Как приходят оповещение с почты?

Все мы ежедневно отправляем десятки писем и даже не задумываемся, а как они доставляются адресату. Нажимаем кнопку «Отправить» и ожидаем, что через секунду получатель увидит ваше сообщение. Но электронное письмо — это не всегда так просто и быстро. Иногда оно может и не дойти до адресата.

Давайте разберемся, как работает доставка писем на email адреса, и почему иногда не приходят письма на почту.

Принципы доставки электронного письма на почту

Отправляя бумажное письмо, мы прекрасно понимаем, что сначала оно доставляется в нужный город самолетом или поездом, далее машиной до отделения, а там уже почтальон доставит его до почтового ящика, все очевидно. А знаете ли вы, как работает доставка электронных писем? Если нет, то сейчас мы вам расскажем.

При отправке письма на почту в процессе доставки принимает участие 2 сервера, один ответственен за отправку email-а, второй принимает его и пытается доставить до адресата.

Процесс взаимодействия двух серверов достаточно интересен, он похож на общение 2 знакомых, которые встретились в городе. Сначала они «пожимают руки”, а потом «здороваются друг с другом”.

Как и обычное письмо, электронное состоит из 2 частей – конверт (заголовок) и сообщение (текст).

Заголовки отправляемых сообщений состоят из нескольких частей:

• адрес отправителя;
• адрес получателя;
• тема сообщения;
• кодировка письма и прочее.

Основываясь на стандартах и принципах форматирования, почтовый клиент знает, как распознать данные заголовки и отделить их от текста. Первые используются для определения адреса сервера получателя. Можно сделать сопоставление.

Физический адрес:

Ирина Подорван

пр. Победы 10

Санкт-Петербург, 195001

Email адрес: i.podorvan@atompark.com

Сопоставим:

.com = 195001 (индекс)

atompark = Санкт-Петербург (город)

i.podorvan = Ирина Подорван, пр. Победы 10 (имя и адрес)

Как видно, сервер, отправляющий письмо, определяет адрес сервера получателя, разбивая email адрес на составные части.

С помощью системы системы DNS (Domain Name System — система доменных имён, распределённая система для получения информации о доменах, чаще всего используется для получения IP-адреса по имени хоста) сервер определяет:

• Существует ли домен получателя?
• Если да, то кто ответственен за почту домена – MX запись в DNS (MX-записи для домена указывают серверы, на которые нужно отправлять email)?
• Если нет, сообщение возвращается с ошибкой – домен адресата не существует.
• Проверяется, разрешено ли серверу доставлять email к адресату, не попадает ли он под действие спам фильтров, которые могут заблокировать доставку письма.

От чего зависит доставка письма?

Возвращаясь к вопросам взаимодействия серверов на примере 2 знакомых, главное отличие между человеческим общением и разговором машин в том, что компьютеры общаются языком кодов, которые делятся на 3 типа:

• 2хх – принято
• 4хх – временная ошибка
• 5хх – постоянная ошибка

Подробнее о кодах, которые позволяют проверить доставку письма

Они являются способом синхронизации серверов. Сервер отправителя передает сообщение и получает ответ в виде кода.

Первая цифра показывает, была ли команда принята и обработана. Есть пять различных значений:

• Почтовый сервер принял команду, но еще не предпринимает никакого действия. Требуется подтверждающее сообщение.
• Почтовый сервер завершил задачу успешно без ошибок.
• Почтовый сервер понял запрос, но требует, чтобы дальнейшая информация завершила процесс.
• Почтовый сервер столкнулся с временным отказом.
• Почтовый сервер столкнулся с неустранимой ошибкой. Ваш запрос не может быть обработан. Это тоже один из вариантов, почему не приходит письмо на почту.

Если при отправке сообщения сервер получает в ответ код, начинающийся с 4 и 5, это означает, что ваше сообщение не будет доставлено, пока вы не устраните неисправность.

Вторая цифра означает:

• Синтаксическую ошибку.
• Информационный ответ.
• Состояние подключения.
• Состояние почтового сервера.

Последняя цифра кода показывает подробности состояние передачи.

Вот список самых важных кодов ошибки SMTP:

• 421 — Обслуживание не доступно, закрыт канал передачи (Это может быть ответом на любую команду, если обслуживание{служба} знает, что это должно закрыть).
• 450 — Требуемые почтовые действия, не предприняты: почтовый ящик недоступен.
• 451 — Требуемое действие прерывалось: ошибка в обработке.
• 452 — Требуемые действия, не предприняты: недостаточно системных ресурсов.
• 500 — Синтаксическая ошибка, неправильная команда.
• 501 — Синтаксическая ошибка в параметрах или переменных.
• 502 — Несуществующая команда.
• 503 — Неправильная последовательность команд.
• 504 — Параметр Command, не осуществлен.
• 550 — Требуемые действия, не предприняты: почтовый ящик недоступен (например, адрес не найден, нет доступа).
• 551 — Нелокальный пользователь или неверный адрес электронной почты.
• 552 — Требуемые почтовые действия прервались: превышено распределение памяти.
• 553 — Требуемые действия, не предприняты: имя почтового ящика недопустимо (например, синтаксис неправильный).
• 554 — Передача данных не удалась.

Другие коды, обеспечивающие вас полезной информацией о том, произошла ли доставка письма:

• 211 — Статус системы.
• 214 — Сообщение Справки (Информация относительно того, как использовать получатель или значение специфической ненормативной команды; этот ответ полезен только человеческому пользователю).
• 220 — Готов к обслуживанию.
• 221 — Обслуживается заключительный канал передачи.
• 250 — Требуемые почтовые действия завершены.
• 251 — Нелокальный пользователь.
• 354 — Начните ввод сообщения. Завершите ввод сообщения.

Проверка доставки email: ждем ответ от сервера

Соответственно, сервер отправителя, передав сообщения и получив ответ в виде кода понимает, было ли доставлено письмо получателю или нет. В дальнейшем, исходя из ответа, он совершает одно из этих действий:

• сообщает, что письмо было отправлено;
• возвращает email с ошибкой (таким образом, отправитель понимает, что доставка письма не удалась);
• пытается доставить email еще раз, если ошибка была временная.

Вот так выглядит технический процесс доставки сообщений. Если у вас остались вопросы, прочтите ответы на наиболее распространенные из них.

FAQ

Как происходит доставка письма на электронную почту?

Объясняем еще раз в двух словах, если читать всю статью нет времени: сервер отправителя находит сервер получателя, связывается с ним и передает ему информацию.

Почему не приходят письма на почту?

Наиболее вероятная причина — невалидный адрес получателя. Всегда проверяйте базу email на существование перед отправкой рассылки. В этом вам поможет программа ePochta Verifier.

Как проверить доставку email?

Дождитесь ответа от сервера. Если придет письмо с ошибкой, значит, email не был доставлен. Также подробная информация о статусе доставки есть в специальных сервисах для отслеживания эффективности email кампаний (например, ePochta Tracker).

Вы задумывались, как печатают письма со штрафами от ГИБДД или счета от Ростелекома? Чтобы отправить письмо, нужно распечатать его, купить конверт и марки и потратить время на поход в почтовое отделение. А если таких писем сто тысяч? А миллион?
Для массового производства отправлений существует гибридная почта — здесь печатают, упаковывают и отправляют корреспонденцию, которую нельзя доставить электронно. Клиенту достаточно передать информацию о получателе и загрузить текст в цифровом виде, остальное сделаем мы.
Сейчас услугами гибридной почты пользуются государственные и частные компании, которые рассылают тысячи отправлений ежедневно. Среди них ГИБДД, Ростелеком, Сбербанк.
Большая часть работы в цехах автоматизирована — письма печатают с помощью промышленных принтеров огромными бобинами и автоматически упаковывают на специальных линиях.

Стоимость услуги при этом осталась такой же, как и у самостоятельной отправки. Для обычных писем без отслеживания это 27 рублей 60 копеек, для заказных — 64 рубля 80 копеек.
Печатные производства есть во всех регионах России, поэтому многие письма не проходят стадию региональной перевозки и доставляются быстрее.

Как устроена гибридная печать

Работу гибридной почты обеспечивают 55 печатных цехов, из которых четыре — крупные производства в Москве, Санкт-Петербурге, Казани и Новосибирске. На этих производствах мы можем печатать до 4 миллионов писем в день.
Клиент — частное лицо или организация, — передаёт нам письмо в электронном виде. Юридические лица загружают архив с pdf-файлами в личный кабинет otpravka.pochta.ru или передают данные по API через интеграцию с информационной системой ЭПС (электронная почтовая система).

Физические лица загружают письма через личный кабинет zakaznoe.pochta.ru.

Отправленные файлы попадают в информационную систему ЭПС, обрабатываются и передаются дальше — в автоматизированную систему управления гибридной почты.
Полученные в PDF письма мы раскладываем в json — простой и понятный формат для обработки, автоматически преобразуем в текст и готовим к печати и упаковке в конверты: расставляем границы, проверяем шрифты и область запечатывания. Сверяем адрес и индекс получателя, чтобы письмо ушло куда нужно.

У каждого отправления есть определённый набор данных, как у транзакции в банке:

• информация о получателе и отправителе
• тариф отправления
• вес
• параметры печати каждого листа: односторонняя, двусторонняя, вид бумаги, плотность
• информация о конверте: размер, количество окошек

С помощью этих данных мы просчитываем, как рационально использовать место на листе. Для экономии пространства можно использовать разную раскладку текста или варьировать виды конвертов — с одним, двумя окошками или без них, заготавливать конверты с напечатанным адресом.
Машина может печатать письмо с одной или двух сторон бумаги, складывать в конверт разными способами — Z, П, домиком. Напечатать адресный блок на одной стороне листа, а саму информацию на другой. Сейчас данные о раскладке на машину выставляет человек, но мы планируем усовершенствовать и эту часть работы — данные будут попадать на оборудование через автоматизированную систему управления гибридной печатью.
Файл для печати, который отправляется на принтер после подготовки, представляет из себя большой pdf или afp, в котором «склеено» до 500 писем.
В небольших цехах используют листовые принтеры, на которых можно печатать до двух тысяч отправлений в день.

Листовой принтер

Печать в крупных цехах автоматизирована и происходит в три этапа

Первая машина принимает файл и печатает много писем в рулоне.
Человек снимает бобину c ролевого принтера и ставит её на резак, где ленту разделяют на листы А4.
На следующем этапе конвертовальная машина сворачивает листы определённым образом для упаковки и вкладывает в конверты. Это устройство умеет считывать специальный баркод (dataMatrix), по которому понимает, в какой конверт нужно положить определенный лист. Машина может упаковать в конверт не больше 5 печатных листов А4 — отсюда появилось ограничение на размер электронного заказного письма.
Готовые письма сотрудники цеха собирают в коробки, грузят на тележки и отправляют в отделение почтовой связи.

Как воспользоваться услугами гибридной почты для своих задач

Если вам нужно отправлять очень много писем, то вы можете передать Почте функции их подготовки, печати, упаковки и отправки. Для отправителя каждый лист стоит денег, и эти расходы легко оптимизировать.
Стоимость услуги складывается из двух частей — плата за печать и за пересылку. Цена печати зависит от объёма заказа, количества цветов, способа упаковки и других параметров. А расходы на пересылку не отличаются от обычных тарифов. Для каждого заказа согласован SLA — срок, когда письма должны попасть в отделение почтовой связи. Отслеживать время нам помогают уведомления на экране и письма о приближении срока сдачи.

Распределенная печать

Мы стремимся к тому, чтобы и дальше уменьшать время доставки и нагрузку на транспорт. Для этого работаем над созданием технологии распределённой печати, которая позволит автоматически отправлять задания на печать таким образом, чтобы письма появлялись на бумаге как можно ближе к получателю.
Например, человек нарушил правила дорожного движения в Москве, а прописан в Хабаровске. Штраф он получит от Московского отделения ГИБДД. Наша задача — доставить письмо в Хабаровск с минимальными передвижениями. Вместо того, чтобы печатать его в Москве и отправлять в другой город самолетом или поездом, мы материализуем отправление в ближайшем к адресату центре и доставим с минимальными расходами на логистику.
Чтобы получать письма еще быстрее и избавиться от корреспонденции на бумаге, подключайте доставку писем в электронном виде в личном кабинете zakaznoe.pochta.ru.

Письма в никуда

Сколько вам должна заплатить почта, если письмо не пришло вовремя?

Если письмо не дошло до адресата или открытка, отправленная к празднику, пришла два месяца спустя, отправитель может рассчитывать на денежную компенсацию.

Как же избежать неприятных «почтовых» ситуаций, и куда обращаться, если письмо шло дольше положенного?

1 Реально ли найти потерявшиеся в пути письмо или посылку?

Как пояснили в «Почте России», вполне реально, если они были отправлены с регистрацией, т.е. через отделение почты, и отправителю при этом выдали квитанцию. Прохождение такого письма, как и бандеролей, посылок, можно самостоятельно отследить через Автоматизированную систему учета и контроля на сайте «Почты России» www.russianpost.ru.

2 Предусмотрена ли компенсация в случае потери или сильной задержки сроков доставки?

По правилам, утвержденным правительством, убытки возмещаются:

при утрате или порче почтового отправления с объявленной ценностью — в размере объявленной ценности и суммы платы за пересылку;

если часть вложения почтового отправления с объявленной ценностью потеряна или испорчена, размер компенсации может определяться двумя способами. Если его пересылали с описью вложения, то выплатят сумму, равную объявленной ценности недостающей или поврежденной части. А если без описи, то сумму определят пропорционально отношению массы недостающей или испорченной части к массе всего вложения (без веса почтовой упаковки);

при утрате или порче других регистрируемых почтовых отправлений компенсация выдается в дву кратном размере суммы платы за пересылку, а при утрате или порче части вложения — в размере платы за пересылку.

Если нарушены контрольные сроки пересылки почтовых отправлений и денежных переводов, за каждый день задержки должна выплачиваться неустойка — 3 процента стоимости услуги, но не больше всей оплаченной суммы. А за нарушение контрольных сроков пересылки письма или бандероли самолетом — разница между платой за пересылку самолетом и поездом.

3 Куда обращаться, если письмо или посылка не дошли вовремя или пришли вскрытыми?

В отделение почты, откуда послание было отправлено, либо в то, куда оно должно поступить. Там надо написать заявление и приложить к нему квитанцию, выданную при приеме почтового отправления. Если претензия связана с недостачей, порчей, заменой части или всего пересылаемого вложения почтового отправления, то для проведения проверки нужна оболочка этого отправления, т.е. конверт или коробка. Рассматриваться жалоба может от 5 дней до двух месяцев. Если по истечении этого срока ответ на заявление не будет дан, можно пожаловаться в региональное или федеральное управление почтовой связи, в министерство связи или подать заявление в суд.

4 В какие сроки должны доставляться письма?

В пределах одного города почта должна доставлять письма в течение двух суток. Срок доставки письма, отправленного из столицы области в располагающийся на территории той же области райцентр, не должен превышать двух дней, а из райцентра в поселение, находящееся на территории района, — не дольше трех дней. Более подробные сроки — в таблице. Полная версия таблицы — на сайте «Почты России» в разделе «Почтовые услуги».

5 Почему стоимость отправки бандероли и посылки отличаются более чем втрое?

Пересылка бандероли считается услугой общедоступной, тариф на нее устанавливает Федеральная служба по тарифам. Согласно расчетам, производимым «Почтой России», эта услуга имеет минусовую рентабельность, т. к. установленный тариф не покрывает расходов, связанных с ее оказанием. В то же время пересылка посылок — это коммерческая услуга, тариф на нее устанавливается «Почтой России» самостоятельно и состоит из реальных затрат на оказание услуги.

«Российская газета», 16.07.2009

Не допускается использование всех материалов, размещенных в разделе «Мониторинг СМИ» официального сайта Министерства связи и массовых коммуникаций РФ, без указания их правообладателя, указанного для каждой публикации