Депонирование зарплаты

Содержание

Депонированная зарплата — понятие и проводки в бухгалтерском учете

Выплата заработной платы на зарплатные банковские карты работников уже достаточно распространенное явление. Но многие работодатели продолжают, по прежнему, выплачивать заработную плату по-старинке — через кассу. Движут ими, в большинстве своем, не консервативные взгляды, а простой предпринимательский расчёт. При небольшом количестве сотрудников обслуживание зарплатного проекта с банком может быть дорогостоящим удовольствием. Да и часто, выручку, накопившуюся в кассе, удобнее не везти в банк, а использовать на выплаты сотрудникам.

Но при выплате заработной платы через кассу всегда есть вероятность, что кто-либо из сотрудников не получит причитающихся ему денежных средств. Вот в таких случаях бухгалтеру, или предпринимателю, если он лично занимается выдачей заработной платы, приходится депонировать причитающиеся работнику выплаты.

Что такое депонированная заработная плата

Сам термин происходит от французского слова «dépôt» — то есть хранилище, склад. В этом плане термин «депонирование» родственен такими понятиям как «депозит», «депонент», «счет депо» и не финансовому, а транспортному понятию «депо» — место стоянки подвижного состава железных дорог. Отсюда становится ясно и значение слова «депонирование» — хранение. Соответственно депонированная зарплата, это заработная плата, находящаяся на сохранении у работодателя, до момента её получения работником.

Почему возможны ситуации, в которых заработная плата может быть не выдана — понятно: работник мог неожиданно заболеть, срочно уехать в командировку, либо не выйти на работу в дни выдачи заработной платы. Но кассир не имеет права держать указанную сумму в кассе, дожидаясь выхода работника, потому что нормативными распоряжениями Центрального банка России установлены строго лимитированные сроки её выдачи. Если работодатель в платёжной ведомости на выплату не указал меньший срок, то срок на выплаты работникам через кассу установлен в пять рабочих дней. Если к окончанию этого срока зарплата не выдана кому-либо из работников, в ведомости делается соответствующая отметка и денежные суммы возвращаются в банк. О том, как оформить это правильно расскажем далее.

Как оформить депонирование заработной платы

Выплаты заработной платы через кассу осуществляются с использованием платёжных либо расчётно-платёжных ведомостей. Каждая из них подразумевает, что в графе напротив своей фамилии и суммы «к выдаче» работник проставляет свою подпись. В случае если сотрудник не явился для получения причитающихся ему сумм в кассу до окончания срока указанного в титульной части ведомости, то кассир в графе, предназначенной для подписи сотрудника, указывает, что сумма депонирована. То есть, в этом месте делается надпись «депонировано», либо проставляется оттиск штампа с соответствующей надписью.

Отметим, что сроки выплаты заработной платы на предприятии (у индивидуального предпринимателя) устанавливаются внутренним локальным правовым актом (например, коллективным договором, положением об оплате труда). Указывать в платежной ведомости, на выплату заработной платы, срок окончания выплат по ведомости ранее срока выплаты заработной платы работодатель не вправе.

В случае неполучения денежных средств одним из сотрудников общая сумма «к выдаче» по платёжной ведомости не совпадет с суммой выданных денежных средств. Соответственно, кассир, на последней странице платёжной ведомости, указывает размер выданных сумм и сумму, которая была депонирована. На фактически выданную, по данной ведомости, сумму заработной платы выписывается расходный кассовый ордер.

Но этим действия в отношении депонированной заработной платы не ограничиваются. Так для отражения всех депонированных сумм рекомендуется составлять соответствующий реестр. Ранее составление такого документа было обязательным, сейчас нет. Но без реестра депонированных сумм будет сложно оценить размеры задолженностей перед конкретными работниками.

В таком реестре рекомендуется указывать табельный номер сотрудника, его фамилию и инициалы, расчётный период за который не выплачена заработная плата, сумму задолженности и номер платежной ведомости.

Даже если заработная плата не получена работником, то работодатель — налоговый агент, все равно, обязан удержать из неё НДФЛ и перечислить его в бюджет. Для целей налогообложения суммы оплаты труда считаются полученными с момента отражения их в зарплатных ведомостях, вне зависимости от того задепонированы они или нет.

Депонированная зарплата, проводки бухгалтерского учета

Соответственно, как и каждую операцию с денежными средствами депонирование заработной платы необходимо отразить соответствующей бухгалтерской проводкой по счета бухучета. Проводка, отражающая выдачу заработной платы через кассу, выглядит следующим образом:

Дебет 70 (Расчеты с сотрудниками по оплате труда) — Кредит 50 (Касса)

Если какая-то часть заработной платы не выплачена, например, вследствие заболевания работника, и её сумма задепонирована, то производится следующая проводка:

Дебет 70 (Расчеты с сотрудниками по оплате труда) — Кредит 76, субсчет 4 (Расчеты по депонированным суммам)

Так как заработная плата работника не получена, то согласно, указаниям Центробанка России она должна быть возвращена на расчетный счет работодателя. Для этих целей используется следующая проводка:

Дебет 51 (расчетный счет) — Кредит 50 (касса)

Как выдать депонированную заработную плату

Работник получить депонированную заработную плату может в любое время, как только появится на рабочем месте. Отказать ему в выдаче заработной платы нельзя. Выдача такой заработной платы происходит, как правило, по расходному кассовому ордеру, выписываемому на сумму неполученной ранее заработной платы. Отражаются операции связанные с выдачей таких сумм следующими бухгалтерскими проводками:

  • Дебет 50 (Касса) Кредит 51 (Расчетный счет) — данная бухгалтерская проводка отражает получение работодателем денежных средств в банковском учреждении, в котором он обслуживается.
  • Дебет 76, субсчет 4 «Расчеты по депонированным суммам» — Кредит 50 (Касса) — выдача работнику ранее не полученной и депонированной работодателем заработной платы.

Обратите внимание: Зарплата работника отражается в бухгалтерском учёте в месяц её начисления, в не зависимости от того в каком месяце работник её получил. Этот момент имеет значение для учета сумм израсходованных на оплату труда для целей налогообложения.

Что делать если работник так и не получил депонированную заработную плату?

Не секрет, что многие работники работают на условиях внешнего совместительства, либо имеют по несколько трудовых книжек. Часто при фактическом уходе с места работы, сотрудники отдела кадров не имеют возможности правильно оформить увольнение, а кассир выдать заработную плату. Суммы невыплаченной зарплаты продолжают числиться на бухгалтерских счетах предприятия.

Законодательство позволяет списать такую задолженность перед работником по истечении трёх лет с момента образования задолженности. Если заработная плата так и и не была получена работником, она включается в состав прочих доходов организации (предпринимателя).

Проводки по счетам бухгалтерского учета, в этой ситуации используются следующие:

Дебет 76, субсчет «Расчеты по депонированным суммам» — Кредит 91-1 — списание задепонированной зарплаты в связи с истечением трехлетнего срока исковой давности.

Мнение эксперта Мария Богданова Стаж более 6 лет. Специализация: договорное право, трудовое право, право социального обеспечения, право интеллектуальной собственности, гражданский процесс, защита прав несовершеннолетних, юридическая психология

На практике депонирование заработной платы сейчас очень редкое явление, потому что каждый работник старается получить причитающуюся ему зарплату в минимальные сроки. Если работник отсутствовал по причине командировки или болезни, то он получит зарплату как только вернётся на работу. В случае же длительной болезни бухгалтер, предварительно выписав ордер, имеет право навестить сотрудника в больнице и выдать ему зарплату там, заполнив все необходимые документы.

В случае смерти работника, его зарплату можно выплатить только членам его семьи. При их отсутствии денежные средства можно перечислить на депозит нотариуса (ст. 327 ГК РФ), который занимается вопросами наследования умершего сотрудника. Сделать это следует через 4 месяца после смерти сотрудника. Спорные денежные средства станут частью наследственной массы, и могут быть переданы наследникам в соответствии с очередностью наследования, в том случае если они обратятся к нотариусу.

На основании ст. 1151 ГК РФ при отсутствии наследников у работника, его заработная плата становится вымороченным имуществом и передаётся в казну РФ.

В любом случае, несмотря на кажущуюся легкость оформления депонирования заработной платы, это достаточно ответственный процесс. В нём затрагиваются как интересы работника, или индивидуального предпринимателя, так и государства. Необходимо помнить, что право на оплату труда — одно из важнейших трудовых прав предоставленных сотруднику трудовым законодательством. И необоснованное лишение, а так же выплата по истечении установленного внутренними документами срока, может иметь последствия для работодателя в виде штрафов трудовой инспекции.

Что такое депонированная заработная плата и как правильно ее учитывать и оформлять?

Заработная плата должна выплачиваться работнику строго в сроки, установленные правилами внутреннего распорядка, трудовым или коллективным договором. Это требование прописано в ст. 136 Трудового кодекса и должно неукоснительно соблюдаться работодателем. Но если в назначенный день сотрудник отсутствовал на своем рабочем месте и не смог получить положенные ему денежные средства, то образуется депонированная зарплата.

Что такое депонирование заработной платы

Сотрудники могут получать зарплату одним из следующих способов:

  1. Наличными из кассы организации.
  2. В безналичной форме на банковский счет.

Мнение юриста Дмитрий Иванов Центр правовой поддержки Задать вопрос юристу

Данная статья рассказывает о типовых способах решения вопроса, но каждый случай уникальный. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:

  • Москва: +7 (499) 110-33-98.
  • Санкт-Петербург: +7 (812) 407-22-74.
  • Регионы: +7 (800) 600-36-17.

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

Депонированная зарплата возникает только в том случае, если работник получает заработную плату в наличной форме. Ведь для того, чтобы перечислить ее на карту сотрудника не требуется его личного присутствия на рабочем месте. Тогда как если работник в день получения зарплаты отсутствовал и не поручил ее получение иным лицам, то зарплата останется невыплаченной. В данном случае она подлежит депонированию.

Под депонированием зарплаты понимается ее отражение как неполученной в первичной документации и бухгалтерском учете. Согласно другому определению, под депонированием можно понимать процедуру передачи на хранение в кассу или на банковский счет наличных денег, которые не были получены сотрудником в установленные для выдачи зарплаты сроки.

При этом причины неполучения зарплаты в положенные сроки могут быть самыми разнообразными: болезнь работника, его отпуск, нахождение в длительной командировке.

В чем смысл депонирования

После того как истекло 5 дней с даты выдачи зарплаты, не полученные работниками средства в обязательном порядке подлежат депонированию (передаче на хранение до обращения за ними).

Работодатель обязан выплачивать зарплату в строго установленные сроки. В случае просрочки независимо от ее причин и наличия вины работодателю грозит материальная и административная ответственность за несвоевременную выплату зарплаты. Если в ходе поверки будет выявлена невыплаченная зарплата, а в платежной ведомости не будет отметки «Депонировано», то руководитель вынужден будет заплатить штраф и компенсацию за просрочку в выплате.

Чтобы избежать ответственности за невыплату зарплаты в установленные сроки, работодатель должен депонировать зарплату. Тем самым он снимает с себя вину за несвоевременную выплату.

Депонировать невыплаченную зарплату нужно и по причине того, что эти деньги уже не принадлежат предприятию и их нельзя потратить, а также по причине необходимости следования Указаниям Банка России от 2014 года №3210-У (в частности, пункту 6.5).

Где должна храниться невыплаченная зарплата: в банке или на предприятии?

При превышении лимита кассы сумму невыплаченной зарплаты нужно будет сдать в банк, согласно п. 2 Указания Банка РФ от 2014 года №3210-У. Но если кассовый лимит не превышен, то депонированная зарплата может храниться в наличной форме в кассе организации.

Лимит кассового остатка устанавливается банком, в котором обслуживается организация. За нарушение кассовой дисциплины работодатель может быть привлечен к административной ответственности. Величина штрафа для руководителей составляет 4-5 тыс. р., для организаций – 40-50 тыс. р. по ст. 15.1 КоАП.

Правила о необходимости депонирования неполученной в установленные сроки зарплаты распространяются и на представителей малого бизнеса, а также на индивидуальных предпринимателей. Но по правилам, которые прописаны в Указаниях Банка РФ от 2014 года №3210-У0, они вправе не соблюдать кассовые лимиты. Таким образом, они могут не сдавать депонированную зарплату в банк и хранить ее в кассе до выплаты работнику.

Документальное оформление

Порядок депонирования денежных средств отличается от простого хранения наличных. Согласно Указаниям Банка России от 2014 года №3210-У, данная процедура состоит из таких этапов:

  1. Бухгалтер делает отметку «Депонировано» в платежной ведомости.
  2. Кассир определяет сумму выплаченной и отложенной зарплаты. Ее он указывает в итоговой строке ведомости.
  3. Затем он сверяет суммы выданной и депонированной зарплаты и сверяет ее с указанной в ведомости.
  4. Подписанная ведомость передается руководителю.

Выплата заработной платы наличными из кассы организации оформляется через расчетно-платежную или платежную ведомость. Если в установленные сроки зарплата не была получена, то напротив фамилии такого сотрудника в ведомости нужно сделать отметку «Депонировано» (в том месте, где сотрудник должен расписаться).

Сумму депонированной зарплаты также следует отобразить в специальном реестре депонентов, который составляется в свободной форме. Он содержит указание на сотрудника и размер задолженности по зарплате перед ним.

Сроки

Зарплата депонируется вплоть до того, как она будет востребована сотрудником, который не смог получить ее своевременно. Максимальный срок депонирования составляет 3 года (хотя официально срок хранения депонентов нигде не прописан).

Если в течение 3 лет депонированная зарплата не будет получена работником, то она, согласно ст. 196 ГК РФ (здесь указан сроки исковой давности для получения зарплаты), подлежит включению в состав доходов как в рамках бухучета, так и в целях определения налога на прибыль.

Когда истекли положенные для хранения три года, депонированная зарплата поступает в прочие доходы: Дебет 76.04, Кредит 91.01. Списанные депоненты входят в состав налогооблагаемой базы для определения налога на прибыль.

Для того чтобы списать задолженность по зарплате, работодателю следует составить Акт инвентаризации и бухгалтерскую справку. В последней прописывается причина образования задолженности и указывается на истечение срока исковой данности.

Бухгалтерские проводки депонированной зарплаты

На суммы депонированной зарплаты в бухгалтерском учете нужно сделать такие записи: Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» – Кредит счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» – субсчет «Расчеты по депонированным суммам».

В случае когда в дальнейшем заработная плата будет выплачена из кассы предприятия, то нужно сделать проводку: Дебет счета 76 «Расчеты с разными дебиторами» – субсчет «Расчеты по депонированным суммам» – Кредит счета 50 «Касса».

Депонированная зарплата должна быть включена в состав расходов для определения налога на прибыль в месяце ее начисления, когда фирма применяет метод начисления либо в момент ее выплаты работнику при кассовом методе.

НДФЛ перечисляется с депонированной зарплаты в день ее планируемого получения, то есть до того, как она будет выплачена.

Выплата ранее депонированной заработной платы

Трудовое законодательство не предусматривает особого порядка обращения за депонированной зарплатой. Сотрудник может обратиться в кассу организации в устной или письменной форме.

В первом случае об этом необходимо сообщить бухгалтеру, который должен учесть запрашиваемую сумму зарплаты при подаче заявок на выдачу наличных в кассу организации.

Если в компании действует заявительный характер получения депонированной зарплаты, то работнику следует передать письменную заявку в свободной форме в секретариат.

Таким образом, практически в каждой организации возникают случаи, когда работники не могут своевременно получить положенную им заработную плату. В такой ситуации их зарплату депонируют на предприятии вплоть до обращения за денежными средствами. Необходимость депонирования возникает исключительно при выплате зарплаты в наличной форме: при безналичном расчете данная процедура лишена смысла. Работник вправе получить задепонированную зарплату в течение 3 лет после ее начисления. Это обусловлено сроками исковой давности, которые прописаны в ст. 196 Гражданского кодекса.

Дорогие читатели, каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:

  • Москва: +7 (499) 110-33-98.
  • Санкт-Петербург: +7 (812) 407-22-74.
  • Регионы: +7 (800) 600-36-17.

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

В любое время работник сталкивался с ситуацией, когда по той или иной причине он не может забрать заработанные средства у работодателя.

Это могло быть связанно с тяжелой болезнью работника, с попаданием в ДТП или же просто из-за отпуска. В нашей статье мы подробно разберем, чем же является депонированная зарплата, как ее рассчитывают и где и при каких условиях эту заработную плату получают.

А также прольем свет и на другие вопросы, интересующие работающих людей.

Дмитрий Иванов. Юрист Дорогие читатели! Для получения консультации по вашей проблеме обратитесь к юристу через форму обратной связи или звоните по телефонам:

  • Москва: +7 (499) 110-86-72.
  • Санкт-Петербург: +7 (812) 245-61-57.
  • Регионы: 8 (800) 600-36-07.

— Дмитрий Иванов. Юрист

Что это такое?

Депонированная зарплата – это такой вид оплаты труда, когда работающий сотрудник не смог по какой-то из различных причин получить в срок заработанные средства.

Иными словами, это наличные средства, которые не были выплачены работнику, но поступили вовремя в расположение предпринимателя или работодателя, в общем.

Если обратиться к происхождению слова, то слово «депонирования» можно точно перевести как «хранение». Само слово имеет свои корни во французском языке и походит от слова «depot», что в переводе значит «хранилище» или «склад».

Работник может столкнуться с депонированной заработной платой лишь в том случае,

если он получает заработанные средства напрямую через кассу, а не через банковскую карточку. В последнем случае работник получает средства автоматически через бухгалтерию предприятия или фирмы, а не идет за ними в кассу.

Стоит также учитывать, что выдача зарплаты через кассу выгодна мелким предприятиям, ведь имея маленькое количество сотрудников использовать услуги банка просто финансово невыгодно, проще рассчитаться с работниками путем выдачи заработанного через выручку в кассе. Но бывают случаи, когда сотрудник по той или иной причине не смог забрать средства и тут вступает в дело депонирование.

В каких случаях может возникнуть необходимость депонирования зарплаты?

Бывают случаи, когда работники или сотрудники не получают в нужное время заработную плату, именно тогда и происходит депонирование заработной платы. Важно знать, что расчет налогов и различных взносов не влияет на депонирование, ведь все нужные расчеты проводятся в момент начисления заработка, а не в момент получения или депонирования.

Сроки хранения

Дмитрий Иванов. Юрист Важно! Для решения вашей проблемы обращайтесь через форму онлайн-консультанта или звоните по телефонам:

  • Москва: +7 (499) 110-86-72.
  • Санкт-Петербург: +7 (812) 245-61-57.
  • Регионы: 8 (800) 600-36-07.

— Дмитрий Иванов. Юрист

Существует определенное время, установленное директором фирмы или предпринимателем, за которое нужно рассчитаться со всеми сотрудниками предприятия.

В случае, если ЗП не была получена в срок, она будет считать депонированной, а сам получать – депонентом.

Максимальный срок хранения заработной платы в кассе предприятия – 5 рабочих дней, этот срок включает также и день, когда происходит получение наличных средств работниками.

Срок получение депонированной зарплаты не существует, если работник по какой-то причине не получил ЗП, по истечению срока хранения ЗП в кассе он обращается в бухгалтерию предприятия и получает уже депонированную заработную плату в любое рабочее время.

Важно знать, что срока исковой давности по депонированию ЗП не установлено законодательством РФ, тем не менее, есть общий срок исковой давности, который равен трем годам. За это время в судовом порядке истец может затребовать выплату через суд, в случае, если того требует ситуация.

Действия работника

Выдача работнику депонированной ЗП происходит по расходному кассовому ордеру. Конечно, если в кассе присутствует нужная сумма для выплаты в день, когда работник затребовал выплату депонированной заработной платы.

В противном случае человек вынужден ожидать, пока бухгалтерия затребует нужные средства в банке и сможет произвести выплаты, обычно на это уходит не больше одного рабочего дня, а то и несколько часов.

Алгоритм действия работника в случае получения депонированной зарплаты крайне прост:

  1. Обратиться в бухгалтерию с заявлением о требовании выплаты депонированный заработной платы в определенный срок (сегодня, завтра или в нужное вам время).
  2. Ожидать ответа бухгалтерии.
  3. Получить депонированную ЗП, после проведения всех нужных операций бухгалтером.

Действия бухгалтера

Как и любые другие денежные операции проводимые бухгалтерией депонирование зарплаты работника отражается в соответствующей бухгалтерской проводке по счету бухучета.

Примеры бухгалтерских проводок:

  1. Дебет 70 (Расчеты с работниками по ЗП) – Кредит 50 (Касса).
  2. Дебет 70 (Расчеты с работниками по ЗП) – Кредит 76, субсчет 4 (Расчет по депонированной ЗП).
    Когда определенная часть зарплаты или вся ЗП была не выплачена в связи с болезнью конкретного работника или другой причиной.
  3. Дебет 51 (Расчетный счет) – Кредит 50 (Касса).
    Согласно требованиям Центробанка РФ в случае, если работник не получил зарплату, средства должны быть возвращены на расчетный счет предпринимателя, чтобы потом была возможность выплаты депонированной ЗП.

Таким образом, мы видим, что бухгалтерские операции по депонированию заработной платы не являются сложными или длительными, это обычная бухгалтерская работа, которая выполняет в считанные минуты, а может и часы, если бухгалтерия была загружена в момент подачи заявления о получении депонированной зарплаты.

Что представляет собой уведомление о депонировании зарплаты?

В случае если заработная плата депонируется, бухгалтер вынужден уведомить работника об этом!

Для этого существуют уведомления о депонировании ЗП. На вид это простая справка, которая доносит до работника конечную информацию о состоянии его ЗП.

Алгоритм действий после получения уведомления о депонировании ЗП мы описали выше.

Что делать, если за зарплатой никто не пришел?

Как мы упоминали выше, если за заработной платой не явился работник или его доверенное лицо с распиской, ЗП через несколько дней депонируется. Исходя из законодательства РФ, бухгалтер обязан возвратить денежные средства на счет предприятия в банке в течение предписанного срока.

Единовременная выплата из накопительной части пенсии – узнайте как ее получить в нашем экспертном материале.

Про правильное оформление пенсии можно узнать .

Все подробности о повышении пенсионного возраста читайте в этой этой статье.

Налогообложение депонированной зарплаты

Немало работников задаются вопросом о вычете налогов и прочих взносов из

депонированной заработной платы.

Ответ на данный вопрос предельно прост, налогообложение депонированной ЗП не производиться. Почему, спросите вы? Это связанно с тем, что налоги и взносы вычитываются из зарплаты при ее начислении, в то время, как работник получает ЗП на руки, обычно все налоги и взносы уже оплачены. А т.к. повторного налогообложения возникнуть не может, высчитываться налоги с депонированной ЗП не будут.

Подведя итоги нужно сказать, что в случае депонирования вашей заработной платы не стоит переживать или нервничать, это обычная бухгалтерская операция в рамках действующего законодательства РФ. Мы ответили на основные вопросы, которые могут возникнуть у работника, чья ЗП была депонированная. А также у бухгалтера, который должен производить депонирования зарплаты, в случае если такова ситуация возникла.

Наша рекомендация – вовремя обращаться за заработной платой в кассу или же в случае, если ваша ЗП была депонирована, вовремя обратиться в кассу за ее получением, ведь существует срок исковой давности (3 года), по истечению которого ваша зарплата будет списана.

Не нашли ответа на свой вопрос? Для получения бесплатной консультации обращайтесь через форму обратной связи или звоните по телефонам:

  • Москва: +7 (499) 110-86-72.
  • Санкт-Петербург: +7 (812) 245-61-57.
  • Регионы: 8 (800) 600-36-07.

Вячеслав Садчиков Юрист. Практика в сфере недвижимости, тудового права, семейного права, защите прав потребителей Подпишитесь на нас в «Яндекс Дзен»

По разным причинам официально трудоустроенные граждане не получают свою зарплату в установленный срок, а также разные пособия, отпускные пособия или различные компенсации. Если работник не приходит на работу за получением средств, работодатели непременно должны выплачивать эти средства в будущем, поэтому они не могут применяться для других целей.

Данные средства непременно депонируются компанией, поэтому выступают в качестве определенного вида кредиторской задолженности, причем она называется депонентской задолженностью. Образовываться она может не только по причине того, что работник не пришел за зарплатой, но и в связи с задержками выплат фирмой.

Кто выступает в качестве депонента

Важно! Депонентская задолженность непременно либо погашается, либо списывается в соответствии с нормами законодательства, если истечет срок давности, поэтому она причисляется к внереализационным доходам организации.

Депонент представляет собой собственника определенного вклада, причем он может быть компанией или частным лицом. Ему принадлежат деньги, которые временно хранятся у другого лица или фирмы.

Поэтому к депонентам относят работников, не получивших по какой-либо причине свою зарплату, поэтому данные средства располагаются на счету фирмы, где он работает.

Полное определение понятия депонент заключается в том, что в него входят люди, не получившие в установленный срок определенный доход или иные выплаты. Сюда относятся:

  • официально трудоустроенные работники или служащие, не получившие зарплату в установленный срок, равный обычно трем дням;
  • люди, обучающиеся в средних или высших учебных заведениях, которые не смогли вовремя получить стипендию;
  • граждане, которым предназначаются определенные удержания с их зарплаты на основании судебных документов или иных оснований.

Куда может обратится работник? Фото:klerk.ru

Важно! Все депоненты обладают правом получить причитающиеся им денежные средства, но только в период трех лет, так как после истечения данного срока они не смогут требовать от фирмы или частного лица, у которых находятся их средства, выплаты этих денег.

Когда образуется депонентская задолженность

Возникает она в разных ситуациях, когда работник организации по разным причинам не смог получить зарплату, отпускные пособия или иные выплаты на месте работы. Для получения этих денег имеется строго установленный срок, поэтому если он пропускается, то у фирмы появляется депонентская задолженность.

Само руководство предприятия может не выплачивать в нужное время зарплату сотрудникам. Также возникает она в ситуациях, когда студенты получают стипендию в учебном заведении, где они проходят обучение, поэтому данное учреждение становится их должником.

Важно! Если выдаются средства наличными деньгами из кассы, то оставшиеся средства должны в конце дня непременно передаваться в банк, а при этом наличные деньги, имеющиеся в кассе компании, не могут превышать лимит остатка, но это допускается в дни, когда выплачивается зарплата работникам.

Где и как учитывается

На все оставшиеся деньги, которые не были выплачены работникам, формируется специальный Реестр депонированных сумм. Для этого обязательно используется особая строго установленная форма. Заполняется документ кассиром, для чего он использует сведения, содержащиеся в платежных ведомостях.

В самой ведомости напротив граждан, не получивших свои средства по любым причинам, ставится специальный штамп, а также допускается от руки делать особую пометку Депонировано. Все эти сведения непременно вносятся в Книгу учета.

Что происходит с задолженностью при ликвидации или реорганизации фирмы

Если компания по каким-либо причинам начинает процесс ликвидации или реорганизации, то важно знать, как поступать с депонентской задолженностью. В процессе непременно погашаются все долги компании, для чего используются ее деньги на счетах, а также разные активы, продаваемые на торгах.

Вырученные от этой процедуры деньги применяются для погашения долгов. При этом используется правильная очередность. Долги по зарплате и другим разным выплатам работникам относятся ко второй очереди, поэтому первоначало выплачиваются зарплаты и пособия, а далее другие долги.

Нередко работники, не получившие свой заработок раньше, не предъявляют требования и в процессе ликвидации или банкротство фирмы, а в этом случае они не смогут претендовать на получение этих денег в будущем, так как компания уже не будет существовать.

Когда возможно списание

По законодательству в качестве срока исковой давности выступает три года, поэтому многие работодатели считают, что по истечению данного срока требуется списывать депонентскую задолженность. Но в отношении данного долга нередко возникают определенные споры.

Важно! Практически для каждой организации правильность определения срока списания долга является актуальной, а особенно это важно перед проведением инвентаризации, осуществляемой каждый год, а также в период подготовки годовой отчетности.

Что делать, если не платят зарплату, смотрите в этом видео:

В ТК отсутствует информация о том, каков срок исковой давности по отношении долгов, образующихся в сфере трудовых отношений. Поэтому нередко возникают споры о том, когда можно списать средства – через три года или три месяца.

Важно! От решения данного вопроса зависит, когда будут включаться невостребованные денежные суммы в доходы компании, поэтому они будут применяться в процессе расчета налога на прибыль.

Невыплаченная зарплата или стипендия выступает в качестве долга любого учреждения, поэтому после истечения срока давности она списывается и становится внереализационным доходом.

Если производится неправильное списание долга, то для налоговой инспекции это может стать основанием для выявления нарушения, так как компания таким способом может скрывать доходы, что приведет к начислению штрафных санкций.

Важно! Специалисты предлагают компаниям пользоваться стандартным сроком исковой давности, который составляет три года.

Как списывается такой долг

В процессе инвентаризации в любом учреждении непременно устанавливаются все суммы дебиторской задолженности и кредиторской. К последней относятся не только разные кредиты, инвестиционные вложения или схожие долги, но и депонентская задолженность.

Определяется, по каким из них закончился срок исковой давности. Результаты проведенной инвентаризации непременно вносятся в особую Инвентаризационную опись.

В данном документе содержится актуальная информация о состоянии дел, имеющих отношение к расчетам со всеми возможными контрагентами, к которым относятся не только покупатели и поставщики, но и прочие кредиторы и дебиторы. Поэтому депонентская задолженность так же должна указываться в этом документе.

Важно! Инвентаризационная опись представлена специальным документом, составленным по утвержденной форме, причем изучить правила ее формирования можно в Приказе №173н.

Какие штрафы за депонентскую задолженность? Фото:in-domodedovo.ru

Списание с учета депонентской задолженности производится бухгалтером организации по дебету счетов 70 и 76. Именно в них отражается депонирование средств, представленных зарплатой работников.

Также отразить данную сумму долга требуется на счете 20, который предназначен для списываемых долгов, которые не востребованы кредиторами. Во время процесса списания подготавливаются определенные документы, причем выбирается один из вариантов:

  • решение, принятое и подписанное инвентаризационной комиссией по результатам проведенной инвентаризации;
  • особое обоснование, сформированное в письменном виде, в котором прописывается, почему принимается решение о списании долга;
  • приказ, выпускаемый и подписываемый руководителем компании, на основании которого имеющийся долг перед работником подлежит списанию;
  • документы, выступающие подтверждением, что отсутствует возможность для передачи денежных средств гражданину по разным причинам.

Причиной для списания такой задолженности может выступать не только окончание срока давности, но и другие факторы:

  • компания реорганизуется или ликвидируется, поэтому если бывший работник не предъявил требования к фирме, то долги списываются;
  • невозможно найти контрагента, поэтому нет смысла далее не списывать деньги;
  • у должника нет денег или имущества, которые могли бы использоваться для выплаты средств.

Таким образом, только при грамотном составлении необходимых документов и наличии обоснованных оснований можно списывать такие долги.

Важно! Списание должно производиться по всем обязательствам, причем основанием для этого процесса может выступать результат проведенной инвентаризации, а также может составляться обоснование в письменном виде и формироваться приказ руководства фирмы.

Правила учета депонентской задолженности при расчете налога

В п.18 ст. 250 НК содержится информация о том, что каждая компания, у которой имеются внереализационные доходы, должна в процессе расчета налога на прибыль, признавать эти доходы для увеличения налогооблагаемой базы.

НК РФ Статья 250. Внереализационные доходы

18) в виде сумм кредиторской задолженности (обязательства перед кредиторами), списанной в связи с истечением срока исковой давности или по другим основаниям, за исключением случаев, предусмотренных подпунктом 21 пункта 1 статьи 251 настоящего Кодекса. Положения данного пункта не распространяются на списание ипотечным агентом кредиторской задолженности в виде обязательств перед владельцами облигаций с ипотечным покрытием, а также на списание специализированным обществом кредиторской задолженности в виде обязательств перед владельцами выпущенных им облигаций;

Переводится данная задолженность во внереализационные доходы исключительно после списания, выполненного по всем правилам. Работники налоговой инспекции утверждают, что дата, когда учитывается данная задолженность в качестве дохода, приходится на последний день периода, когда был закончен срок давности по долгу.

Куда обращаться при отсутствии заработной платы, расскажет это видео:

За счет такого особенного налогообложения сами организации заинтересованы в том, чтобы их работники или студенты непременно получали причитающие им деньги. От этого зависит правильность расчета налога на прибыль, а также отсутствие разных сложностей с учетом депонентской задолженности.

Нередко депонентская задолженность образуется по инициативе работодателя, не желающего уплачивать работникам причитающийся им заработок, обуславливая такое решение сложной экономической обстановкой и отсутствием денег на счету фирмы, но если не выплачиваются средства дольше положенного срока, то работники могут подать в суд на руководство фирмы.

Таким образом, возникает депонентская задолженность в различных организациях при определенных ситуациях. Она представлена не полученными деньгами работниками, студентами или иными лицами, которым требовалось получить от фирмы определенное количество средств.

При этом не имеет значения, по какой причине не были получены деньги. Компании должны хранить эти средства в течение всего срока давности, после чего производится их списание, а бухгалтер относит их к внереализационным доходам.

Списание депонированной заработной платы с учета

Близится завершение финансового года, и в преддверии составления годовой бухгалтерской отчетности в учреждениях проводится инвентаризация активов и обязательств. В рамках выполнения данного мероприятия проверке подвергаются и расчетные обязательства с персоналом. В статье обратим внимание на порядок списания депонированной заработной платы, не полученной работниками в срок.

Инвентаризация расчетов с персоналом по счету 302 11

В силу п. п. 1, 2 ст. 11 Федерального закона N 402-ФЗ <1> активы и обязательства подлежат инвентаризации с целью выявления фактического наличия соответствующих объектов, которое сопоставляется с данными регистров бухгалтерского учета. Минфин России в Письме от 15.07.2014 N 02-06-10/34544 указал, что о достоверности представленной отчетности можно судить, только если проведена инвентаризация.

Порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств устанавливается в рамках сформированной учетной политики с учетом положений законодательства РФ (п. п. 6, 20 Инструкции N 157н <2>).

<1> Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
<2> Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н.

Общие правила проведения инвентаризации предусмотрены Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49 (далее — Методические указания N 49), которые распространяются и на организации государственного сектора. Таким образом, инвентаризация проводится учреждением в порядке, определенном его учетной политикой, с учетом положений законодательства РФ, а также особенностей осуществляемых им видов деятельности и инвентаризируемых объектов (Письмо Минфина России от 30.04.2015 N 02-07-10/25594).

Что касается инвентаризации расчетов с персоналом, в соответствии с п. 3.44 Методических указаний N 49 она должна подтвердить обоснованность сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета. Следовательно, при проведении контрольного мероприятия инвентаризационная комиссия должна только подтвердить фактические суммы кредиторской или дебиторской задолженности по счетам учета зарплаты и иных выплат, числящиеся в регистрах бухгалтерского учета.

Для этого необходимо проверить документы, на основании которых задолженность возникла и, возможно, была частично погашена.

Примечание. Учет расчетов по заработной плате и денежному довольствию осуществляется на счете 302 11 «Расчеты по заработной плате».

Напомним, что начисление заработной платы производится на основании данных первичных документов по учету фактически отработанного сотрудниками времени. Таким документом является табель учета использования рабочего времени (ф. 0504421). В качестве первичных учетных документов, отражающих начисление заработной платы, используются:

  • расчетно-платежная ведомость (ф. 0504401);
  • расчетная ведомость (ф. 0504402);
  • платежная ведомость (ф. 0504403);
  • записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и других случаях (ф. 0504425).

Для регистрации справочных сведений о заработной плате работника учреждения применяется карточка-справка (ф. 0504417). Аналитический учет расчетов по пособиям ведется учреждением в журнале по прочим операциям либо карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051) (п. 257 Инструкции N 157н).

Таким образом, обобщенные данные, отраженные в журнале по прочим операциям, сверяют с данными, указанными в расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости.

Результаты инвентаризации по счету 302 11 «Расчеты по заработной плате» оформляются инвентаризационной описью расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. 0504089).

Заметим, что аналогичным образом инвентаризируются расчеты по другим счетам учета расчетов с персоналом: 302 12 «Расчеты по прочим выплатам», 302 13 «Расчеты по начислениям на выплаты по оплате труда».

Обратите внимание! Все перечисленные выше формы учетных документов утверждены Приказом Минфина России от 30.03.2015 N 52н <3>. До этого применялись формы, утвержденные Приказом Минфина России от 15.12.2010 N 173н. В соответствии с разъяснениями, приведенными в Письме Минфина России от 10.06.2015 N 02-07-07/33768, новые формы применяются учреждением исходя из его организационно-технической готовности.

<3> Приказ зарегистрирован Минюстом 02.06.2015, дата опубликования на официальном интернет-портале правовой информации — 08.06.2015.

Перенос не выданной работникам заработной платы на счет 304 02

После проведения инвентаризации расчетов по счету 302 11 «Расчеты по заработной плате» (а также по счетам 302 12, 302 13) необходимо обратить внимание на суммы кредиторской задолженности, числящиеся на данном счете (счетах). Напомним, что не полученные в срок заработная плата, стипендии, пособия должны быть депонированы. Такое требование закреплено в п. 6.5 Порядка ведения кассовых операций <4>.

<4> Порядок ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенный порядок ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства, утв. Указанием Банка России от 11.03.2014 N 3210-У.

В силу этого пункта в последний день выдачи наличных денег, предназначенных для выплаты заработной платы и осуществления других выплат, кассир в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) проставляет оттиск печати (штампа) или делает запись «Депонировано» напротив фамилий и инициалов работников, которым не выданы наличные деньги. Он подсчитывает и записывает в итоговой строке сумму фактически выданных наличных денег и сумму, подлежащую депонированию, сверяет указанные суммы с итоговой суммой в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости), проставляет свою подпись на расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) и передает ее для подписания главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии — руководителю). На фактически выданные суммы наличных денег оформляется расходный кассовый ордер.

В соответствии с п. 270 Инструкции N 157н депонированная заработная плата отражается с использованием счета 304 02 «Расчеты с депонентами». Таким образом, кредиторская задолженность по сотрудникам, имеющаяся на счете 302 11, не должна превышать месячную задолженность, образованную за последний месяц текущего финансового года. Суммы превышения должны быть отражены на счете учета депонентов, то есть на счете 304 02.

Пример 1. В ходе проведения инвентаризации в казенном учреждении была обнаружена не полученная бывшими работниками заработная плата в сумме 18 456 руб. на счете 302 11. На основании бухгалтерской справки она была перенесена на счет 304 02 — счет учета депонентов.

В соответствии с Инструкцией N 162н <5> в бюджетном учете будет составлена проводка:

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Депонирована сумма по невыданной заработной плате при расчете с увольняющимися работниками

1 302 11 830

1 304 02 730

18 456

<5> Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. Приказом Минфина России от 06.12.2010 N 162н.

Списание сумм со счета 304 02

Далее в ходе проведения инвентаризации следует обратить внимание на кредитовый остаток средств на счете 304 02 «Расчеты с депонентами», который числится в учете учреждения в течение довольно длительного периода времени. Причины могут быть разными, иногда это небольшие суммы, за которыми бывшие работники не имеют возможности приехать.

Обозначим нюансы, касающиеся учета депонированной заработной платы, которая числится в учете длительное время.

В соответствии с п. 371 Инструкции N 157н задолженность учреждения, не востребованная кредиторами, принимается к забалансовому учету для наблюдения в течение срока исковой давности в сумме задолженности, списанной с балансового учета. Напомним, что для учета такой задолженности используется забалансовый счет 20 «Задолженность, не востребованная кредиторами».

Примечание. Президиум ВАС РФ в Постановлении от 15.07.2008 N 3596/08 указал: отсутствие перечисленных выше документов означает, что оснований для списания задолженности нет.

Основанием для списания неполученной депонированной заработной платы являются результаты инвентаризации, проведенной учреждением в рамках подготовки к составлению годового отчета. Для списания задолженности учреждению потребуются несколько документов.

Название документа

Краткие пояснения

Акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835)

Порядок проведения инвентаризации разъяснен в Методических указаниях N 49, порядок заполнения акта регламентирован Приказом Минфина России N 52н

Бухгалтерская справка (ф. 0504833)

В справке нужно указать время и причину образования задолженности, а также отметить, что срок исковой давности истек, поэтому есть основание для списания задолженности в соответствии с результатами проведенной инвентаризации

Приказ руководителя учреждения

На основании акта о результатах инвентаризации и бухгалтерской справки руководитель издает приказ о списании кредиторской задолженности по депонированным суммам

Списание суммы кредиторской задолженности, не востребованной кредиторами, отражается по кредиту счета 1 401 10 173 «Чрезвычайные доходы от операций с активами» (с одновременным отражением списанной суммы на забалансовом счете 20).

Пример 2. По результатам инвентаризации расчетов, проведенной в бюджетном учреждении, была выявлена нереальная к выдаче кредиторская задолженность, числящаяся на депоненте по О.И. Куликовой в сумме 2273 руб. по коду вида финансового обеспечения 2 «Приносящая доход деятельность». Согласно приказу руководителя учреждения данная задолженность была списана на доходы учреждения.

В соответствии с Инструкцией N 174н <6> в бухгалтерском учете будут сделаны следующие записи:

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Списана задолженность учреждения перед кредитором

2 304 02 830

2 401 10 173

Одновременно учтена кредиторская задолженность за балансом <*>

Забалансовый счет 2

Произведено закрытие счета (в конце года)

2 401 10 173

2 401 30 000

<*> Аналитический учет по забалансовому счету 20 организуется в разрезе видов выплат, по которым на балансе учреждения учитывалась задолженность учреждения по кредиторам, с указанием полного наименования кредитора и иных реквизитов (п. 372 Инструкции N 157н).
<6> Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утв. Приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н.

Списание депонированной заработной платы с забалансового счета 20

Как уже было отмечено, задолженность учреждения, не востребованная кредиторами, принимается к забалансовому учету для наблюдения в течение срока исковой давности. Таким образом, списать ее с забалансового учета учреждение вправе, когда истечет срок исковой давности.

Напомним, что исковой давностью признается срок для защиты права по иску лица, право которого нарушено. Общий срок исковой давности составляет три года со дня, определяемого в соответствии со ст. 200 ГК РФ (п. 1 ст. 196 ГК РФ). При этом для отдельных видов требований законом могут устанавливаться специальные сроки исковой давности, сокращенные или более длительные по сравнению с общим сроком (п. 1 ст. 197 ГК РФ).

Как отмечено в Письмах Минфина России от 22.03.2010 N 03-03-06/1/161, ФНС России от 06.10.2009 N 3-2-06/109, срок исковой давности в отношении задолженности по депонированной заработной плате составляет три года. Именно по истечении этого срока работодатель вправе списать суммы невостребованной кредиторской задолженности.

В соответствии с п. 371 Инструкции N 157н списание задолженности учреждения, не востребованной кредиторами, с забалансового учета осуществляется на основании решения комиссии (инвентаризационной комиссии) учреждения в порядке, установленном для казенных учреждений главным распорядителем бюджетных средств (главным администратором источников финансирования дефицита бюджета), для бюджетных и автономных учреждений, если иное не установлено бюджетным законодательством, — актом учреждения в рамках формирования учетной политики.

В случае регистрации учреждением денежного обязательства по требованию, предъявленному кредитором в порядке, определенном законодательством РФ, задолженность учреждения, не востребованная кредиторами, подлежит списанию с забалансового учета и отражению на соответствующих аналитических балансовых счетах учета обязательств (п. 371 Инструкции N 157н).

Пример 3. По результатам инвентаризации, проведенной в автономном учреждении, на забалансовом счете 20 была выявлена невостребованная кредиторская задолженность по заработной плате в сумме 2273 руб., срок исковой давности по которой истек. На основании приказа руководителя данная задолженность была списана со счета.

Согласно Инструкции N 183н <7> в бухгалтерском учете будет сделана запись:

Депонирование заработной платы

О.А. Курбангалеева, журнал «Зарплата» №8, 2009

Практически в каждой организации есть работники, которые по каким-либо причинам не могут получить заработную плату вовремя. В этом случае ее депонируют. Как данная ситуация отразится на расчете налогов и какие документы нужно оформить, рассказывается в статье.

Порядок, место и сроки выплаты заработной платы установлены в статье 136 Трудового кодекса. Работодатель обязан выплачивать заработную плату не реже чем каждые полмесяца. Конкретные дни выплаты должны быть установлены правилами внутреннего трудового распорядка, положениями коллективного или трудовых договоров (ч. 6 ст. 136 ТК РФ). Если дата выдачи заработной платы совпадает с праздничным днем, выплата производится накануне. Об этом говорится в части 8 статьи 136 Трудового кодекса.

Общие правила выплаты заработной платы

Согласно норме части 3 статьи 136 Трудового кодекса работодатель может выплачивать заработную плату в денежной форме двумя способами:

— безналично, перечисляя деньги на счета работников в банке (при условии, что работники согласны получать зарплату на карточку);

— наличными из кассы организации. В этом случае зарплата выдается сотрудникам в месте выполнения работы (предполагается, что сотрудники не должны тратить свободное время на поездки для получения заработной платы).

Особенности выплаты зарплаты наличными

На выдачу зарплаты из кассы работодатель может использовать:

— денежные средства, снятые с расчетного счета компании в банке. Средства на выплату зарплаты (пособий по социальному страхованию и стипендий) могут находиться в кассе в течение трех рабочих дней, включая день их получения в банке. Такое правило установлено в пункте 9 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением Совета директоров Банка России от 22.09.93 № 40 (далее — Порядок ведения кассовых операций).

Исключение сделано для организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях. Им разрешено хранить наличные денежные средства в кассе на выплату зарплаты до пяти дней;

— наличную выручку (п. 2 Указания Банка России от 20.06.2007 № 1843-У). Правда, такой порядок расчетов следует согласовать с обслуживающим банком (ч. 1 п. 7 Порядка ведения кассовых операций). Условие об использовании наличной выручки от реализации товаров, работ, услуг для выдачи заработной платы и пособий можно прописать в договоре на расчетно-кассовое обслуживание или в документе на установление лимита денежных средств в кассе (п. 12 письма Банка России от 16.03.95 № 14-4/95).

Обратите внимание: на выплату заработной платы нельзя направить наличные средства, принятые от граждан в качестве платежей в пользу третьих лиц (например, при получении в кассу предприятия оплаты по договору за услуги мобильной связи, которая впоследствии перечисляется на счет оператора мобильной связи). Такие средства в полной сумме нужно сдать в банк (ч. 2 п. 2 Указания Банка России от 20.06.2007 № 1843-У).

Лимит кассового остатка

Компания может хранить деньги в кассе только в пределах лимита, который установил ей банк. Лимит согласовывается с банком в начале каждого календарного года, но в течение года его величину можно пересмотреть (абз. 12 п. 2.5 Положения о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации от 05.01.98 № 14-П, утвержденного Банком России, далее — Положение № 14-П) .

Оставлять в кассе наличные денежные средства сверх лимита в счет будущих расходов, в том числе и на оплату труда, организации права не имеют. Это касается как денег, снятых с расчетного счета, так и денежной выручки, поступившей в кассу (абз. 2 п. 2.7 Положения № 14-П и абз. 2 п. 7 Порядка ведения кассовых операций).

Как мы уже говорили, исключение составляют средства на выдачу зарплаты, пособий по социальному страхованию и стипендий, полученные в банке. Данные средства являются целевыми. Их сумма известна заранее, и она может превышать установленный лимит кассового остатка в течение трех (пяти) рабочих дней (абз. 2 п. 2.6 Положения № 14-П). По истечении этого срока сверхлимитные наличные денежные средства нужно сдать в банк (абз. 1 п. 2.6 Положения № 14-П).

Напомним, что за нарушение кассовой дисциплины предусмотрена административная ответственность. Размер штрафа для руководителя составляет от 4000 до 5000 руб., для организации — от 40 000 до 50 000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ). Но оштрафовать компанию можно только по результатам проверки банка, который зафиксирует факт нарушения в справке по форме № 0408026 и передаст ее в налоговую инспекцию для принятия решения (ст. 23.5 КоАП РФ).

Срок и порядок депонирования заработной платы

Наличными деньгами заработная плата выдается по платежной (форма № Т-53) или по расчетно-платежной ведомости (форма № Т-49). Унифицированные формы этих документов утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Срок выплаты зарплаты указывается на титульном листе ведомости.

Заработную плату выплачивают в течение трех дней начиная с установленной даты ее выдачи. Если за это время кто-то из сотрудников не получил заработную плату, неполученную сумму депонируют, а ведомость закрывают.

После окончания срока выплаты зарплаты кассир должен (п. 18 Порядка ведения кассовых операций):

— напротив фамилий тех, кто не получил зарплату, в графе «Деньги получил» формы № Т-49 или в графе «Подпись в получении денег» формы № Т-53 поставить штамп или написать «депонировано», указать в конце ведомости суммы выплаченной и депонированной заработной платы, сверить эти суммы с общим итогом по платежной ведомости и расписаться. Если деньги выдавал не кассир, а другое лицо, на ведомости дополнительно делается запись: «Деньги по ведомости выдавал (подпись)»;

— составить реестр депонированных сумм;

— оформить расходный кассовый ордер на сумму фактически выплаченной зарплаты, указать его номер и дату заполнения на платежной ведомости. Реквизиты расходного кассового ордера и сумму выплаченной зарплаты записывают в кассовой книге.

Напомним, что расходный кассовый ордер составляют по форме № КО-2, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88.

Неполученную работниками зарплату сдают в банк на следующий день после истечения срока ее хранения. При внесении денег на расчетный счет необходимо составить объявление на взнос наличными (форма № 0402001 утверждена в приложении 6 к Положению Банка России от 24.04.2008 № 318-П). На сданные суммы в обязательном порядке составляется один расходный кассовый ордер (абз. 7 п. 18 Порядка ведения кассовых операций).

Реестр и книга депонированной зарплаты

Согласно абзацу 7 пункта 18 Порядка ведения кассовых операций суммы депонированной зарплаты нужно отразить в реестре. Этот документ составляет кассир (подп. «б» п. 18 Порядка ведения кассовых операций).

Реестр. Унифицированной формы реестра нет, поэтому можно воспользоваться формой (код 0504047), которая приведена в приказе Минфина России от 23.09.2005 № 123н (далее — приказ № 123н). В реестре указывают табельный номер работника, его фамилию, имя и отчество, а также депонированную сумму.

Реестр составляется после каждой выдачи зарплаты, если кто-то из работников ее не получил. Напомним, что зарплату следует выдавать не реже чем через каждые полмесяца. Это требование установлено в статье 136 ТК РФ.

Книга учета депонентов. В реестре, форма которого приведена в приказе № 123н, нет графы для указания номера расходного кассового ордера, который оформляют при выдаче депонированной ранее зарплаты. Такая графа есть в книге аналитического учета депонированной заработной платы, денежного довольствия и стипендий, форма (код 0504048) которой также утверждена приказом № 123н.

В книге приводят данные о депонированной зарплате за год. Для отметок о выдаче депонированных сумм предусмотрено 12 граф — по количеству месяцев. В каком месяце была произведена выплата депонированной зарплаты, в той графе и ставится отметка. Если к концу года в книге продолжают числиться невыданные суммы, эти сведения переносят в новую книгу.

ПРИМЕР 1. В ОАО «Авангард» была начислена заработная плата за февраль 2009 года. Суммы, причитающиеся к выплате, выдавались сотрудникам из кассы в период с 4 по 6 марта 2009 года по платежной ведомости от 04.03.2009 № 180.

Когда срок выдачи зарплаты истек, выяснилось, что деньги не получили два работника — А.Ю. Таложенский (таб. № 123) в размере 13 871 руб. и Е.Л. Целиковский (таб. № 245) в размере 17 400 руб. Депонированная заработная плата была выдана 25 марта 2009 года А.Ю. Таложенскому (расходный ордер № 187) и 31 марта — Е.Л. Целиковскому (расходный ордер № 219). Как оформить книгу учета депонентов?

РЕШЕНИЕ . Кассир 6 марта 2009 года сформировал реестр депонированных сумм. На основании формы 0504048 в ОАО «Авангард» разработана книга аналитического учета заработной платы. Образец заполнения книги

аналитического учета заработной платы по суммам депонентов, начисленных и выданных в марте 2009 года, приведен в приложении к статье.

Напомним, что книгу учета депонентов нужно хранить в организации пять лет. Это установлено в подпункте «н» пункта 193 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденного Росархивом 06.10.2000. Течение срока хранения книги начинается с 1 января года, следующего за годом ее составления.

Бухучет депонированных сумм

Учитываем депонированную зарплату

В бухгалтерском учете заработная плата учитывается в расходах того месяца, за который она была начислена, независимо от того, обратился работник за ее получением или нет (п. 5 ПБУ 1/2008):

ДЕБЕТ 20 (23, 25, 26, 29, 44) КРЕДИТ 70

— начислена заработная плата; ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50 (51)

— выдана заработная плата.

Для учета депонированных сумм предусмотрен счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» субсчет 4 «Расчеты по депонированным суммам»:

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 76-4

— депонирована сумма заработной платы, не полученной работником в установленные дни выдачи.

Выдаем зарплату с депонента

При выплате депонированных сумм делается запись по дебету счета 76-4 и кредиту счетов учета денежных средств:

— счета 50 «Касса», если депонированная заработная плата выдается из кассы организации;

— счета 51 «Расчетные счета», если депонированная зарплата перечислена на счет сотрудника в банке.

ПРИМЕР 2 . Воспользуемся условиями предыдущего примера, дополнив их. Организация 4 марта 2009 года получила с расчетного счета в кассу деньги для выплаты зарплаты в размере 1 350 000 руб. Необходимо отразить на счетах бухгалтерского учета операции по начислению депонентов и их выдаче.

РЕШЕНИЕ . В бухгалтерском учете ОАО «Авангард» были сделаны следующие записи:

4 марта 2009 года ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 51

— 1 350 000 руб. — получены в банке деньги на оплату труда; ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50

— 1 318 729 руб. (1 350 000 руб. — 13 871 руб. — 17 400 руб.) — выдана из кассы заработная плата;

6 марта 2009 года ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 76-4

— 31 271 руб. (13 871 руб. + 17 400 руб.) — депонирована не полученная сотрудниками зарплата;

ДЕБЕТ 51 КРЕДИТ 50

— 31 271 руб. — внесена на расчетный счет депонированная зарплата;

25 марта 2009 года ДЕБЕТ 76-4 КРЕДИТ 50

— 13 871 руб. — выплачена депонированная зарплата за февраль А.Ю. Таложенскому;

31 марта 2009 года ДЕБЕТ 76-4 КРЕДИТ 50

— 17 400 руб. — выплачена депонированная зарплата за февраль Е.Л. Целиковскому.

Основания для выдачи депонента

Трудовым законодательством не установлен порядок обращения за депонированной заработной платой.

Сотрудник может обратиться в кассу за получением депонента в устной или письменной форме.

В первом случае кассир сообщает об этом бухгалтеру, который учитывает заявку при планировании денежных поступлений в кассу. Во втором случае работник подает письменную заявку в секретариат предприятия.

Секретарь регистрирует полученный документ в журнале учета входящей корреспонденции, ставит отметку о регистрации на экземпляре сотрудника и передает заявку главному бухгалтеру.

Депонент в отчетности

Кредиторская задолженность организации по оплате труда отражается в следующих формах бухгалтерской отчетности:

— в бухгалтерском балансе (форма № 1). Сумма депонированной зарплаты отражается по кредиту счета 76-4. Если исходить только из названия счета, депонированную зарплату следует показать как кредиторскую задолженность перед прочими кредиторами (строка 625). Но, по мнению автора, правильнее отразить ее в строке 622 как задолженность перед персоналом организации. Сведения, которые приводятся в строках 622 и 625, формируют показатель строки 620 «Кредиторская задолженность».

— приложении к бухгалтерскому балансу (форма № 5). Сумма депонированной зарплаты отражается в разделе «Дебиторская и кредиторская задолженность» в строке «Прочая кредиторская задолженность». Данные строки формируют показатель строки «Кредиторская задолженность: краткосрочная — всего». Для определения показателя этих строк используется кредитовый остаток по счету 76-4.

Напомним, что указанные формы бухгалтерской отчетности утверждены приказом Минфина России от 22.07.2003 № 67н.

Налоговый учет депонированной зарплаты

Налог на прибыль

В налоговом учете депонированная зарплата включается в состав расходов:

— в том месяце, в котором она была начислена, — если фирма применяет метод начисления (п. 1 и 4 ст. 272 НК РФ). В этом случае разницы между бухгалтерским и налоговым учетом не возникает;

— в момент ее выплаты работнику — если организация применяет кассовый метод (п. 3 ст. 273 НК РФ). Так как в бухгалтерском учете сумма депонированной зарплаты включена в состав расходов, а в налоговом учете нет, то в месяце, когда зарплата была начислена, возникает вычитаемая временная разница. Она приводит к образованию отложенного налогового актива (ОНА):

ДЕБЕТ 09 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»

— начислен отложенный налоговый актив.

Отложенный налоговый актив списывается после того, как заработная плата будет выдана, и отражается следующей проводкой: ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль» КРЕДИТ 09

— погашен отложенный налоговый актив.

ЕСН и обязательные страховые взносы

Единый социальный налог. Сроки уплаты авансовых платежей по единому социальному налогу не связаны с датой выплаты заработной платы. Их нужно перечислить не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем начисления зарплаты (п. 3 ст. 243 НК РФ).

Взносы на обязательное пенсионное страхование. Уплата авансовых платежей по пенсионным взносам производится ежемесячно. Ее следует произвести в срок или установленный для получения в банке средств на оплату труда за истекший месяц, или в день перечисления денежных средств на оплату труда со счетов страхователя на счета работников, но не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, за который начисляется авансовый платеж. Об этом говорится в пункте 2 статьи 24 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации».

Взносы на страхование от несчастных случаев. Такие взносы необходимо перечислять в день:

— установленный для получения в банке средств на выплату заработной платы за истекший месяц — если оплата производится по трудовым договорам;

— установленный страховщиком — если оплата производится по гражданско-правовым договорам.

Об этом говорится в пункте 4 статьи 22 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».

Таким образом, законодательством не предусмотрено смещение сроков уплаты единого социального налога, пенсионных взносов и взносов на страхование от несчастных случаев в случае депонирования зарплаты.

НДФЛ

Порядок уплаты НДФЛ с депонированной зарплаты зависит от источника ее выплаты.

Деньги на зарплату получены в банке. В этом случае фирма должна перечислить НДФЛ в день получения в банке денежных средств на выплату дохода (ч. 1 п. 6 ст. 226 НК РФ), то есть до фактической выплаты денег работникам. Как видим, депонирование в данной ситуации на сроки перечисления налога не влияет.

ПРИМЕР 3 . За июль 2009 года сотруднику ООО «ИмпортТрейд» была начислена заработная плата в размере 50 000 руб. НДФЛ с указанной суммы составил 6500 руб., ЕСН (в том числе взносы на обязательное пенсионное страхование) — 13 000 руб., взносы на страхование от несчастных случаев — 200 руб.

Срок, установленный для выплаты зарплаты, — 5-е число следующего месяца. 3 августа сотрудник заболел и получил заработную плату только 12 августа.

Средства на зарплату были получены из банка. Какие проводки должен сделать бухгалтер?

РЕШЕНИЕ. В бухгалтерском учете организации должны быть сделаны следующие записи:

31 июля 2009 года ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 70

— 50 000 руб. — начислена заработная плата работнику; ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»

— 6500 руб. — удержана сумма НДФЛ; ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69

— 13 000 руб. — начислен ЕСН;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на травматизм»

— 200 руб. — начислены взносы на страхование от несчастных случаев;

5 августа 2009 года

ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ» КРЕДИТ 51

— 6500 руб. — перечислен НДФЛ в бюджет; ДЕБЕТ 69 КРЕДИТ 51

— 13 000 руб. — перечислен ЕСН за июль;

ДЕБЕТ 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на травматизм» КРЕДИТ 51

— 200 руб. — перечислены взносы на страхование от несчастных случаев;

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 51

— 43 500 руб. (50 000 руб. — 6500 руб.) — получены с расчетного счета в кассу деньги на выплату зарплаты сотруднику;

7 августа 2009 года ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 76-4

— 43 500 руб. — депонирована зарплата, не полученная работником;

12 августа 2009 года ДЕБЕТ 76-4 КРЕДИТ 50

— 43 500 руб. — выдана работнику депонированная зарплата.

Зарплата выдается из наличной выручки. В этом случае организация должна перечислить НДФЛ на следующий день после того, как сотрудник получит депонированную зарплату (п. 4 ст. 226 НК РФ). Следовательно, к моменту депонирования налог с доходов работника уплачен не будет, поскольку выплаты не было.

ПРИМЕР 4 . Изменим условия предыдущего примера. Предположим, заработная плата в ООО «ИмпортТрейд» выплачивается из выручки, которая поступает ежедневно. Какие проводки необходимо сделать?

РЕШЕНИЕ . В бухгалтерском учете должны быть сделаны следующие записи:

31 июля 2009 года ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 70

— 50 000 руб. — работнику начислена заработная плата; ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»

— 6500 руб. — удержана сумма НДФЛ; ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69

— 13 000 руб. — начислен ЕСН с заработной платы сотрудника;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на травматизм»

— 200 руб. — начислены взносы на страхование от несчастных случаев;

5 августа 2009 года ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 62

— 150 000 руб. — поступила в кассу выручка;

ДЕБЕТ 69 КРЕДИТ 51

— 200 руб. — перечислены взносы на травматизм;

7 августа 2009 года ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 76-4

— 43 500 руб. — депонирована зарплата, не полученная работником; ДЕБЕТ 51 КРЕДИТ 50

— 43 500 руб. — сдана в банк не полученная работником зарплата;

12 августа 2009 года ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 62

— 200 000 руб. — поступила в кассу выручка; ДЕБЕТ 76-4 КРЕДИТ 50

— 43 500 руб. — выдана сотруднику депонированная зарплата за вычетом НДФЛ;

13 августа 2009 года

ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ» КРЕДИТ 51

— 6500 руб. — перечислен в бюджет НДФЛ с зарплаты сотрудника;

17 августа 2009 года (15 августа — суббота) ДЕБЕТ 69 КРЕДИТ 51

— 13 000 руб. — перечислен ЕСН за июль.

Как списать невостребованную зарплату

Работник может получить депонированную заработную плату в течение трех лет с момента ее начисления. Это обусловлено общим сроком исковой давности, установленным в статье 196 Гражданского кодекса.

Если в течение трех лет работник не обратился за получением зарплаты, ее сумму списывают на основании пункта 78 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н. В нем сказано, что суммы кредиторской и депонентской задолженности, по которым срок исковой давности истек, списываются по каждому обязательству на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа (распоряжения) руководителя организации и относятся:

— на финансовые результаты — у коммерческой организации;

— увеличение доходов — у некоммерческой организации. Таким образом, для списания задолженности требуется составление нескольких документов.

Акт инвентаризации. Порядок проведения инвентаризации предусмотрен Методическими указаниями, утвержденными приказом Минфина России от 13.06.95 № 49. По ее итогам составляют акт по форме № ИНВ-17, утвержденной постановлением Гомкомстата России от 18.01.98 № 88. Фрагмент акта инвентаризации смотрите ниже.

Бухгалтерская справка. В этом документе можно указать время и причину образования задолженности, а также отметить, что срок исковой давности истек. Образец составления бухгалтерской справки приведен ниже.

Приказ руководителя. На основании акта инвентаризации и бухгалтерской справки руководитель издает приказ о списании задолженности по заработной плате.

Образец приказа о списании депонированной заработной платы смотрите в приложении к статье.

Если названные документы не оформлены, основания для списания задолженности отсутствуют, а внереализационный доход не образуется. К такому выводу пришел Президиум ВАС РФ в постановлении от 15.07.2008 № 3596/08.

Налоговый учет

В налоговом учете сумма кредиторской задолженности включается во внереализационные доходы на основании пункта 18 статьи 250 Налогового кодекса (п. 2 письма Минфина России от 26.08.2002 № 04-02-06/3/61). Сделать это нужно в последний день того отчетного периода, в котором истек срок исковой давности (п. 1 письма Минфина России от 27.12.2007 № 03-03-06/1/894).

Представители финансового ведомства высказали иную точку зрения в отношении сроков списания кредиторской задолженности по заработной плате. По их мнению, срок исковой давности по обязательству в виде депонированной зарплаты должен составлять три месяца (письмо Минфина России от 02.04.2009 № 03-03-06/1/211). Они сослались на статьи 392 Трудового кодекса и 197 Гражданского кодекса. В статье 392 ТК РФ сказано, что работник имеет право обратиться в суд за разрешением индивидуального трудового спора в течение трех месяцев со дня, когда он узнал или должен был узнать о нарушении своего права. В статье 197 ГК РФ говорится, что для отдельных видов обязательств законодательством могут быть установлены специальные сроки исковой давности — сокращенные или более длительные по сравнению с общим сроком.

Подобная позиция, по мнению автора, является спорной, поскольку статья 392 Трудового кодекса устанавливает сроки обращения в суд, а не к работодателю. В случае, когда сотрудник хочет получить депонированную заработную плату, а работодатель готов ее выплатить, никакого ущемления прав работника (индивидуального трудового спора) не возникает. Поэтому положения статьи 392 ТК РФ к списанию депонированной заработной платы отношения не имеют.

Образец бухгалтерской справки

Образец приказа о списании депонированной заработной платы

Бухучет

Если депонированная заработная плата не была востребована работником в течение трех лет, она включается в состав прочих доходов (п. 10.4 ПБУ 9/99), что отражается в бухгалтерском учете следующей записью:

ДЕБЕТ 76-4 КРЕДИТ 91-1

— списана депонированная заработная плата по истечении срока исковой давности.

Для установления лимита остатка наличных денег в кассе организация должна представить в банк, осуществляющий ее расчетно-кассовое обслуживание, сведения по форме № 0408020 «Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу» (приложение № 1 к Положению № 14-П).

>Депонированная заработная плата: документальное оформление и бухгалтерский учет

Депонирование зарплаты — что это

Порядок обращения денежных средств регулируется Указанием ЦБ РФ № 3210-У. Согласно Порядку ведения кассовых операций, на выплату зарплаты наличными деньгами отводится не более пяти дней, включая день их получения в банке. Сверх этого срока сверхлимитную наличность хранить нельзя и ее необходимо сдать в банк.

В период выдачи зарплаты сотрудник может отсутствовать по разным причинам: болезнь, командировка, отпуск без сохранения дохода. Неполученная сотрудниками зарплата должна быть депонирована. То есть отражена обособленно. Ранее было строгое предписание регулятора о сдаче невыплаченной оплаты труда на расчетный счет в банке. Сейчас такого требования нет, но необходимо следить за тем, чтобы остаток наличности в кассе не превысил установленный лимит.

Выдавать денежные средства за выполнение трудовых обязанностей организация обязана не реже чем два раза в месяц (статья 136 ТК РФ).

Для выплаты заработной платы составляется расчетно-платежная ведомость (Т-49) или платежная ведомость (Т-53). Формы документов утверждены Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Они являются обязательными для использования, то есть разрабатывать свою форму для выплаты заработной платы работникам организация не вправе.

Форма Т-49

Форма Т-53

В последний день, отведенный для выдачи работникам оплаты труда, кассир должен:

  • напротив Ф.И.О. сотрудников, которым не выплачена зарплата, проставить отметку «депонировано»;
  • определить итог выплаченной суммы и отразить ее в соответствующей статье;
  • определить итог суммы, подлежащей депонированию и также сделать соответствующую запись;
  • сверить выданную и депонированные суммы с итоговой суммой в ведомости;
  • поставить подпись и передать ведомость на подпись главному бухгалтеру или, при его отсутствии, руководителю.

На сумму фактически выданной зарплаты следует оформить расходно-кассовый ордер последним днем выдачи работникам оплаты труда.

Бухгалтерский учет

Для учета депонированной заработной платы Приказ Минфина от 31.10.2000 № 94н, которым утвержден План счетов, предлагает открывать субсчет 76-4 к бухгалтерскому счету 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

В последний день выдачи оплаты труда работникам на сумму невыплаченных денег бухгалтер сделает соответствующую запись.

Депонирована заработная плата, проводка:

Дт 70 Кт 76-4.

А на сумму, выплаченную по ведомости, оформит расходный кассовый ордер и сделает проводку:

Дт 70 Кт 50.

Образец РКО на выплату зарплаты

Неполученная заработная плата может быть затребована сотрудником к выплате сразу же после возвращения из вынужденного отсутствия. Выплатить ее необходимо по расходно-кассовому ордеру и оформить бухгалтерской записью.

Выдана из кассы депонированная заработная плата, проводка:

Дт 76-4 Кт 50.

Образец РКО на выплату депонированной зарплаты

Если же сотрудник так и не получит отнесенную на депонент сумму, то спустя три года ее следует списать, отразив в доходах компании. Три года — это стандартный срок исковой давности, установленный статьей 196 ГК РФ. Списание производится по результатам инвентаризации на основании распоряжения руководителя организации и оформляется проводкой:

Дт 76-4 Кт 91.

Актуально на: 3 октября 2016 г.

Заработная плата работнику выдается в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным или трудовым договором (ч. 6 ст. 136 ТК РФ). А если в согласованный день выплаты сотрудник отсутствовал на работе и не смог получить свои деньги? Ответ один – зарплату придется депонировать.

Депонированная заработная плата возникает только тогда, когда работники плату за свой труд получают наличными из кассы.

Ведь чтобы перечислить зарплату на банковский счет работника, его присутствие на работе не обязательно. Другое дело – выдача наличных. Если работник в день выдачи зарплаты отсутствовал и не поручал получить деньги другим лицам, его зарплата останется невыплаченной. А значит, подлежит депонированию.

Депонирование заработной платы – это отражение ее как неполученной в первичных учетных документах и бухгалтерском учете.

Отражаем депонирование в первичке и учете

Выплата заработной платы из кассы, как правило, оформляется расчетно-платежной или платежной ведомостями. При неполучении зарплаты в установленный срок напротив фамилии такого работника делается отметка «Депонировано» в графе, предназначенной для подписи.

На суммы депонированной заработной платы в бухгалтерском учете необходимо сделать запись:

Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Расчеты по депонированным суммам».

Суммы невыплаченной зарплаты придется сдать обратно в банк, если из-за нее будет превышен лимит кассы (п. 2 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).

Если в последующем депонированная заработная плата будет выдана из кассы, нужно сделать бухгалтерскую проводку:

Дебет счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Расчеты по депонированным суммам» Кредит счета 50 «Касса».

Если депонированная зарплата так и не получена

Депонированная заработная плата, которая не будет получена в течение 3 лет (ст. 196 ГК РФ), включается в состав доходов как в целях бухгалтерского учета, так и налогообложения прибыли.

Депонированная заработная плата — что это, порядок получения и выплат

Здравствуйте! В этой статье мы расскажем про депонированную заработную плату (ДПЗ).

Сегодня вы узнаете:

  1. Что такое ДПЗ и когда она возникает;
  2. Когда и как можно получить ДПЗ;
  3. Как отражать в бухгалтерском учете депонированную заработную плату.

Сейчас, когда большинство организаций используют дебетовые банковские карточки для перевода заработной платы работникам, а не наличный расчет, термин депонированная заработная плата применяется все реже и реже. Тем не менее, предприятия, выдающие зарплату наличными, могут столкнуться с этим термином.

Что такое депонированная заработная плата (ДЗП)

Чтобы понять суть депонированной заработной платы, сначала нужно разобраться в терминах депонирование и заработная плата.

Депонирование означает процесс хранения. Депонирование в банке – хранение свободных денег.

Заработная плата – сумма, выплачиваемая в денежном эквиваленте работнику, за объём выполненной работы согласно трудового договора.

Сотрудники организаций могут получать зарплату 2 способами – на карту или наличным расчетом. Если организация платит наличными, то требуется выделить сейф для хранения денег. Сейф обязательно должен запираться на ключ. Ключ в единственном экземпляре находится исключительно у кассира, а дубликат у руководителя организации.

Кассовые операции отражают движение денежных средств. Их осуществляют банки и другие организации и предприятия.

К термину «кассовые операции» относят:

  • Получение денег от поставщиков;
  • Перечисление сумм поставщикам;
  • Получение выручки от продажи товаров;
  • Оплата труда сотрудников;
  • Выплата депонированных средств.

Кассовые операции необходимо правильно оформлять.

Кассир должен заполнить ряд документации, в который входят:

  • Кассовая книга – книга, в которой регистрируются операции по наличным средствам;
  • Расчетно-платежная ведомость – документ, по которому сотрудникам выплачивают зарплату;
  • Приходный кассовый ордер – документ, который показывает, сколько поступило денег в кассу;
  • Расходный кассовый ордер (РКО) – документ, который показывает, сколько было выдано денег из кассы.

Также нужно отметить необходимость проведения ревизионных мероприятий.

Ревизия кассы – это контроль над правильностью и законностью осуществления манипуляций с наличными средствами.

Ревизия проводится внепланово специально назначенной комиссией. В назначенные сроки комиссия пересчитывает деньги и проверяет ведение всей документации.

Кассир может выдавать зарплату только в присутствии сотрудника, получающего зарплату. Посторонних лиц не может быть. Работник должен обязательно расписаться о получении зарплаты.

Но бывают ситуации, когда сотрудник по объективным причинам не может присутствовать на работе и получить зарплату. Тогда кассир в расчетной ведомости напротив фамилии работника пишет слово «депонировано» и заполняет РКО. Гл. бухгалтер должен следить за правильностью оформления документации.

Таким образом, депонированная заработная плата – денежная выплата, не полученная сотрудником по разным обстоятельствам.

Важно отметить, что сумма считается депонированной, если сотрудник по собственным причинам не смог получить зарплату. Причины могут быть следующие: отпуск, командировка, болезнь и т. д. Если причина в работодателе, то это нарушает трудовое законодательство и может нести административную или даже уголовную ответственность.

Речь о ДПЗ может идти только в случае, если выдача зарплаты осуществляется наличными деньгами. Если работники получают зарплату на банковскую карту, то вопрос депонирования отпадает, так как все средства поступают в срок напрямую на счет сотрудника.

Также следует сказать, что налоговые расчеты и прочие взносы не имеют отношения к депонированию, так как такие расчёты проводятся во время начисления зарплаты, а не во время получения. НДФЛ перечисляют не позднее того дня, когда банк переводит в кассу организации деньги на оплату труда.

Необходимо выполнить 3 проводки:

  1. Д50 К51 – поступили деньги из банка;
  2. Д68.01 К51 – перечислен НДФЛ;
  3. Д69 К51 – перечисления в социальные фонды.

Появление ДЗП необходимо отразить в реестре депонентов. Строго утвержденной формы заполнения данного реестра нет. Оформить его можно в свободной форме, соблюдая наличие реквизитов, показанных в таблице 1.
Таблица 1. Реквизиты для заполнения реестра депонентов

Название реквизита

1

Название организации

2

Чч.мм.гг. реестра

3

Чч.мм.гг. образования депонированной суммы

4

№ ведомости для расчета

5

Ф.И.О. и табельный номер сотрудника, который не получил зарплату

6

Сумма ДПЗ

7

Итог по реестру неполученных средств

8

Подпись кассира с указанием расшифровки подписи

9

Дополнительная информация, необходимая предприятию

Порядок получения и особенности выплаты ДПЗ

Работодатель обязан выдать неполученную зарплату по обращению сотрудника. Он может обратиться устно или письменно. При письменном обращении нужно написать заявление на имя руководства.

Если лимиты позволяют, то депонированную сумму можно хранить в кассе на предприятии. Если лимиты превышены, данные средства отправляют обратно в банковскую организацию.

Согласно регламенту, лимит по кассе – максимально разрешенная сумма денег, которая можно оставить в кассе к завершению рабочего времени.

Лимит по кассе руководитель устанавливает самостоятельно, с учетом указаний ЦБ РФ.

Если деньги находятся в кассе, то тогда они без проблем могут быть возвращены работнику по первому обращению. Если лимиты превышены, то сотрудник может получить свою зарплату вместе с ближайшими планируемыми выплатами. Но если он настаивает на незамедлительном возвращении, то организация отправляет запрос в банк на перевод требуемой суммы денег.

Далее, после того как будут получены деньги, кассир оформляет РКО на имя сотрудника для выплаты неполученной зарплаты. Бухгалтер должен вести книгу депонентов, в которой должны отражаться нумерация ордеров и даты. Расходник должен подписать руководитель и главбух, и оставить хранить на предприятии.

ДПЗ работодатель обязан выдать полностью. Если какая-то сумма удерживается, то работник может пойти с обращением в трудовую инспекцию. Данный процесс регулируется Трудовым кодексом. После 3 месяцев просроченной зарплаты судом будет принят иск.

Сроки хранения и учет

После поступления денег из банка, их нельзя хранить более трех дней в кассе. Иначе суммы депонируются и отправляются обратно в банковскую организацию.

Срок давности по депонированным суммам законами РФ не регламентируется. Однако, существует общий срок по искам, который равен 3 годам. После прохождения данного времени, ДПЗ относится к невостребованным суммам и переходит в доход организации. Отражается в статье «прибыль не связанная с основной деятельностью».

Время хранения книги учета ДПЗ равно 5 лет. Считают не с момента задолженности, а с 1 января следующего года за годом задолженности.

Учитывают ДПЗ на счете 76.4.

Для депонирования оплаты труда применяют следующие бухгалтерские проводки:

  1. Д70 К76.4 – депонирование денежных сумм;
  2. Д51 К50 – возврат депонированных средств в банк;
  3. Д50; К51 – банк отправляет депонированную сумму в кассу предприятия по востребованию;
  4. Д76.4 К50 – ДПЗ выдана.

Как только истекает три года, депонированная сумма считается невостребованной и учитывается на 91 счете «Внереализационные расходы». Отражается бухгалтерской проводкой: Д76.4 К91.

Пример. Работникам организации начислили заработную плату в размере 400 тыс. рублей 27 марта. 31 марта банк перечислил в кассу средства на оплату труда в сумме 348 тыс. рублей. Также в этот день отправили сумму НДФЛ – 52 тыс. рублей. Один из работников не получил зарплату в сроки выдачи, так как находился в командировке. 10 апреля зарплата в сумме 23 тыс. рублей была получена. В конце марта была проведена инвентаризация. По ее итогам выявили невыплаченную ДПЗ в размере 20 тыс. рублей. Срок давности заканчивается 3 апреля т.г.

Тип операции Дебет Кредит

Сумма, тыс. руб.

27.03.

Начисление заработной платы

20 70

400

Перечислен НДФЛ

70 68.3

52

31.03

Перечислен НДФЛ

68.3 51

52

Получение средств на зарплату

50 51

348

3.04

Выплата зарплаты за март

70 50

325

Депонирована сумма, которую не выплатили

70 76.4

23

Депонированную сумму вернули в банк

51 50

23

Списание невостребованной задолженности

76.4 91.1

20

10.04

Банк перечислил ДПЗ

50 51

23

Сотрудник получил ДПЗ

76.4 50

23

Несмотря на то что в современное время многие организации используют безналичный расчет, есть еще те, кто выдает зарплату через кассу. Когда используется такой вид выплат, может возникнуть ДПЗ.

Бухгалтер должен знать, когда она возникает и как ее выдавать впоследствии. А возникает она в случае, если сотрудник не явился за своей зарплатой в день ее получения. Выдать ее необходимо, как только сотрудник этого потребует.

ДПЗ отражается по счету 76.4, в расчетной ведомости отражается с отметкой «депонировано» и заполняется РКО на депонированную сумму.

Депонирование зарплаты

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *