Это выгодно и удобно. Почему?

5 причин отдать кадровое делопроизводство на аутсорсинг:

  1. Вы экономите деньги на содержании собственного сотрудника отдела кадров
  2. Вам не нужно хранить тонны бумаги в своих шкафах
  3. Мы гарантируем качество услуг
  4. Мы несем ответственность перед трудовой инспекцией и полностью сопровождаем проверки
  5. 3Д-Консалтинг знает, как лучше!

Сколько стоит услуга поддержки кадрового учета и делопроизводства?

Все очень просто! Цена работ по ведению кадрового делопроизводства зависит от нескольких факторов:

  1. Количество работников в организации
  2. Количество выбранных услуг
  3. Объем документооборота
  4. Текучесть ваших кадров.

Также мы предоставляем услуги

  • Восстановление кадрового учета
  • Аудит кадрового учета

Если вы задумались перевести ведение кадрового учета на аутсорсинг, звоните нам по телефону 8 499 393-33-83

Мы находимся в Москве, ЦАО, на улице Большая Серпуховская, д. 44.

Подробная схема проезда.

ФОРМЫ ПЕРВИЧНЫХ УЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ ПО УЧЕТУ КАДРОВ
 

С 1 января 2013 года в связи со вступлением в силу Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы) (Информация Минфина России N ПЗ-10/2012). Справочная информация: «Формы первичных учетных документов» (Материал подготовлен специалистами КонсультантПлюс) Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (Унифицированная форма N Т-1) (ОКУД 0301001) Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (Унифицированная форма N Т-1а) (ОКУД 0301015) Личная карточка работника (Унифицированная форма N Т-2) (ОКУД 0301002) Личная карточка государственного (муниципального) служащего (Унифицированная форма N Т-2ГС(МС)) (ОКУД 0301016) Штатное расписание (Унифицированная форма N Т-3) (ОКУД 0301017) Учетная карточка научного, научно-педагогического работника (Унифицированная форма N Т-4) (ОКУД 0301003) Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (Унифицированная форма N Т-5) (ОКУД 0301004) Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (Унифицированная форма N Т-5а) (ОКУД 0301018) Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (Унифицированная форма N Т-6) (ОКУД 0301005) Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (Унифицированная форма N Т-6а) (ОКУД 0301019) График отпусков (Унифицированная форма N Т-7) (ОКУД 0301020) Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (Унифицированная форма N Т-8) (ОКУД 0301006) Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) (Унифицированная форма N Т-8а) (ОКУД 0301021) Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (Унифицированная форма N Т-9) (ОКУД 0301022) Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (Унифицированная форма N Т-9а) (ОКУД 0301023) Командировочное удостоверение (Унифицированная форма N Т-10) (ОКУД 0301024) Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (Унифицированная форма N Т-10а) (ОКУД 0301025) Приказ (распоряжение) о поощрении работника (Унифицированная форма N Т-11) (ОКУД 0301026) Приказ (распоряжение) о поощрении работников (Унифицированная форма N Т-11а) (ОКУД 0301027) —————————————-

  • Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (Унифицированная форма N Т-1) (ОКУД 0301001)
  • Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (Унифицированная форма N Т-1а) (ОКУД 0301015)
  • Личная карточка работника (Унифицированная форма N Т-2) (КНД 0301002)
  • Личная карточка государственного (муниципального) служащего (Унифицированная форма N Т-2ГС(МС)) (ОКУД 0301016)
  • Штатное расписание (Унифицированная форма N Т-3) (ОКУД 0301017)
  • Учетная карточка научного, научно-педагогического работника (Унифицированная форма N Т-4) (ОКУД 0301003)
  • Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (Унифицированная форма N Т-5) (ОКУД 0301004)
  • Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (Унифицированная форма N Т-5а) (ОКУД 0301004)
  • Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (Унифицированная форма N Т-6) (ОКУД 0301005)
  • Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (Унифицированная форма N Т-6а) (ОКУД 0301005)
  • График отпусков (Унифицированная форма N Т-7) (ОКУД 0301020
  • Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (Унифицированная форма N Т-8) (ОКУД 0301006)
  • Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) (Унифицированная форма N Т-8а) (ОКУД 0301006)
  • Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (Унифицированная форма N Т-9) (ОКУД 0301022)
  • Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (Унифицированная форма N Т-9а) (ОКУД 0301023)
  • Командировочное удостоверение (Унифицированная форма N Т-10) (ОКУД 0301024)
  • Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (Унифицированная форма N Т-10а) (ОКУД 0301025)
  • Приказ (распоряжение) о поощрении работника (Унифицированная форма N Т-11) (ОКУД 0301026)
  • Приказ (распоряжение) о поощрении работников (Унифицированная форма N Т-11а) (ОКУД 0301027)

Открыть полный текст документа

Документы по учету кадров

Приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма № Т-1 ¾ на одного работника и форма № Т-1а ¾ на группу) составляется на основании заключенного трудового договора. При его оформлении указываются наименование структурного подразделения, должность (специальность, профессия), срок испытания, если таковое работнику устанавливается, а также условия приема и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.).

Приказ (распоряжение) подписывается руководителем организации или уполномоченным на это лицом и объявляется работнику под расписку. На его основании представителем кадровой службы вносится в трудовую книжку запись о приеме на работу и заполняются соответствующие сведения в личной карточке.

Унифицированная форма № Т-2 «Личная карточка работника» заполняется представителем кадровой службы на лиц, принятых на работу, на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу, паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж; страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, документов воинского учета, документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки), а также сведений, сообщенных о себе работником. В отдельных случаях с учетом специфики работы предусматривается предъявление дополнительных документов.

При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, заверяемые подписью сотрудника кадровой службы.

Унифицированная форма № Т-3 «Штатное расписание» применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее уставом (положением). Содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц. Утверждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. Аналогичным образом в него вносятся изменения.

Приказ (распоряжение) о переводе одного работника (форма № Т-5) или группы работников (форма № Т-5а) на другую работу в той же организации или в другую местность вместе с организацией заполняется сотрудником кадровой службы с учетом письменного согласия работника, подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляется работнику под расписку. На основании приказа (распоряжения) делаются отметки в личной карточке работника, лицевом счете, вносится соответствующая запись в трудовую книжку.

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска одному работнику (форма № Т-6) или группе работников (форма № Т-6а) в соответствии с законодательством, коллективным договором, локальными нормативными актами организации, трудовым договором составляется сотрудником кадровой службы, подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляется работнику под расписку. На основании приказа (распоряжения) делаются отметки в личной карточке, лицевом счете и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск.

График отпусков (форма № Т-7) применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. Является сводным графиком, подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации с учетом мотивированного мнения выборного профсоюзного органа (при наличии последнего). При переносе отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения с разрешения лица, утвердившего график.

Приказы (распоряжения) о прекращении (расторжении) трудового договора с отдельным работником (увольнении) (форма № Т-8) и группой работников (форма № Т-8а) применяются для оформления и учета увольнения работников. Составляются сотрудником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работникам под расписку в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения) оформляется записью в точном соответствии с формулировкой действующего законодательства Российской Федерации.

При увольнении материально ответственного лица к приказу (распоряжению) прилагается документ об отсутствии материальных претензий к работнику.

На основании приказа (распоряжения) о прекращении (расторжении) трудового договора (увольнении) делается запись в личной карточке, лицевом счете, трудовой книжке, производится расчет с работником.

Приказы (распоряжения) о поощрении отдельного работника (форма № Т-11) и группы работников (форма № Т-11а) применяются для оформления и учета поощрений за успехи в работе. Составляются на основании представления руководителя структурного подразделения организации, подписываются руководителем организации и объявляются работнику под расписку. На основании приказа (распоряжения) вносится соответствующая запись в личную карточку работника и трудовую книжку.

Документы по учету рабочего времени и расчетов
с персоналом по оплате труда

Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма № Т-12) и Табель учета рабочего времени (форма № Т-13) применяются для учета времени, фактически отработанного и (или) не отработанного каждым работником организации, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду.

Составляются в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, подписываются руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы, передаются в бухгалтерию.

Затраты рабочего времени учитываются в табеле или методом сплошной регистрации явок и неявок на работу, или путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т. п.). При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных или общественных обязанностей и т. д.), в табеле в верхней строке в графах проставляются только коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми.

Расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49), расчетная ведомость (форма № Т-51), платежная ведомость (форма № Т-53) применяются для расчета и выплаты заработной платы работникам организации. При применении расчетно-платежной ведомости по форме № Т-49 другие расчетные и платежные документы (по формам № Т-51 и Т-53) не составляются. На работников, получающих заработную плату с применением платежных карт, составляется только расчетная ведомость, а расчетно-платежная и платежная ведомости не составляются.

Ведомости составляются в одном экземпляре в бухгалтерии.

На титульном листе расчетно-платежной ведомости (форма № Т-49) и платежной ведомости (форма № Т-53) указывается общая сумма, подлежащая выплате. Разрешение на выплату заработной платы подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. В конце ведомости указываются суммы выплаченной и депонированной заработной платы.

Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма № Т-61) применяется для учета и расчета причитающейся заработной платы и других выплат работнику при прекращении действия трудового договора. Составляется сотрудником кадровой службы или уполномоченным им на это лицом. Расчет причитающейся заработной платы и других выплат производится работником бухгалтерии.

  • Оглавление
    • Глава 1. Характеристика прикладного решения
      • 1.1. Расчет заработной платы
      • 1.2. Новые системы оплаты труда сотрудников федеральных государственных учреждений
      • 1.3. Расчет денежного довольствия военнослужащих
      • 1.4. Особенности государственных органов управления, органов местного самоуправления
      • 1.5. Учет заработной платы по источникам финансирования
      • 1.6. Учет кадров и анализ кадрового состава
      • 1.7. Трудовые отношения, кадровое делопроизводство
      • 1.8. Персонифицированный учет
      • 1.9. Автоматизация набора кадров
      • 1.10. Исчисление регламентированных налогов
      • 1.11. Регламентированная отчетность
      • 1.12. Ведение учета деятельности нескольких учреждений
      • 1.13. Сервисные возможности
        • 1.13.1. Диагностика ошибочных ситуаций
        • 1.13.2. Исправление расчетных документов прошлого периода
        • 1.13.3. Исправление кадровых документов
        • 1.13.4. Поиск данных
        • 1.13.5. Управление доступом к учетным данным
        • 1.13.6. Администрирование работы пользователей
        • 1.13.7. Работа с распределенными информационными базами
        • 1.13.8. Автоматическое обновление конфигурации
    • Глава 2. Начало работы
      • 2.1. Главное окно
      • 2.2. Количество рабочих информационных баз
      • 2.3. Настройка параметров учета
      • 2.4. Стартовый помощник
        • 2.4.1. Сведения о пользователе
        • 2.4.2. Настройка программы
        • 2.4.3. Денежное довольствие военнослужащих
        • 2.4.4. Тарифная сетка контрактников
        • 2.4.5. Дополнительные надбавки
        • 2.4.6. Перенос данных
        • 2.4.7. Основные данные учреждения
        • 2.4.8. Расчет зарплаты
        • 2.4.9. Коды и регистрационные номера
        • 2.4.10. Производственный календарь
      • 2.5. Настройка параметров учета
        • 2.5.1. Особенности учреждения
        • 2.5.2. Денежное довольствие
        • 2.5.3. Бухгалтерский учет
        • 2.5.4. Алгоритмы расчетов
        • 2.5.5. Кадровый учет
        • 2.5.6. Расчет зарплаты
        • 2.5.7. Выплата зарплаты
        • 2.5.8. Единый налог на вмененный доход
        • 2.5.9. Страховые взносы
        • 2.5.10. Расчет страховых взносов
        • 2.5.11. НДФЛ
        • 2.5.12. Государственные пособия
        • 2.5.13. Прочие ставки
      • 2.6. Учреждения
        • 2.6.1. Расчет зарплаты
          • Особенности расчета зарплаты для воинских частей
        • 2.6.2. Ответственные лица учреждения
        • 2.6.3. Адреса и телефоны учреждения
        • 2.6.4. Коды
        • 2.6.5. Документооборот
      • 2.7. Подразделения учреждения
      • 2.8. Обособленные подразделения
        • 2.8.1. Обособленные подразделения с выделенным балансом
        • 2.8.2. Обособленные подразделения без выделенного баланса
      • 2.9. Настройка программы
        • 2.9.1. Заголовок программы
        • 2.9.2. Бухучет зарплаты
        • 2.9.3. Работа с задачами
        • 2.9.4. Ограничение доступа
        • 2.9.5. Обмен данными
        • 2.9.6. Прочие настройки
        • 2.9.7. Версия конфигурации
        • 2.9.8. Защита персональных данных
      • 2.10. Классификаторы
      • 2.11. Управление доступом пользователей
        • 2.11.1. Пользователи
          • Регистрация пользователя
          • Аутентификация пользователя
          • Интерфейсы
        • 2.11.2. Роли
        • 2.11.3. Группы пользователей
        • 2.11.4. Ограничения доступа на уровне записей
          • Виды объектов доступа
          • Укрупненный доступ
          • Настройка доступа
            • Настройка доступа из справочника «Группы пользователей»
            • Настройка доступа из справочника вида объектов доступа
        • 2.11.5. Запрет на изменение данных ранее определенной даты
        • 2.11.6. Последующий контроль действий пользователей
      • 2.12. Роли исполнителей
      • 2.13. Персональные настройки пользователя
        • 2.13.1. Самостоятельное изменение пароля
        • 2.13.2. Рабочая дата
      • 2.14. Начальные данные для проведения расчетов зарплаты
    • Глава 3. Учет кадров
      • 3.1. Классификаторы кадровой информации
        • 3.1.1. Классификаторы кадровой информации
          • Адресный классификатор
          • Контактная информация
      • 3.2. Сотрудники и физические лица
        • 3.2.1. Помощник приема на работу
          • Ввод данных физического лица
          • Выбор категории сотрудника
          • Сведения для приказа о приеме на работу
          • Сведения об оплате труда (денежном содержании)
          • Договор гражданско-правового характера
          • Дополнительная информация о физическом лице
          • Завершение работы помощника
        • 3.2.2. Сотрудники
        • 3.2.3. Физические лица
          • Ввод данных физического лица
          • Сведения о стаже
          • Свойства и категории физических лиц
      • 3.3. Должности
      • 3.4. Штатное расписание
        • 3.4.1. Особенности штатного расписания для военнослужащих
        • 3.4.2. Особенность штатного расписания для гражданского персонала
        • 3.4.3. Отчеты по штатному расписанию
      • 3.5. Движения гражданского персонала
        • 3.5.1. Прием на работу
        • 3.5.2. Кадровое перемещение
        • 3.5.3. Увольнение
        • 3.5.4. Договор на выполнение работ
        • 3.5.5. Отчеты о движениях кадров
      • 3.6. Графики работы гражданского персонала
        • 3.6.1. Производственный календарь
        • 3.6.2. Общие графики работы
        • 3.6.3. Заполнение общего графика
          • Заполнение графика по шаблону
          • Заполнение графика по ручной настройке
          • Графики неполного рабочего времени
          • Особенности суммированного учета рабочего времени
          • Изменение заполненного графика
        • 3.6.4. Индивидуальные графики работы
      • 3.7. Учет рабочего времени гражданского персонала
        • 3.7.1. Общая схема расчета отработанного времени
        • 3.7.2. Классификатор использования рабочего времени
        • 3.7.3. Настройка учета рабочего времени для начислений заработной платы
        • 3.7.4. Сплошная регистрация отработанного рабочего времени
          • Виды рабочего времени
          • Сводный ввод сведений об отработанном времени
        • 3.7.5. Регистрация отработанного рабочего времени методом отклонения
        • 3.7.6. Регистрация фактических отпусков
        • 3.7.7. Командировки
        • 3.7.8. Неявки и болезни
        • 3.7.9. Возврат на работу
        • 3.7.10. Табели учета рабочего времени
      • 3.8. Ежегодные отпуска гражданского персонала
        • 3.8.1. Регистрация прав сотрудников на отпуска
        • 3.8.2. Правила учета отпусков
        • 3.8.3. Планирование отпусков
        • 3.8.4. Регистрация использования отпусков
        • 3.8.5. Сводные сведения по отпускам
          • Отчет по отпускам
          • График отпусков
          • Отпуска
          • Отпуска руководителей
          • Фактические отпуска
      • 3.9. Воинский учет гражданского персонала
        • 3.9.1. Справочники воинского учета
        • 3.9.2. Отчетность для военкоматов
      • 3.10. Кадровый учет военнослужащих
        • 3.10.1. Использование «Помощника приема на работу»
          • Основные данные
          • Условия службы
          • Денежное довольствие
          • Дополнительная информация
          • Завершение работы
        • 3.10.2. Зачисление в списки части
        • 3.10.3. Зачисление в штат
        • 3.10.4. Кадровое перемещение военнослужащих
        • 3.10.5. Исключение из списков части
        • 3.10.6. Присвоение воинских званий
        • 3.10.7. Отчетность по военнослужащим
          • Денежный аттестат
          • Лицевой счет военнослужащего
          • Унифицированная форма 3-ОБ
      • 3.11. Применимость документов кадрового учета к категориям персонала
    • Глава 4. Заработная плата
      • 4.1. Последовательность ввода данных
      • 4.2. Начисления и удержания
        • 4.2.1. Начисления
        • 4.2.2. Основные начисления
        • 4.2.3. Разовые начисления
        • 4.2.4. Удержания
        • 4.2.5. Формулы расчета
          • Показатели формул расчета
      • 4.3. Ввод сведений о плановых начислениях и удержаниях сотрудников
        • 4.3.1. Плановые начисления
          • Ввод постоянного начисления или удержания
          • Ввод сведений о плановых начислениях сотрудников
        • 4.3.2. Плановые удержания сотрудников
          • Ввод сведений о плановых удержаниях сотрудников
          • Исполнительный лист
        • 4.3.3. Управление размером плановых начислений
      • 4.4. Ввод сведений о разовых начислениях и удержаниях
        • 4.4.1. Премии
        • 4.4.2. Оплата работы в праздничные и выходные дни
        • 4.4.3. Оплата сверхурочных часов
        • 4.4.4. Прочие разовые начисления
        • 4.4.5. Государственные единовременные пособия
        • 4.4.6. Сдельный наряд на выполненные работы
        • 4.4.7. Расчет при увольнении
      • 4.5. Ввод сведений о начислениях за периоды отсутствий
        • 4.5.1. Пример начислений за период отсутствия
        • 4.5.2. Соотношения между кадровыми и расчетными документами
        • 4.5.3. Формирование расчетных документов на основании кадровых документов
        • 4.5.4. Начисление по больничному листу
          • Отпуск по беременности и родам военнослужащим
        • 4.5.5. Начисление отпуска по уходу за ребенком
          • Отпуск по уходу за ребенком военнослужащего
        • 4.5.6. Начисление отпуска
        • 4.5.7. Начисление денежного довольствия за время отпуска
        • 4.5.8. Оплата по среднему заработку
        • 4.5.9. Неоплачиваемые невыходы
      • 4.6. Начисление зарплаты
        • 4.6.1. Расчет первой половины месяца
        • 4.6.2. Поэтапный расчет зарплаты
        • 4.6.3. Начисления по договорам гражданско-правового характера
        • 4.6.4. Перерасчет зарплаты
        • 4.6.5. Расчетчики зарплаты
      • 4.7. Выплата зарплаты
        • 4.7.1. Подготовка выплаты зарплаты
        • 4.7.2. Выплата зарплаты через кассу
        • 4.7.3. Выплата зарплаты через банк
        • 4.7.4. Электронный обмен информацией с банком
          • Открытие лицевых счетов сотрудников
          • Перечисление зарплаты на лицевые счета
        • 4.7.5. Депонирование зарплаты
          • Регистрация депонентов
          • Выплата депонентов
          • Списание депонента
          • Книга депонентов
      • 4.8. Сторнирование
      • 4.9. Отчетность по зарплате
      • 4.10. Применимость расчетных документов к категориям персонала
    • Глава 5. Исчисление налогов и страховых взносов
      • 5.1. Налог на доходы физических лиц
        • 5.1.1. Параметры начислений, влияющие на расчет налога
        • 5.1.2. Характеристики физических лиц, влияющие на расчет налога
          • Стандартные вычеты и статус налогоплательщика
          • Социальные вычеты
          • Имущественные вычеты
          • Профессиональные вычеты
        • 5.1.3. Расчет налога
        • 5.1.4. Уплата налога
        • 5.1.5. Перерасчет и возврат налога
        • 5.1.6. Особые случаи исчисления налога
        • 5.1.7. Справки по налогу
          • Справка для передачи в инспекцию ФНС
          • Рабочее место для подготовки справок
          • Справка сотруднику
      • 5.2. Страховые взносы
        • 5.2.1. Тарифы обязательных страховых взносов
        • 5.2.2. Способы учета доходов
        • 5.2.3. Начисление и уплата страховых взносов
      • 5.3. Персонифицированный учет
        • 5.3.1. Анкетные данные сотрудников
          • Форма АДВ-1
          • Формы АДВ-2 и АДВ-3
        • 5.3.2. Сведения о стаже и заработке
          • Сведения о страховом стаже и заработке (СЗВ-4, СЗВ-6)
          • Опись сведений АДВ-6-2
          • Сведения о начисленном заработке СЗВ-6-3
          • Сведения о страховом стаже и заработке СПВ-1
          • Особые сведения о стаже
          • Ввод данных для СЗВ-6 и СПВ
          • Особенности ввода записей о стаже
          • Профессии и должности льготного пенсионного обеспечения
        • 5.3.3. Подготовка данных для передачи в ПФР
          • Квартальная отчетность
          • Оформление пенсии
          • Работа с подготовленными документами
        • 5.3.4. Форма СЗВ-К
          • Передача форм СЗВ-К в ПФР
      • 5.4. Регламентированная отчетность
        • 5.4.1. Работа с регламентированными отчетами
          • Групповой режим работы с журналом отчетов
          • Отборы в журнале отчетов
        • 5.4.2. Заполнение регламентированного отчета
          • Стартовое окно
          • Форма регламентированного отчета
          • Настройка отчета
          • Заполнение ячеек отчета
          • Ручная корректировка учетных данных
          • Расшифровка показателей отчета
        • 5.4.4. Хранение регламентированных отчетов
        • 5.4.5. Выгрузка регламентированных отчетов в электронном виде
          • Документ выгрузки
        • 5.4.6. Предоставление регламентированной отчетности через Интернет
        • 5.4.7. Календарь бухгалтера
        • 5.4.8. Настройка списка регламентированных отчетов
          • Добавление нового отчета вручную
      • 5.5. Добровольные страховые взносы
        • 5.5.1. Сведения о сотрудниках, желающих уплачивать добровольные страховые взносы
        • 5.5.2. Удержание добровольных страховых взносов из заработной платы
        • 5.5.3. Перечисление добровольных страховых взносов
    • Глава 6. Отражение результатов расчета в учете
      • 6.1. Используемые измерения учета
      • 6.2. Статьи финансирования
        • 6.2.1. Код вида финансового обеспечения
        • 6.2.2. Классификационный признак счета
        • 6.2.3. Источник финансового обеспечения
      • 6.3. Статьи расходов
        • 6.3.1. Единый план счетов бухгалтерского учета
        • 6.3.2. Субконто
      • 6.4. Коды экономической классификации (КОСГУ)
      • 6.5. Шаблоны проводок
      • 6.6. Исходные сведения для отражения в учете
        • 6.6.1. Настройки отражения в учете
          • Источники данных о сотруднике и его плановых начисления (в порядке приоритетов)
        • 6.6.2. Параметры отражения в документах
          • Документы «Премии» и «Прочие разовые начисления»
          • Документ «Сдельный наряд на выполненные работы»
        • 6.6.3. Вид начисления и удержания
        • 6.6.4. Постоянные сведения для конкретных начислений сотрудников
        • 6.6.5. Ежемесячные сведения о бухучете зарплаты
        • 6.6.6. Постоянные сведения для всех начислений сотрудника
        • 6.6.7. Настройки подразделения
        • 6.6.8. Настройки учреждения
        • 6.6.9. Указание параметров отражения в документах расчета
          • Параметры отражения в документах групповых расчетов
          • Параметры отражения в документах индивидуальных расчетов
      • 6.7. Консолидация сведений для отражения в учете
      • 6.8. Отчетность по отражению в учете
        • 6.8.1. Отчет «Отражение зарплаты в бухгалтерском учете»
        • 6.8.2. Отчет «Журнал операций расчетов по оплате труда»
        • 6.8.3. Отчет «Регистр учета расходов по оплате труда»
      • 6.9. Обмен данными с программой «1СБухгалтерия государственного учреждения 8»
        • 6.9.1. Настройка обмена данными
        • 6.9.2. Выполнение обмена данными
        • 6.9.3. Обмен данными без прямого подключения
          • Настройка обмена без прямого подключения
          • Выполнение обмена без прямого подключения
    • Глава 7. Подбор и обучение персонала
      • 7.1. Планирование потребностей в персонале
        • 7.1.1. Описания должностей кадрового планирования
        • 7.1.2. Кадровое планирование
          • Кадровый план
          • Вакансии
        • 7.1.3. Отчеты по кадровому плану
          • Состояние кадрового плана
          • Исполнение кадрового плана
          • Коэффициент текучести кадров
      • 7.2. Поиск и отбор персонала
        • 7.2.1. Кандидаты
        • 7.2.2. Набор персонала
          • Неразобранные письма
        • 7.2.3. Учет затрат на привлечение персонала
      • 7.3. Обучение персонала
        • 7.3.1. Занятия
        • 7.3.2. Учебные курсы
        • 7.3.3. Планирование регулярного обучения
        • 7.3.4. Заявки на обучение
        • 7.3.5. Итоговый учебный план
        • 7.3.6. Регистрация обучения
        • 7.3.7. Анализ результатов обучения
      • 7.4. Оценка по компетенциям
        • 7.4.1. Описания и шкалы компетенций
        • 7.4.2. Дополнительные шкалы
        • 7.4.3. Глоссарий компетенций
        • 7.4.4. Указание компетенций в описаниях должностей
      • 7.5. Аттестации
        • 7.5.1. Планирование и проведение аттестаций
        • 7.5.2. Анализ результатов аттестаций
      • 7.6. Анкетирование персонала
        • 7.6.1. Подготовка вопросов
        • 7.6.2. Подготовка анкеты
        • 7.6.3. Передача анкет респондентам
        • 7.6.4. Заполнение анкеты респондентами
        • 7.6.5. Регистрация результатов анкетирования
    • Глава 8. Сервисные возможности
      • 8.1. Поиск данных
      • 8.2. Работа с распределенными базами данных
        • 8.2.1. Настройка информационной базы для обмена данными
        • 8.2.2. Текущие обмены данными
      • 8.3. Встроенный почтовый клиент
        • 8.3.1. Настройки электронной почты
          • Подключение к почтовому серверу
          • Автоматическое получение и отправка писем
          • Группы писем, кодировка и формат
          • Группировка писем по предметам
          • Права доступа
          • Автоматическая подпись
          • Названия групп писем
          • Фильтрация входящих писем
        • 8.3.2. Электронное письмо
        • 8.3.3. Адресная книга
        • 8.3.5. Поиск адресатов по фрагменту имени или электронного адреса
        • 8.3.6. Поиск электронных писем по объекту информационной базы
      • 8.4. Внешние отчеты и обработки
        • 8.4.1. Обработки заполнения табличных частей
        • 8.4.2. Обработки печатных форм
      • 8.5. Групповая обработка справочников и документов
      • 8.6. Задачи
        • 8.6.1. Задачи без конкретного исполнителя
        • 8.6.2. Задачи для конкретного исполнителя
        • 8.6.3. Выполнение задачи

