Как правильно писать жалобы, чтобы они возымели максимальный эффект?
Жалобы, вообще, обладают магическими свойствами и часто используются для манипулирования людьми. Как и в любом деле, в написании жалоб есть свои секреты, особенности и тонкие моменты, и всех их мы с Вами сегодня подробно разберем.
Писать жалобу для многих может показаться истощением последней капли в чаше терпения, однако, на самом деле, это не совсем так. Жалоба – это способ получить желаемое. Иными словами, это средство для достижения цели.
Прежде чем писать жалобу
Прежде чем писать жалобу помните, что у любого Вашего действия есть последствия, а жалобы, как правило, не бывают анонимными. Если жалоба – меньшее из зол или овчинка стоит выделки, тогда – вперед, однако если есть другие варианты, то лучше рассмотреть их всех.
Например, угроза написания жалобы зачастую оказывает куда большее воздействие, нежели сам факт ее написания. Это особенно актуально для различных учреждений или пунктов оказания услуг, где в обязательном порядке присутствует жалобная книга. Администраторы над этой книгой трясутся, как Кощей над свой иглой. Это объясняется тем, что если кто-то решит в ней написать жалобу, а потом придет проверка, скажем, из госконтроля, то у заведения будут проблемы, и притом немалые. Вот почему жалоба – это универсальное средство для манипулирования, даже когда она еще не написана.
Написание жалобы: основные моменты
Переходим от теории к практике. В первую очередь, нужно помнить, что, в зависимости от того, как жалоба написана, она может производить либо сильный, либо слабый эффект. Плохо написанная жалоба может даже, наоборот, навредить Вам. Итак, по пунктам, на что стоит обратить внимание…
1. Стиль изложения
Все жалобы пишутся исключительно в официально-деловом стиле, который характеризуется присущими ему особенностями. Подробнее об этих особенностях Вы можете узнать из статьи «Официально-деловой стиль. Примеры и принципы создания деловых текстов».
2. Отсутствие эмоций
Уж если вы собрались писать жалобу, помните, что в этом деле первое правило такое же, как и в написании гадостей: в тексте не должны проскакивать эмоции. Только холодный и бьющий с плеча текст. Более половины людей, которые пишут жалобы, вливают в них весь свой гнев, все свои переживания и расстроенные чувства. Эмоции тут не только неуместны, но и могут навредить.
* Одна моя знакомая, в свое время, купила некачественный товар в магазине, и потребовала вернуть деньги. Администратор магазина выставила ее полной дурой и наотрез отказалась компенсировать денежную сумму. Женщина написала слезную жалобу, и ушла, однако, судя по ее рассказу и тому, что в жалобе было написано, администратор обернула это в недоразумение и выкрутилась, сказав руководству, что в магазин пришла истеричка, которой просто стало жалко денег за качественный продукт. Я предполагаю, что администратор с воодушевлением рассказывала, что отстаивала, в первую очередь, интересы магазина, была с покупательницей вежлива и тактична, однако женщину было не унять. Словом, дело замяли, и осадок остался.*
Получив несколько рекомендаций о правилах написания жалоб, женщина решила доказать свою правоту и, поскольку стояло лето на дворе, когда продукты портятся очень быстро, случай отыграться представился довольно скоро. Женщина написала жалобу жестко, холодно, оперируя только фактами и в соответствии с рекомендациями, изложенными в этой статье.
Она потом с упоением мне рассказывала, как кардинально изменилось к ней отношение со стороны администраторши. Злоба и высокомерие моментально испарились, сотрудница магазина бегала перед ней как услужливый песик и слезно просила отозвать жалобу, и это было, действительно, здорово.
Конечно, секрет таких метаморфозов кроется в самой жалобе, пример которой Вы найдете в конце статьи.
3. Только аргументы и факты
Чем больше в жалобе аргументов, тем сильнее от нее эффект. Большой объем воды на киселе никому не нужен и сильно раздражает тех, кто эти жалобы каждый день разгребает десятками.
Садясь писать жалобу, помните, что ее будет читать человек, которому на Ваши проблемы плевать с высокой колокольни. Это по умолчанию. Вот почему крайне важно объективными доводами показать, что ваша жалоба – не просто слезливая бумажка с писульками. Покажите, что она имеет реальный вес. Для этого нужно представлять сухие доводы, можно даже, подгоняя их в нужном вам направлении.
Например, можно взять на вооружение следующие обороты:
Что приводит к…
Что дискредитирует…
Что негативно сказывается на…
Что представляет угрозу для…
И так далее…
4. Эффективный объем
Садясь писать жалобу, помните, что чем больше у нее будет объем, тем меньше вероятность, что ее прочитают целиком. В лучшем случае – ее просто просмотрят. Поэтому постарайтесь донести основные факты в максимально сжатой форме.
В то же время, слишком короткая жалоба без объективных обоснований тоже не произведет никакого эффекта. Вот почему ни в первом, ни во втором случае не стоит бросаться в крайности.
5. Четко поставленные требования
В любой жалобе должны быть выставлены конкретные требования. Даже если Вы просто доводите до сведения руководство магазина о факте хамского отношения к Вам со стороны кассира, и особых требований не предъявляете, то на такой случай есть универсальное требование, которое подойдет для написания 80% жалоб:
Прошу принять соответствующие меры.
Важное примечание: требования в жалобе всегда начинаются со слова «Прошу».
6. Ссылки в жалобе
Кому бы и на кого бы Вам ни пришлось писать жалобу, помните, что конечное решение в итоге принимает человек. Но бюрократический аппарат построен таким образом, что просто так в большинстве инстанций решение не принимается, оно должно отталкиваться от тех или иных нормативных актов.
Теперь представьте две ситуации:
Вы пишите просто жалобу
Вы пишете жалобу, ссылаясь на пункты, например, кодекса об административных правонарушениях
В первом случае ответственное лицо, которое читает Вашу жалобу, должно подгонять Ваши доводы под буквы закона. Для этого ему нужно подумать, может, даже заглянуть в справочник, если будет не лень, не будет проблем дома, будет рабочее настроение и т.д. В общем, мысль Вы уловили.
Во втором же случае, Вы всю работу делаете сами. Т.е. ответственному лицу остается только подписать резолюцию, потому что все логично, все по закону, и это снимает с него всякую ответственность. Это один из тех самых тонких нюансов.
7. Коллективная жалоба
Помните, в фильме «Иван Васильевич меняет профессию» герой Владимира Этуша грозился подать коллективную жалобу? На самом деле, в этой шутке есть одна очень сильная истина. Дело в том, что чем больше людей жалуется, тем больший вес имеет жалоба и более сильный резонанс она вызывает.
Сравните: одно дело, когда жалобу в ЖЭС подает некий Вася Пупкин, и совсем другое – когда жалобу пишут жильцы всего дома. Плюс коллективной жалобы в том, что Вы можете написать ее самостоятельно, а подписаться под ней могут Ваши друзья, знакомые, соседи и т.д.
8. Мелкие нюансы
Проследите, чтобы в Вашей жалобе не было грамматических и пунктуационных ошибок. Они сильно портят впечатление и сводят весь ее эффект на нет.
Пример написанной жалобы
В завершение давайте рассмотрим пример жалобы. Возьмем типичную ситуацию в магазине: вам продали некачественный товар, нахамили, и Вы решили показать всем Кузькину мать, проявив весь свой эпистолярный талант в книге замечаний и предложений (она еще называется жалобной книгой). Как это может выглядеть на практике…
«Я, Иванов Иван Иванович, сообщаю о факте вопиющего безобразия и циничного отношения ко мне со стороны старшего администратора дежурного магазина №39 г. Примеровска Александровой А. А. и прошу принять соответствующие меры по недопущению подобных ситуаций в будущем».
«10 августа я купил куриный полуфабрикат производства ОДО «Курочка», расфасованный сотрудниками дежурного магазина №39 г. Примеровска. Указанная дата фасовки: 10 августа. Однако при вскрытии упаковки выяснилось, что полуфабрикат непригоден к употреблению, поскольку от него исходил запах гнили и был характерный коричневый цвет с отслоениями внутри куска мяса».
«На мои требования вернуть деньги за некачественный продукт, старший администратор Александрова А.А. с особым цинизмом начала привлекать внимание окружающих покупателей к моим изъянам, отказалась компенсировать мне указанную сумму, нарушая тем самым не только пп.1,6 статьи 12 Закона о защите прав потребителей, но и элементарные этические и нравственные нормы. Подобное отношение дискредитирует руководство магазина в глазах покупателей и неприемлемо.
Прошу принять в отношении Александровой А.А. соответствующие меры во избежание возникновения подобных ситуаций впредь и уведомить меня о принятом решении по указанному телефону».
Поделиться: 
Каждый из нас, идя за покупками, рассчитывает на хороший и грамотный сервис. И ни одному покупателю не будет приятно встретиться в магазине с хамством, отсутствием консультации или же откровенным враньем. Поэтому у рядовых покупателей достаточно часто возникает потребность подать жалобу на продавца. В этой статье мы подробно расскажем как бороться с некомпетентностью сотрудников магазинов и иных мест, обслуживающих население.
Содержание
Как подать
Указать на действия конкретного сотрудника достаточно просто. Жалоба на продавца может иметь три простые формы:
Запись в жалобной книге. По законам РФ жалобная книга обязана быть в каждом магазине. Если вы не нашли её на специальном стенде, то запросите её у любого другого сотрудника. Обращение в жалобной книге может написать каждый. Однако не все это делают правильно, и зачастую просто излагают недовольство на бумагу или требуют разогнать весь магазин и нанять новых сотрудников. Обращение в жалобной книге должно содержать подробное описание происшествия, вызывавшего ваше недовольство, ваши требования к дирекции магазина и их обоснование. Требования должны быть выполнимыми и логичными, а жалоба – грамотно построенной и не оскорбляющей ни обидчика, ни третьих лиц. В обязательном порядке укажите ваши контакты и, если возможно, контакты свидетелей.
Обращение в администрацию. Каждый клиент магазина или иного места, оказывающего услуги гражданам, имеет право в случае возникновения конфликта обратиться к руководству. Зачастую это администратор магазина, в исключительных случаях – сам директор. В их обязанности входит управление магазином. Поэтому если магазин не может нормально функционировать из – за того, что возник конфликт, то дирекция обязана его уладить. Администратор, как правило, лучше знает нормы обслуживания и закон о защите прав потребителей. И урегулировать с ним вопрос мирно значительно проще.
Обращение в претензионный отдел. Практически у каждого крупного магазина, торговой сети, интернет – магазина или иной подобной организации существует претензионный отдел. В нем группа специалистов рассматривает жалобы клиентов на сотрудников, сервис, товары и прочее. Особенность претензионных отделов в том, что они имеют значительную независимость. Поэтому с их помощью можно пожаловаться как на обычного продавца, так и на руководителя. В связи с этим обращение в претензионный отдел – самая эффективная на сегодняшний день мера.
Иногда возникает необходимость подать жалобу на магазин в целом, а не на какого – либо конкретного сотрудника. В этом случае вы можете обратиться в Роспотребнадзор, прокуратуру или суд. Каждый из этих вариантов имеет свои особенности и форму подачи жалобы на магазин. Поэтому рассмотрим их все отдельно.
Жалоба в Роспотребнадзор
Первым и самым простым шагом в решении споров с магазинами станет обращение в Роспотребнадзор. Этот надзирающий орган специально создан с целью проверки и контроля качества оказываемых населению услуг. И его основная задача – соблюдение прав потребителя. По сути Роспотребнадзор – организация, следящая за тем, чтобы «закон о защите прав потребителя” соблюдался и работал как надо.
Подавать жалобу необходимо в письменном виде. Она имеет следующий вид:
- Заглавная часть. Содержит информацию о том, к кому направлено обращение и данные о заявителе;
- Информационная часть. В ней прописывается само событие, вызвавшее недовольство заявителя, обстоятельства этого события, требования к Роспотребнадзору и их обоснование;
- Заключительная часть. В ней ставится подпись заявителя и дата подачи заявления. Так же в заключительной части потребуется сделать своеобразную «опись” документов, прилагаемых к заявлению.
После того, как жалоба будет оформлена, вы можете либо отправить её по почте, либо отнести в ближайшее отделение лично.
Жалоба в прокуратуру
Стоит отдельно рассмотреть этот вид жалоб. Дело в том, что в прокуратуре на рассматривают нарушение закона «о защите прав потребителя”. Поэтому жалобу туда можно подавать только в тех случаях, когда сотрудники магазина нарушили ваши права как гражданина, а не как покупателя. Например, если вас обсчитали, охранник превысил свои полномочия, менеджер заставил оплачивать порчу товара, в которой вы не виновны. Да и в этих случаях проще сразу обратиться в полицию для выяснения обстоятельств. Однако если ваша претензия связана именно с нарушением гражданских прав, то её нужно будет подать в письменном виде с помощью почты или личного обращения в прокуратуру по месту жительства. Сама претензия имеет стандартный вид, описанный выше.
Иск в суд
Если вам не смогли помочь ни в одном из учреждений, то обратитесь в суд. Судебное разбирательство – самый сложный и длительный способ добиться справедливости. Вам потребуется собрать множество доказательств, найти свидетелей и, что самое главное – заручиться поддержкой юристов.
Иск в суд подается в стандартной форме. Однако практически каждое исковое заявление индивидуально, поэтому перед его составлением лучше обратиться к юристам за бесплатной консультацией.
Что нужно помнить при составлении претензии?
- Само нарушение следует описывать подробно и четко. Но при этом не стоит вдаваться в мельчайшие подробности. Не стоит указывать личное мнение о происходящем – только «голые” факты;
- Обязательно укажите все нужные контакты и данные о себе. Анонимные жалобы, претензии и иски не рассматриваются;
- Постарайтесь привлечь на свою сторону как можно больше свидетелей. Чем больше их будет, тем проще будет добиться справедливости. Не стесняйтесь спрашивать контакты у других пострадавших и указывать их при обращении в госорганы;
- В своих обращениях ни в коем случае не допускайте оскорблений. Жалобы, содержащие оскорбления, не только не рассматриваются, но и могут стать оружием против вас при обвинении в оскорблении чести и достоинства.
28 января около 20 часов в дежурку РОВД поступило сообщение ганцевчанина Дмитрия Ч. о том, что в кафе «Озёрное» в д. Люсино продавец отказывается предоставить Книгу замечаний и предложений. Самое интересное, что доказывать факт нарушения законодательства продавцом даже не пришлось, работник кафе в тот же день тоже обращалась в милицию и заявляла, что «посетители кафе, находясь в состоянии алкогольного опьянения, требуют жалобную книгу».
Продавец, конечно, сглупила, видно, она даже не в курсе, что не имеет даже права спрашивать, зачем клиенту Книга замечаний и предложений. А случаи, когда в каком-то заведении вам не обязаны давать жалобную книгу, законодательством не прописаны, а значит не дать вам высказать свои замечания и нарекания в письменной форме никто не имеет права.
По закону документ обязаны предъявлять по первому требованию. Причем никто не вправе спрашивать, с какой целью понадобилась книга, а тем более требовать от вас какие-то документы, например, удостоверяющие личности. Более того, юристы поясняют, что запрета на выдачу Книги нет даже человеку, находящемуся в состоянии алкогольного опьянения. И тот факт, что вы ничего не купили, тоже не является поводом не давать вам Книгу. Поэтому, если документ не предоставляют – звоните 102. Сотрудники РОВД обязаны отреагировать незамедлительно.
Будьте в курсе!
Книгу замечаний и предложений в Беларуси должна иметь почти каждая «контора», начиная от мелкого ИП, заканчивая крупным производителем или сферой оказания услуг. Причем Книга – это не мятая тетрадочка в клеточку, куда вам предлагают сделать запись, а полноценный, оформленный по всем канонам документ. За не выданную по первому требованию книгу замечаний и предложений нарушителю грозит штраф от 4 до 10 базовых.
Жаловаться нужно так, чтобы не попасть под уголовку
Есть определенные правила создания жалобы:
– Перед тем как излагать свои претензии, нужно обязательно поставить дату, написать ФИО, потому что анонимные жалобы не рассматриваются, а также указать свой адрес и телефон. Только потом излагать проблему.
– Стоит помнить, что за написанное вы несете ответственность: за оскорбление (умышленное унижение чести и достоинства личности, выраженное в неприличной форме) законодательство предусматривает ответственность в виде штрафа от 4 до 20 базовых, а за клевету (распространение заведомо ложных, позорящих другое лицо измышлений) можно заработать штраф от 10 до 30 базовых.
Систематических жалобщиков – под суд!
К придирам и тем, кто любит нарываться на грубости, и вовсе подход суров. Если вас уже один раз наказали за оскорбление, оставленное в Книге замечаний и предложений, то за вторую такую запись предусмотрена даже уголовная ответственность. За необоснованные и бездоказательные нарекания можно расплатиться ограничением свободы на срок до двух лет.
МАТЕРИАЛ В кафе «Молодёжное» боятся вопросов в Книге замечаний и предложений» можно
Вопрос:
Делала в магазине покупки. Осталась недовольна работой сотрудников магазина. Оставила об этом сообщение в книге «Жалоб и предложений». Теперь сомневаюсь, есть ли в этом смысл. Подскажите, как рассматриваются жалобы потребителей, оставленные в книге «Жалоб и предложений».
Комментарий специалиста:
Согласно пункту 8 Правил продажи отдельных видов товаров, утвержденных постановление Правительства Российской Федерации от 19.01.1998 № 55 (ред. от 05.01.2015) продавец обязан иметь Книгу отзывов и предложений, которая предоставляется покупателю по его требованию.
Эта же обязанность, по ведению Книги жалоб и предложений, возлагается на все предприятия розничной торговли и общественного питания приказом Минторга СССР от 23.07.1973 № 139, утвердившим Инструкцию о Книге жалоб и предложений.
Согласно пункту 8 указанной Инструкции руководитель предприятия (организации) или его заместитель обязаны рассмотреть внесенную в Книгу жалоб и предложений запись, внимательно разобраться в существе вопроса и принять необходимые меры к устранению отмеченных недостатков и нарушений в работе предприятия (организации) или осуществлению приемлемых предложений.
Срок рассмотрения жалобы, разбирательства по существу вопроса составляет два дня.
Для сведения лица, написавшего жалобу, и контролирующих лиц администрация делает в Книге жалоб и предложений на оборотной стороне заявления отметку о принятых мерах и в пятидневный срок в обязательном порядке направляет письменный ответ заявителю, указавшему свой адрес.
Вместе с тем, в случае, если для принятия мер по устранению отмеченных покупателем (посетителем) недостатков или осуществлению его предложений требуется более пяти дней, то руководитель предприятия или его заместитель устанавливает необходимый срок (но не более 15 дней), о чем делает в книге соответствующую отметку.
Сроки удовлетворения отдельных требований потребителя составляют десять дней со дня предъявления соответствующего требования. К таким требованиям, в частности, относятся требования:
— о соразмерном уменьшении покупной цены товара;
— возмещении расходов на исправление недостатков товара потребителем или третьим лицом;
— возврате уплаченной за товар денежной суммы, а также требование о возмещении убытков, причиненных потребителю вследствие продажи товара ненадлежащего качества либо предоставления ненадлежащей информации о товаре (статья 22 Закон Российской Федерации от 07.02.1992 № 2300-1 «О защите прав потребителей»).