Главная → Статьи → На каких документах можно ставить факсимиле руководителя?
Может ли организация использовать факсимиле руководителя на графиках работ и распоряжениях (приказах) руководителя?
Одним из немногих нормативно-правовых актов, в котором упоминается о факсимиле, является ГК РФ. В соответствии с п. 2 ст. 160 ГК РФ использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.
При этом обращаем внимание на то, что трудовое и гражданское законодательства являются самостоятельными отраслями. Регулирование трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений с помощью применения норм гражданского законодательства противоречит ст. 5 ТК РФ, не предусмотрено ст. 2 ГК РФ и, следовательно, невозможно.
Нормы трудового законодательства не содержат определения понятия «факсимиле”, а также не предусматривают порядок или возможность его применения. В то же время трудовое законодательство не содержит и прямого запрета на использование факсимильной подписи на кадровых документах.
В связи с этим, по нашему мнению, использование факсимиле руководителя при подписании графика работы, распоряжений (приказы о приеме на работу, об увольнении, о направлении в командировку и т.п.) законодательству не противоречит. Такой вывод подтверждается и судебной практикой. Так, например, в апелляционном определении СК по гражданским делам Саратовского областного суда от 16.05.2013 по делу № 33-2693 суд указал, что использование факсимиле в приказе об увольнении не запрещено трудовым законодательством и не свидетельствует о несоответствии принятого решения волеизъявлению руководства (смотрите также решение Индустриального районного суда г. Хабаровска Хабаровского края от 20.05.2016 по делу № 2-4297/2016, апелляционное определение Московского городского суда от 04.12.2015 № 33-45672/15).
Вместе с тем мы не исключаем, что при возникновении спора доказательственная сила таких документов может быть поставлена судом под сомнение. По мнению некоторых специалистов, нельзя использовать факсимильную подпись на любых кадровых документах (смотрите, например, «Могут ли руководитель и другие должностные лица организации ставить на кадровых документах (трудовых договорах, приказах о приеме на работу, о предоставлении отпуска, об увольнении и т.п.) факсимильную подпись?” («Кадровик.ру”, № 1, январь 2012 г.); Юридическая сила факсимиле (Л. Лялин, «Актуальная бухгалтерия”, № 5, май 2014 г.); ответ 2 с информационного портала Роструда «Онлайнинспекция.РФ”).
В заключение отметим, что если организация все-таки решится применять факсимильную подпись на соответствующих документах, то это следует оформить локальным актом организации, где будет прописан порядок использования такой подписи и поименованы документы, на которых может быть воспроизведена подпись с помощью факсимиле (смотрите ответ 1 с информационного портала Роструда «Онлайнинспекция.РФ”, а также решение Заволжского районного суда г. Твери Тверской области от 29.03.2016 по делу № 2-1135/2016, апелляционное определение СК по гражданским делам Суда Ямало-Ненецкого автономного округа от 13.08.2015 по делу № 33-1993/2015, апелляционное определение СК по гражданским делам Тульского областного суда от 04.02.2014 по делу № 33-10). Кроме того, рекомендуем назначить лицо, ответственное за хранение и использование факсимиле, и закрепить эту обязанность в его трудовом договоре или должностной инструкции.
Ответ подготовил: Панова Наталья, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Контроль качества ответа: Воронова Елена, рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
23 октября 2015
На правах рекламы
Факсимиле – удобное решение, которое существенно облегчает жизнь руководителям крупных компаний, освобождая их от самостоятельного подписания огромного количества документов. Однако неграмотное использование штампа может сделать сделку недействительной. Как правильно использовать факсимиле, рассказал юрист Pechatu.ru.
В ходе собрания, прошедшего 15 октября в конференц-зале компании Pechatu.ru, были рассмотрены ситуации, к которым может привести неграмотное использование факсимиле. Главный менеджер организации, специализирующейся на изготовлении высококачественных факсимильных подписей, привел примеры из современной судебной практики. Они наглядно продемонстрировали слушателям риски и проблемы, связанные с игнорированием законодательства в сфере использования факсимиле,
Так, во время собрания было отмечено, что бесконтрольное применение факсимиле категорически запрещено. Руководитель предприятия, планирующий его использовать, обязан издать соответствующий указ и утвердить перечень лиц, которым будет разрешен доступ к штампу. Также внимание слушателей было акцентировано на перечне бумаг, которые можно заверять автоматической подписью, представитель Pechatu.ru включил:
- платежные поручения, требования;
- чеки, которые предназначаются для выплаты пенсии;
- акты приема-передачи результатов оказываемых услуг;
- документы по аккредитивам, учету материалов, сырья.
Другими словами, при помощи оттиска разрешается оформлять все гражданско-правовые сделки. При этом немаловажно, чтобы использование штампа было предусмотрено законодательно. Также между сторонами может заключаться дополнительное соглашение о его использовании.
Что касается запрета, то факсимиле не может применяться при оформлении следующих документов:
- денежных чеков (денежные чеки должны содержать настоящую подпись уполномоченного лица);
- расчетных документов в случае осуществления безналичных расчетов (банк-эмитент имеет право отказаться от оплаты чека);
- платежных поручений в банковских металлах, иностранной валюте (для этого требуется оттиск печати, подпись ответственных лиц);
- векселей (вексель утверждает собственноручно главный бухгалтер, руководитель или уполномоченное лицо).
Юрист Pechatu.ru отметил, что штамп-подпись нельзя использовать для доверенностей, платежных и любых других документов, которые способны повлечь за собой финансовые последствия. В случае подписания учетных первичных документов также нельзя применять факсимиле. Счета-фактуры должны заверяться «живыми» подписями главного бухгалтера и руководителя организации.
Подводя итоги, он привел примеры современной из судебной практики, связанные с применением клише:
- Решение арбитражного Федерального суда Поволжского округа по делу № А55-16332/2007. ЗАО «Молочная ферма 3» выступило в качестве заявителя кассационной жалобы. Она была подана для решения в арбитражном суде Самарской области по иску от ООО «Крестьянско-фермерское хозяйство «Коммунарское» к ЗАО «Молочная ферма 3» о взимании долга по составленному ранее договору купли-продажи. В кассационной жалобе ЗАО «Молочная ферма 3» обратилось с просьбой отменить уже состоявшиеся судебные акты из-за нарушения судом основных норм материального права. Заявитель жалобы также упомянул, что соглашение партнеров о возможном применении подписи факсимильного типа в документах отсутствует. В конечном итоге суд исполнил требования ЗАО «Молочная ферма 3». При этом суд опирался на отсутствие доказательств возникших правоотношений.
- В заключении ВАС РФ от 27.09.2011 года (дело № А33-20240/2009) суд поддержал налоговую инспекцию. При этом было указано, что статьей 169 НК РФ не предусмотрена возможность отображения подписи при оформлении счетов-фактур факсимильным путем. Арбитражные окружные суды также придерживаются подобной позиции и принимают решения против налогоплательщиков, которые используют факсимиле для заверения счетов-фактур.
Для справки. Компания Pechatu.ru осуществляет оперативное изготовление факсимиле, а также печатей для ООО, ИП, врачей. Специалисты изготавливают штампы с автоматической и ручной оснасткой. Доставка готовых заказов осуществляется в пределах МКАД.
Компания Pechatu.ru
Телефон: +7 (495) 532-67-33
E-mail: p5326733@yandex.ru
Адрес: г. Москва, Хоромный тупик 2/6, офис № 2
Факсимильное воспроизведение подписи гражданское законодательство признает аналогом собственноручной подписи. Сам смысл понятия «факсимиле» оно не раскрывает, поэтому воспользуемся такой формулировкой: «факсимиле — штамп, обеспечивающий точное воспроизведение собственноручной подписи должностного лица и служащий для удостоверения его полномочий»1.
Факсимильное воспроизведение подписи может использоваться при оформлении документов, как и собственноручная подпись. Но случаи применения факсимиле, которые прямо предусмотрены законодательством, немногочисленны. Поэтому на практике очень часто возникает вопрос, в отношении каких документов проставление факсимиле допускается, а в каких случаях лучше воздержаться от его использования и требовать «живую» подпись.
Гражданско-правовые сделки
Гражданское законодательство разрешает использовать факсимиле только при совершении сделок. Но использовать факсимильную или другую копию подписи в качестве аналога собственноручной можно только в случаях и в порядке, предусмотренных законодательством или соглашением сторон2.
В настоящее время порядок использования факсимиле законодательством не установлен, и поэтому соглашение сторон остается единственной возможностью «узаконить» применение факсимиле в документах, которые оформляются в процессе заключения или исполнения сделок.
Соглашение сторон можно оформить как отдельный документ (соглашение о порядке использования факсимиле) или включить условие об использовании факсимиле в текст основного договора. Но в любом случае необходимо не только установить в соглашении саму возможность подписания документов с помощью факсимиле, но и перечислить эти документы. Лишь тогда факсимильное воспроизведение подписи будет иметь такую же юридическую силу, как и собственноручная подпись, а заверенные таким способом документы суд примет в качестве письменных доказательств3.
Если же в основном договоре не предусмотрено использование факсимильной подписи, но компания оформила, например, дополнительное соглашение к этому договору с помощью факсимиле, суд может вынес¬ти решение о несоблюдении письменной формы этого допсоглашения и признать его незаключенным4.
Документы бухгалтерского и налогового учета
Споры и дискуссии по поводу правомерности использования штампа вместо подписи при оформлении бухгалтерских и налоговых документов длятся уже не один год. В первую очередь это вызвано тем, что ни законодательство о бухгалтерском учете, ни налоговое законодательство не регламентируют порядок использования факсимиле.
Специалисты налогового ведомства часто приходят к выводу, что использовать факсимиле при подписании первичных учетных документов нельзя5. Согласно законодательству о бухгалтерском учете6 первичные документы принимаются к учету, если содержат ряд обязательных реквизитов, к числу которых относятся и личные подписи ответственных лиц. Требование указывать именно личные подписи позволяет сделать вывод, что в первичных документах нельзя использовать их факсимильное воспроизведение.
Также факсимиле нельзя ставить на доверенностях, платежных и других документах, которые влекут финансовые последствия7. Эта позиция нашла поддержку в ряде судебных решений. Например, в одном из них8 судьи указали, что законодательством не предусмотрена возможность использования факсимиле на актах о приемке выполненных работ (они имеют финансовые последствия). Следовательно, акты с факсимиле не могут проходить в качестве доказательств по делу.
Налоговый кодекс тоже не оговаривает возможность использования факсимильной подписи при оформлении документов. Но нужно учитывать, что отношения, которые регулирует законодательство о налогах и сборах, основаны на властном подчинении одной стороны другой, и по общему правилу гражданское законодательство (которое и дает возможность использовать факсимиле) к ним не применяется9.
Что касается налоговых деклараций, то законодательство допускает возможность представлять их с использованием не собственноручной, а электронной подписи10. Однако действие закона об электронной подписи11 не распространяется на другие аналоги «живой» подписи, одним из которых является факсимиле12.
Факсимильные счета-фактуры лишат права на вычет
Отдельно стоит остановиться на факсимильных счетах-фактурах. Здесь позиция налоговиков однозначна: счет-фактура должен быть заверен «живой» подписью руководителя и главного бухгалтера организации или других уполномоченных лиц (на основании приказа или доверенности)13. Использование факсимиле в данном случае законом не предусмотрено, а значит, компания не вправе предъявлять по нему суммы НДС к вычету14.
Еще недавно судебная практика по поводу вычета НДС на основании таких счетов фактур была неоднозначна, но содержала и положительные для бизнеса решения. Например, некоторые суды отмечали, что действующее налоговое законодательство и законодательство о бухгалтерском учете не содержат норм, устанавливающих допустимые способы подписания счетов фактур, и не запрещают ставить подпись руководителя с помощью штампа-фак¬симиле. Факсимильная подпись — это способ выполнения оригинальной личной подписи, поэтому ее проставление на счетах-фактурах не говорит о нарушении требований статьи 169 Налогового кодекса. И если использование факсимиле на документах (в т. ч. на счетах-фактурах) было предус¬мотрено соглашением сторон, то налоговый вычет по такому счету-фактуре правомерен15.
Но недавно Президиум ВАС16 поддержал позицию налоговой инспекции и признал вычет НДС по счетам-фактурам с факсимиле неправомерным. Суд указал, что положения статьи 169 Налогового кодекса не преду¬сматривают возможности факсимильного воспроизведения подписи при оформлении счета-фактуры. Подобной нормы не содержит и Закон № 129 ФЗ. Напротив, в нем указано, что документы бухгалтерского учета должны содержать личные подписи ответственных лиц. Если организация отступила от установленных правил, ей будет отказано в применении налоговых вычетов по этим счетам-фактурам. Таким образом, Президиум ВАС РФ окончательно подтвердил, что использование факсимиле при оформлении налоговых и бухгалтерских документов является недопустимым. Даже несмотря на отсутствие в постановлении прямой оговорки, что толкование правовых норм является общеобязательным при рассмотрении арбитражными судами аналогичных дел, оно может изменить судебную практику не в пользу компаний.
Белорусский законодатель признает действительными 3 вида подписи уполномоченных лиц…
….собственноручную подпись;
электронно-цифровую подпись;
факсимиле.
Для того чтобы установить те или иные юридические последствия использования факсимиле на документах, необходимо дать четкое определение данного термина, однако в законодательстве РБ указанный термин его не имеет.
Поэтому юристы, аудиторы, организации на практике применяют термин, содержащийся в энциклопедическом словаре. Из него следует, что факсимиле всегда выступает как заменитель подписи физического лица.
Справочно: факсимиле – воспроизведение техническими средствами точного изображения подписи (текста), сделанного от руки; клише, позволяющее многократно воспроизводить собственноручную подпись на деловом документе*.
* Гавриленко В.Г. Капитал. Энциклопедический словарь. – Минск: Право и экономика, 2009. – 858 с.
Какое же юридическое значение имеет подпись физического лица?
Личная подпись становится средством, индивидуализирующим гражданина. Главным отличием факсимиле от собственноручной подписи является отсутствие возможности при использовании такого способа воспроизведения подписи утверждать, что в соответствующем документе выражена воля лица, чья подпись воспроизведена. Следовательно, применение аналога собственноручной подписи возможно лишь при наличии действенного механизма установления достоверности документов, подписанных с использованием факсимиле подписи соответствующего лица. Таким механизмом могут являться либо нормы законодательства, либо специальное соглашение сторон.
Условно можно выделить 4 нормы законодательства, устанавливающие:
– прямое разрешение на использование факсимиле наравне с собственноручной подписью (п. 2 ст. 3, п. 3 ст. 5 Закона РБ от 12.03.1992 № 1512-XII «О ценных бумагах и фондовых биржах», подп. 1.2 п. 1 постановления Государственного комитета по науке и технологиям РБ от 12.01.2010 № 2 «О свидетельстве на товарный знак», п. 21 Инструкции по выпуску, обращению и погашению депозитных и сберегательных сертификатов, утвержденной постановлением Правления Нацбанка РБ от 27.12.2006 № 219, и др.);
– прямой запрет на использование факсимиле (п. 93 Инструкции о порядке осуществления депозитарной деятельности, утвержденной постановлением Минфина РБ от 22.11.2006 № 143 «О регулировании депозитарной деятельности», п. 7.3 разд. 7 Правил определения страны происхождения товаров, являющихся неотъемлемой частью Соглашения о Правилах определения страны происхождения товаров в Содружестве Независимых Государств от 20.11.2009, и др.);
– предполагаемый запрет (норма сформулирована таким образом, что можно исходить из невозможности замены собственноручной подписи) (ст. 10 Закона РБ от 12.04.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности», п. 57 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4);
– соглашение об использовании факсимиле (п. 2 ст. 161 Гражданского кодекса РБ; далее – ГК).
Применение факсимиле при совершении сделок по большей части допускается лишь по соглашению сторон
Подписи уполномоченных лиц являются обязательными для совершения сделок в письменной форме. То есть подпись уполномоченного лица является неотъемлемым реквизитом сделки, совершаемой в письменной форме.
При этом п. 2 ст. 161 ГК предусматривает возможность использования при совершении сделок вместо собственноручной подписи факсимильного воспроизведения с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифрового или иного аналога собственноручной подписи, но лишь в случаях и порядке, предусмотренных законодательством или соглашением сторон.
Примерами актов законодательства, которые устанавливают случаи применения факсимиле в гражданских отношениях, регулируемых международным частным правом, являются лишь некоторые конвенции, участницей которых выступает Республика Беларусь (Конвенция ООН от 31.03.1978 «О морской перевозке грузов»; Конвенция ООН от 24.05.1980 «О международных смешанных перевозках грузов»; Конвенция ООН от 19.05.1956 о договоре международной дорожной перевозки грузов (КДПГ)).
Следовательно, применение факсимиле при совершении сделок по большей части допускается лишь по соглашению сторон. То есть сделка будет считаться заключенной в письменной форме, если стороны пришли к соглашению об этом.
Важно! При желании использовать факсимиле стороны договора должны обязательно:
– либо заключить договор, специально посвященный этому вопросу;
– либо предусмотреть раздел в основном договоре с указанием, что в дальнейших взаимоотношениях сторон вместо собственноручной подписи может использоваться факсимиле с отражением в данном разделе договора образца указанного факсимиле.
При этом первоначальный договор должен быть обязательно подписан уполномоченными лицами собственноручно и по времени заключения он должен предшествовать документам, скрепленным факсимиле. Несоблюдение этих правил влечет недействительность соглашения об использовании факсимильного воспроизведения подписи и тем самым делает его бесполезным.
Так, например, нельзя сказать о соблюдении простой письменной формы сделки в случае подписания договора путем проставления факсимиле, даже если в самом тексте договора стоит условие о признании сторонами юридической силы за документами, подписанными путем факсимильного воспроизведения подписи.
Юридическую силу данное условие договора приобретет только в случае проставления под ним собственноручной подписи руководителей юридических лиц.
Использовать факсимиле может лишь лицо – владелец подписи
Данный вывод вытекает из самого понятия подписи и аналога подписи. Ведь подпись, как уже отмечалось, является элементом личности физического лица, что влечет невозможность какой-либо передачи или использования подписи иным лицом. Аналогичным образом использование аналога подписи одного лица, воля которого подлежит закреплению в документе, иным третьим лицом, воля которого не имеет юридического значения, является недопустимым.
Совершение юридически значимых действий от имени другого лица регулируется положениями гражданского законодательства о представительстве и доверенности (гл. 10 ГК).
Соглашение об использовании факсимиле
Если у юридического лица появляется необходимость использования факсимиле для оформления различных двусторонних сделок, то ему, как уже отмечалось, следует предварительно заключить с контрагентом соглашение об использовании факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования. В таком соглашении нужно предусмотреть следующие моменты.
1. Предмет соглашения.
В данном случае предметом соглашения являются взаимные либо односторонние обязательства сторон по принятию документов друг друга, скрепленных как подписью уполномоченных лиц, имеющих право подписи, так и подписанных с использованием факсимильного воспроизведения подписи уполномоченных лиц. Возможно уточнение перечня документов, которые заверяются факсимильным воспроизведением подписи (непосредственно договоров, изменений и дополнений к ним, протоколов разногласий, претензий и т.д.). Если факсимильное воспроизведение подписи на договоре будет использовать только одна сторона, условие о возможности использования факсимильной подписи оговаривается в договоре. В этом случае одна сторона проставляет факсимиле, ответственное лицо, действующее от имени второй стороны, подписывает договор собственноручно.
2. Обязанности сторон:
– по обеспечению сохранности факсимиле и ограничению доступа к нему третьих лиц;
– своевременному уведомлению контрагента о случаях утери факсимильного воспроизведения подписи либо возникновении возможности доступа третьих лиц.
3. Ответственность сторон за невыполнение обязанностей по обеспечению сохранности факсимиле и своевременному уведомлению контрагента о случаях утери факсимильного воспроизведения подписи либо возникновении возможности доступа третьих лиц.
4. Распределение рисков возникновения убытков, связанных с использованием факсимиле неуполномоченными лицами.
Юридические последствия использования факсимиле с нарушением установленного порядка
Рассматривая вопрос о юридической силе договора, подписанного с использованием факсимиле в отсутствие предварительного соглашения об этом или соответствующего акта законодательства, допускающего такую возможность, нужно учитывать следующие последствия, квалификация которых будет зависеть от поведения сторон в отношении договора.
1. Договор может быть признан недействительным.
Такое оформление договора не влечет автоматически его недействительности, а лишь говорит о несоблюдении простой письменной формы, что по общему правилу лишает стороны права в случае спора ссылаться в подтверждение сделки и ее условий на свидетельские показания, но не лишает их права приводить письменные и другие доказательства, не являющиеся свидетельскими показаниями (п. 1 ст. 161, п. 1 ст. 163 ГК). В то же время письменная форма договора считается соблюденной и в других случаях (п. 3 ст. 404 ГК). Это значит, что стороны после оформления договора с нарушением его формы могут подтвердить действительность договора фактическими действиями по его исполнению. Однако такой вариант допустим в случае, если обе стороны признают договор и желают его исполнять. В этой ситуации сделку можно считать оспоримой (п. 1 ст. 167 ГК), т.е. стороны могут исполнять ее до того момента, пока суд не установит ее недействительность.
2. Договор может быть признан незаключенным.
Если же одна из сторон оспаривает факт заключения договора, то в суде будет значительно труднее доказать обратное, поскольку суд может не принять в качестве письменных доказательств и иные документы, подписанные с использованием факсимиле. В этом случае незаключенность договора может повлечь применение норм о неосновательном обогащении в отношении имущества (в т.ч. денег), переданного по договору (п. 1 ст. 971 ГК).
Судебная практика
Хозяйственный суд Витебской области признал договор незаключенным, поскольку договор был подписан посредством факсимильного воспроизведения подписи руководителя одной из сторон договора, причем руководитель никого не уполномочивал на заключение данного договора и проставление его факсимиле (решение хозяйственного суда Витебской области от 08.01.2009 (дело № 591-3/2008)).