Контрольная работа: Реализация кадровой политики предприятия с помощью программы «1С: Зарплата и Управление Персоналом»

Реализация кадровой политики предприятия с помощью программы «1С: Зарплата и Управление Персоналом»

Оглавление

1. Описание и характеристика конфигурации

2. Основные функции конфигурации

2.1 Расчет, начисление и выплата заработной платы

2.2 Управление финансовой мотивацией персонала

2.3 Налоги и взносы с оплаты труда

2.4 Регламентированный кадровый учет

2.5 Планирование потребностей в персонале

2.6 Обеспечение бизнеса кадрами

2.7 Управление компетенциями, аттестациями и обучением

Список используемой литературы

1. Описание и характеристика конфигурации

Конфигурация 1С: «Зарплата и Управление Персоналом» – прикладное решение нового поколения, предназначенное для реализации кадровой политики предприятия и денежных расчетов с персоналом по следующим направлениям:

— планирование потребностей в персонале;

— решение задач обеспечения бизнеса кадрами – подбор, анкетирование и оценка;

— управление компетенциями и аттестация работников;

— управление финансовой мотивацией персонала;

— эффективное планирование занятости персонала;

— учет кадров и анализ кадрового состава;

— расчет заработной платы персонала;

— исчисление регламентированных законодательством налогов и взносов с фонда оплаты труда;

— отражение начисленной зарплаты и налогов в затратах предприятия.

Предметная область, автоматизируемая конфигурацией «Зарплата и Управление Персоналом», поясняется следующей схемой (Рис. 1).

Рис. 1. Область задач программы

Конфигурация позволяет вести учет в единой информационной базе от имени нескольких организаций – юридических лиц, а также индивидуальных предпринимателей, которые с точки зрения организации бизнеса составляют единое предприятие.

В конфигурации параллельно ведутся два вида учета: управленческий и регламентированный. Управленческий учет ведется по предприятию в целом, а регламентированный учет ведется отдельно для каждой организации.

Конфигурация «Зарплата и Управление Персоналом» позволяет повысить эффективность кадровой политики предприятия. Конфигурация будет полезна для всех участников, прямо или косвенно с ней взаимодействующих.

Руководство будет иметь полный контроль над происходящим, задавать структуру предприятия и составляющих его организаций, анализировать кадровый состав, принимать управленческие решения на основе полной и достоверной информации. Мощные аналитические отчеты предоставляют пользователю информацию в произвольных разрезах.

Кадровая служба получит ценный инструмент автоматизации рутинных задач, в том числе анкетирования и подготовки отчетов о работниках с различными условиями отбора и сортировки.

Работники предприятия будут уверены в том, что в любой момент смогут быстро получить необходимые им справки, сведения о своем отпуске, данные персонифицированного учета в Пенсионный фонд и т.д.

Представление регламентированной отчетности в государственные органы станет гораздо менее трудоемким процессом. Особенно это касается персонифицированных сведений для Пенсионного фонда.

С целью ведения бухгалтерского учета обеспечена совместная работа конфигурации «Зарплата и Управление Персоналом» с решением «1С: Бухгалтерия 8.0».

2. Основные функции конфигурации

Прикладное решение «1С: Зарплата и Управление Персоналом 8» автоматизирует решение следующих задач:

— расчет заработной платы;

— управление финансовой мотивацией персонала;

— исчисление регламентированных законодательством налогов и взносов с фонда оплаты труда;

— отражение начисленной зарплаты и налогов в затратах предприятия;

— управление денежными расчетами с персоналом, включая депонирование;

— учет кадров и анализа кадрового состава;

— автоматизация кадрового делопроизводства;

— планирование потребностей в персонале;

— обеспечение бизнеса кадрами;

— управление компетенциями, обучением, аттестациями работников.

2.1 Расчет, начисление и выплата заработной платы

В прикладном решении автоматизированы практически все виды начислений оплаты труда, используемых на хозрасчетных предприятиях, и связанных с ними удержаний, налогов и взносов. Реализованы основные формы оплаты труда: повременная (с использованием месячных, дневных и почасовых тарифных ставок) и сдельная формы оплаты труда, а также их варианты – повременно-премиальная и сдельно-премиальная формы оплаты труда.

Для использования повременной оплаты труда работника необходимо при оформлении его приема на работу указать размер оплаты труда и график, по которому будет учитываться отработанное время (Рис. 2).

Рис. 2. Прием на работу

Если в результате кадровых перестановок график работы работника изменяется, то такие события должны быть документально зарегистрированы в информационной базе.

Специально вести учет отработанного времени не потребуется. Фактически отработанное время будет вычисляться как объем планового времени, которое должен был отработать работник согласно графику, минус документально зафиксированные отклонения от этого графика, когда в указанное в графике рабочее время работник отсутствовал, например, по причине отпуска или болезни.

При сдельной оплате труда для расчета суммы заработка необходимо ежемесячно регистрировать фактическую выработку работника специальными документами – сдельными нарядами. Но график работы также требуется указывать, поскольку он используется в некоторых других расчетах.

Используемые для учета отработанного времени графики работы могут быть следующих типов: пятидневные, шестидневные, сменные и, кроме того, индивидуальные.

В конфигурации необходимо указывать продолжительность рабочей недели и часы рабочего времени: интервалы работы в течение рабочего дня или смены с исключением перерыва на обед. Например, для 40–часовой рабочей недели и пятидневного графика работы часы рабочего времени могут быть такими: с 8-00 до 12-00 и с 13-00 до 17-00 (здесь предполагается, что перерыв на обед занимает время с 12-00 до 13-00). В конфигурации поддерживаются графики суммированного учета рабочего времени, а также графики сокращенного рабочего времени.

Предусмотрено автоматическое заполнение текущего календаря графика работы с учетом общегосударственных праздников, в котором отражаются рабочие дни, укороченные предпраздничные дни и перенесенные дни отдыха. Список общегосударственных праздников также хранится в информационной базе.

Предусмотрена возможность ввода подробных и/или сводных табелей учета рабочего времени, как первичных документов, данные которых используются далее при начислении зарплаты; в этом случае отработанное время определяется по данным табеля, существующие же графики работы будут использованы только для определения нормативного количества рабочего времени.

При формировании табеля учета отработанного времени по форме Т-13 в условиях отсутствия данных о расчетах заработной платы используются данные об отсутствии работников, зарегистрированные в «кадровом» контуре учета.

Все начисления организации объединены в две большие группы (Рис. 3):

— Основные начисления – это начисления, характеризующиеся продолжительностью во времени, т.е. имеющие период действия (оплата по тарифным ставкам, оплата периодов отсутствия работника и пр.).

— Дополнительные начисления – это начисления, характеризующиеся одной датой начисления, например премии или дивиденды. Эти начисления, тем не менее, могут рассчитываться на основании сумм, ранее начисленных по основным начислениям.

Рис. 3. Основные и дополнительные начисления

Каждый вид начислений характеризуется способом расчета и другими параметрами. Конфигурация содержит набор предопределенных видов начислений и удержаний. В частности, предусмотрены начисления по нескольким видам отпусков и нескольким видам простоев в рабочее время, удержания алиментов и др. Но пользователи могут добавлять неограниченное количество собственных видов начислений и удержаний со всеми предусмотренными в конфигурации способами расчета для начислений (удержаний).

Основные начисления могут рассчитываться следующими способами:

— по тарифной ставке (месячной, дневной или часовой) за фактический период действия начисления;

— сдельно за фактический период действия начисления;

— процентом (от сумм, начисленных по указанным базовым начислениям);

— фиксированной суммой;

— по среднему заработку для отпуска по календарным дням;

— по среднему заработку для отпуска при расчете из рабочих дней;

— по среднему заработку для исчисления пособий по временной нетрудоспособности;

— по среднему заработку (например, для оплаты командировок);

— доплата до среднего заработка;

— как пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет;

— как пособие по уходу за ребенком до 3-х лет и др.

Дополнительные начисления могут рассчитываться следующими способами:

— процентом (от сумм, начисленных по указанным базовым начислениям);

— фиксированной суммой.

Удержания могут рассчитываться следующими способами:

— процентом (от сумм, начисленных по указанным базовым начислениям);

— для удержания по исполнительным документам (т.е. с предварительным уменьшением суммы базовых начислений на сумму налогов);

— фиксированной суммой.

Можно указать, что основное или дополнительное начисление являются доходами в натуральной форме. К доходам в натуральной форме, например, относятся проездные билеты, выдаваемые работникам предприятия. Доходы в натуральной форме отличаются от доходов в денежной формы тем, что они не учитываются в денежных взаиморасчетах с работниками.

После ввода в информационную базу сведений о текущей выработке работников, об отклонениях от графика работы (в том числе почасовых невыходов), о разовых начислениях и удержаниях можно произвести собственно расчет заработной платы и связанных с ней начислений.

Для расчета зарплаты используется документ «Начисление зарплаты работникам организаций» (Рис. 4).

Рис. 4. Расчет заработной платы

Для выполнения расчета пользователю следует создать новый документ и указать самые общие параметры расчета: месяц начисления зарплаты, организацию и др., после чего остальные действия – заполнение табличной части документа и собственно расчет – могут быть выполнены автоматически. Причем автоматически рассчитаются все удержания: налог на доходы физических лиц, суммы займов, по которым наступил срок погашения, алименты и др. Рассчитанные удержания отразятся на соответствующих закладках табличной части документа. Пользователь может изменить результаты вручную, после чего при последующих расчетах будут использоваться исправленные пользователем результаты без автоматического пересчета. Если пользователь передумает, он может снять эту защиту и выполнить автоматический пересчет записей расчета.

Конфигурация автоматически справляется со сложными ситуациями, когда информация о причинах отсутствия работника вносится несколько раз. При регистрации отсутствия работника по невыясненной причине зарплата за период отсутствия начислена не будет, но если позже он принесет больничный лист, касающийся этого периода, то при следующем начислении заработной платы ему будет начислена оплата по больничному листу за дни болезни. Можно ввести начисления, относящиеся к прошлым месяцам. Реализован расчет выплачиваемых сумм с округлением.

Конфигурация предоставляет возможность разделения работы по начислению заработной платы на следующие этапы: сначала в информационную базу вводятся данные об основных и дополнительных начислениях работников; затем вводятся данные о погашении займов работников; на следующем этапе автоматически рассчитывается налог на доходы физических лиц (НДФЛ); в последнюю очередь начисляются прочие удержанию. Каждый этап может быть оформлен отдельным документом «Начисление заработной платы». Такой порядок начисления заработной платы может быть удобен для крупных организаций, где начислением заработной платы занимаются несколько сотрудников расчетной службы.

Другой возможный принцип разделения работы по начислению заработной платы, который поддерживается в конфигурации «Зарплата и Управление Персоналом», – по подразделениям. За отдельными пользователями – расчетчиками зарплаты – закрепляются обязанности по начислению зарплаты в конкретных подразделениях с внесением этих сведений в информационную базу. Если при формировании документов указывать расчетчика, то в табличную часть будут автоматически вноситься работники только тех подразделений, которые обслуживаются выбранным расчетчиком.

Предоставляется возможность автоматизированного расчета заработной платы за первую половину месяца с учетом введенных на момент расчета данных об отклонениях и фактической выработке работников.

Для подготовки выплаты зарплаты используется документ «Зарплата к выплате организаций» (Рис. 5).

Рис. 5. Выплата заработной платы

Документ формируется и заполняется автоматизированным образом. В документе предусмотрена возможность регистрации выплаты зарплаты через кассу организации, а также путем безналичного перечисления зарплаты на счета работников в банке. Конфигурация обеспечивает формирование всех бумажных печатных форм, связанных с начислением и выплатой зарплаты: расчетных листков, платежных ведомостей и др.

Для организаций, где не принято использовать общую платежную ведомость для регистрации выплат заработной платы, предусмотрен механизм группового формирования расходных кассовых ордеров (по одному на каждого работника) непосредственно из формы документа. Дополнительно поддерживается возможность автоматически передать информацию о созданных РКО в информационную базу конфигурации «Бухгалтерия предприятия».

Конфигурация содержит необходимые средства для учета депонированной заработной платы.

Для распределения зарплаты, перечисленной в банк, по карточным счетам работников, предлагается специальный механизм обмена информацией, разработанный фирмой «1С» совместно со Сбербанком РФ. Обмен данными о перечисляемых суммах заработной платы происходит с помощью файлов формата XML.

Для считывания информации из полученного файла, для формирования файла, предназначенного к отправке в банк, в конфигурации «Зарплата и Управление Персоналом» используется специальная обработка (Рис. 6).

Предлагаемый механизм позволяет в электронном виде передать в банк информацию, необходимую для открытия карточных счетов работника, получить из банка подтверждение об их открытии с необходимыми параметрами карточных счетов работников организации, и затем организовать регулярное зачисление зарплаты на карточные счета.

Рис. 6. Импорт данных о перечисляемых суммах заработной платы

2.2 Управление финансовой мотивацией персонала

Для управления мотивацией менеджеров и рядовых работников предприятия устанавливается зависимость уровня их дохода от результатов труда (Рис. 7).

Рис. 7. Показатели схем мотивации

Функционал управления мотивацией позволяет подобрать прозрачную и эффективную схему финансовой мотивации для любой должности.

Прикладное решение позволяет:

— Формировать схемы оплаты труда с неограниченным количеством поощрений и взысканий.

— Вводить линейную и нелинейную зависимость размера поощрения/взыскания от результатов работы.

— Вводить привычные названия для результатов работы.

В состав функционала управления мотивацией входят:

— справочник показателей схем мотивации;

— универсальный набор способов расчета (формул для расчета);

— план видов расчета, позволяющие создавать разнообразные комбинации способов расчета и показателей схем мотивации;

— интерфейс для пошаговой разработки / изменения схем мотивации.

Важным элементом функционала управления мотивацией является набор используемых показателей (Рис. 8).

Показатели схем мотивации объединяются в следующие классы:

— индивидуальные – используются для конкретных работников предприятия;

— для подразделения – используются для работников соответствующего подразделения;

— общие – используются для всех работников.

Схема мотивации является основанием для расчета управленческой зарплаты и ввода данных, необходимых для ее расчета. Правила расчета управленческой зарплаты в соответствии с утвержденной схемой мотивации для конкретной должности могут быть представлены в наглядном виде.

С одной стороны, схема мотивации – это инструмент максимально эффективного использования каждого работника в интересах предприятия. С другой стороны, схема мотивации – это средство для достижения высокого уровня доверительности во взаимоотношениях между работником и предприятием. Работник четко представляет себе, что от него требуется и какая награда его ожидает в случае достижения тех или иных результатов.

Рис. 8. Показатели управления мотивацией

2.3 Налоги и взносы с оплаты труда

Прикладное решение обеспечивает автоматизированный расчет налогов и взносов, связанных с заработной платой. Исходная информация для каждого вида расчета содержится в описании вида начисления (Рис. 9).

Рис. 9. Расчет налогов и взносов

В описание включается исчерпывающий набор сведений, которые могут понадобиться при заполнении документов и отчетных форм. Например, для налога на доходы физических лиц указывается числовой код дохода, который будет использоваться при заполнении отчетности по НДФЛ.

Прикладное решение содержит достаточный набор предопределенных видов начислений с полностью подготовленными описаниями. При необходимости пользователи могут вводить дополнительные виды начислений.

При регистрации документа «Начисление зарплаты работникам организаций» суммы налога на доходы физических к удержанию рассчитываются автоматически для каждого работника с учетом сведений о его правах на вычеты, содержащихся в информационной базе. Результаты расчета отображаются в табличной части документа на закладке «НДФЛ».

Расчет страховых взносов вынесен в отдельный документ (Рис. 10). Заполнение табличной части документа и собственно расчет выполняются автоматически с использованием зарегистрированных в информационной базе сведений о начисленных работникам суммах (в том числе введенной документами «Начисление зарплаты работникам организаций», оплаты невыходов и пр.).

Результаты автоматического расчета налогов и взносов пользователь может исправить вручную.

кадровый политика программа

Рис. 10. Расчет страховых взносов

Конфигурация обеспечивает формирование всей необходимой отчетности по страховым взносам и НДФЛ в электронном и бумажном виде в рамках регламентированной отчетности.

2.4 Регламентированный кадровый учет

Помимо решения задачи управления данными о работниках в интересах управленческого учета предприятия, что имеет конечной целью наиболее полное использование потенциала каждого работника, подсистема управления персоналом обеспечивает ведение регламентированного кадрового учета в полном соответствии с требованиями текущего законодательства.

Прикладное решение обеспечивает хранение следующей информации:

— личные данные о работниках как о физических лицах;

— подразделения и должности работника;

— служебные телефоны, адреса электронной почты, другая контактная информации.

Рис. 11. Управление данными работника

Для работы с данными, которые имеют отношение к определенному физическому лицу, но в информационной базе могут распределяться по разным справочникам и документам, предназначен специализированный инструмент конфигурации – «Управление данными работника» (Рис.11).

По накопленной информации о работниках можно построить разнообразные отчеты:

— списки работников,

— коэффициент текучести кадров и среднесписочная численность,

— движение кадров,

— статистика кадров,

— отчеты по отпускам (графики отпусков, использование отпусков и исполнение графика отпусков).

Рис. 12. Статистика кадров организации

Аналитические отчеты по работникам предоставляют возможность сформировать списки работников, отобранные и сгруппированные по различным критериям. Выводимые в отчет данные выбираются из широкого списка показателей, что дает возможность всесторонне анализировать кадровый состав предприятия и, следовательно, принимать более обоснованные управленческие решения (Рис. 12).

Пользователь может самостоятельно задавать параметры группировки и критерии отбора данных в отчетах в соответствии со спецификой решаемых задач. Такие индивидуальные настройки (фактически – созданные пользователем специализированные отчеты) могут быть сохранены в информационной базе для повторного использования.

На основании кадровых сведений информационной базы может быть сформирован специализированный отчет – штатное расписание. Штатное расписание организации может быть выведено по унифицированной форме Т-3.

Отчет будет содержать список штатных единиц организации, а также месячный фонд заработной платы по каждой единице (Рис. 13).

Аналитический отчет по штатному расписанию организаций отображает данные в одном из двух вариантов: в виде списка штатных единиц или в виде штатной расстановки.

Отчеты по штатному расписанию предоставляют возможность группировать информацию в следующих разрезах:

— организации,

— подразделения и должности организаций,

— виды тарифных ставок,

— графики работы,

— валюты тарифных ставок.

Регламентированный учет кадров организации ведется независимо от учета работников предприятия. Физическое лицо может быть принято на работу в несколько организаций предприятия или в несколько подразделений одной организации. Но повторный ввод одних и тех же сведений о физическом лице при этом не потребуется.

Рис. 13. Штатное расписание

В программе регистрируется все изменения для каждого работника в регламентированном кадровом учете: прием на работу, служебные перемещения, отпуска и командировки, вплоть до увольнения. Аналитическая отчетность предоставляет возможность сформировать разнообразные списки работников организации, отобранные и сгруппированные по различным критериям.

Информационная база содержит набор общероссийских классификаторов, предназначенных для работы с такими понятиями, как информация о населении (ОКИН), страны мира (ОКСМ), а также такие справочники, как виды документов удостоверяющих личность, классификаторы Пенсионного фонда Российской Федерации.

Воинский учет в конфигурации организован в соответствии с действующими нормативными документами.

В конфигурацию включены следующие отчеты, которые представляются организациями либо по запросам военкоматов, либо на регулярной основе:

— Данные для постановки на учет в военкомате;

— Численность граждан запаса (формы №6 и 11/МУ);

— Список граждан, подлежащих постановке на воинский учет;

— Список принятых и уволенных военнообязанных;

— Список юношей 15–16 лет;

— Список для первоначальной постановки юношей на воинский учет;

— Список принятых и уволенных призывников.

2.5 Планирование потребностей в персонале

Рис. 14. Кадровое планирование

Для планирования потребностей предприятия в персонале удобно использовать специальный инструмент. Данный инструмент позволяет просмотреть различные варианты подбора и распределения кадров, оценивая их выгоды и издержки (Рис. 14).

С целью поддержки коллективной работы по управлению персоналом функции по разработке и утверждению кадрового плана могут быть разделены между пользователями – менеджерами по управлению персоналом и руководителями предприятия.

Кадровый план можно сформировать по центрам финансовой ответственности либо по структуре организаций – юридических лиц; можно заполнить по текущему состоянию кадров.

Конфигурация содержит отчеты, позволяющие оценить эффективность кадровой работ (Рис. 15).

Рис. 15. Эффективность кадровой работы

2.6 Обеспечение бизнеса кадрами

Прикладное решение облегчает процесс подбора кадров и одновременно способствует повышению качества этого процесса за счет автоматизации и документирования операций по подбору и оценке кандидатов на работу в организации (Рис. 16).

Рис. 16. Операции по подбору и оценке кандидатов

С помощью прикладного решения выполняются следующие функции:

— хранение личных данных о кандидатах как о физических лицах;

— хранение материалов, появляющихся в процессе работы с кандидатом, от резюме до результатов анкетирования;

— планирование встреч с кандидатами и регистрация принятых решений вплоть до принятия на работу.

С помощью специального инструмента можно осуществить весь цикл набора кадров от появления новой вакансии до приема на работу (Рис. 17).

Рис. 17. Набор персонала

Инструмент предназначен для работы с заявками кандидатов, которые можно регистрировать в системе, как на основе данных внешних источников, так и из пришедших по электронной почте писем. Кроме того, инструмент позволяет:

— планировать собеседования с кандидатами на работу;

— вести переписку по электронной почте;

— вести поиск кандидатов на замещение конкретных вакансий.

В прикладном решении реализованы специальные механизмы автоматизации процессов анкетирования и опросов.

В информационной базе можно создавать и хранить типовые наборы вопросов, используемых при анкетировании/опросах работников или кандидатов на работу (Рис. 18).

Механизмы обеспечивают:

— формирование анкет или опросов;

— включать в анкету вопросы, предполагающие самые разные способы ответа:

— выбор одного из предложенных вариантов,

— выбор нескольких вариантов из предложенных,

— произвольные число, дата, телефонный номер, текст,

— ссылка на данные информационной базы и т. д.;

— рассылку анкет/опросов по электронной почте;

— загрузку и анализ полученных данных, сверку с данными информационной базы.

Рис. 18. Типовая анкета

Указанные механизмы дают возможность организовать сбор анкетных данных при подборе персонала, осуществлять опросы, исследовать удовлетворенность работников.

Эффективность работы по обеспечению бизнеса кадрами также подлежит оценке руководителем предприятия. Затраты на привлечение персонала можно проанализировать с помощью соответствующего отчета (Рис. 19).

Рис. 19. Эффективность затрат на источники

2.7 Управление компетенциями, аттестациями и обучением

Для оценки персонала все чаще применяются критерии оценки, формализованные и единые для всего предприятия. Такие критерии обычно называют компетенциями (Рис. 20).

Рис. 20. Компетенции

Прикладное решение позволяет:

— моделировать компетенции и формализовать оценки компетенций;

— создавать список должностных компетенций;

— проводить аттестацию работников по компетенциям.

С целью проверки компетенции работников и рационального распределения кадров на предприятии могут периодически проводиться специальные мероприятия – аттестации (Рис. 21).

Рис. 21. Аттестация

В едином интерфейсе реализована возможность проводить следующие работы:

— контролировать оценки работников;

— назначать аттестации;

— контролировать проведение аттестаций;

— анализировать оценки компетенций.

Обучение работников – это составная часть задачи по обеспечению необходимой квалификации персонала. Конфигурация помогает организовать работу по обучению персонала, разделяя ее на следующие элементы:

— выявление потребностей в обучении;

— составление учебных планов;

— организация обучения;

— оценка результативности обучения.

Рис. 22. Обучение работников

Предполагается, что в интересах планирования обучение персонала можно классифицировать следующим образом:

— регулярное обучение в соответствии с долгосрочной программой повышения квалификации персонала;

— разовое (ситуативное) обучение как реакция на единичные или внеплановые изменения организационных процессов на предприятии (например, всех работников предприятия нужно научить пользоваться новой пропускной системой; работников кадровой и бухгалтерской служб нужно научить работать с новым программным обеспечением).

На планирование разных видов обучения ориентированы разные документы конфигурации (Рис. 22).

Сводные данные по планам обучения, а также затратам на учебные курсы, их результативности можно получить с помощью отчетов конфигурации (Рис. 23).

Рис. 23. Учет затрат на обучение

Список используемой литературы

1. Корнюшин В.И. Ведение бухгалтерского учета на основе решений 1С. – М.: ИНФРА-М, 2009.

2. Рязанцева Н.А., Рязанцев Д.Н. 1С: Предприятие. Бухгалтерский учет. Секреты работы. – СПБ.: БХВ-Петербург, 2004.

3. Харитонов С.А. Компьютерная бухгалтерия 7.7 в системе гибкой автоматизации бухгалтерского учета: Научно-методическое издание. – М.: ЗАО «1С», 2008.

Кадровые данные о сотруднике

При приеме на работу сразу заполняется «Личная карточка» сотрудника. Личная карточка содержит наиболее полную информацию о сотруднике и рассчитана на ее ведение в течение периода работы сотрудника. Форма личной карточки приводится в приложении Г.

В личной карточке содержатся следующие реквизиты:

  • — ФИО сотрудника;
  • — дата приема;
  • — дата увольнения;
  • — категория;
  • — объект;
  • — должность /специальность;
  • — разряд;
  • — оклад / тариф;
  • — график работы;
  • — паспорт (вид документа, серия, номер, дата выдачи, кем выдан);
  • — адрес (страна, индекс, регион, город, насел. пункт, район, улица, дом, корпус, квартира);
  • — телефон;
  • — дата рождения;
  • — пол;
  • — семейное положение;
  • — вхождение в профсоюз;
  • — непрерывный стаж;
  • — воинский учет (звание, военкомат, годность, ВУС, спецучет);
  • — приказы по сотруднику (прием, отпуска, перемещения, увольнение);
  • — страховой номер ПФ;
  • — ИНН;
  • — образование;
  • — и многое другое.

Приказ по отпуску

Данный документ выпускается в случае, если сотрудник уходит в отпуск по какой-либо причине и формируется на основе заявления сотрудника на отпуск.

Приказ по отпуску содержит следующие реквизиты:

  • — № документа;
  • — дата документа;
  • — ФИО;
  • — сведения о сотруднике ;
  • — (Объект, Категория, Должность/Специальность, разряд для рабочих, Тариф/Оклад, Условия труда, График работы, и так далее);
  • — основание отпуска («График отпусков», «Заявление Иванова И.И.»);
  • — дата начала отпуска;
  • — дата окончания отпуска;
  • — тип отпуска (очередной, без сохранения з/п, учебный);
  • — тип расчета отпуска (по рабочим дням, по календ. дням);
  • — рабочий год, за который предоставляется отпуск (при очередном отпуске);
  • — число дней основного отпуска;
  • — число дней дополнительного отпуска (если есть);
  • — основание дополнительного отпуска.

Приказ по отпуску подписывается сотрудником («с приказом ознакомлен»), начальником объекта и руководителем предприятия.

Очередной отпуск обычно рассчитывается по шестидневке (тип расчета отпуска). Это значит, что субботы считаются рабочими днями и тоже оплачиваются, а воскресенья и праздники пропускаются. Если возраст сотрудника менее 18 лет, то ему предоставляется очередной отпуск на 30 рабочих дней.

Отпуск без сохранения зарплаты и учебный отпуск рассчитываются по календарным дням, т.е. воскресенья и праздники также учитываются при расчете продолжительности отпуска. Очередной отпуск обычно предоставляется на 24 рабочих дня за определенный рабочий год (например за 2009 год).

Если сотрудник работает с вредными условиями труда, то ему по коллективному договору предоставляется дополнительный отпуск на 6 рабочих дней.

Кадровые данные

Второй тип оценочной информации — кадровые данные, т. е. данные, которые хра­нятся в подразделении компании, заведующем персоналом. К двум наиболее ши­роко используемым показателям успешности работы относят абсентеизм и аварий­ные ситуации/несчастные случаи на производстве. В случае с этими переменны­ми наиболее важной становится релевантность, касающаяся критериев.

Абсентеизм- отсутствие на рабочем месте.

Абсентеизм — вероятно, наиболее чувствительный показатель. Практически везде работа сотрудников, имеющих прогулы, расценивается как худшая по срав­нению с деятельностью других сотрудников. За частые прогулы работника могут уволить. Большинство организаций придерживаются определенной политики отно­сительно абсентеизма, что свидетельствует о важности этой переменной при оценке общей успешности работы. Однако методы измерения и способы интерпретации ее не слишком отчетливы. Отсутствие сотрудника на рабочем месте может быть по «уважительным» или «неуважительным» причинам, зависит от множества факто­ров, касающихся и работника (например, трудовой стаж), и работы (например, за­нимаемая должность). Деятельность сотрудника, отсутствовавшего 10 дней по ува­жительной причине, порой расценивается как лучшая по сравнению с работой чело­века, отсутствовавшего 5 дней без всяких причин. Прежде чем выносить суждения об успешности работы, необходимо выяснить, разрешено ли было отсутствие. Изме­рение абсентеизма — сложная проблема, однако в большинстве организаций он рас­сматривается как высокорелевантная переменная, связанная с критерием.

Аварийные ситуации/несчастные случаи на производстве могут использовать­ся как показатель успешности выполнения работы, но только для ограниченного круга профессий. Переменными в этом случае выступают частота и серьезность аварийных ситуаций, а также чрезвычайные происшествия, приводящие к травмам или повреждению имущества. Аварийные ситуации/несчастные случаи на произ­водстве являются более релевантным критерием для работы «синих воротничков». Водителей грузовых машин можно оценить частично и по количеству тех дорож­но-транспортных происшествий, в которые они попадали. Однако эта переменная порой зависит от множества факторов. На аварийность влияют состояние дороги, количество накатанных километров, время суток, изношенность машины. Хотя релевантность данного показателя ограничена определенными профессиями, ава­рийность бывает весьма значимой для оценки работы. Компании часто дают зна­чительную прибавку к зарплате водителям, не попадавшим в аварии, и увольняют тех, с кем это часто происходит.

Релевантность кадровых данных. Несомненно, такие факторы, как отсутствие на работе и аварийные ситуации/несчастные случаи на производстве, становятся значимыми показателями того, насколько успешно выполняется работа. Сотруд­ник может быть уволен, если он часто прогуливает работу или когда создает ава­рийные ситуации. Работодатель всегда надеется, что принятый на службу не ста­нет пропускать дни и порождать аварийные ситуации. Соответственно эти показа­тели отражают скорее плохое, чем хорошее выполнение работы. Однако, как и в случае с данными о производительности, кадровая статистика редко позволяет по­лучить полную картину того, насколько успешен в своей профессиональной дея­тельности сотрудник. Подчас не учитываются другие высокорелевантные аспек­ты выполнения работы. Именно поэтому для получения всесторонней оценки ис­пользуются субъективные данные.

Ошибки оценивания

Наиболее распространенное средство оценки работы — субъективная информация и суждения оценщиков. Поскольку процесс оценивания не застрахован от ошибок, следует знать их основные разновидности. Так, оценивающий может допустить неумышленную неточность, когда обращается к рейтинговым шкалам. Ошибки можно отнести к одной из трех категорий: гало-эффект (или эффект ореола), снисходительность и центральная тенденция. Все они обусловлены субъективностью лица, проводящего оценку, и неправильным восприятием.

Ошибки, обусловленные гало-эффектом — это оценки, основанные на общем отношении оценщика к работнику. Скажем, если это отношение в целом благо­склонное, то оно отражается на всех суждениях относительно оцениваемого. Обыч­но у оценщика есть четкое мнение хотя бы об одном важном аспекте работы сотруд­ника. Оно распространяется и на другие стороны его деятельности; работник оцени­вается (уже по множеству факторов) как в целом хороший или плохой. Оценщик, на которого произвели впечатление особенности мышления того или иного сотруд­ника, может позволить возникшему впечатлению коснуться оценки его лидерских способностей, готовности к сотрудничеству, мотивации и т. д.

Ошибки снисходительности — это вторая категория неточных оценок. Одних учителей считают строгими, других — нет, т. е. оценивающего можно охаракте­ризовать по степени его снисходительности. Строгие эксперты дают оценки, которые ниже «истинного» уровня способностей (если его можно установить); это на­зывается строгостью, или негативной снисходительностью. Нестрогие эксперты дают оценки, которые выше «истинного» уровня; это называется позитивной снисходительностью. Подобные ошибки обычно происходят из-за того, что оцен­щик применяет личные стандарты — базирующиеся на его личных особенностях или прежнем опыте.

Ошибки центральной тенденции касаются нежелания оценщика выносить крайне высокие или крайне низкие оценки и предпочтения среднего уровня, когда задействуются только средняя (центральная) часть оценочной шкалы. Эта ошиб­ка может совершаться в случае, если просят оценить незнакомые аспекты работы. Не отказываясь от ответа и одновременно стараясь не рисковать, оценивающие утверждают, что показатели этой «неизвестной» им сферы компетенции человека находятся на среднем уровне.

Особенности кадрового делопроизводства

Для документального оформления всех кадровых операций в организации необходимы определенные знания и умения.

Делопроизводство на предприятии регулируется самостоятельно разработанной и утвержденной директором инструкцией. Она является внутренним нормативным актом и обязательна для соблюдения всеми сотрудниками хозяйствующего субъекта. Разрабатывает и контролирует ее исполнение отдел кадров.

Законодательство требует составления множества документов, закрепляющих все стороны трудовых отношений сотрудника с работодателем.

Опытные и начинающие кадровики должны повышать квалификацию. В помощь им созданы интернет-сайты, на которых представлены теоретические курсы кадрового делопроизводства.

Кадровые бумаги отражают деятельность персонала, подтверждают стаж сотрудников, играющий первостепенную роль при начислении пенсии. Руководство отвечает за документальный фонд предприятия.

Главные детали в контроле на бумаге

Грамотная организация кадрового учета требует знания нормативной базы, отслеживания ее изменений, ориентации в формах используемых документов.

С какой целью осуществляется

Порядок ведения кадрового учета регламентируется законодательством. На крупных предприятиях с большим штатом сотрудников, как правило, формируется кадровая служба. Ее работники оформляют соответствующие документы в соответствии с требованиями нормативной базы РФ.

Бумаги могут иметь унифицированную форму либо разрабатываться на предприятии и утверждаться в локальных актах.

Кадровое делопроизводство — это деятельность, направленная на разработку и ведение документов, связанных с учетом персонала, рабочего времени, расчетов по оплате труда.

Кадровые вопросы включают в себя следующие позиции:

  • оформление приема на работу;
  • внутреннее перемещение работников;
  • увольнение;
  • регулирование отношений между руководителем и сотрудниками;
  • организация трудового процесса;
  • иные.

Правильная организация кадрового учета способствует решению ряда задач.

Его основные цели представлены в таблице:

Направление кадровой работы Выполняемые задачи
Учетно-контрольное прием, учет, увольнение персонала.
Планово-регулятивное подбор, перемещение, адаптация работников.
Отчетно-аналитическое
  • изучение сотрудников, оценка их труда;
  • аналитическая работа;
  • составление отчетов.
Координационно-информационное
  • подготовка, обучение, переподготовка персонала;
  • прием работников по служебным и личным вопросам;
  • обработка письменных обращений трудящихся;
  • архивная и справочная деятельность.
Организационно-методическое
  • документирование работы сотрудников;
  • работа с персоналом подразделений;
  • кадровое планирование и руководство.
Документальное
  • ведение личных дел, трудовых книжек;
  • составление приказов, бумаг для персонифицированного учета;
  • оформление больничных, пенсионных свидетельств и т. д.

