Порядок приема на работу граждан

Как оформляется прием работника на работу?

Прием на работу оформляется в течение 3 дней с даты фактического начала сотрудником трудовой деятельности (ст. 67 ТК РФ). Какие документы должен представить работник при трудоустройстве и как работодатель оформляет его прием, читайте в нашей статье.

Порядок приема на работу

Оформление документов при приеме на работу

Итоги

Порядок приема на работу

Прием человека на работу — кадровая процедура, с которой начинаются трудовые взаимоотношения работодателя и работника. Ошибки при оформлении документов чреваты для компании претензиями со стороны государственных органов, а в случае инцидента между сторонами — судебным разбирательством.

Порядок приема на работу новичка зависит от того, в какую именно организацию он трудоустраивается (на государственной службе у кадровых процедур есть свои нюансы).

Прием работника на работу оформляется в 2 этапа:

1. Работник представляет необходимые для устройства на работу документы и пишет заявление о приеме.
2. Работодатель составляет кадровую документацию.

В соответствии со ст. 65 ТК РФ для трудоустройства гражданину понадобятся:

• паспорт или другой удостоверяющий документ, например, паспорт иностранного гражданина;
• трудовая книжка;
• документы воинского учета;
• СНИЛС (пенсионное свидетельство);
• документы об образовании;
• справка об отсутствии судимости (для трудоустройства в органы полиции, таможни, образовательные учреждения, ФСБ, службу судебных приставов).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если для работника ваша компания не будет основным местом работы, трудовую книжку он представлять не должен. Если же работник устраивается на работу впервые, трудовую книжку и СНИЛС ему оформляет работодатель.

Перечень документов для приема на работу не является закрытым. Отдельные законодательные акты устанавливают для определенных профессий или категорий граждан обязанное наличие дополнительных документов. Например, иностранцы при приеме на работу представляют полис ДМС, разрешение на работу или патент, разрешение на временное проживание в РФ, вид на жительство (ст. 327.3 ТК РФ). У водителя при трудоустройстве запросят водительское удостоверение, у продавца — личную медицинскую книжку (п. 1 приказа Роспотребнадзора от 20.05.2005 № 402).

Многие работодатели при приеме на работу требуют свидетельство об ИНН, хотя этот документ не входит в перечень, установленный ТК РФ. Однако мы рекомендуем его запрашивать, поскольку с 2016 года налоговики ужесточили правила проверки справок 2-НДФЛ (письмо управления налогообложения имущества и доходов физических лиц ФНС России от 23.11.2015 № 11-2-06/0733), в том числе правильности заполнения ИНН работника.

Кроме того, согласно ФЗ «О приостановлении действия отдельных положений законодательных актов…» от 29.12.2015 № 385-ФЗ организации и предприниматели, использующие наемный труд, начиная с 01.04.2016 должны будут ежемесячно отчитываться в ПФР. Среди сведений, которые страхователь должен представлять, есть и ИНН (подп. 3 п. 2.2 ст. 2 закона № 385-ФЗ).

При приеме на работу работник пишет заявление на имя руководителя. По закону для коммерческих организаций эта процедура необязательна, однако заявление о приеме на работу составляется во многих компаниях. В нем работник указывает должность, а также дату, с которой приступит к работе. Руководитель визирует заявление и передает его в отдел, занимающийся оформлением кадровых документов.

ВАЖНО! Для устройства на госслужбу заявление необходимо (ст. 26 ФЗ «О государственной службе» от 27.07.2004 № 79-ФЗ).

Оформление документов при приеме на работу

На основании заявления работника и распоряжения руководителя кадровая служба производит оформление работника в штат. Порядок действий такой:

1. Работник изучает локальные нормативные акты (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и премировании, правила хранения и обработки персональных данных и т. д.) и расписывается в том, что он с ними ознакомлен (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Перечисленные внутренние регламентирующие акты должна иметь каждая компания. В статье «Кадровые документы, которые должны быть в организации» вы найдете перечень обязательной кадровой документации и размер штрафов за ее отсутствие.

1. Работник знакомится с трудовым договором и подписывает его. Трудовой договор вступает в силу со дня его подписания сторонами либо со дня начала работы (ст. 61 ТК РФ). Один экземпляр трудового договора остается у работодателя, второй забирает работник.
2. Кадровая служба в 3-дневный срок с даты начала работы новичка формирует приказ о его приеме на работу (ст. 68 ТК РФ). Его подписывают обе стороны трудовых отношений.
3. Кадровой службой вносится запись о приеме на работу в трудовую книжку. Если сотрудник проработал меньше 5 дней или эта работа не является для него основной, писать в трудовой ничего не нужно (ч. 3 ст. 66 КТ РФ). По желанию совместителя на основной работе ему могут сделать запись о трудоустройстве на новое место.
4. Кадровик на основании сведений о работнике заполняет личную карточку Т-2.

Подробнее о порядке заполнения формы Т-2 вы можете прочесть в этой статье.

Итоги

Мы рассмотрели документы, обязательные для оформления трудоустройства согласно ТК РФ и иным законодательным актам. Прочие кадровые документы составляются в зависимости от должности сотрудника и установленных правил кадрового делопроизводства в организации.

>Прием работника на основную работу: примерная пошаговая процедура

Шаги, предшествующие оформлению приема работника на работу

Собственно, оформлению трудовых отношений в пошаговой процедуре приема на работу могут предшествовать некоторые этапы, предусмотренные законом: избрание на должность, избрание по конкурсу, медицинский осмотр или др.

• Предъявление работником документов. Принятие работодателем документов от будущего работника. Рассмотрение работодателем предъявленных документов и принятие решения о приеме работника на работу.

На данном этапе необходимо выяснить, существуют или нет у кандидата ограничения на занятие определенными видами деятельности (ст. 351.1 ТК РФ). Возможно, у него есть ограничения по той работе, на которую Вы собираетесь его принять.

Документы, предъявляемые работником при заключении трудового договора (если иное не установлено ТК РФ, другими федеральными законами):

-паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

-трудовая книжка, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства ;

-страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования;

-документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

-документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний – при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;

-справка о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям, выданная в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел, – при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию.

В отдельных случаях в пошаговой процедуре приема на работу с учетом специфики работы Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов.

Работодатель (кадровый работник или иное уполномоченное лицо) знакомится с предъявленными документами, проверяет их подлинность.

Если сторонами будет принято решение о поступлении работника на работу к работодателю, то в дальнейшем работодатель (кадровый работник или иное уполномоченное лицо) снимает копии с документов и заверяет их (при необходимости помещения таких копий в личное дело работника в случаях, когда у работодателя ведутся личные дела работников), переносит сведения с предъявленных документов в личную карточку работника, затем подлинники документов (паспорта, документа об образовании и др.) возвращаются работнику. А трудовую книжку (при ее наличии) работник передает работодателю. Сведения о трудовой книжке вносятся в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Форма этой книги утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек».

Медицинский осмотр работника в предусмотренных законом случаях.

Согласно ст. 69 ТК РФ обязательному предварительному медицинскому осмотру при заключении трудового договора подлежат:

1) лица, не достигшие возраста восемнадцати лет;

2) иные лица в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ;

3) иные лица в случаях, предусмотренных федеральными законами.

Сообщение работодателю обязательных сведений.

Согласно ст. 64.1 ТК РФ граждане, замещавшие должности, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации, после увольнения с государственной или муниципальной службы в течение двух лет обязаны при заключении трудовых договоров сообщать работодателю сведения о последнем месте службы.

Шаги по оформлению приема работника на работу

1. Получение от работника заявления о приеме на работу.

Данный шаг в пошаговой процедуре приема на работу не является обязательным для большинства организаций, потому что ТК РФ не предусматривает подачи работником такого заявления. Подача заявления обязательна при поступлении на государственную и муниципальную службу (ст. 26 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации», ст. 16 Федерального закона от 02.03.2007 N 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации»).

Если заявление о приеме на работу работником все же подано и принято работодателем, то его регистрируют в установленном у работодателя порядке, например, в журнале регистрации заявлений работников.

2. Ознакомление работника с локальными нормативными актами работодателя и с коллективным договором (при его наличии).

Согласно ч. 3 ст. 68 ТК РФ при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под подпись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором. Должностная инструкция, как правило, также является локальным нормативным актом работодателя (в редких случаях она является приложением к трудовому договору).

Правила внутреннего трудового распорядка. Образец >>

Должностные инструкции. Образцы >>

Другие локальные нормативные акты. Образцы >>

Порядок ознакомления с локальными нормативными актами Трудовым кодексом РФ не определен, на практике существуют различные варианты:

• к локальному нормативному акту прикрепляются ознакомительные листы, на которых работники ставят подписи, подтверждающие ознакомление, и даты ознакомления (такие листы прошиваются вместе с локальным нормативным актом),

• ведение журналов ознакомления с локальными нормативными актами, в которых работники ставят подписи, подтверждающие ознакомление, и указывают даты ознакомления.

Журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами. Образец >>

При приеме работника на работу в текст трудового договора может быть включена фраза о том, что работник до подписания трудового договора ознакомлен с локальными нормативными актами работодателя, и перечислены эти акты .

Определенный порядок ознакомления с локальными нормативными актами может быть закреплен в одном из локальных нормативных актов работодателя. Выясните существующий у Вашего работодателя порядок ознакомления работников с локальными нормативными актами до того, как начнете знакомить с ними работника.

3. Заключение с работником трудового договора и при наличии оснований договора о полной материальной ответственности.

Согласно ст. 67 ТК РФ трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. При заключении трудовых договоров с отдельными категориями работников трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, может быть предусмотрена необходимость согласования возможности заключения трудовых договоров либо их условий с соответствующими лицами или органами, не являющимися работодателями по этим договорам, или составления трудовых договоров в большем количестве экземпляров.

В трудовой договор должны быть включены обязательные сведения и условия (ч. 1 и ч. 2 ст. 57 ТК РФ) и могут быть включены дополнительные условия (ч. 4 ст. 57 ТК РФ).

Трудовой договор (шаблон) >>

Обратите внимание, что заключение договора о полной материальной ответственности – это необязательный шаг. Однако он на этом этапе может оказаться весьма полезным. Предположим, с работником сразу не заключают договор о полной материальной ответственности, а после приема на работу заключить этот договор он уже отказывается. Закон же не указывает прямо, как разрешать эту ситуацию: можно ли принуждать работника к заключению договора о полной материальной ответственности, можно ли наказывать или увольнять непокорных. Среди юристов, судей, инспекторов существуют различные точки зрения по этому поводу. А чтобы не доказывать при неприятном случае кому-то свою позицию и избежать лишних проблем, лучше не попадать в такую ситуацию и заключить договор о полной материальной ответственности до начала сопротивления работника, еще при решении вопроса о приеме и оформлении его на работу. Следуя пошаговой процедуре приема на работу не забывайте, что заключение таких договоров возможно только со строго очерченным законодателем кругом работников

Согласно ст. 244 ТК РФ письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности могут заключаться с работниками, достигшими возраста восемнадцати лет и непосредственно обслуживающими или использующими денежные, товарные ценности или иное имущество. Причем перечни работ и категорий работников, с которыми могут заключаться указанные договоры, а также типовые формы этих договоров утверждаются в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации.

В настоящее время действуют перечни должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, утвержденные Постановлением Минтруда РФ от 31.12.2002 N 85. Данным постановлением утверждены и типовые формы договоров о полной материальной ответственности.

Договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Типовая форма >>

Договор о полной коллективной материальной ответственности. Типовая форма >>

4. Регистрация трудового договора и договора о полной материальной ответственности в установленном у работодателя порядке. Например, трудовой договор может регистрироваться в журнале регистрации трудовых договоров, а договор о полной материальной ответственности – в журнале регистрации договоров о полной материальной ответственности с работниками. 5. Вручение работнику его экземпляра трудового договора.

Согласно ст. 67 ТК РФ один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя. Рекомендуем перед подписью ставить фразу «Экземпляр трудового договора мною получен».

Если с работником подписан договор о полной материальной ответственности, то один его экземпляр также передается работнику.

6. Издание приказа (распоряжения) о приеме на работу.

Приказ о приеме работника на работу издается на основании заключенного трудового договора, и его содержание должно строго соответствовать условиям заключенного трудового договора.

Приказы о приеме на работу. Образцы >>

7. Регистрация приказа (распоряжения) о приеме работника на работу в установленном у работодателя порядке, например, в журнале регистрации приказов (распоряжений).

Журнал регистрации приказов >>

8. Ознакомление работника с приказом (распоряжением) о приеме на работу под подпись.

Согласно ст. 68 ТК РФ приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под подпись в трехдневный срок со дня фактического начала работы.

9. Внесение записи о приеме на работу в трудовую книжку.

Согласно ст. 66 ТК РФ работодатель (за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной. Если у работника трудовой книжки нет, то работодатель ее оформляет.

Образцы записей в трудовую книжку, правила заполнения трудовой книжки >>

10. Внесение сведений в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним и, при необходимости, в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.

Формы этих книг утверждены Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69″Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек».

Книга учета движения трудовых книжек. Форма >>

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек. Форма >>

Трудовая книжка регистрируется при ее сдаче работником работодателю. Если это произошло в начале процедуры оформления, то на данном этапе в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним вносятся новые сведения (например, о дате и номере приказа о приеме на работу – в графу 9). Если же у работника трудовой книжки нет (например, в связи с утратой или при поступлении на работу впервые), то запись в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним вносится при заведении трудовой книжки новым работодателем.

11. Оформление личной карточки на работника, ознакомление его под роспись в личной карточке с записью, внесенной в трудовую книжку, со сведениями, внесенными в личную карточку.

Согласно п. 12 «Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках»,с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под подпись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку. Форма личной карточки утверждается Федеральной службой государственной статистики.

N Т-2 «Личная карточка работника». Бланк >>

Личная карточка может быть зарегистрирована в установленном у работодателя порядке, например, в журнале учета личных карточек работников.

12. Включение работника в табель учета рабочего времени, другие документы.

Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма N Т-12). Бланк

Табель учета рабочего времени (форма N Т-13). Бланк

В пошаговой процедуре приема на работу возможны и дополнительные шаги: оформление личного дела, сообщение о приеме на работу работника его бывшему работодателю, сообщение сведений о работнике в военкомат и др.

• Оформление личного дела работника, если в отношении его должности работодателем установлена обязательность ведения личного дела. Для большинства работодателей ведение личных дел не является обязанностью. Ведение личных дел обязательно только в тех случаях, когда это предписано законом, например, для государственных служащих, муниципальных служащих, работников таможни, прокуратуры. Обычная коммерческая компания, для которой законом не установлена обязанность ведения личных дел, вправе их не вести. Но вправе и вести, если руководство считает это нужным. В таком случае в пошаговой процедуре приема на работу порядок ведения личных дел определяется локальным нормативным актом работодателя, регулирующим отношения, связанные с персональными данными работника (например, положением о персональных данных и ведении личных дел). Личные дела могут быть зарегистрированы в установленном у работодателя порядке, например, в журнале учета личных дел работников.
• Сообщение бывшему работодателю о заключении трудового договора с работником, если принятый работник является бывшим государственным служащим или бывшим муниципальным служащим. Согласно ст. 64.1 ТК РФ работодатель при заключении трудового договора с гражданами, замещавшими должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации, в течение двух лет после их увольнения с государственной или муниципальной службы обязан в десятидневный срок сообщать о заключении такого договора представителю нанимателя (работодателю) государственного или муниципального служащего по последнему месту его службы в порядке, устанавливаемом нормативными правовыми актами Российской Федерации. Данный порядок установлен в Правилах сообщения работодателем о заключении трудового или гражданско-правового договора на выполнение работ (оказание услуг) с гражданином, замещавшим должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации (утверждены Постановлением Правительства РФ от 21.01.2015 N 29). Документ, который направляется бывшему работодателю, регистрируется в установленном у работодателя порядке, например, в журнале регистрации исходящих документов согласно пошаговой процедуре приема на работу.
• Направление в соответствующий военный комиссариат и (или) органы местного самоуправления сведений о гражданине, подлежащем воинскому учету, и принятии его на работу (п. 32 Постановления Правительства РФ от 27.11.2006 N 719). Документ, который направляется в военный комиссариат и/или органы местного самоуправления, регистрируется в установленном у работодателя порядке, например, в журнале регистрации исходящих документов.

При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования оформляются работодателем. В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.

Некоторые кадровые специалисты при ознакомлении работника с локальными нормативными актами просят его указывать не только дату, но и время ознакомления, таким образом подчеркивая соблюдение требования кодекса о том, что работник должен быть до подписания трудового договора ознакомлен с локальными нормативными актами работодателя, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника. Соответственно и при подписании трудового договора просят работника указывать время. Мы не возражаем против такого усердия, но полагаем, будет достаточным при ознакомлении работника с локальными нормативными актами работодателя указывать дату ознакомления, а в трудовой договор включать фразу о том, что работник до подписания трудового договора ознакомлен с локальными нормативными актами работодателя (с перечислением этих актов).

Рекомендуем:

• Книга «Курс кадрового делопроизводства. Самоучитель» Т.1 >>
• Книга «130 пошаговых инструкций для кадровой работы» >>
• База 140 пошаговых процедур в справочной онлайн базе ИКС (база для подписчиков журнала «Кадровик-практик») >>
• База 140 пошаговых процедур электронной библиотеки «Пакет Кадровика» >>
• Обсуждение различных пошаговых процедур кадровых операций на форуме по кадрам >>

Перепечатка данного материала на другие сайты и в иные СМИ без письменного разрешения нашей редакции не разрешается. Получить разрешение >>

Оформление нового сотрудника — стандартный процесс для любого предприятия. Однако даже в таком деле существуют подводные камни. Чтобы избежать проблем и минимизировать трудности, следует соблюдать определенные правила приема на работу.

Нормативное регулирование трудоустройства

Основы процедуры трудоустройства регулируются следующими документами:

• Трудовой кодекс Российской Федерации. Его 10 и 11 главы подробно описывают процесс заключения трудового договора, оформление новых сотрудников, а также перечисляются необходимые документы при оформлении на работу;
• Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. В данном акте утверждается форма трудовой книжки — основного документа персонального учета работника;
• Постановление Минтруда России от 10.10.2003 № 69. Здесь даны инструкции по заполнению сведений о работе и работнике: увольнениях, перемещениях внутри предприятия, награждениях.

Важно! При оформлении сотрудника кадровикам следует неукоснительно соблюдать требования законодательства. Нарушение нормативных документов может привести к дисциплинарной ответственности.

Если вы хотите облегчить процесс трудоустройства кандидатов и не допустить при этом ошибок, стоит соблюдать поэтапный алгоритм приема на работу. Общая схема выглядит так:

1. Сбор и проверка подлинности необходимых документов кандидата. В зависимости от специфики вакансий, список может незначительно отличаться, но зачастую от соискателя требуется подтвердить наличие необходимого образования, опыта работы, наличия необходимых умений, либо прохождения курсов.
2. Ознакомление будущего работника с локальными документами компании. На этом этапе кандидат изучает должностные инструкции, которые могут включать в себя рекомендации и обязанности, а также правила распорядка рабочего дня, коллективный договор, требования по форме одежды или коммерческой тайне. Свое ознакомление необходимо подтвердить подписью.
3. Составление и подписание трудового договора. Этот этап является основным как для работника, так и для работодателя. Зачастую документ имеет стандартную для всех служащих предприятия форму и по факту является договором присоединения, однако, в случае важности и особой ценности кандидата, ему может быть предложен индивидуальный вариант. В обязательном порядке должны быть указаны обязанности, размер зарплаты, режим труда.
4. Согласование и издание приказа о приеме на работу. В нем должны присутствовать основные условия трудового договора, например, размер оклада, должность нового члена коллектива и место его работы, информация об испытательном сроке.
5. Создание личной карты сотрудника. Данные на соискателя передаются из отдела кадров в бухгалтерию, где открывается лицевой счет, а также вносятся данные в бланк учета служебного времени. Помимо этого, может быть создано личное дело.
6. Внесение записи об устройстве в трудовую книжку. После всех вышеперечисленных действий, в документе персонального учета работника оформляется запись о новой ступени в карьере. Осуществляется это в соответствии с Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69 отделом кадров или бухгалтерией.

Внимание стоит обратить на детали — изменения в трудовую книжку в обязательном порядке вносятся ручкой синего оттенка, а информация не должна содержать сокращений и аббревиатур.

Скачать для просмотра и печати:

Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»

Постановление Минтруда России от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»

Статья 65 Трудового кодекса РФ

Какие документы необходимы при устройстве

Статья 65 Трудового кодекса Российской Федерации дает четкий список бумаг, необходимых для оформления на работу. Это:

• паспорт (закон разрешает предоставить иной документ, удостоверяющий личность);
• трудовая книжка (если работник ранее уже был трудоустроен, в противном случае — заводится непосредственно при приеме);
• документы воинского учета (военный билет) для мужчин и военнообязанных женщин;
• документы, подтверждающие получение образования и квалификацию (диплом о высшем образовании, аттестаты, справки об их действительности);
• страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования (если его нет — оформляется работодателем).

Помимо вышеуказанных основных документов, в ряде случаев работодатель может потребовать следующие бумаги:

• справка об отсутствии (наличии) судимости (в случае когда к работе не допускаются лица, в отношении которых велось уголовное преследование);
• справку о наличии (либо отсутствии) санкций за употребление наркотических веществ (если вакансия не предполагает допуск лиц с подобным наказанием до истечения его срока);
• медицинские справки (в случае когда деятельность подразумевает работу в сфере общепита либо происходит устройство несовершеннолетнего);
• отдельные случаи (водительское удостоверение для водителя, рекомендательные письма).

Работодатель не может требовать от потенциального сотрудника бумаг, предоставление которых не оговорено законодательством Российской Федерации.

Внимание! В соответствии сФедеральным законом «О персональных данных» от 27 июля 2006 года № 152, кадровику следует оформить с кандидатом разрешение на обработку персональных данных. За нарушение режима хранения и использования этой информации предусмотрена гражданская, административная и уголовная меры ответственности.

Решение о трудоустройстве

Отбор подходящего работника — задача кадровика. Именно отдел кадров с целью выбора наилучшего кандидата рассылает объявления, просматривает анкеты, устраивает собеседования. Учитывается и мнение начальника отдела, где имеется вакантная должность.

Однако окончательное решение лежит непосредственно на руководителе предприятия. С его позволения начинается процесс трудоустройства, работник приступает к своим обязанностям.

Важно! Если соискатель был допущен к работе лицом, которое не имело право давать допуск, а работодатель в последующем отказывается признавать данные отношения трудовыми и уклоняется от заключения договора, работник все равно имеет право на оплату отработанного времени и выполненной работы.

Частные случаи при оформлении

Устройство нового сотрудника на работу может иметь ряд нюансов, даже если это совершенно стандартное место труда. Так, отдельные категории граждан могут воспользоваться своим правом на льготы, предоставив в отдел кадров документы, подтверждающие свое особое положение. Это может быть инвалидность, наличие ребенка или иждивенца, беременность или обучение.

Внимание! Соискателю необходимо самостоятельно позаботиться об обеспечении своих прав. Если документы не будут предоставлены, сотрудник считается нанятым на обычных условиях, а работодатель не несет никакой ответственности за нарушение норм содержания отдельных категорий рабочих.

Рассмотрим частные случаи трудоустройства и отдельные виды персонала.

Дистанционные служащие

Если сотрудник оформляется дистанционно, его бумаги подготавливаются в электронной форме и заверяются с помощью электронной подписи. Нотариально заверенные копии документов соискателя отправляются почтой.

Законом установлен добровольный порядок внесения записи о дистанционном месте работы в трудовую книжку, так что ее отправка зависит от желания будущего сотрудника.

Медицинский персонал

Будущий медработник обязан предоставить диплом об образовании и имеющиеся сертификаты, а если он является специалистом отдельной области — соответствующую лицензию.

Внимание следует уделить и оформлению персонала — место работы и должность должны быть указана с учетом всех требований, установленных государством. В ином случае служащему будет сложно доказать право на получение дополнительных социальных льгот. Также особенностью устройства врачей и медсестер является необходимость обязательного прохождения регулярных обследований здоровья.

Устройство к индивидуальному предпринимателю

В этом случае нюансы возникают не со стороны соискателя, а со стороны работодателя. Перед тем как начать оформлять персонал, предпринимателю необходимо пройти обязательную регистрацию в качестве работодателя в Пенсионном фонде России и Фонде социального страхования. По результатам этих процедур, ИП получает реквизиты, на которые в дальнейшем будут перечисляться взносы за коллектив.

Прием на материально ответственные должности

Отбор на материально ответственную должность в предприятиях проводится гораздо тщательнее. Если соискатель хочет устроиться на место руководителя склада или аптеки, лаборанта или кассира, ему предстоит заключить с работодателем отдельный договор материальной ответственности и, в случае возникновения по его вине убытков, возместить их компании.

Условий к этому есть несколько:

• лицо должно быть совершеннолетним;
• вред произошел по вине ответственного лица;
• обязанности непосредственно связывают работу с определенными ценностями, а сама должность входит в список Постановления Минтруда от 31 декабря 2002 г. N 85.

Скачать для просмотра и печати:

Федеральный закон «О персональных данных» от 27 июля 2006 года № 152

Постановление Минтруда РФ от 31 декабря 2002 г. N 85

Устройство мигрантов

Помимо основных документов, от данной категории лиц требуется предоставить разрешение на работу на территории страны, миграционную карту и подтвердить регистрацию по месту пребывания. Срок действия трудового договора не может превышать время действия разрешения на работу.

Важно! Предоставление заведомо ложных документов при трудоустройстве грозит не только последующим увольнением, но и уголовным наказанием.

Порядок приема на работу сотрудников

Казалось бы, прием на работу очередного сотрудника не составляет для кадровика особого труда — оформление договора, приказа, личной карточки и т.д. Однако зачастую это делается бессистемно, в результате возникают ошибки, недочеты. В представленной статье структурируем процесс оформления документов при приеме сотрудников на работу, укажем сроки, которые необходимо при этом соблюдать, приведем образцы документов, ответим на часто возникающие вопросы.

Нормативно-правовая база

Главами 10 и 11 ТК РФ регламентировано заключение трудового договора — указаны порядок, форма, содержание, детализированы отдельные вопросы. Статья 66 ТК РФ содержит общие положения о трудовой книжке. Подробно порядок ее заполнения установлен Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (вместе с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей) в ред. от 19.05.2008 (далее — Постановление N 225) и Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (далее — Постановление N 69). Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (в том числе приказ о приеме на работу, личная карточка работника и иные документы) утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 (далее — Постановление Госкомстата N 1). Анализируя содержание данных документов, можно вывести следующий порядок оформления приема на работу.

1. Получение необходимых для приема на работу документов.

2. Ознакомление работника с локальными нормативными актами организации.

3. Заключение трудового договора.

4. Издание приказа о приеме на работу.

5. Заполнение личной карточки формы N Т-2.

6. Оформление личного дела работника.

7. Внесение записи в трудовую книжку.

Рассмотрим подробнее каждый из этапов.

Документы, предъявляемые при заключении трудового договора

Перечень документов, которые работник кадровой службы вправе потребовать от претендента на вакантную должность, закреплен в ст. 65 ТК РФ. К ним относятся:

— паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

— трудовая книжка, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на условиях совместительства;

— страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

— документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

— документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

Частью 2 ст. 65 ТК РФ предусмотрено, что федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов. В отношении отдельных категорий государственных служащих приняты ведомственные правовые акты, устанавливающие перечень документов, необходимых для представления при поступлении на службу. Например, п. 14 Положения о правоохранительной службе в органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ, утвержденного Указом Президента РФ от 05.06.2003 N 613 (ред. от 26.04.2009), установлен следующий перечень:

— личное заявление;

— документ, удостоверяющий личность;

— трудовая книжка;

— документы, подтверждающие профессиональное образование;

— справка из налогового органа о представлении сведений об имущественном положении;

— медицинское заключение военно-врачебной комиссии о состоянии здоровья;

— документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

— другие документы, предусмотренные федеральным законом.

Вместе с тем имеющаяся судебная практика показывает, что непредставление одного из перечисленных документов не всегда будет достаточным основанием для отказа в приеме на работу.

При поступлении на государственную гражданскую или муниципальную службу дополнительным документом является анкета, которая должна заполняться лично поступающим на службу. Такие требования установлены ст. 26 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» (далее — Закон N 79-ФЗ) и ст. 16 Федерального закона от 02.03.2007 N 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации» (далее — Закон N 25-ФЗ). Форма анкеты утверждена Распоряжением Правительства РФ от 26.05.2005 N 667-р <1>. Кроме того, заполнение анкеты предусмотрено Постановлением Правительства РФ от 28.10.1995 N 1050 «Об утверждении Инструкции о порядке допуска должностных лиц и граждан Российской Федерации к государственной тайне» (ред. от 18.05.2009), в частности, утверждена и форма анкеты. Считаем верным, что лица, не относящиеся к указанным выше категориям, а также иным категориям, в отношении которых приняты отдельные правовые акты, устанавливающие аналогичные требования, вправе не заполнять анкеты, предлагаемые работодателем, поскольку ТК РФ не называет ее в качестве документа, обязательного для заполнения при поступлении на работу, и отказ в предоставлении работы по причине незаполнения анкеты в данном случае будет незаконным.

<1> Распоряжение Правительства РФ от 26.05.2005 N 667-р «Об утверждении формы анкеты, представляемой гражданином Российской Федерации, поступающим на государственную гражданскую службу Российской Федерации или на муниципальную службу в Российской Федерации» (ред. от 16.10.2007).

Практически всегда перед заключением трудового договора работника просят написать заявление о приеме на работу. Однако такое требование содержится лишь в Законах N 79-ФЗ, N 25-ФЗ и иных правовых актах, регламентирующих порядок поступления на государственную службу. ТК РФ не содержит определения такого понятия, как заявление о приеме на работу, поэтому данный документ не является обязательным при оформлении трудовых отношений с лицами, не поступающими на государственную, государственную гражданскую или муниципальную службу.

Локальные нормативные акты организации

Статьей 68 ТК РФ установлено, что при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором. Возможны несколько вариантов подтверждения ознакомления работника с такими документами:

— роспись в журнале (работник должен расписаться за ознакомление с каждым локальным нормативным актом);

— роспись на листе ознакомления (он прошивается и скрепляется печатью вместе с соответствующим локальным нормативным актом);

— роспись в трудовом договоре (в этом случае локальный нормативный акт должен являться приложением к трудовому договору и копия данного документа выдается работнику).

О локальных нормативных актах упоминается в ст. 8 ТК РФ. Напомним, что нормы таких документов не должны ухудшать положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством.

Заключение трудового договора

При заключении трудового договора необходимо руководствоваться гл. 10 — 11 ТК РФ. Подробно его содержание в данной статье рассматривать не будем. Отметим лишь, что согласно ст. 61 ТК РФ работник обязан приступить к исполнению трудовых обязанностей со дня, определенного трудовым договором. Если в трудовом договоре не указан день начала работы, то работник должен приступить к работе на следующий день после вступления договора в силу. Трудовой договор вступает в силу со дня его подписания работником и работодателем либо со дня фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя.

Если трудовой договор не был заключен, а работник фактически был допущен к работе, не позднее трех дней с даты допущения его к работе необходимо оформить трудовой договор в письменной форме (ст. 67 ТК РФ).

Особо отметим, что трудовой договор должен составляться в двух (или более — если это предусмотрено нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права) экземплярах: один выдается работнику, второй хранится в отделе кадров. На последнем работник должен своей подписью подтвердить получение им экземпляра трудового договора. Рекомендуем оформлять это записью в конце трудового договора: «Экземпляр трудового договора получил» /подпись, расшифровка/.

Приказ о приеме на работу

Согласно ст. 68 ТК РФ прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Такой порядок необходим в целях защиты прав работника, поскольку трудовым договором определяются права и обязанности сторон и, если стороны пришли к согласию, издается приказ. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись не позднее трех дней со дня фактического начала работы. Кроме того, по требованию работника работодатель обязан выдать надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения). Такое требование может быть выражено и в устной, и в письменной форме.

Приказ о приеме на работу, форма которого утверждена Постановлением Госкомстата N 1.

Если на работу принимаются одновременно несколько сотрудников, можно использовать форму N Т-1а (образец заполнения см. ниже). В этом случае в личные дела сотрудников подшиваются заверенные в установленном порядке копии такого приказа.

Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма Т-1а)

Даты составления приказа о приеме на работу, заключения трудового договора, а также начала работы не обязательно совпадают. Так, дата начала работы может быть более поздней по сравнению с той, когда заключен трудовой договор и оформлен приказ. Однако, если приказ издан более поздним числом, нежели заключен трудовой договор, это является нарушением трудового законодательства.

Личная карточка формы Т-2

Подробно порядок заполнения данного документа был рассмотрен в N 1, 2009, журнала «Отдел кадров бюджетного учреждения». Напомним основные моменты: форма личной карточки утверждена Постановлением Госкомстата N 1. Личная карточка заполняется сотрудником кадровой службы на основании представленных работником документов и заверяется подписями самого работника и сотрудника отдела кадров. Точный срок заполнения карточки в законе не установлен, однако наличие графы, в которой фиксируется дата приказа о приеме на работу, заверяемая подписью работника, позволяет говорить о том, что первичное заполнение личной карточки должно производиться не позднее чем через три дня с даты фактического начала работы.

Напомним, для учета личных данных государственных и муниципальных служащих предусмотрена форма личной карточки N Т-2ГС (МС), утвержденная также Постановлением Госкомстата N 1.

Оформление личного дела работника

Указом Президента РФ от 30.05.2005 N 609 утверждено Положение о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела (далее — Положение). Перечень документов, которые приобщаются к личному делу, указан в п. п. 16, 17 Положения. Законодательством не установлен срок заведения личного дела. Однако, учитывая, что личное дело ведется с целью систематизации имеющихся документов по личному составу сотрудников, содержит персональные данные о последних, подлежащие защите от неправомерного использования и утраты, желательно оформлять его непосредственно после приема лица на работу.

Ведомственными правовыми актами могут быть установлены особенности ведения личных дел сотрудников, обязательные для исполнения. В качестве примера приведем:

— Приказ Минтранса России от 17.02.2009 N 27 «Об утверждении Положения об организации работы с персональными данными государственного гражданского служащего Министерства транспорта Российской Федерации и ведении его личного дела»;

— Приказ ФСТ России от 07.11.2008 N 441-к «Об утверждении Положения о работе с персональными данными государственного гражданского служащего ФСТ России и ведении его личного дела»;

— Приказ Минэнерго России от 11.11.2008 N 166 «Об утверждении Положения о работе по обработке персональных данных в Министерстве энергетики Российской Федерации».

Личные дела муниципальных служащих ведутся в порядке, установленном для ведения личного дела государственного гражданского служащего (ч. 4 ст. 30 Закона N 25-ФЗ).

Поскольку иных правовых актов, регламентирующих данный вопрос, не принято, рекомендуем при ведении личных дел работников иных бюджетных организаций опираться на порядок, установленный Положением. Желательно действующий в организации порядок ведения личного дела закрепить в локальном нормативном акте.

Внесение записи в трудовую книжку

В начале статьи было указано, что порядок внесения записей в трудовые книжки регламентируется Постановлениями N 225 и N 69. Обратим внимание на сроки внесения записей. Статьей 66 ТК РФ установлено, что работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной. Это означает, что, если работник проработал у работодателя менее пяти дней, запись в трудовую книжку можно не вносить.

Если работник принят на работу впервые, трудовую книжку необходимо оформить в его присутствии не позднее недельного срока со дня приема на работу (п. 8 Постановления N 225).

Необходимо помнить, что при приеме трудовой книжки от работника и при оформлении новой трудовой книжки об этом делается отметка в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, форма которой установлена Приложением 3 к Постановлению N 69.

И.А.Маркелова, Эксперт журнала «Отдел кадров бюджетного учреждения»

Подписано в печать 07.07.2009

Процесс приема на работу. Его основные этапы

Набор кандидатов является основой для следующего этапа — отбора будущих сотрудников организации. Содержание этого этапа во многом зависит от традиций, особенностей организации, принимающей новых сотрудников, а также от характера должности, на которую подбирается кандидат. Однако в общем виде процесс отбора персонала может быть представлен следующей схемой. На каждой ступени отсеивается часть заявителей или же они отказываются от процедуры, принимая другие предложения.

Первичный отбор начинается с анализа списков кандидатов с точки зрения их соответствия требованиям организации к будущему сотруднику. Основная цель первичного отбора состоит в отсеивании кандидатов, не обладающих минимальным набором характеристик, необходимых для занятия вакантной должности.

Рис. 1. Типичный процесс отбора персонала в организацию

Очевидно, что этот минимальный набор является различным для разных специальностей и организаций.

Методы первичного отбора зависят от бюджета, стратегии организации и относительной важности данной должности. В настоящее время наиболее распространенными методами являются: анализ анкетных данных и тестирование.

Анализ анкетных данных предполагает, что биография человека является достаточно надежным индикатором, определяющим возможность успешного выполнения определенных производственных функций. При использовании этого метода специалисты кадровой службы проводят анализ информации, содержащейся в заполненных кандидатами анкетах, сравнивая фактические данные с собственной моделью. Анализ анкетных данных является простым, дешевым и достаточно эффективным методом первичного отбора в случае, когда организация имеет обширный список кандидатов и когда речь идет о специализированных должностях. В то же время этот метод приближен в оценке потенциала, поскольку ориентирован исключительно на факты из прошлого кандидата, а не на его сегодняшнее состояние и способность к профессиональному развитию. Поэтому при отборе кандидатов на руководящие должности, особенно предполагающие дальнейшее развитие и профессиональный рост, нужно крайне осмотрительно использовать метод анализа анкет.

Тестирование завоевывает в последнее время все большую популярность среди ведущих организаций развитых стран, его используют не только корпорации, но и государственные учреждения, общественные организации. Преимущества тестирования состоят в возможности оценки сегодняшнего состояния кандидата с учетом особенностей организации и будущей должности. Недостатки этого метода первичного отбора — высокие издержки, часто необходимость помощи специалистов, условность и ограниченность тестов, не дающих полного представления о кандидате.

Каждая организация должна принимать решение об использовании тестов с учетом собственных финансовых возможностей, культурных особенностей, приоритетов развития.

При приеме на работу могут быть использованы три типа тестов:

• — на профессиональные знания и навыки;
• — на уровень развития интеллекта и других способностей;
• — на наличие и степень проявления определенных личностных качеств.

Квалификационные тесты для оценки уровня профессиональных знаний и навыков призваны определить уровень профессионального мастерства или знаний кандидата в конкретных сферах трудового процесса, кроме того, они позволяют провести отсев и первоначальное ранжирование претендентов на должность.

Тесты на общий уровень интеллекта содержат наборы заданий, которые включают математические, логические, лингвистические и прочие подобные задачи, на решение которых отводится ограниченное время (как правило, от 30 минут до полутора часов).

Психологические портреты имеют вспомогательный характер при выборе кандидата, но некоторые должности заведомо требуют определенных черт характера. Например, тот, кто работает непосредственно с клиентами организации, должен быть жизнерадостным, иметь живой характер и дружелюбие, Большое значение имеет психологическая совместимость в коллективе, особенно когда люди должны работать в тесном контакте или находиться длительное время вместе (командировки). Определить личностные характеристики нанимаемого работника призваны тесты на наличие и степень проявления определенных личностных качеств. Эти тесты чаще всего представлены в виде опросников. С их помощью оценивают свойства личности или интересы.

Стадия первичного отбора, независимо от применяемых методов, завершается созданием ограниченного списка кандидатов, наиболее соответствующих требованиям организации. Остальным кандидатам сообщается о решении прекратить рассмотрение их кандидатур на данную должность.

Собеседование с сотрудниками кадровой службы. На данном этапе специалист по подбору персонала проводит индивидуальные собеседования — интервью с отобранными кандидатами. Цель этих собеседований заключается в оценке степени соответствия кандидата портрету идеального сотрудника, его способности выполнять требования должностной инструкции, потенциала профессионального роста и развития, способности адаптироваться в организации, знакомстве с ожиданиями кандидата в отношении организации, условий работы, ее оплаты и т.д. Не являясь техническим специалистом, сотрудник кадровой службы должен сосредоточиться на оценке «общих характеристик» кандидата — аналитических способностей, характера, жизненной философии, мотивированности, трудоспособности, совместимости с организацией.

Важно отметить, что собеседование является двусторонним процессом — не только организация оценивает кандидата, но и кандидат оценивает организацию с точки зрения ее соответствия его собственным интересам и запросам. Сотрудник кадровой службы, проводящий собеседование, должен предоставить максимально объективную и полную информацию об организации, чтобы заинтересовать кандидата и в тоже время избежать приема на работу тех, чьи ожидания расходятся с возможностями организации.

Существуют следующие виды собеседований с кандидатами:

• — один представитель организации встречается с одним кандидатом;
• — один представитель организации встречается с несколькими кандидатами;
• — несколько представителей организации беседуют с одним кандидатом;
• — несколько представителей организации интервьюируют нескольких кандидатов.

Собеседование «один на один» является наиболее распространенным и достаточно эффективным.

Во втором случае интервьюеру предоставляется возможность одновременно оценить несколько кандидатов и понаблюдать за ними в условиях стрессовой ситуации (присутствие нескольких претендентов на одну и ту же должность), хотя беседовать одновременно с несколькими кандидатами значительно сложнее.

Участие нескольких представителей организации повышает объективность оценки и качество самого собеседования, однако может создать дополнительный стресс для кандидата и увеличивает издержки организации.

Присутствие нескольких человек с обеих сторон значительно увеличивает сложность процесса собеседования и требует тщательной подготовки и согласованного поведения интервьюеров.

Выбор вида собеседования зависит от традиций организации, особенностей кандидата, вакантной должности, индивидуального предпочтения проводящего собеседования сотрудника.

Основная часть собеседования представляет собой обмен информацией между его участниками. Интервьюера интересует та информация, которая дает возможность оценить способность и желание кандидата успешно работать в организации. Поэтому завершение собеседования должно произойти в тот момент, когда этого хочет интервьюер. Для этого существует несколько приемов — предложить кандидату задать последний вопрос, начать посматривать на часы или на дверь, выпрямиться, как бы собираясь подняться из-за стола. В самом конце интервью необходимо поблагодарить кандидата и объяснить ему дальнейший порядок рассмотрения его кандидатуры и поддержания связи с ним.

Результаты собеседования должны содержать оценку кандидата и предложение — продолжать или прекратить работу с ним. Заключение проводившего собеседование сотрудника передается руководителю подразделения, располагающего вакансией, который и принимает решение о дальнейших действиях в отношении данного кандидата.

Справки о кандидате. Для того чтобы лучше оценить профессиональные и личностные качества кандидата, организации могут обратиться за информацией к людям и организациям, знающим его по совместной учебе, работе и т.д. Специалисты кадровой службы могут предложить самому кандидату назвать имена людей, которые могли бы охарактеризовать его, и затем побеседовать с этими людьми.

Если руководитель подразделения удовлетворен результатами собеседования, проведенного сотрудником кадровой службы, он назначает встречу с кандидатом. В отличие от собеседования со специалистами по управлению персоналом это интервью должно позволить оценить, прежде всего, профессиональные качества кандидата, его способность выполнять производственные функции. Одновременно руководитель оценивает степень своей личной профессиональной совместимости с кандидатом и вероятность успешной интеграции последнего в подразделение.

Кроме того, руководитель предоставляет кандидату детальную информацию о своем подразделении, вакантной должности, функциях, которые придется выполнять кандидату в случае его приема на работу. Результаты собеседования должны быть зафиксированы документально. Для этого необходимо использовать специальные формы оценки кандидатов

В последнее время все большее распространение получает практика приема на работу с испытательным сроком, дающая возможность оценить кандидата непосредственно на рабочем месте без принятия на себя обязательств по его постоянному трудоустройству. В период испытательного срока, продолжительность которого зависит от трудового законодательства, кандидат исполняет должностные обязанности в полном объеме, получает вознаграждение, однако может быть уволен по его окончании без каких-либо последствий для организации. В течение испытательного срока руководитель подразделения уделяет особое внимание кандидату и оценивает его с точки зрения соответствия данной должности и организации.

На основе анализа результатов собеседования, а также испытательного периода, руководитель подразделения выбирает кандидата, который, по его мнению, наиболее подходит для данной должности. В зависимости от важности вакантной должности может потребоваться собеседование с Генеральным директором, прежде чем будет принято решение о приеме на работу.

Кадровая технология приема персонала на работу

Процедура приема персонала на работу состоит из 3 этапов (см. рис. 7).

Рис. 7. Основные этапы процедуры приема персонала на работу

Подбор претендентов – поиск претендентов для работы на вакантных рабочих местах.

Отбор кандидатов – процесс выбора из ряда претендентов на рабочее место одного или нескольких, соответствующих критериям отбора.

Наем персонала – оформление трудовых отношений с наиболее подходящим кандидатом на должность.

Процедура подбора претендентов на должность, в свою очередь, включает три этапа (см. рис. 8).

Рис. 8. Схема процедуры подбора претендентов

Целью первого этапа является определение параметров и критериев отбора кандидатов на должность.

Можно выделить требования к кандидату, предъявляемые видом выполняемых работ (см. рис. 9) и ее характером (см. рис. 10).

Рис. 9.

Как видно из рис. 9 описание рабочего места (должности) предполагает анализ основных должностных обязанностей сотрудника, технологии выполнения работы, эргономических, экономических и социальных условий труда. В результате анализа должны быть сформулированы требования к профессиональным знаниям, навыкам, опыту кандидата.

Рис. 10.

После составления полного перечня требований к кандидату на должность целесообразно выделить «минимальные» требования, без соответствия которым человек не может претендовать на данную должность. Как правило, в перечень «минимальных» требований обязательно включают квалификационные требования (образование, опыт) (см. рис. 11).

Рис. 11.

Полный перечень качеств, необходимых сотруднику для эффективной работы в данной должности, содержится в профессиограмме.

Вторым этапом процедуры подбора претендентов на должность является выбор источника и метода подбора претендентов.

В табл. 6 приведена краткая характеристика основных источников и методов подбора персонала на работу, их достоинства и недостатки.

Табл. 6. Источники подбора претендентов

Методы подбора
Внутренний источник	Внешний источник
1. Объявление о найме в средствах информации фирмы. 2. Просмотр картотеки личного состава кадров. 3. Опрос родственников и знакомых. 4. Запрос сотрудников. 5. Альтернативы найму – изменение трудовых отношений путем: • сверхурочной работы; • совмещения должностей; • временного наема кадров; • переноса отпусков; • многосменного режима работ.	1. Объявления в средствах массовой информации. 2. Вербовка. 3. Компьютеризированные службы подбора работников (Internet-технологии). 4. Биржа труда, рекрутерские фирмы, агентства. 5. Использование ярмарок, выставок, фестивалей для информации о вакансиях. 6. Наем студентов во время каникул. 7. Профориентация учащихся колледжей, вузов, школ. 8. Лизинг персонала. 9. Лица, сами обратившиеся в организацию в поисках работы.
Достоинства
Внутренний источник	Внешний источник
1. Снижение затрат на привлечение персонала. 2. Более полная информация о возможностях кандидата. 3. Наглядное развитие карьеры. 4. Меньший срок поиска претендентов.	1. Большой выбор кандидатов. 2. Возможность появления новых идей и приемов работ. 3. Меньшая психологическая напряженность в коллективе. 4. Удовлетворение количественной потребности в персонале.
Недостатки
Внутренний источник	Внешний источник
1. Угроза возникновения психологической напряженности в коллективе. 2. Меньший выбор кандидатов. 3. Меньшая активность (недостатки организации менее заметны, привычны). 4. «Семейственность» => застой идей. 5. Может возникнуть количественная потребность в персонале на освобождающемся рабочем месте.	1. Большие затраты на привлечение персонала. 2. Большой срок поиска. 3. Длительный период адаптации кандидата. 4. Отсутствие полной информации о возможностях кадров. 5. Возможность ухудшения рабочего климата – «обида» среди давно работающих.

Выбор источника и метода подбора претендентов на должность позволяет решить ряд задач:
• привлечение наиболее подходящих кандидатов;
• исключение обращений со стороны лиц, мало подходящих для имеющихся вакансий. Это достаточно важный момент, поскольку перегрузка кадровой службы «обвалом» звонков от явно не подходящих кандидатов часто является пустой тратой времени и препятствием на пути реальных претендентов на должность;
• обеспечение достаточного числа обращений со стороны потенциальных претендентов на должность.

Рассмотрим рекомендации специалистов по составлению объявления о текущей вакансии.

Объявление должно отражать следующие моменты:
• название компании, информацию о ней;
• описание рода деятельности в терминах, понятных предполагаемой аудитории;
• характер предполагаемой работы;
• требуемая квалификация и необходимый опыт;
• диапазон оплаты и дополнительные льготы;
• форма подачи заявки (резюме);
• конечный срок (если он существует) подачи заявок.

Отбор кандидатов

Процесс отбора кандидатов на должность состоит из 7 основных этапов (см. рис. 12).

Рис. 12. Схема процедуры отбора кандидатов

На каждом этапе выявляются и отсеиваются кандидаты, не соответствующие предъявляемым требованиям.

Состав этапов зависит от ранга вакантного места в организационной структуре.

В ряде случаев, испытания разных этапов проводятся одновременно.

Анализ заявительных документов проводится с целью определения возможности участия претендента в конкурсе на вакантную должность (см. рис. 13).

Рис. 13.

В ходе анализа заявительных документов можно определить:
• уровень профессиональной подготовки;
• квалификацию;
• практический опыт;
• профессиональные навыки претендента.

На рис. 14 приведены состав пакета заявительных документов.

Рис. 14.

СВИДЕТЕЛЬСТВА ОБ ОБРАЗОВАНИИ
Свидетельства об образовании: аттестаты, сертификаты, дипломы.

Цель – определить соответствие кандидата требованиям организации по уровню образования и профессиональной подготовленности (см. рис. 15).

Рис. 15.

Особое место среди заявительных документов занимает РЕЗЮМЕ КАНДИДАТА.

Предварительная отборочная беседа

Цель – выявления общего соответствия умений, навыков и квалификации претендента предъявляемым требованиям, допуск к дальнейшим этапам отбора.

Проверка профессиональных и личностных качеств претендента

Цель – получение информации для объективной стандартизированной оценки кандидатов на должность, составление их индивидуальных персонограмм.

Табл. 8

Качества кандидатов	Методы
Одаренность	Тесты на интеллектуальный уровень, способности (двигательные, сенсорные) Пример: IQ
Социальные способности: • способность к контактам • способность к конфликтам	Интервью, дискуссии в группе
Мотивация	Тесты
Свойства личности: • характер • психологический портрет	• характерологические тесты • исследование устойчивости к стрессу Пример: тест Кеттела, MMPI
Профессиональные способности	• тесты профессиональных способностей (пробная работа) • тесты на знания (например, Toefl)
Профессиональный опыт	• интервью • документы

Проверка состояния здоровья

Цель – определение физической пригодности кандидата к выполнению работы.

Медицинский осмотр, как правило, проводится с целью:
• убедиться, способен ли претендент справиться с будущей работой;
• предотвращения найма работников с болезнями «несовместимыми» с характером выполняемой работы (по перечню Минздрава РФ);
• предотвращения жалоб по поводу компенсаций по состоянию здоровья.

Дополнительные методы проверки

При отборе кандидатов на управленческие должности высокого ранга могут быть использованы дополнительные методы.

Табл. 9

Метод	Краткая характеристика
Метод «мозговых предпочтений»	Определение доминирующих функций мозга: кора левого полушария – «математический» ум, кора правого полушария – «интуитивный» ум
Детектор лжи	Определение честности кандидата
Графологический анализ	Изучение психологического «портрета» кандидата, выявление «подозрительных» слабостей в структуре личности
Тестирование на использование наркотиков	Иммунологические исследования, анализ мочи, радиоиммунологический анализ волос
Астрологический прогноз

Собеседование

Собеседование по отбору персонала – это обмен информацией между представителями организации и кандидатом на занятие вакантной должности.

Цель представителя организации – принятие решения о наиболее подходящей кандидатуре.

Цель кандидата – получение детальной информации об организации, должности, функциях.

Специалисты выделяют 3 типа собеседований при найме персонала (см. рис. 14).

Рис. 16.

Критериальное собеседование представляет собой интервью, во время которого кандидату задаются вопросы, связанные с будущей профессиональной деятельностью претендента, а его ответы оцениваются по заранее разработанной шкале оценок.

Ситуационное собеседование строится вокруг обсуждения реальной или гипотетической ситуации, связанной с будущей профессиональной деятельностью кандидата.

Биографическое собеседование строится вокруг фактов из жизни кандидата, его прошлого опыта. Оно дает возможность оценить то, что кандидат уже сделал в своей жизни и на основании этого предположить, насколько успешно он сможет работать в должности, на которую претендует.

Характеристика основных стадий собеседования приведена в табл. 10.

Табл. 10. Стадии собеседования при отборе на работу

Стадии		Преимущественные функции
1. Предварительная стадия	Приветствие, взаимное представление. Допускаются вопросы об уровне знаний кандидата о предприятии для выяснения «интенсивности его интересов». Заверение кандидата о конфиденциальности беседы.	Создание атмосферы доверия. Снижение барьеров и порога страха.
2. Основная стадия	Выяснение личного, семейного и социального фона кандидата (например, вопросы о происхождении и занятиях в свободное время). Выявление образовательного пути кандидата, включая повышение квалификации и стажировки. Выяснение профессионального развития и профессиональной квалификации. Вопросы по профессии, профессиональным планам; выяснение критической оценки прежнего поля деятельности, уточнение основания для желания сменить место работы. Информирование кандидата о предприятии (организации), отделе, рабочей группе, должности и ответы на вопросы кандидата.	Проверяется, подходит ли кандидат к предполагаемой рабочей группе по своим способностям к контактированию и интеграции. Определение степени мобильности и гибкости. Получение опорных точек о готовности претендентов к образованию и стремлении к своему развитию. Заключение о кандидате относительно инициативы, самооценки, способности к самокритике, оснований для частоты смены должностей. Проверка письменной информации. Избежание неправильных или искаженных представлений со стороны кандидата о месте работы.
3. Заключительная стадия	Заключение разговора: резюме о результатах собеседования, определение срока принятия решения.	Мотивация для времени раздумий.

Специалисты рекомендуют оценивать кандидата по результатам собеседования непосредственно после собеседования по стандартной форме.

По результатам собеседования менеджер может:

• Рекомендовать принять на работу.
• Рекомендовать для следующего собеседования.
• Рассмотреть как кандидата на другую должность.
• Отказать.

Принятие решения

Право принятия решения о найме принадлежит непосредственно руководителю функциональной сферы, в которой образовалась вакансия и руководителю организации.

Найм на работу оформляется заключением трудового договора (контракта) и приказом о приеме на работу.

Трудовой договор – это документ, регламентирующий права и обязанности сотрудника предприятия и администрации, подписывается сотрудником и представителем администрации.

Контракт – это особая форма трудового договора между работником и администрацией, оговаривающая не только трудовые, но и иные отношения, а также права и обязанности ответственных сторон.

Кодекс законов о труде РФ предусматривает 2 формы трудового договора:

1. Контракт, заключенный на неопределенный срок.

2. Срочный трудовой договор, к которому работодатель прибегает, если пользуется услугами работника в течение определенного срока.

Контракт обсуждается с работником до его выхода на службу и подписывается либо после обсуждения, либо в первые дни работы.

Контракт обычно состоит из следующих основных разделов:

1. Общие положения: кто и с кем заключает контракт, срок его действия, условия об испытательном сроке.

2. Обязанности сторон.

3. Ответственность сторон за неисполнение обязанностей: ответственность за ущерб, причиненный предприятию, ответственность предприятия за ущерб, причиненный здоровью работника.

4. Основания и порядок расторжения и продления договора.

5. Порядок рассмотрения трудовых споров.

Контракт может включать условия об установлении испытательного срока, о совмещении должностей, о выполнении обязанностей определенного должностного лица на время его отсутствия, о соблюдении коммерческой тайны и т.п.