Электронный больничный — это документ, который стал полноценной заменой традиционного бумажного варианта. Использование такого больничного значительно упрощает документооборот и исключает возможность подделки.
По пункту 5 статьи 13 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ, листок нетрудоспособности оформляют как в бумажном, так и в цифровом виде. Оба формата наделены равной юридической силой, начиная с 01.07.2017. Такую норму закрепил закон об электронных больничных листах от 01.05.2017 № 86-ФЗ. Оформление документа в цифровом варианте возможно, если медицинская организация и страхователь зарегистрированы в качестве участников системы информационного взаимодействия.
Содержание
Что собой представляет электронный листок
Судя по отчетам ФСС, электронный больничный лист оформляют все чаще. Если в январе 2019 ежемесячно его выдавали 713 000 пациентам, то уже в течение декабря 2019 его получили почти 1,63 млн граждан.
Но далеко не каждый понимает, как выглядит электронный больничный лист, потому что не видел его «вживую». Это связано с тем, что в оформлении и оплате листка нетрудоспособности задействованы несколько инстанций:
- больница или поликлиника;
- работодатель;
- ФСС.
Еще не все работодатели и лечебные учреждения подключены к ЕИИС «Соцстрах» (Единая интегрированная информационная система), и если из цепочки «лечебное учреждение — работодатель — ФСС» выпадает хотя бы одно звено, работник не сможет воспользоваться цифровым листком.
Что касается внешнего вида, электронный листок нетрудоспособности 2020 мало чем отличается от традиционного бумажного варианта, т. к. в него включены все те же поля и графы, просто они заполняются в специальной программе.
Ниже представлен образец электронного больничного листа в 2020 году из личного кабинета вымышленного предприятия.
А так выглядит бумажный листок нетрудоспособности:
Как пользоваться новым видом больничного
Чтобы перейти на больничный лист в электронном виде, необходимо пройти несколько подготовительных этапов:
- Заключить соглашение о взаимодействии с региональным ФСС.
- Зарегистрироваться в ЕИИС «Соцстрах».
- Обучить бухгалтера пользоваться новой программой и получить для него цифровую подпись.
- Установить ПО для проверки подлинности цифровой подписи.
- Сообщить сотрудникам о нововведении.
Работодатель должен понимать, что внедрение новой технологии (ЭЛН) значительно упрощает документооборот, экономит время и силы кадровиков и бухгалтеров, снижает риски необоснованных выплат пособий. Но выбор бумажного или цифрового документа остается за работником. По закону, именно пациент изъявляет письменное желание о получении цифрового листка нетрудоспособности.
После того как на предприятии завершены подготовительные мероприятия, нужна инструкция по заполнению электронного больничного листа. Вся работа осуществляется по следующему алгоритму:
- Врач формирует листок нетрудоспособности в системе ФСС и отправляет его в ЕИИС «Соцстрах».
- Заболевший работник получает от врача уникальный номер.
- Работник передает номер в бухгалтерию работодателя.
- Бухгалтер по полученному номеру находит листок в ЕИИС «Соцстрах» и заполняет необходимые поля.
- После завершения заполнения бухгалтером листок поступает в ФСС.
- ФСС занимается расчетом и выплатой пособия.
Если работнику оформили цифровой листок, как работать с электронными больничными работодателю? Для начала ознакомьтесь с цифровым документом в личном кабинете. Для этого введите предъявленный работником уникальный номер в ЕИИС «Соцстрах». Поиск производят еще по СНИЛС сотрудника.
После получения листка нетрудоспособности необходимо внести данные в раздел «Заполняется работодателем». Он содержит все те же графы, что и бумажный бланк:
- средний заработок для начисления пособия;
- страховой стаж;
- итого к начислению;
- дата начала работы.
Никаких сложностей, как посмотреть электронный больничный лист и заполнить его, не возникнет, если вы установите актуальное программное обеспечение и пакет обновлений к нему.
После окончания заполнения документ сохраняется, заверяется ЭЦП и автоматически отправляется в ФСС.
Что касается порядка оплаты цифрового листка нетрудоспособности, то он ничем не отличается от оплаты бумажного варианта.
Плюсы использования
Исходя из того, каким будет электронный больничный лист в 2020 году, легко понять его преимущества перед бумажным вариантом.
Бумажные бланки относят к документам строгой отчетности со спецзащитой. Их производство является весьма затратным, а потеря или порча доставляет хлопоты врачам, пациентам и работодателям. Цифровые бланки сокращают затраты на печать бумажных носителей, позволяют «безболезненно» исправить допущенные ошибки.
Если используется электронный листок, сводится к минимуму возможность подделки листка нетрудоспособности. Хотя большинство правонарушений в этой области связаны не с подделкой, а с выпиской необоснованных болезнью работника документов, вопрос, как проверить электронный больничный лист на подлинность, теряет актуальность. Контакт пациента с этим документом сводится к минимуму, и внести правки в него у работника не получится.
Еще один плюс — сокращается количество работы для кадровиков. Им больше не надо заботиться о передаче бумажных документов в ФСС, проверять их подлинность и обеспечивать их надежное хранение.
Это лишь некоторые преимущества, которые несут внедренные ФСС электронные больничные. Добавьте еще сокращение времени обработки и получения документации, что немаловажно при работе предприятия.
Изменения в законодательстве
Первого мая 2017 принят закон о больничных листах в России — Федеральный закон №86-ФЗ, который ввел новый формат листка нетрудоспособности: с 01.07.2017 его разрешено выдавать в электронном виде. Документ полностью дублирует бумажную версию, но навсегда остается в компьютерных базах данных: на руки оригинал ни работник, ни работодатель, ни чиновники не получают.
Первыми, кто опробовал новый подход к оформлению, стали регионы, в которых проводится пилотный проект ФСС «Прямые выплаты». Перечень субъектов РФ, которые уже работают напрямую с Фондом, и тех, кто присоединится в ближайшее время, содержится в Постановлении Правительства РФ от 21.04.2011 №294.
Электронный больничный в связи с карантином и режимом самоизоляции по COVID-19
С 20 марта по 01 июля 2020 года электронные больничные оформляют в случае ухода на карантин, чтобы не допустить распространения коронавируса. Временные правила оформления документов регламентирует Постановление Правительства РФ от 18.03.2020 № 294.
В постановлении заявлено, что лицо, вернувшееся из страны, где зафиксированы случаи заражения COVID-19, обязано добровольно уйти на карантин. То же самое следует сделать гражданам, совместно проживающим с таким человеком, если они относятся к застрахованным лицам, т.е. за них страховые взносы в ФСС уплачивает работодатель.
Чтобы получить электронный листок нетрудоспособности, гражданин заходит в личный кабинет на сайте ФСС, оставляет о себе данные и передает документы, подтверждающие возвращение из зараженного государства. Больничный открывается автоматически на 14 дней.
Помимо карантина для вернувшихся из-за границы, правительство предложило оформлять больничные листы работающим гражданам старше 65 лет. В Постановлении Правительства от 01.04.2020 №402 чиновники предусмотрели следующий алгоритм открытия документа о нетрудоспособности:
- Работодатель подает сведения о работниках старше 65 лет, которые соблюдают режим самоизоляции (не переведены на дистанционный труд, не отправлены в оплачиваемый отпуск), в ФСС через личный кабинет.
- Человеку автоматически открывают лист нетрудоспособности на период с 6 по 19 апреля.
- Оплата за счет ФСС производится частями (за первые 7 дней — в ближайшую неделю, за вторые — не позже 21 апреля) на карточку работника.
ВАЖНО! Если пенсионер нарушит введенные требования по самоизоляции, ему придется вернуть сумму, полученную от ФСС.
Закроют онлайн-больничный автоматически. Никуда ходить не надо. Это касается и работающих пенсионеров и тех граждан, кто отправился на карантин после приезда из зараженной страны.
Что надо делать
В соответствии с правилами, которые устанавливает закон об электронных больничных листах, чтобы получить документ по новой форме:
- пациенту необходимо дать согласие на оформление такого документа;
- работодателю — стать участником специальной информационной системы.
Если одно из названных условий не соблюдено, работник получит обычный бумажный лист нетрудоспособности.
Новые электронные листы нетрудоспособности подписывают усиленными цифровыми подписями врачи из медицинских организаций.
Как работает новая система
Оформление документа о нетрудоспособности по новым правилам начинается с того, что у пациента запрашивается согласие на применение нового порядка, инструкция для работника по электронным больничным листам проста: он вправе согласиться с предложением или отказаться и получить бумажный вариант.
Рассмотрим схему работы этой системы.
Шаг 1
Если пациент согласен на получение листка в электронной форме, медицинская организация в специальной автоматизированной системе «АИС», за ведение которой отвечает ФСС, создает новый документ — открывает больничный. Лечащий врач заполняет только свою часть документа — раздел «Заполняется медицинской организацией». В нем появляются данные о самом пациенте, причинах нетрудоспособности, периоде, в течение которого трудящийся не мог работать. Кроме того, указывают наименование конкретного страхователя из базы ФСС, поскольку все работодатели, в том числе по договорам ГПХ, обязаны регистрироваться как страхователи.
Шаг 2
После закрытия врачом электронный больничный лист в ФСС передается по внутреннему каналу обмена информацией в общую базу, доступ к которой открыт и работодателям. Чтобы получить информацию, необходимо в нее зайти. Делается это несколькими способами:
- через личный кабинет на сайте ФСС. Для входа используют логин и пароль учетной записи на портале госуслуг, если она была подтверждена, либо придется зарегистрироваться там;
- через Прикладную функциональную подсистему «Сбор отчетности Фонда социального страхования Российской Федерации» (через нее еще сдают форму 4-ФСС);
- через операторов электронного документооборота, осуществляющих информационный обмен с государственными органами, в нашем случае с ФСС.
Порядок действий во всех случаях одинаковый для кадровиков, электронный больничный заполняется и отправляется по единым правилам независимо от способа получения информации.
Для наглядности посмотрите картинки, взятые с сайта Фонда социального страхования. Эта информация представлена чиновниками как открытая, поэтому редакция Клуба ТК не несет ответственность за их содержание, представленные фотоматериалы позволяют судить о том, как выглядит электронный больничный лист и порядке работы по новым правилам.
Поскольку в документе конкретно указан страхователь, у организации автоматически создается база листков нетрудоспособности собственных сотрудников. Если временно нетрудоспособных несколько, с помощью фильтра (критерии поиска — фамилия, СНИЛС, иной параметр) выбирайте конкретный документ.
Документ о нетрудоспособности не всегда сразу появляется в журнале работодателя. Чиновники предлагают в ручном порядке запрашивать его, если работник появился после болезни.
Шаг 3
Полученный документ надо экспортировать в собственную базу, при необходимости распечатать. Фото электронного больничного листа для наглядного представления о том, что он собой представляет.
Следующий раздел — «Медицинская организация» — для редактирования работодателем недоступен. В этом разделе указано, кто выдал документ, какова длительность листка нетрудоспособности, когда сотрудник приступает к работе. Но ничего исправить в этой вкладке не получится.
Раздел «Заполняется работодателем» — единственный, где страхователь что-то заполняет. В этой вкладке некоторые поля иногда заполнены автоматически: например, наименование организации и регистрационный номер. Фактически, принцип, как работать с электронными больничными работодателю, сводится к заполнению отдельных граф, сохранению и отправке в ФСС.
Кадровик или бухгалтер вписывают:
- сведения о руководителе и бухгалтере организации;
- страховой стаж работника;
- условия исчисления пособия для сотрудника;
- продолжительность болезни;
- средний дневной заработок и средний заработок для исчисления пособия;
- суммы больничного за счет средств работодателя и за счет ФСС.
Отметим, что пользователям программ, через которые сдают отчетность в ФСС, и клиентам операторов ЭДО заполнять формы проще: программа сама посчитает средний заработок трудящегося и конечную сумму пособия, в том числе которую платит работодатель.
Шаг 4
После сохранения всех данных в больничном он автоматически направляется в ФСС. Чиновники проверяют сведения и либо одобряют расчеты и документ, либо возвращают его с информацией об ошибках.
Все сообщения и уведомления от ФСС, статус больничного и пособия работодатель сможет посмотреть в специальном журнале. Для поддержки и формирования понимания страхователей, оформляющих электронные больничные листы, как это работает в 2020 году, в личном кабинете имеется журнал реестров, журнал обмена данными, журнал пособий.
Система позволяет как посмотреть электронный больничный лист, так и получать информацию от чиновников. В примере — извещение о необходимости предоставить недостающие сведения:
Страхователям доступен фильтр только по тем записям, на которые пришли извещения.
Помимо извещений от чиновников, сама система иногда выдает ошибки в расчетах. На примере — несоответствие среднего заработка с иным показателем:
Для чего это все
Чиновники с самого начала объясняли, что нововведение поспособствует:
- оптимизации процесса электронного обмена сведениями между ФСС, медицинскими организациями и федеральными государственными учреждениями медико-социальной экспертизы;
- снижению трудоемкости обработки документов;
- сокращению количества обращений застрахованных лиц за причитающимися им выплатами (теперь это делается через Единый портал государственных услуг);
- обеспечению возможности проведения ФСС аналитической работы в части финансового планирования расходов.
Говоря коротко, новшества предназначаются исключительно для внутреннего использования государственными органами, но за счет налогоплательщиков.
Если вы пока не используете электронные листки, то заполнение бумажных бланков производите по-старому, электронные больничные листы в 2020 году обязательны не станут, но их преимущества по сравнению с бумажными столь велики, что на новую систему переходит все большее количество работодателей.