В Москве и других крупных регионах РФ организации, имеющие отдельные подразделения, могут вести кадровый учет онлайн. Для этого разработаны соответствующие программы, позволяющие производить обмен документами в электронном виде.

Система кадрового делопроизводства

Законодательная база

Законодательные основы кадрового делопроизводства содержатся в ТК РФ.

Эта деятельность регулируется целым рядом нормативно-правовых актов:

  • Указания по заполнению и применению первичных документов по учету и оплате труда (постановление Госкомстата № 1 от 05.01.04);
  • унифицированные документы и требования к их составлению (постановление Госстандарта № 65-ст от 03.03.03);
  • Типовая инструкция по делопроизводству для федеральных органов исполнительной власти (приказ Минкультуры РФ № 536 от 08.11.05);
  • Правила работы архивов (решение Коллегии Росархива от 06.02.02);
  • Правила делопроизводства для ФОИВ (постановление Правительства РФ № 477 от 15.06.09);
  • Закон об информации, ее защите и информационных технологиях № 149-ФЗ от 27.07.06;
  • Закон о рассмотрении обращений российских граждан № 59-ФЗ от 02.05.06;
  • Закон о государственном языке РФ № 53-ФЗ от 01.06.05;
  • Закон об архивном деле № 125-ФЗ от 22..10.04;
  • Закон о коммерческой тайне № 98-ФЗ от 29.07.04;
  • Приказ о трудовых книжках № 117н от 22.12.03;
  • Постановление о принятии инструкции по заполнению трудовых № 69 от 10.10.03;
  • Постановление о трудовых книжках № 225 от 16.04.03;
  • инструкции Генштаба вооруженных сил РФ.

Обязательные документы

ТК РФ обязывает организации иметь свою законодательную базу, включающую ряд обязательных локальных нормативных документов.

К ним относятся:

Устав Основной учредительный документ. В нем прописана правовая форма предприятия, учредители, сфера деятельности, порядок приема и увольнения руководителя, его полномочия. Многие внутренние нормативные акты компании составляются на основании положений Устава.
Правила распорядка труда (далее — Правила)
  • Наличие документа предусматривают ст. 189, 190 ТК РФ. Он устанавливает порядок приема на работу и увольнения сотрудников, права, обязанности сторон соглашения, режимы труда и отдыха, систему поощрений и взысканий, прочие вопросы касательно трудовых отношений на предприятии.
  • Правила утверждает директор. При наличии в организации профсоюза, учитывается его мнения по поводу принятия документа. В организациях, где персонал трудится ненормированный рабочий день, должен существовать Перечень соответствующих должностей и профессий. Он оформляется в виде приложения к Правилам.

Статья 189. Дисциплина труда и трудовой распорядок
Инструкция о защите персональных данных
  • Согласно ст. 87 ТК РФ в ней установлены требования, обязательные для выполнения при обработке персональной информации о работниках, обеспечение их защиты, использования, хранения.
  • Персональной считается информация об отдельно взятом труженике, нужная работодателю для трудовых отношений. Работники должны быть ознакомлены с документами, определяющими порядок обработки их данных.

Статья 87. Хранение и использование персональных данных работников
Положение об охране труда Оно находится в отделе кадров. Каждого работника ознакамливают с документом. На предприятиях с численностью сотрудников более 50 человек должна присутствовать должность специалиста по охране труда.
График сменности Применяется в компаниях со сменным графиком труда. Документ является срочным и действует определенный период на усмотрение работодателя.
Бумаги по нормированию труда В них отражаются необходимые временные затраты на изготовление продукции (выполнение работ) одним сотрудником или группой и установление на их основе трудовых норм.

Состав кадровой документации предприятия

Нормативные акты

После принятия руководителя, устанавливается количество должностей, требуемых для нормальной работы организации. С учетом полученных цифр, производственного цикла и других особенностей деятельности предприятия готовится штатное расписание.

Для оформления документа обычно используют бланк унифицированной формы. Скачать образец бесплатно можно из интернета. Работодатель вправе корректировать расписание на свое усмотрение.

Скачать пример штатного расписания формы Т-3 в word

В документе должности перечисляются в иерархическом порядке: начиная с директора и заканчивая вспомогательным персоналом. Для каждой из них указывается число единиц по штату, оклад и надбавки.

На следующем этапе формируется рабочее расписание. Оно представляет собой графики работы для всех сотрудников. При наличии смен, создаются подробные графики сменности. В документе кратко описываются требования к внешнему виду работников, поведению, распорядку дня и т. д.

Далее разрабатывается форма трудового договора. При этом должны учитываться основные нормы ТК РФ и внутренних нормативных документов компании. Трудовое соглашение обычно составляет юрист организации или привлеченный со стороны.

Документ должен включать следующие позиции:

  • сведения о юрлице: название, адрес, телефон, ФИО и должность руководителя;
  • данные паспорта сотрудника;
  • должность сотрудника, типы договора (постоянный или срочный) и рабочего места (основное или дополнительное);
  • перечень основных обязанностей со ссылкой на инструкцию к данной должности;
  • сведения об оплате труда, доплатах, льготах, предоставлении отпусков;
  • рабочий график, оплата переработки;
  • причины для прекращения действия договора и иные условия;
  • подписи и реквизиты сторон, печать предприятия.

Для проверки и оптимизации работы кадровиков руководство может провести внутренний или независимый аудит. Это способствует уменьшению риска административных наказаний, споров и жалоб со стороны персонала.

Этапы организации кадрового делопроизводства с нуля

Для формирования кадрового учета удобно использовать следующую пошаговую инструкцию:

Подготовка необходимого Для организации кадровой службы сначала нужно приобрести мебель, оргтехнику, канцтовары и т. д. Обязательно потребуется кадровая программа, например, «1С: ЗУП» и справочная правовая система. Благодаря этому работники отдела будут отслеживать последние изменения законодательства и получат доступ к необходимым документам. Сейф нужен для хранения трудовых и важных бумаг.
Оформление руководителя Директор является исполнительным лицом любой компании. Он подписывает документацию. Для наделения его всеми полномочиями он принимается на работу по трудовому соглашению. Издается соответствующее распоряжение, которым он назначает сам себя.
Назначение ответственного за кадровую работу В небольшой компании эти функции может исполнять руководитель. Если делопроизводством занимается отдельный работник, с ним оформляют трудовой договор. На его основании готовится приказ. Если обязанности возложены на одного из принятых ранее сотрудников, оформляют дополнительное соглашение и приказ.
Составление внутренних актов Они подписываются директором и хранятся в специальной папке вместе с приказами. К локальным документам относятся бумаги, перечисленные выше (раздел «Нормативные акты»).
Документирование приема персонала На каждого работника следует завести папку для подшивки всех бумаг, связанных с его данными и трудовой деятельностью (трудовое соглашение, приказ о приеме, личная карточка).
Заполнение трудовых книжек В данные документы сотрудников вносятся записи о приеме, переводах, поощрениях и т.д. Работодатель обязан завести новую книжку на сотрудника, который ранее никогда не работал. Трудовые и журнал их регистрации есть в отделах канцтоваров. Храниться данные бумаги должны в сейфе.

Данная инструкция подойдет и для чайников, не имеющих опыта в данном вопросе.

Этапы кадрового аудита

Как ведётся учёт

Для ведения учета нужно правильно организовать документооборот.

Дебиторская задолженность в балансе отображается на нескольких счетах.

Примеры расчетов коэффициента фондоотдачи и фондоемкости смотрите

Для этого необходимо сделать следующее:

  • разработать внутреннюю нормативную базу;
  • подготовить штатное расписание для каждой единицы штата;
  • произвести штатную расстановку;
  • подготовить трудовые соглашения;
  • разработать формы по личному составу;
  • оформить карточки Т-2;
  • утвердить бланки заявлений для сотрудников;
  • подготовить внутренние приказы.

Образец формы Т2

Все кадровые действия должны подтверждаться первичкой. Их перечень закрепляется в нормативных актах.

Дополнительные моменты

Кадровый учет с нуля начинается с приема персонала. Важно правильно оформить на работу соискателей, подготовить необходимую документацию.

Штатное расписание и отпуска

Одним из обязательных типовых документов, которые должны существовать на предприятии является штатное расписание (ф. Т-3).

Скачать пример формы Т-3 в excel

В нем содержатся следующие данные:

  • список структурных подразделений и должностей;
  • количество единиц штата по каждой должности;
  • оклады, надбавки по должностям;
  • фонд зарплаты организации.

Подразделения указываются в документе по степени их важности для работы организации. Внутри них должности работников должны приводиться также в порядке значимости. Названия должностей в трудовых соглашениях и штатном расписании должны совпадать.

Штатная расстановка — это форма расписания с внесенными ФИО работников в соответствии с занимаемыми должностями.

График отпусков (ф. Т-7) отражает информацию о времени предоставления ежегодных отпусков всем работникам. Составляется на год. Его утверждает директор по согласованию с профорганом. Документ должен оформляться минимум за 2 недели до нового года. Занесенные в него данные обязательны для исполнения, как сотрудниками, так и работодателями. Исключение составляют льготники.

Образец Т7

График включает следующие реквизиты:

  • название подразделения;
  • наименование должности;
  • ФИО и табельный номер труженика;
  • число дней отпуска;
  • даты ухода в отпуск по плану и факту;
  • основание переноса отпуска, предположительная дата.

За 2 недели до отпуска сотруднику сообщают об этом. Издается распоряжение, с которым сотрудника ознакамливают под роспись. В ноябре можно подготовить приказ для всех руководителей подразделений, обязывающий их сдать в бухгалтерию графики отпусков до 1 декабря. Это облегчит подготовку общего графика.

Оформление сотрудников

Полноценная работа организации начинается с набора сотрудников. Заполнение вакансий сопровождается оформлением документов.

Обязанности кадровика при приеме сотрудников заключаются в следующем:

  • регистрация в специальном журнале заявления от соискателя;
  • ознакомление новичка с действующими инструкциями и локальными актами;
  • оформление трудового соглашения и контроль подписания его сторонами;
  • выдача экземпляра договора сотруднику и проставление отметки об этом на бланке организации;
  • оформление и регистрация приказа в книге учета;
  • заполнение личной карточки, подшивка документов в дело (заявления, копий личных бумаг, приказа, договора);
  • передача документов расчетчику для начисления зарплаты сотруднику.

Виды документов по личному составу, которые имеют унифицированные формы

Рекомендации по порядку

При построении системы кадрового делопроизводства изначально следует определиться, какие документы обязательно должны оформляться, а какие нужны для конкретной сферы деятельности.

К необходимым бумагам относятся:

  • распоряжения по личному составу (на прием, перевод и т. д.);
  • кадровые приказы (на отпуска, премии, командировки и т. д.);
  • карточки Т-2;
  • трудовые;
  • соглашения;

В прочие обязательные бумаги входят следующие:

  • штатное расписание;
  • положение по ОТ;
  • журнал регистрации командировок;
  • правила внутреннего распорядка;
  • прочие.

Должностные инструкции и Колдоговор вести не обязательно, однако эти документы есть почти у каждого работодателя.

После установления перечня обязательной документации, следует изучить уставные бумаги. На их основании нужно разработать другие документы. Их перечень зависит от характера деятельности юрлица и особенностей условий труда. Например, при необходимости обеспечения работников униформой и СИЗ нужно подготовить распоряжение о порядке и сроках их выдачи, каким сотрудникам они необходимы.

Документально должны подтверждаться компенсации и льготы за работу в особых условиях: на вредных производствах, ненормированную, ночную и т. д. Далее оформляют Положение о кадровом делопроизводстве. В нем отражают список необходимых для работы организации бумаг, порядок их оформления и хранения.

Законодательство не обязывает разрабатывать такое Положение, однако оно существенно облегчит работу кадровикам. На работу в новую организацию сначала принимается директор, затем он набирает остальной персонал.

Состава и количество требуемых должностей отражает штатное расписание. В правилах распорядка отражаются все графики работы, требования к сотрудникам и т. д. Типовое трудовое соглашение разрабатывается на основании норм ТК РФ.

Перед применением учетных журналов их следует подготовить: пронумеровать листы, прошить, скрепить печатью. На последний лист прошивки приклеивают бумажку. На ней указывают число страниц, директор или ответственный исполнитель расписываются, ставится печать. На первой странице журнала пишут наименование организации и дату начала его ведения.

Одним из важнейших документов кадрового учета является трудовая книжка. Для их ведения приказом назначается ответственное лицо, которое их заполняет и отвечает за сохранность.

Часто задаваемые вопросы

Организация кадрового учета имеет определенные тонкости и нюансы:

Порядок восстановления Процедура не отражена в законодательстве.

Обычно она состоит из следующих шагов:

  1. Изучение актуальных нормативов.
  2. Определение списка требуемых документов.
  3. Составление плана дальнейшей работы организации.
  4. Определение ответственных за документы лиц.
  5. Формирование штатного расписания.
  6. Проверка правильности приема сотрудников, перемещений, кадровых перестановок, увольнений.
  7. Определение законности режима труда на предприятии.
Особенности у ИП с наемными работниками Предприниматель принимает персонал на работу по стандартному сценарию.

Договор заключается в несколько этапов:

  • Получение необходимых бумаг.
  • Оформление заявления.
  • Составление и подписание соглашения.
  • Формирование приказа на прием.
  • Заведение карточки Т-2.
  • Внесение записи в трудовую.
  • Свои особенности имеет трудоустройство граждан, разговаривающих на английском языке.
Ведение на малом предприятии
  • В данных организация кадровыми вопросами может заниматься сам руководитель или специальный отдел.
  • Работодатель может передать кадровый учет на аутсорсинг. Все вопросы будет решать сторонняя специализированная организация.
  • Сложности с документооборотом возникают, если организация крупная, имеет структурные единицы и большой объем документации. В этом случае обязанности по передаче бумаг может возлагаться на курьера. При этом часто представители организации-исполнителя не посещают офис заказчика, т. е. работа производится полностью дистанционно.
Упрощение учета на микропредприятиях Все условия труда закрепляются в соглашении с работником. В 2020 году руководители данных компаний и ИП вправе отказаться от составления локальных нормативных актов. В течение 4 месяцев с момента утраты статуса микропредприятия, руководство обязано оформить «традиционную» кадровую документацию.

Итак, организация на предприятии кадрового делопроизводства — сложная процедура. Она требует детального изучения нормативной базы и отслеживания всех изменений. Грамотное построение кадрового учета способствует построению трудовых отношений в рамках законодательства. Для подготовки кадровика работодатель может воспользоваться услугами специализированных компаний.

Бухгалтерский учет для чайников поможет разобраться в тонкостях создания проводок.

Не знаете как определить величину накладных расходов в смете — читайте эту публикацию.

Кто должен платить земельный налог в 2020 году — читайте

Кадровое делопроизводство – это деятельность, которая обеспечивает документирование и организацию работы с кадровыми документами.

Отметим, что правильное ведение кадровой документации позволяет уберечь предприятие от штрафных санкций со стороны контролирующих органов и дает возможность работникам избежать проблем при оформлении пенсий, льгот, пособий и иных выплат.

Цель и задачи кадрового делопроизводства

Целью кадрового делопроизводства является налаживание эффективной, работающей системы работы с кадровыми документами.

Задача кадрового делопроизводства заключается в оформлении надлежащим образом трудовых отношений между работодателем (предприятием) и непосредственно самим работником (персоналом).

Так, ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить следующие задачи:

  • Документально оформить трудовые отношения согласно требованиям действующего законодательства;

  • Разработать и внедрить эффективную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам руководства;

  • Регламентировать взаимоотношения работника и работодателя. Ведение кадровой документации позволяет добиться определенного «баланса» во взаимоотношениях работодателя и работников путем четкой регламентации их прав и обязанностей, (например, должностные инструкции регламентируют такие вопросы, как и чем конкретно должен заниматься каждый работник, его круг прав, обязанностей, объем ответственности).

  • Создать организационно-правовые основы трудовой деятельности, как для работников, так и для работодателя. С одной стороны кадровые документы поддерживают интересы работодателя, а с другой – направляют его для недопущения игнорирования требований трудового законодательства. Наличие грамотно составленных кадровых документов взаимовыгодно обеим сторонам трудового договора.

  • Разрешить трудовые споры. Очень часто от качества оформления кадровых документов зависит успех позиции работодателя при возникновении конфликтных ситуаций, особенно когда кадровая документация выступает как одно из письменных доказательств в судебном разбирательстве по трудовым спорам.

Основные направления кадрового делопроизводства

К кадровому делопроизводству относятся вопросы разработки и ведения документации, связанной с движением кадров, управлением персоналом и кадровым учётом, а также учётом рабочего времени сотрудников компании и расчетами с персоналом.

Таким образом, деятельность по ведению кадрового делопроизводства включает в себя:

1) Подготовку документов для приема на работу, что включает в себя:

  • разработку трудовых договоров, штатного расписания и должностных инструкций;

  • оформление кадровых приказов;

  • заполнение трудовых книжек;

  • ведение личных дел и пр.

2) Оформление увольнения работников в соответствии с Трудовым кодексом РФ.

3) Составление локальных нормативных документов-положений, регламентов, инструкций в том числе:

  • Положения об оплате труда;

  • Правил внутреннего трудового распорядка;

  • Положения о персонале;

  • Положения о премировании и иных поощрениях

  • Положения о материальной ответственности работников;

  • Положения о коммерческой тайне;

  • Положение об отпусках;

  • Положение о командировках;

  • Положение о структурных подразделениях;

  • Положения о защите персональных данных работника и пр.;

4) Подготовку периодической отчётности по страховым взносам.

5) Разработку инструкций и правил по охране труда.

6) Консультирование работников по трудовым вопросам.

Организация кадрового делопроизводства

Для создания системы кадрового делопроизводства необходимо действовать поэтапно и осуществить следующие шаги:

Шаг 1. Создать нормативную базу. В первую очередь следует ориентироваться на требования Трудового кодекса РФ, регламентирующего множество кадровых процессов, таких как: прием на работу, предоставление отпусков, права и обязанности сторон трудового договора, порядок начисления заработной платы и т.д.

Шаг 2. Назначить ответственных должностных лиц за ведение кадрового делопроизводства.

Шаг 3. Составить перечень обязательных кадровых документов (штатное расписание, график отпусков, табель учета рабочего времени, личные карточки сотрудников и т.д.). Если организация планирует отказаться от унифицированных форм, то надо издать приказ о разработке собственных бланков.

Шаг 4. Разработать и утвердить необходимые локальные нормативные акты.

Шаг 5. Заполнить регистрационные книги и журналы.

Шаг 6. Создать безопасные условия хранения. Это требование распространяется на все документы, содержащие персональные данные.

Шаг 7. Составить календарь-планировщик. Многие важные документы приходится регулярно обновлять или утверждать заново. Например, график отпусков следует составлять ежегодно, а коллективный договор — переоформлять минимум раз в три года. Чтобы у компании в дальнейшем не было проблем, следует заранее распланировать работу с ключевыми документами.

Электронный кадровый документооборот в организации

Для упрощения организации кадрового делопроизводства многие предприятия чтобы уйти от бумажной волокиты внедряют систему электронного документооборота.

Рассмотрим далее основные преимущества:

  • Уменьшение ошибок. Составляя все документы вручную, непроизвольно сотрудник может допустить ошибку, что исключено при хорошо созданном электронном документообороте.

  • Защита документов. Находясь на сервере, документы надёжно охраняются электронной системой контроля.

  • Мгновенный доступ к любой необходимой информации. В электронном документообороте, намного проще и быстрее найти нужный приказ или распоряжение, нежели обращаться в архив и поднимать огромное количество бумаг в поисках нужного документа.

  • Экономия средств на хранении. Согласно законодательству, срок хранения большинства документов составляет 5 лет. Большое предприятие вынуждено арендовать или выделять собственные площади под архив, который крайне неудобен и занимает много места.

Ответственность за отсутствие кадрового делопроизводства

Отсутствие обязательной кадровой документации, ведение и наличие которой прямо предписано Трудового Кодекса РФ, относится к случаям нарушения законодательства о труде.

За отсутствие или неправильное ведение обязательной кадровой документации предусмотрена административная ответственность, установленная в п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Так, за нарушение законодательства о труде и об охране труда налагается штраф:

  • на должностных лиц — в размере от 1000 до 5000 руб.;

  • на лиц, осуществляющих индивидуальную предпринимательскую деятельность, — от 1000 до 5000 тыс. руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;

  • на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Частью 2 ст. 5.27 КоАП РФ установлено, что если должностное лицо повторно совершило аналогичное нарушение трудового законодательства, за которое уже подвергалось административному наказанию, то оно может быть дисквалифицировано на срок от одного года до трех лет.

Административное наказание в виде дисквалификации назначается судьей.

В этом случае дисквалифицированное лицо лишается права занимать руководящие должности в исполнительном органе управления юридического лица, входить в совет директоров (наблюдательный совет), осуществлять предпринимательскую деятельность по управлению юридическим лицом, а также осуществлять управление юридическим лицом в иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации (ст. 3.11 КоАП РФ).

Учет и кадры

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *