- При каких ситуациях требуется написание «оправдания»?
- Обязательно ли писать объяснительную или пояснительную записку?
- Когда пишется объяснительная записка, а когда пояснительная?
- Объяснительная записка
- Пояснительная записка
- Какой вид записки нужно использовать на работе?
У кого как, но все же хотя бы изредка, да каждый из нас может совершить ошибку на работе или нарушить трудовой кодекс. Даже в самых мелочах, за которые, казалось бы, и не нужно отвечать. Но в таких ситуациях начальство просит сотрудника написать причину, по которой он совершил то или иное деяние. Тогда на помощь приходит записка с объяснениями. Но, к сожалению, далеко не каждый обладает навыком написания подобного рода документов, а также ввиду своей юридической некомпетентности может перепутать объяснительную или пояснительную записки.
Содержание
- При каких ситуациях требуется написание «оправдания»?
- Обязательно ли писать объяснительную или пояснительную записку?
- Что это за документ?
- Виды записок данного типа
- Разница между пояснительной и объяснительной записками
- Сроки подачи и действия
- Обязан ли сотрудник писать объяснительную?
- Отказ от предоставления объяснений письменно
- Журнал регистрации докладных и объяснительных записок
При каких ситуациях требуется написание «оправдания»?
По факту любые подобного рода документа оправдывают сотрудника, указывают на причину, которая спровоцировала его на совершение рабочей ошибки. Возможно, кому-то это может показаться странным и неправильным, но на практике именно документ с объяснениями много раз спасает невнимательных и растерянных людей. Но, тем не менее, существует ряд нарушений, за которые подразумеваются наказания от начальства:
- опоздание на работу;
- появление на служебном месте в состоянии алкогольного или наркотического опьянения;
- отсутствие на служебном месте без уважительной причины;
- в процессе работы сотрудник может получить травму, покалечить себя (по своей вине);
- сотрудник нарушил правила техники безопасности, соответственно, подверг остальных работников риску;
- невыполнение должностных обязанностей в полной мере.
Составление объяснительной записки о невыполнении должностных обязанностей под силу абсолютно каждому при должной сноровке.
Смотрите видео о том, для чего нужны объяснительные и пояснительные записки.
Обязательно ли писать объяснительную или пояснительную записку?
Вполне нормально, если сотрудник не захочет возиться с массой документов, да к тому же не имея при этом достаточного количества юридических знаний в данной сфере. В таких ситуациях очень хочется все бросить и просто не писать никакие объяснительные, которые лишь, на первый взгляд, пустая и никому не нужная трата времени.
Но по закону, а если быть точнее, то по трудовому кодексу нашей страны, любой провинившийся (то есть нарушивший данный кодекс) сотрудник обязан понести наказание. А вот какое наказание – здесь уже решает само начальство. Можно сказать, что разрешение на освобождение сотрудника от объяснительной также зависит от главы компании.
Если правда очень не хочется мучить себя всеми бумажками и документами, можно попробовать подойти к начальству и попросить их написать разрешение, освобождающее работника от написания объяснительной. Но:
- Человек может отказать в такой просьбе, поменяв свое мнение о конкретном сотруднике.
- Начальство может разрешить сотруднику не составлять документ с объяснениями.
Но во втором случае, как правило, работник просто-напросто получает выговор. Поэтому лучше просто смириться, узнать разницу пояснительной и объяснительной записок, а затем написать оправдывающий себя документ.
Когда пишется объяснительная записка, а когда пояснительная?
Кто бы что ни говорил, а разницу между пояснительной и запиской с объяснениями есть. Стоит просто взглянуть на существительные, от которых были образованны данные слова. Очевидно, что это объяснение – объяснительная или пояснение – пояснительная.
Объяснительная записка
Используя объяснительную, мы как бы объясняем в письменной форме, почему мы поступили таким-то образом, пишем причину, по которой нарушили трудовой кодекс, то есть оправдываемся. Конечно, не всегда удается указать истинную причину нарушения. Например, кто-то может стыдиться того, что проспал. В таком случае указываем просто «Опоздал на работу по неуважительной причине». Старайтесь не придумывать, а писать все так, как было.
Читайте о том. как вести себя при увольнении.
А также о правовых последствиях незаконного увольнения.
Очень часто объяснительные связывают с прогулами или намеренными пропусками работы на какое-то количество времени. Но на самом деле это не так. Если сотрудник, к примеру, задержался в пути (попал в пробку по дороге на работу) или даже попал в аварию, то в таком случае тоже необходимо писать объяснительную, что опоздал на работу.
Пояснительная записка
Для кого-то сейчас откроется огромный занавес, но пояснительную записку используют далеко не в качестве документа, и не всегда на работе. Пояснительная изначально была создана для того, чтобы пояснять прилагающиеся дополнительные документы. То есть с ее помощью уточнялись те или иные моменты чего-либо.
Например, раньше в учебных заведениях при сдаче диплома или какой-то зачетной работы студенты используют именно пояснительную записку, которая помогала проверяющей комиссии понять суть некоторых сложных или запутанных моментов и нюансов.
Здесь работает та же самая схема: используя пояснительную, мы всего-навсего прикрепляем к некоторой папке с текстом дополнительную информацию, которая лишь поможет читателям понять суть. В этом-то и заключается ответ на вопрос, в чем разница объяснительной или пояснительной записок.
Возможно, кто-то ошибочно полагает, что смысл слова «пояснительная» — пояснение, по какой причине совершено то или иное нарушение. Но на самом деле пояснение – это всего лишь дополнение к основной части чего-либо.
Какой вид записки нужно использовать на работе?
Разобравшись в теме, можно сделать логический вывод: в работе используем исключительно объяснительную записку, поскольку конкретно ее функции – объяснить, оправдать, указать истинную причину нарушения.
Пояснительная по большей части вообще не должна использоваться при ситуациях, описанных выше. Ее главное предназначение – пояснить что-то, дать чему-то отдельную характеристику, постараться натолкнуть человека на нужную и правильную мысль.
На примере объяснительной кассира рассматриваются основные правила составления документа, а также указываются все нюансы и хитрости.
С таким видом документа, как объяснительная записка знакомы абсолютно все. Некоторым довелось столкнуться с написанием записки объяснительного типа ещё в школьные годы, кому-то в студенческие времена, а кто-то узнал о ней только при выходе на работу.
Однако общую информацию об этом документе, что это такое, его виды и отличия от других записок, сроки действия и предоставления, право на отказ от написания и некоторые другие подробности знают далеко не все. Данная статья станет хорошим источником информации в этих аспектах.
Что это за документ?
Объяснительная записка — это один из видов документов письменной формы, который или разъясняет некоторые пункты главного документа (отчета, плана и т. д.), либо дает объяснение определенным действиям, происшествиям или же фактам.
Докладная — это документ, предназначенный для рассмотрения руководством, который несет в себе четкую информацию, касательно каких-либо аспектов, а также содержит выводы, советы и предложения, способствующие к побуждению начальства принять необходимое решение.
Виды записок данного типа
Существует несколько видов записок, поэтому давайте разберемся, в каких случаях применяется та или иная форма этого документа.
Объяснительные записки можно условно классифицировать на следующие группы:
- Побудительные записки. Данный вид документа, как правило, используют физические лица, которые хотят добиться конкретно поставленной цели от вышестоящих лиц, уполномоченных на принятие, требуемого решения.
- Уведомительные записки. Такие записки периодически работодатели требуют от подчиненных, с целью получения сведений о рабочем процессе, некоторых его деталях, а также итогах, поставленных руководством задач.
- Отчетные записки. Отчетные объяснительные записки выступают в роли определенного сообщения или доклада о неких действиях, а также уведомлением о конечных результатах проделанной работы.
- Записки внешнего типа. Если физическое лицо составило записку, предназначенную не для рассмотрения со стороны его непосредственного начальства, а со стороны лиц, которые имеют руководство над начальством адресанта, то такой документ относят к категории внешних.
- Записки внутреннего типа. Если докладная записка составлена для начальника организации, в пределах которой работает адресант, то она называется внутренней. Оформить внутренней документ можно без всяких бланков, просто используя бумажный лист формата А4.
В ряде случаев такие записки являются документом, который предоставляет отчет начальству об исполнении приказа, постановления, а также действий иного характера.
Чтобы правильно оформить документ, необходимо использовать общий бланк того предприятия, где работает сотрудник, и получить подпись от начальства.
Не забудьте указать, точную информацию о названии предприятия, о том, что записка относится к докладному виду документов, личные данные адресата, индекс, а также место и день заключения внешней записки.
Отличается от внешней записки тем, что для внутренней не требуется указание индекса, места заключения документа, а также получение подписи от руководителя. В остальном данные, которые должны присутствовать в записке, совпадают с вышеперечисленными данными для внешней записки.
Разница между пояснительной и объяснительной записками
Такие виды документов, как объяснительная и пояснительная записки, очень схожи по своей сути, но все же имеют отличия. Документ, являющиеся пояснительным, содержит информацию за отчетный период, установленный для какой-либо организации, и чрезвычайно важен для бухгалтерской отчетности.
Пояснительная записка несет информацию, которая выступает в роли дополнения для всевозможных показателей учета, некоторых таблиц, отображающих состояние имущества, а также других документов финансового характера.
Таким образом, объяснительная записка является более общим документом в отличии от пояснительной, которая используется преимущественно в сфере бухгалтерии.
Скачать пример пояснительной записки можно тут.
Сроки подачи и действия
В статьях 192 и 193, входящих в состав Трудового кодекса Российской Федерации, подробно описано право работодателя совершить взыскание дисциплинарного типа в сторону сотрудника, который не исполняет свои обязанности надлежащим образом.
Статьей 193 установлено, что физическое лицо, представляющие работу некомпетентному сотруднику, перед совершением дисциплинарных взысканий должно потребовать с него документ с объяснением причин уклонения от исполнения его обязанностей, а так же, когда он пишется.
В случае применения таких документов, как объяснительные записки, действуют следующие сроки:
- Предоставить записку с объяснением работник должен не позднее, чем за два рабочих дня. В противном случае, если за этот срок работодатель не получает документ, то в сторону сотрудника оформляется акт.
- Документ, содержащий объяснения о нарушении трудовых действий, должен храниться на протяжении трёх лет (согласно федеральному закону под номером 587, вмещающему сведения о перечне архивных документов и о сроках хранения документации). По истечению этого термина, записка теряет срок годности.
Возможно вас заинтересует информация и о другой документации, например заполнение справки 2-НДФЛ.
Обязан ли сотрудник писать объяснительную?
В то время, как на работодателя, в соответствии с действующем законодательством, возложена обязанность требовать от сотрудника объяснительную при подозрении его в дисциплинарном проступке, сотрудник имеет право не писать объяснительную.
В таком случае работодатель совершает взыскание с помощью акта, составленного в адрес провинившегося физического лица. Акт составляется на основе показаний свидетелей. За один дисциплинарный проступок можно назначить только одно дисциплинарное взыскание.
Если сотрудника лично ознакомили с письмом, которое информирует лицо о желании работодателя получить объяснения, то он в обязательном порядке должен на него дать ответ. При этом за ним остается право не писать объяснительную.
Отказ от предоставления объяснений письменно
Физическое лицо, предоставляющее работу, запрашивает объяснение от сотрудника с целью разъяснения определенных действий и поступков. Работник в праве отказаться от написания данного документа, но этот факт не сыграет в его пользу.
Отказавшись от написания документа, работник подвержен большему риску для получения следующих наказаний:
- Замечания,
- Выговора,
- Штрафных санкций,
- Увольнения,
- Других видов наказаний, являющихся уместными по мнению работодателя.
Грамотно написав записку и четко разъяснив все факты, сотрудник значительно увеличивает свои шансы к смягчению вины или полному оправданию в глазах работодателя.
Журнал регистрации докладных и объяснительных записок
В список обязанностей работодателя входит соблюдение общепринятых правил делопроизводства. К их числу относят регистрацию объяснительных и докладных записок в журнале, который обязательно должен присутствовать на каждом предприятии и служить в качестве источника по учету документации.
В то время как всем документам, заключенных в виде записок, присваивается номер регистрационного типа, то для докладных и объяснительных записок нумерацию в журнале необходимо проводить в отдельной графе. Следует помнить, что регистрировать докладные и объяснительные записки вместе – запрещено!
При заполнении журнала нужно указать номер документа, дату, а также наименование и заголовок.
Чтобы иметь представление, что это за документ, скачайте образец объяснительной записки при опоздании на работу.
Что нужно знать об объяснительной записке работнику и работодателю, смотрите в видео ниже: