Всё больше и больше компаний осознают необходимость перехода на электронный документооборот. А некоторые уже давно активно им пользуются. Те, кто пользуется, охотно подтвердят, что это действительно удобно.
Четко налаженная система электронного документооборота (СЭД) дает достоверное представление о процессах, протекающих на предприятии, позволяет оперативно принимать управленческие решения, повышает скорость и качество обслуживания клиентов. Те компании, где уже внедрена СЭД (например, ОАО «Волжский Оргсинтез»), не понаслышке знают о ее преимуществах.
Межкорпоративный юридически значимый документооборот
Вы по-прежнему ежемесячно пересылаете своим контрагентам кипы товарных накладных, счет-фактур и договоров? Сколько денег вы тратите на пересылку? А бывает, что часть документов вообще не достигает своего адресата или по всем известной причине, или просто кто-то забыл передать полученный по почте документ туда, где его ждут.
И даже если нет проблем с доставкой, обработка входящих и исходящих межкорпоративных документов занимает много времени и сил, и немаловажную роль здесь играет исполнительная дисциплина сотрудников. При необходимости внесения изменений в документы, срок подписания затягивается на долгие годы месяцы.
Руководители компаний все чаще и чаще задумываются о необходимости что-то сделать с этим процессом, часть которого вообще является внешней (традиционные почтовые службы) и находится вне их контроля. Но у нас же XXI век, и есть решение, способное перевернуть этот архаичный уклад при помощи системы межкорпоративного юридически значимого электронного документооборота на базе сервиса Synerdocs. Длина названия соответствует мощности системы, с которой стоит познакомиться поближе.
Сервис Synerdocs гарантирует:
- своевременную доставку всех документов;
- юридическую значимость для всех документов, передаваемых через сервис;
- полную конфиденциальность и безопасность передачи данных;
- надежность и работоспособность сервиса 24 часа в сутки, 7 дней в неделю, 365 (и даже 366) дней в году.
Перевод документооборота с контрагентами в электронный вид с обеспечением юридической значимости документов позволяет:
- исключить потерю документов при доставке;
- сократить издержки на бумажный документооборот (подготовка, сканирование, печать, обработка);
- сократить время доставки с дней (недель) до нескольких минут.
Synerdocs – это сервис обмена электронными документами между компаниями. Сервис позволяет мгновенно обмениваться любыми данными (счетами-фактурами, актами, накладными, договорами и т.п.) с обеспечением их юридической значимости согласно действующему законодательству, гарантируя целостность и конфиденциальность передаваемых данных.
Внешний обмен документами является органической частью общего документооборота любой организации. Чтобы объединить внутреннее движение документов с процессом внешнего обмена, сервис Synerdocs интегрирован с ECM-системой Directum.
Интеграция реализована в виде готового коннектора, который входит в базовую поставку системы Directum начиная с версии 4.9. Модуль «Интеграция с системами обмена» (Directum Interchange System Integration – DISI) обеспечивает инфраструктуру для взаимодействия сервисов обмена с ECM-системой, которая выступает хранилищем юридически значимых документов.
Интеграция Directum и Synerdocs позволяет:
- автоматически принимать и отправлять документы в интерфейсе Directum;
- создавать удобный электронный архив юридически значимых электронных документов;
- подписывать и согласовывать электронные документы.
Обмен документами реализован через удобный мастер действий, в ходе которого создаются карточки абонентов, запрашиваются реквизиты и формируются запросы на обмен. Для начала достаточно создать запись справочника для каждого участника обмена и установить связь между абонентами.
При отправке и обработке полученных электронных документов пользователи работают в стандартном интерфейсе системы Directum. Входящие документы автоматически отправляются ответственным сотрудникам в задании по типовому маршруту. Из карточки задания ответственный может перенаправить весь комплект другому сотруднику, зарегистрировать входящие документы либо самостоятельно рассмотреть их.
Финансово-учетный документооборот
Первичные финансовые документы являются важнейшим классом документов, требующим отдельного подхода. Счета-фактуры, товарные накладные, акты приемки-сдачи работ и другие первичные учетные документы необходимо своевременно согласовывать, подписывать, сверять с контрагентами и готовить к налоговым проверкам. Для этих задач существует бизнес-решение «Directum: Межкорпоративный финансово-учетный документооборот» (МФУДО), в архитектуру которого входит сервис Synerdocs.
Решение позволяет:
- Обеспечить выполнения требований Приказа Минфина России от 25 апреля 2011 №50н «Об утверждении порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи»
- Облегчить подготовку к налоговым и аудиторским проверкам.
- Сократить прямые расходы на самые трудоемкие процессы:
- согласование, подписание первичных учетных документов внутри организации;
- обмен документами с контрагентами;
- занесение информации из входящих первичных учетных документов, поступающих в формализованном виде, в учетную систему;
- Контроль возврата документов от контрагентов.
- Организовать архив с быстрым доступом к первичным учетным документам, с управляемыми сроками хранения и гибкой политикой доступа к ним;
- Проводить сверки с контрагентами за счет готовых инструментов для контроля возврата первичных документов.
Подготовка к аудиторским и налоговым проверкам
В МФУДО реализованы готовые инструменты для выгрузки документов к налоговым проверкам или судебным разбирательствам. Выборки учитывают следующие критерии:
- наименование контрагента;
- юридическое лицо вашей компании;
- вид документов;
- период;
- при необходимости можно указать договор, в рамках которого необходимо выгрузить документы.
Сформированные комплекты документов отправляются в электронном виде через сервис отправки налоговой отчетности в ФНС. В случае если необходимо отправить документы в бумажном виде, то автоматически формируется опись документов.
Узнайте больше о других технологических составляющих Synerdocs и бизнес-решениях Directum.