I. Общие положения
1. Начальник Отдела закупок относится к категории Руководителей.
2. На должность Начальника Отдела закупок назначается лицо, имеющее высшее образование и стаж работы по специальности в области закупок не менее 3 лет.
3. Назначение на должность Начальника Отдела закупок и освобождение от нее производится приказом Генерального директора Предприятия по представлению Коммерческого директора.
4. Начальник Отдела закупок должен знать:
4.1. Основные законодательные и нормативно-правовые акты, регламентирующие деятельность Компаний по оптовой и розничной торговле продуктами питания.
4.2. Сложившуюся финансовую и хозяйственную практику в данной сфере.
4.3. Требования Компании к качеству товаров.
4.4. Оптовые и розничные цены на товарные группы из ассортимента Компании, в том числе, цены основных производителей, Поставщиков, а также Компаний-конкурентов.
4.5. Методы и порядок закупок продуктов питания.
4.6. Порядок заключения договоров с Поставщиками и контроля за их выполнением.
4.7. Порядок расчетов по договорам.
4.8. Организацию работы складского хозяйства Предприятия, методы планирования, контроля и управления складским запасом.
4.9. Базу данных «ХХХ», а также иные программные средства, используемые Компанией для обеспечения торгового процесса.
5. Начальник Отдела закупок подчиняется Коммерческому директору или лицу, его замещающему, выполняет поручения Генерального директора.
6. Начальник Отдела закупок является членом расширенного состава Совета Директоров Компании, по поручению Совета Директоров готовит материалы для обсуждения вопросов повестки дня Совета.
7. На время отсутствия Начальника Отдела закупок (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет назначенный Коммерческим директором Менеджер по закупкам, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
II. Задачи должности
1. Организует и лично руководит закупками товара по всему торговому ассортименту Предприятия.
2. Формирует ассортимент, определяет объемы закупки и участвует в ценообразовании.
3. Обеспечивает максимальную конкурентоспособность цен и условий на закупаемую продукцию.
4. Обеспечивает выполнение целевых показателей по марже, при сохранении конкурентоспособности выходных цен Предприятия.
III. Должностные обязанности
Начальник Отдела закупок:
1. Руководит работой Отдела закупок, распределяет среди менеджеров Отдела ответственность за определенные товарные группы и за дополнительные направления работы.
2. Определяет порядок и процедуру закупки продуктов питания, критерии и нормы проведения сделок по закупке, определяет и согласовывает порядок расчетов с Поставщиками.
3. Контролирует состояние складских запасов по всем ассортиментным группам.
4. Проводит оптимизацию закупочной политики (частота заказов, размер заказа, момент заказа, неснижаемый остаток на складе) с учетом изменений покупательского спроса, сезонных колебаний, предельных сроков реализации, ситуации в производстве конкретных продуктов питания, а также других необходимых факторов.
5. Проводит регулярный анализ статистики по товарным группам и отдельным товарным позициям, определяет прибыльные, малоприбыльные и убыточные группы товаров, обеспечивает корректировку закупочной политики по результатам такого анализа.
6. Принимает решения о необходимых Компании изменениях условий работы с конкретными Поставщиками (о необходимых скидках, изменениях входных цен, условий оплаты, доставки, фасовки и так далее), а также решения о размерах дальнейших закупок или об их возможном прекращении, в случае необходимости согласует свои решения с Коммерческим директором.
7. Изучает маркетинговую информацию, коммерческие предложения и рекламные материалы с целью выявления устойчивого спроса на новые группы продуктов и/или изменения спроса на продукты из существующего ассортимента Компании «ХХХ».
8. Рассматривает и, исходя из экономических интересов Предприятия, утверждает предложения менеджеров Отдела по закупке закрепленных за ними товарных позиций.
9. Контролирует и обеспечивает подготовку заключения договоров с производителями и Поставщиками, согласование условий и сроков поставок, изучает возможность и целесообразность кооперации Компании «ХХХ» с другими Предприятиями и организациями для получения более выгодных условий закупки.
10. Следит за предоставлением Предприятию наиболее выгодных и благоприятных условий по оплате.
11. Совместно с Финансовой службой организует взаиморасчеты с Поставщиками, следит за состоянием кредиторской задолженности Предприятия, возникшей в связи с закупками товара.
12. Разрабатывает совместно с Финансовой службой еженедельный график выплат Поставщикам Предприятия.
13. Организует претензионную работу с Производителями и Поставщиками при нарушении ими договорных обязательств, контролирует проведение расчетов по этим претензиям, согласовывает с ними изменения условий заключенных договоров.
14. Постоянно готовит альтернативные варианты менее затратных и более прибыльных закупок.
15. Совместно с Финансовой службой ведет учет затрат Компании «ХХХ» на закупку продуктов питания, регулирует затраты в пределах выделенного лимита (бюджета закупки).
16. Ставит бонусные цели и осуществляет расчет бонусной части вознаграждения сотрудникам Отдела в соответствии с установленным на Предприятии порядком.
17. Организует текущее взаимодействие своего Отдела с другими отделами, входящими в Коммерческую службу, а также с отделами, входящими в Службы Генерального, Финансового и Исполнительного директоров.
18. Формирует сметы затрат Отдела, гарантирует правильность содержащихся в них данных, а также контроль за их исполнением.
19. Осуществляет подготовку всех установленных для Отдела форм отчетности, контролирует правильность содержащихся в них сведений, подтверждает (визирует) их достоверность.
20. Обеспечивает надлежащий учет, ведение и хранение документации в своем Отделе (базы данных, договора, доверенности и т.д.).
21. Обеспечивает своевременное исполнение всеми без исключения сотрудниками Отдела издаваемых на Предприятии распоряжений, приказов, инструкций и т.д.
22. Поддерживает хорошие рабочие взаимоотношения внутри трудового коллектива.
23. Разрабатывает предложения по совершенствованию организационной и кадровой структуры Отдела, мероприятия по профессиональному развитию сотрудников, повышению их мотивации.
24. Проводит работу по предупреждению хищений сотрудниками Отдела.
25. Обеспечивает режим сохранения коммерческой тайны сотрудниками Отдела.
26. Выполняет служебные поручения своего непосредственного Руководителя и прямых начальников.
IV. Права
Начальник Отдела закупок вправе:
1. Действовать от имени Предприятия, представлять интересы Предприятия во взаимоотношениях с иными организациями, органами государственной власти по вопросам организации закупок.
2. Знакомиться с проектами решений Руководства Предприятия, касающимися закупок и сбыта продукции.
3. Вносить на рассмотрение Руководства Предприятия предложения по улучшению деятельности Отдела закупок.
4. Осуществлять взаимодействие с Руководителями всех структурных подразделений Предприятия.
5. Запрашивать лично или по поручению Руководства Предприятия от Руководителей подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
6. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
7. Вносить на рассмотрение Коммерческого директора представления о назначении, перемещении и увольнении работников Отдела закупок, предложения об их поощрении или о наложении на них взысканий.
V. Ответственность
Начальник Отдела закупок несет ответственность:
1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За ошибки, допущенные в процессе организации закупок, приведшие к низкой продаваемости товара — в пределах переменной части заработной платы.
VI. Критерии оценки деятельности Начальника Отдела закупок
Критериями оценки деятельности Начальника Отдела закупок являются:
Соблюдение бюджета закупок.
Выполнение планов Предприятия по марже.
Выполнение плана по экономии затрат на закупку и хранение товара.
Оптимизация ассортимента (соотношение ходовых и неходовых позиций).
Постановка эффективной закупочной политики Предприятия.
Организация бесперебойной работы Отдела закупок.
Экономия внутриотдельских расходов.
Отсутствие негативных оценок со стороны Руководства Компании и Руководства Коммерческой службы.
Отсутствие обоснованных претензий к Отделу закупок со стороны других структурных подразделений Предприятия.
VII. Заключительные положения
1. Настоящая Должностная инструкция составлена в двух экземплярах, один из которых хранится у Предприятия, другой — у работника.
2. Задачи, Обязанности, Права и Ответственность Начальника Отдела закупок могут быть уточнены в соответствии с изменением Структуры, Задач и Функций Коммерческой службы.
3. Изменения и дополнения в настоящую Должностную инструкцию вносятся приказом Генерального директора Предприятия.
УТВЕРЖДАЮ
__________________ (_________________)
(подпись) (фамилия, и.о.)
Директор предприятия _________________
_____________________________________
(наименование организации, предприятия)
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ НАЧАЛЬНИКА ОТДЕЛА СНАБЖЕНИЯ
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность Начальника отдела снабжения.
1.2. Начальник отдела снабжения является основным организатором стратегии Предприятия в области логистики.
1.3. Подбирается из числа квалифицированных специалистов, обладающих хорошими организаторскими способностями, имеющих стаж работы на аналогичной должности не менее 3-х лет.
1.4. Назначается на должность и освобождается от должности, в установленном действующим трудовым законодательством порядке, приказом директора предприятия.
1.5. Основной задачей начальника отдела снабжения является обеспечение компании всеми необходимыми для ее деятельности материальными ресурсами.
1.6. Подчиняется непосредственно Заместителю директора по логистике.
1.7. В работе руководствуется: методическим и другими руководящими материалами в области организациями закупок действующим таможенным законодательством, «Должностной инструкцией», «Положениями, регламентирующими внутрифирменные отношения», указаниями Начальника отдела логистики.
1.8. Основными показателями эффективности работы являются:
1.8.1. организация бесперебойного снабжения;
1.8.2. уменьшение себестоимости закупаемого товаров, сырья и оборудования;
1.8.3. соблюдение утвержденной сметы затрат;
1.8.4. совершенствование работы отдела, разработка и внедрение новых систем, направленных на повышение эффективности использования средств.
1.8.5. повышение рентабельности.
1.9. В период временного отсутствия Руководителя транспортного отдела его обязанности возлагаются на _______________.
2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
2.1. Организация процесса обеспечения сырьем, материалами, товарами, инструментом, спецодеждой, хозяйственным инвентарем и т.д.
2.2. Контролировать правильность и своевременность исполнения поставленных задач сотрудниками отдела;
2.3. Руководить разработкой проектов перспективных и годовых планов материально-технического обеспечения.
2.4. Следить за состоянием запасов сырья и товаров, принимать меры для их минимизации.
2.5. Выполнять работы, связанные с подготовкой претензий к поставщикам.
2.6. Руководить работой:
2.6.1. по технико-экономическому анализу в области материально-технического снабжения,
2.6.2. по разработке стандартов предприятия по материально-техническому обеспечению,
2.6.3. по повышению качества выпускаемой продукции.
2.7. Участвовать в согласовании условий и заключении договоров поставок по материально-техническому обеспечению предприятия, принимать меры по расширению прямых связей с поставщиками.
2.8. Осуществлять организацию оперативного учета снабженческих операций.
2.9. Своевременно составлять и подавать на согласование смету затрат по закупкам в соответствии с действующим «Положением о планировании»;
2.10. Контролировать соблюдение норм расчетов по отделу, в соответствии с утвержденной сметой;
2.11. Своевременно и в полном объеме составлять и передавать в бухгалтерию необходимые отчеты;
2.12. Контролировать своевременность сдачи отчетов в бухгалтерию сотрудниками отдела;
3. НАЧАЛЬНИК ОТДЕЛА СНАБЖЕНИЯ ИМЕЕТ ПРАВО:
3.1. Давать подчиненным ему сотрудникам и службам поручения, задания по кругу вопросов, входящих в его функциональные обязанности
3.2. Требовать от руководителей всех подразделений предоставления необходимых материалов, отчетов, информации для планирования и организации плановой работы транспортного отдела;
3.3. Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам его деятельности, подчиненных ему служб и подразделений.
3.4. Представительствовать от имени Предприятия в других организациях и учреждениях по вопросам, относящимся к компетенции отдела;
3.5. Вносить предложения по выбору и расстановке персонала, отвечающего за закупки;
3.6. Проводить совещания по обсуждению вопросов, входящих в компетенцию отдела;
3.7. Издавать распоряжение по отделу о поощрении работников, отличившихся в работе, и о наложении взысканий на работников отдела, нарушивших трудовую дисциплину и должностные обязанности в соответствии с «Положением о мотивации».
3.8. Рекомендовать к принятию на работу и увольнению персонал Предприятия.
3.9. Подавать предложения по совершенствованию своей работы.
3.10. Принимать участие в разработке стратегии и ценовой политики Предприятия в области логистики;
3.11. Координировать взаимодействие отдела с другими подразделениями Предприятия в соответствии с разработанными и утвержденными технологическими системами;
4. НАЧАЛЬНИК ОТДЕЛА СНАБЖЕНИЯ НЕСЕТ ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА:
4.1. Результаты и эффективность производственной деятельности предприятия.
4.2. Необеспечение выполнения своих функциональных обязанностей и обязанностей подчиненных ему служб предприятия по вопросам производственной деятельности.
4.3. Недостоверную информацию о состоянии выполнения производственных заданий подчиненными службами.
4.4. Невыполнение приказов, распоряжений и поручений заместителя директора по логистике.
4.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу нормальной (безопасной) деятельности предприятия, его работникам.
4.6. Необеспечение соблюдения трудовой и исполнительской дисциплины работниками подчиненных службы и персоналом, находящимися в его подчинении.
4.7. Нарушение внутреннего распорядка предприятия.
5. РЕЖИМ РАБОТЫ
5.1. Режим работы Начальник отдела снабжения определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными на предприятии.
5.2. В связи с производственной необходимостью Начальник отдела снабжения может выезжать в служебные командировки (в т.ч. местного значения).
5.3. Для решения оперативных вопросов по обеспечению производственной деятельности Начальнику отдела снабжения может выделяться служебный автотранспорт.
I. Общие положения
Заместитель начальника отдела материально-технического снабжения по производственным вопросам относится к категории руководителей.
На должность заместителя начальника отдела материально-технического снабжения по производственным вопросам назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.
Назначение на должность заместителя начальника отдела материально-технического снабжения по производственным вопросам и освобождение от нее производится приказом руководителя предприятия по представлению начальника отдела материально-технического снабжения.
Заместитель начальника отдела материально-технического снабжения по производственным вопросам должен знать:
— постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности отдела;
— основы организации материально-технического снабжения, погрузочно-разгрузочных работ;
— правила и порядок приема и отправки грузов, заказа контейнеров и транспортных средств, оформления документов на получение и отправление продукции, ее рекламацию в случае несоответствия техническим требованиям и условиям поставки;
— действующие приказы и другие нормативные документы по номенклатуре поставок, нормы расхода сырья, материалов, приборов, инвентаря, условия их хранения и транспортировки;
— основы экономики, организации труда и управления;
— основы законодательства о труде и охране труда Украины;
— правила внутреннего трудового распорядка;
— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;
Заместитель начальника отдела материально-технического снабжения по производственным вопросам в своей деятельности руководствуется:
— уставом предприятия;
— положением об отделе материально-технического снабжения;
— настоящей должностной инструкцией.
Заместитель начальника отдела материально-технического снабжения по производственным вопросам подчиняется непосредственно начальнику отдела.
Во время отсутствия заместителя начальника отдела материально-технического снабжения по производственным вопросам (командировка, отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
_________________________________________________________________.
_________________________________________________________________.
II. Должностные обязанности
Заместитель начальника отдела материально-технического снабжения по производственным вопросам:
На время отсутствия начальника отдела материально-технического снабжения исполняет его обязанности и несет ответственность за надлежащее их исполнение.
Руководит работой отдела по вопросам обеспечения производства необходимыми материальными ресурсами.
Устанавливает хозяйственные связи с поставщиками и оформляет договоры поставок материальных ресурсов, документацию на получаемые грузы.
Обеспечивает своевременное приобретение материальных ресурсов в соответствии с производственной программой.
Организует внеплановые закупки материальных ресурсов.
Заказывает транспорт для перевозки грузов, контейнеры.
Готовит места для принятия поступающих грузов.
Контролирует своевременный возврат многооборотной тары.
Проводит технико-экономический анализ расходования материальных ресурсов.
Осуществляет выявление неиспользованных материальных ресурсов на складах и в структурных подразделениях предприятия и принимает меры по использованию их в производстве или реализации иным организациям.
Контролирует работу производственных структурных подразделений предприятия по вопросам рационального использования материальных ресурсов.
Выполняет отдельные служебные поручения начальника отдела материально-технического снабжения.
_________________________________________________________________.
_________________________________________________________________.
III. Права
Заместитель начальника отдела материально-технического снабжения по производственным вопросам вправе:
Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися деятельности отдела.
Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
Сообщать начальнику отдела материально-технического снабжения о всех недостатках, выявленных в процессе своей деятельности, и вносить предложения по их устранению.
Осуществлять взаимодействие с руководителями всех (отдельных) структурных подразделений предприятия.
Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
Вносить предложения о поощрении отличившихся работников, о наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины.
Требовать от руководства предприятия, начальника отдела материально-технического снабжения оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
_________________________________________________________________.
_________________________________________________________________.
IV. Ответственность
Заместитель начальника отдела материально-технического снабжения по производственным вопросам несет ответственность:
За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных трудовым законодательством Украины.
За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Украины.
За причинение материального ущерба — в пределах, определенных трудовым и гражданским законодательством Украины.
Должностная инструкция заместителя начальника отдела материально-технического снабжения по производственным вопросам