Учебный отпуск по ТК

>Учебный отпуск: предоставляем и оплачиваем правильно

Общие правила для учебного отпуска

Прежде чем говорить о сложностях, связанных с предоставлением того или иного вида учебного отпуска, рассмотрим общие правила.
Прежде всего, работодателю нужно помнить: право работника на учебный отпуск возникает вне зависимости от того, кто финансирует его обучение. Это означает, что учебный отпуск может взять не только тот работник, который обучается за счет бюджета. Такой отпуск предоставляется и тем сотрудникам, которые обучаются на платной основе. При этом неважно, сами они оплачивают учебу или эти расходы несет работодатель.

Бесплатно составить и распечатать трудовой договор

Право на учебные отпуска возникает при получении образования разного уровня — высшего, среднего профессионального, основного общего, а также при обучении в аспирантуре. Каждому из этих уровней образования в Трудовом кодексе посвящена отдельная статья, где детально зафиксировано, когда и на какой срок должны предоставляться учебные отпуска (ст. 173 — 176 ТК РФ).
Следующе правило: учебные отпуска по каждому уровню образования полагаются только в том случае, если сотрудник получает такое образование впервые. Поясним. Предположим, работник впервые обучается в высшем учебном заведении. В этом случае он может претендовать на «студенческие» отпуска. А вот при получении второго высшего образования такого права у него уже не будет. Но если сотрудник, имея даже два высших образования, решит приобрести новую профессию и поступит в ПТУ, или захочет получить кандидатскую степень и поступит в аспирантуру, то он сможет брать учебные отпуска. Схожим образом решается вопрос о предоставлении учебных отпусков тем, кто учится сразу в нескольких учебных заведениях, — отпуска полагаются только по одному из мест учебы по выбору сотрудника. Таковы требования статьи 177 ТК РФ.
Еще одно условие, при выполнении которого у работодателя возникает обязанность предоставить учебный отпуск, — это наличие государственной аккредитации у тех образовательных программ, по которым осуществляется обучение. И, наконец, все льготы, связанные с обучением, положены только тем работникам, которые трудятся в организации по основному месту работы. Предоставлять «студенческие» отпуска совместителям не нужно (ст. 287 ТК РФ).

Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам

Учебный отпуск до начала учебы

Теперь перейдем к разбору конкретных случаев. И вначале рассмотрим отпуска, положенные сотрудникам, которые еще только готовятся к поступлению в учебные заведения.

Когда и на какой срок предоставляется отпуск

Работникам, которые посещают подготовительные отделения при вузах, работодатель должен предоставить 15-тидневный отпуск для прохождения итоговой аттестации, если таковая предусмотрена программой «подготовишек». Отпуск аналогичной продолжительности полагается и для сдачи вступительных экзаменов в вуз, если работник к ним допущен.

Если же работник решил получать среднее профессиональное (специальное) образование, то право на «доучебный» отпуск у него возникает только при условии допуска к вступительным экзаменам. А продолжительность такого отпуска составляет 10 календарных дней. Отдельного отпуска по окончании подготовительных курсов в этом случае не предусмотрено.
Добавим, что «доучебные» отпуска полагаются работникам вне зависимости от того, на какую форму обучения (очную, вечернюю или заочную) они поступают. Равно как и право на отпуск для сдачи «выпускных» экзаменов с подготовительных курсов не зависит от того, в какой форме проводилось обучение.

Основание для предоставления отпуска

Указанные выше отпуска являются неоплачиваемыми. Однако предоставляются они не просто так, а на основании официального документа, который должен прилагаться к заявлению работника. В качестве такого документа выступает справка-вызов, выданная образовательной организацией. Форма этой справки утверждена приказом Минобрнауки России от 19.12.13 № 1368.

Ведите табель и рассчитывайте зарплату в веб-сервисе Вести бесплатно

Обратите внимание: форма справки-вызова едина для всех случаев предоставления учебных отпусков (как оплачиваемых, так и неоплачиваемых). Поэтому нужно обязательно проверить, правильно ли образовательная организация заполнила эту справку. От того, какое именно основание предоставления отпуска отмечено в справке-вызове, а также от вида образовательной организации, которая выдала справку, зависит как продолжительность отпуска, так и необходимость его оплаты. При отсутствии справки-вызова работодатель не обязан предоставить учебный отпуск, даже если он не оплачивается.

В справке-вызове для предоставления «доучебного» отпуска должна быть подчеркнута одна из следующих фраз: «допущенному к вступительным испытаниям» или «слушателю подготовительного отделения образовательной организации высшего образования». Если выделена вторая фраза, то надо убедиться, что справка-вызов выдана именно вузом, так как слушателям подготовительных курсов при других учебных заведениях «доучебные» отпуска не предоставляются.

Также нужно учитывать, что если итоговые экзамены на подготовительных курсах и вступительные экзамены в вуз следуют друг за другом, то работник может претендовать на два отпуска. Но для этого необходимо представить две справки-вызова, в каждой из которых должно быть указано соответствующее основание для предоставления «доучебного» отпуска.

Заявление на предоставление отпуска

В заявлении на предоставление учебного отпуска работник указывает цель отпуска (в данном случае — сдача итоговых экзаменов после прохождения подготовительных курсов, либо сдача вступительных экзаменов в учебное заведение) и сроки отпуска. Формулировки в заявлении и в справке-вызове должны совпадать. Желательно также, чтобы заявление содержало указание на справку-вызов.
Заметим, что если работник претендует на два «доучебных» отпуска (для сдачи итоговых экзаменов после подготовительных курсов и для сдачи вступительных экзаменов), которые следуют друг за другом, необязательно писать два заявления. Просьбу о предоставлении обоих учебных отпусков можно объединить в одном документе, к которому следует приложить две справки-вызова.

Приказ о предоставлении отпуска

На основании заявления и справки-вызова издается приказ о предоставлении неоплачиваемого отпуска. Приказ оформляется по унифицированной форме № Т-6 (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1) или по форме, разработанной работодателем. В качестве основания предоставления отпуска в приказе указываются два документа: заявление работника и справка-вызов. С данным приказом работника необходимо ознакомить под подпись.

Обратите внимание: при предоставлении двух последовательных отпусков нужно издать два отдельных приказа, даже если работник подал одно заявление. Ведь, по своей сути, это два разных отпуска, каждый из которых требует надлежащего кадрового оформления и ссылки на соответствующую справку-вызов.

С какого дня предоставляется отпуск

Законодательством РФ не установлено каких-либо правил, которые бы обязывали работника заблаговременно уведомить работодателя о намерении воспользоваться учебным отпуском. А значит, в графике отпусков такие периоды отдыха заранее не фиксируются. Работодатель должен незамедлительно предоставить учебный отпуск, даже если работник обратился с соответствующим заявлением в день его начала или накануне. В таких случаях отпуск полагается работнику с первого дня, указанного в справке-вызове.
Несколько иначе нужно поступить в ситуации, если сотрудник подал документы на учебный отпуск уже после того, как он, согласно справке-вызову, начался. В этом случае надо исходить из того, что работник вправе, но не обязан использовать учебный отпуск. Поэтому отпуск предоставляется на тот период, который сотрудник отразил в заявлении. Но при этом последний день отпуска не должен быть позднее, чем дата окончания отпуска, указанная в справке-вызове.

Отпуска для тех, кто обучается по вечерней или заочной форме

Сотрудники, которые поступили в вузы или в учреждения профессионального образования, получают право на дополнительные оплачиваемые отпуска для сдачи сессий. Эта льгота положена тем, кто обучается по вечерней или заочной форме.

Бесплатно рассчитать зарплату и отпускные с учетом всех актуальных на сегодня показателей

Продолжительность такого отпуска зависит от курса, на котором учится работник. На первых двух курсах учебный отпуск для сдачи сессии равен 40 календарным дням, на более старших курсах — 50 календарным дням. Исключение сделано для тех, кто обучается по программам ускоренного высшего образования. В этом случае право на 50 календарных дней отпуска появляется уже со второго курса (ст. 173 ТК РФ).
Для тех, что получает среднее профессиональное образование, установлена более короткая продолжительность отпуска для сдачи сессии. На первых двух курсах она составляет 30 календарных дней, а на последующих — 40 календарных дней (ст. 174 ТК РФ).
Вечерникам и заочникам, которые успешно доучились до последнего курса, полагаются дополнительные оплачиваемые отпуска для сдачи итоговых экзаменов. При получении высшего образования их максимальная продолжительность составляет четыре месяца (ст. 173 ТК РФ), а при получении среднего специального образования — два месяца (ст. 174 ТК РФ).
Заметим, что на практике длительность каждого из отпусков (для сдачи сессии или итоговых экзаменов) обычно определяется не на основании процитированных выше норм ТК РФ, а на основании периода, который указан в справке-вызове. Как правило, этот период соответствует периоду, установленному в Трудовом кодексе. Однако бывают исключения, когда по данным справки-вызова сессия длится меньше предельного срока, определенного в статьях 173 и 174 ТК РФ. Хорошо, если в заявлении работник просит предоставить отпуск на тот период, который обозначен в справке-вызове. А как быть, если работник настаивает на получении отпуска именно той продолжительности, которая указана в Трудовом кодексе?
Сам Кодекс не содержит ответ на этот вопрос. Более того, в нем вообще никак не конкретизируется порядок предоставления дополнительных отпусков и расчет их продолжительности. В частности, нормы статей 173 и 174 ТК РФ не дают ответа на вопрос о том, за какой период определяется предельное количество дней отпуска в рассматриваемых случаях — за календарный год, за учебный год или за каждую сессию.
Однако в пункте 14 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы (утв. Постановлением Правительства РФ от 24.12.07 № 922) сказано, что оплате подлежат все календарные дни (включая нерабочие праздничные дни), приходящиеся на период дополнительных учебных отпусков, предоставляемых в соответствии со справкой-вызовом. Таким образом, для целей оплаты учебного отпуска учитываются только те дни, которые указаны в справке-вызове. Поэтому если работник просит предоставить отпуск большей продолжительности, чем прописано в справке-вызове, то отказать ему работодатель не вправе. Но и оплачивать такие дни, действуя строго по букве закона, он не обязан.
Приведенные выше рекомендации по оформлению «доучебного» отпуска применимы и в случае, если работник уходит в оплачиваемый учебный отпуск. На основании его заявления и справки-вызова работодатель должен издать приказ (по форме № Т-6 или по самостоятельно разработанной форме). При этом отпуск предоставляется на те дни, которые указаны в справке-вызове, даже если заявление поступило в первый день учебного отпуска. Если же заявление подано позже, то отпуск оформляется на период, указанный работником, но при этом днем окончания отпуска указывается именно тот день, который зафиксирован в справке-вызове.
Что касается оплаты учебных отпусков, то тут законодатель никаких специальных правил не установил. А значит, применяются общие требования статьи 136 ТК РФ. На основании этой статьи, отпускные выплачиваются не позднее, чем за три дня до начала отпуска. Очевидно, что выполнить такую обязанность работодатель сможет только в том случае, если работник заблаговременно представит документы, необходимые для оформления учебного отпуска. Если же сотрудник запросил отпуск менее чем за три дня до его начала, то деньги нужно перечислить как можно скорее. Наилучшим решением будет выплата среднего заработка непосредственно в день подачи работником заявления на учебный отпуск.

Бесплатно вести кадровый учет и рассчитывать зарплату в веб‑сервисе

Отпуска для тех, кто обучается на дневных отделениях

Отдельные правила установлены для сотрудников, которые решили совмещать работу с обучением на дневных отделениях высших учебных заведений или учреждений профобразования. Им также положены дополнительные отпуска для сдачи сессии.
Однако в таких случаях отпуска предоставляются без сохранения заработной платы. Кроме того, они намного короче. Так, учебный отпуск для «очников», которые получают высшее образование, составляет 15 календарных дней, а «очников», которые получают среднее специальное образование, — 10 календарных дней. При этом законодатель четко оговорил, что этот лимит определяется применительно к учебному году (что, кстати, является еще одним доказательством того, что продолжительность отпусков для заочников и вечерников установлена для каждой сессии).

А вот для сдачи итоговых экзаменов и написания дипломной работы «очники» могут получить освобождение от работы на тот же срок, что и вечерники или заочники. А именно: максимум четыре месяца, если работник получает высшее образование, и два месяца, если он получает среднее профессиональное образование. Но и этот отпуск работодатель оплачивать не обязан.
Неоплачиваемые учебные отпуска тем, кто обучается по очной форме, предоставляются в том же порядке, который был рассмотрен выше. Работник должен представить заявление и справку-вызов из учебного заведения. На основании этих документов оформляется приказ об отпуске по форме № Т-6 или по форме, разработанной работодателем.

Учебные отпуска для аспирантов и докторантов

Специальные правила предоставления учебных отпусков установлены для сотрудников, совмещающих работу с соисканием ученых степеней (ст. 173.1 ТК РФ). Так, во время учебы в аспирантуре или докторантуре работник имеет право на оплачиваемый отпуск продолжительностью 30 календарных дней. В частности, такой отпуск можно взять на период подготовки и сдачи кандидатских экзаменов. Указанный 30-дневный учебный отпуск предоставляется аспирантам и докторантам, которые учатся заочно, каждый календарный год на основании справки-вызова. В ней строки, посвященные основанию получения гарантий и компенсаций (прохождение аттестации и т.п.), не заполняются.

Еще один учебный отпуск полагается аспирантам и докторантам, которые допущены к соисканию ученой степени и заняты подготовкой к защите соответствующей работы. Продолжительность такого отпуска составляет 3 месяца (для соискателей степени кандидата наук) либо 6 месяцев (для соискателей степени доктора наук). Этот отпуск предоставляются уже вне зависимости от формы обучения (т.е. не только «заочникам») на основании выписки из решения диссертационного совета о приеме диссертации к защите (п. 5 Правил предоставления отпуска лицам, допущенным к соисканию ученой степени кандидата наук или доктора наук, утв. постановлением Правительства РФ от 05.05.14 № 409).
Предусмотрен четкий порядок действий работника, который планирует получить учебный отпуск для подготовки к защите диссертации. Во-первых, за один год до даты начала такого отпуска работник должен уведомить своего работодателя о намерении использовать отпуск (п. 3 Правил). Во-вторых, выписку из решения диссертационного совета о приеме диссертации к защите нужно представить в течение 10 рабочих дней со дня вынесения советом такого решения. И, в-третьих, заявление на отпуск необходимо приложить непосредственно к данной выписке. В заявлении должна быть указана продолжительность отпуска (п. 5 Правил).
При этом никаких последствий нарушения данного порядка законодатель не установил. Однако судебная практика исходит из того, что работодатель вправе отказать в предоставлении отпуска, если работник нарушил процедуру, определенную постановлением Правительства РФ № 409 (см. решение Верховного суда РФ от 11.12.14 № АКПИ14-1225).

Статья 173 ТК РФ. Гарантии и компенсации работникам, совмещающим работу с обучением в образовательных учреждениях высшего профессионального образования, и работникам, поступающим в указанные образовательные учреждения

1. Согласно ст 173 ТК РФ, гарантии и компенсации работникам, обучающимся заочно и очно-заочно (по вечерней форме обучения) в высших учебных заведениях независимо от их организационно-правовых форм, предоставляются только по основному месту работы (ст. 287 ТК) и при соблюдении двух условий: наличия государственной аккредитации у образовательного учреждения и успешного освоения обучающимся образовательной программы.

2. Порядок проведения государственной аккредитации образовательных учреждений высшего профессионального образования независимо от их ведомственной подчиненности и организационно-правовых форм определяет Положение о государственной аккредитации высшего учебного заведения, утв. Постановлением Правительства РФ от 2 декабря 1999 г. N 1323 (СЗ РФ. 1999. N 49. Ст. 6006). Его действие распространяется на вузы, имеющие лицензию на ведение образовательной деятельности в сфере высшего профессионального образования, выданную Федеральной службой по надзору в сфере образования и науки, и заключение об аттестации вуза, выданное соответствующим государственным органом, проводившим аттестацию.

Государственная аккредитация — это процедура признания государством в лице его государственных органов управления статуса образовательного учреждения (типа, вида, категории образовательного учреждения, определяемых в соответствии с уровнем и направленностью реализуемых образовательных программ).

Вузы аккредитируются на срок не более 5 лет. По положительным итогам государственной аккредитации образовательное учреждение высшего профессионального образования получает свидетельство установленного образца. Свидетельство подтверждает государственный статус образовательного учреждения, уровень реализуемых образовательных программ, соответствие содержания и качества подготовки выпускников требованиям государственных образовательных стандартов, право на выдачу выпускникам документов государственного образца о соответствующем уровне образования.

3. Работники считаются обучающимися успешно, если у них нет задолженности за предыдущий курс (семестр) и к началу лабораторно-экзаменационной сессии они сдали все зачеты, выполнили все работы по дисциплинам учебного плана (контрольные работы, курсовые проекты и т.д.) по предметам, вынесенным на сессию.

4. Успешное сочетание трудовой деятельности с обучением в высших учебных заведениях гарантируется предоставлением работодателями дополнительных отпусков с сохранением среднего заработка.

Ст 173 ТК РФ различает следующие виды оплачиваемых отпусков:

• а) отпуска для прохождения промежуточной аттестации;
• б) отпуска на период подготовки и защиты выпускной квалификационной работы и сдачи итоговых государственных экзаменов;
• в) отпуска на период сдачи итоговых государственных экзаменов.

Продолжительность отпуска зависит от курса, на котором обучается работник (от срока освоения образовательных программ), и от конкретной цели отпуска.

Отпуска предоставляются для:

• прохождения промежуточной аттестации на 1-м и 2-м курсах соответственно — по 40 календарных дней, на последующих курсах соответственно — по 50 календарных дней;
• прохождения промежуточной аттестации на 2-м курсе при освоении основных образовательных программ в сокращенные сроки — 50 календарных дней;
• подготовки и защиты выпускной квалификационной работы и сдачи итоговых государственных экзаменов — 4 месяца;
• сдачи итоговых государственных экзаменов — 1 месяц.

Кроме того, комментируемая статьи возлагает на работодателя обязанность предоставить отпуск без сохранения заработной платы продолжительностью 15 календарных дней: работникам, допущенным к вступительным экзаменам в высшие учебные заведения; работникам, являющимся слушателями подготовительных отделений при учреждениях высшего профессионального образования, для сдачи выпускных экзаменов.

5. Поскольку студентам очной формы обучения разрешено совмещать учебу с работой, возникла необходимость в установлении гарантий и для них, чтобы обеспечить реализацию их права на получение высшего образования с возможностью заниматься полезной деятельностью в определенной сфере народного хозяйства (п. 63 Типового положения об образовательном учреждении высшего профессионального образования (высшем учебном заведении) Российской Федерации, утв. Постановлением Правительства РФ от 5 апреля 2001 г. N 264 // СЗ РФ. 2001. N 16. Ст. 1595).

В соответствии со ст 173 ТК РФ работодатель обязан предоставить отпуск без сохранения заработной платы работникам — студентам учреждений высшего профессионального образования очной формы обучения, совмещающим учебу с работой, для:

• прохождения промежуточной аттестации — 15 календарных дней в учебном году;
• подготовки и защиты выпускной квалификационной работы и сдачи итоговых государственных экзаменов — 4 месяца;
• сдачи итоговых государственных экзаменов — 1 месяц.

6. Отпуск в связи с обучением предоставляется на основании справки-вызова образовательного учреждения. Формы этой справки утверждены Приказом Минобразования России от 13 мая 2003 г. N 2057 (БНА РФ. 2003. N 47).

Одна справка предназначена для получения дополнительного отпуска с сохранением заработной платы в связи с прохождением промежуточной аттестации, другая — в связи с подготовкой и защитой выпускной квалификационной работы и сдачей итоговых государственных экзаменов или сдачей итоговых государственных экзаменов (БНА РФ. 1997. N 4).

С получением справки-вызова у работника возникает право требовать своевременного предоставления отпуска, а у работодателя — обязанность предоставить ему отпуск.

7. Отпуска, предоставляемые в связи с обучением в образовательных учреждениях высшего профессионального образования без отрыва от работы, имеют строго целевое назначение и должны быть использованы только в установленные сроки.

Поэтому, если студент не участвовал в экзаменационной сессии и не использовал учебный отпуск, он теряет на него право. При уважительности причин неявки студента на сессию (например, в случае болезни) право на отпуск за ним сохраняется.

Студенты, оставленные на повторный курс обучения по уважительным причинам и не использовавшие за данный курс учебный отпуск, имеют на него право, если они успешно выполнили соответствующий учебный план за второй год обучения.

8. Отпуска обычно предоставляются для участия в экзаменационной сессии на число установленных дней подряд. Если образовательное учреждение разрешило студенту выполнять лабораторные работы, сдавать зачеты и экзамены в межсессионный период, он может использовать отпуск по частям. Продолжительность предоставленного в разбивку отпуска не должна превышать установленную в учебном году общую продолжительность отпуска за соответствующий курс обучения.

Студентам последних курсов заочных образовательных учреждений высшего профессионального образования, проходящим согласно учебному плану теоретический курс в объеме одного семестра и участвующим в одной экзаменационной сессии, отпуск предоставляется в половинном размере.

9. Отпуск на период сдачи итоговых государственных экзаменов предоставляется, как правило, единовременно. И лишь когда итоговые экзамены проводятся в 2 срока — по частям. Но и в этом случае учебный отпуск не должен превышать продолжительность, определенную для него законом.

10. Применяя статью 173 ТК РФ следует учитывать, что время дополнительного отпуска оплачивается исходя из среднего заработка, исчисляемого в порядке, установленном для ежегодных отпусков (см. коммент. к ст. 139).

11. Заработная плата за время отпуска выплачивается перед его началом, а не после возвращения студента, обучающегося в высшем учебном заведении без отрыва от работы, с экзаменационной сессии, как это нередко бывает на практике. Если студент не сдал все зачеты или экзамены, никаких удержаний из его заработной платы не производится.

12. Как предусмотрено п. 3 ст. 17 Закона о профессиональном образовании, студентам, обучающимся по заочной форме, один раз в учебном году организация-работодатель оплачивает проезд к месту нахождения высшего учебного заведения и обратно для выполнения лабораторных работ, сдачи зачетов и экзаменов, а также для сдачи государственных экзаменов, подготовки и защиты выпускной квалификационной работы.

13. При наличии у обучающихся в данном календарном году права на 2 различных отпуска, например отпусков для сдачи курсовых экзаменов за последний курс и итоговых государственных экзаменов, проезд оплачивается дважды.

Время, необходимое на проезд, в общую продолжительность учебного отпуска не включается и не оплачивается.

14. При исчислении 10-месячного срока, предоставляемого перед началом выполнения дипломного проекта (работы) или сдачи итоговых государственных экзаменов, учитываются только учебные месяцы; каникулярные месяцы (июль — август) из подсчета исключаются.

15. Порядок предоставления гарантии в виде сокращения рабочего времени в течение недели (на один свободный от работы день или на соответствующее количество свободных от работы часов) определяется соглашением сторон.

16. Суммирование свободных от работы дней, предоставляемых работникам в связи с обучением, по общему правилу не допускается.

Студентам образовательных учреждений высшего профессионального образования, осуществляющих подготовку специалистов для рыбной промышленности, разрешено на период 10 учебных месяцев перед началом выполнения дипломного проекта (работы) или сдачи итоговых государственных экзаменов суммировать свободные от работы дни и использовать в удобное для них время по договоренности с работодателями (Приказ Минвуза СССР от 10 сентября 1985 г. N 636 // Бюллетень Минвуза СССР. 1985. N 11).

По желанию учителей, обучающихся в образовательных учреждениях высшего профессионального (педагогического) образования, свободные от работы дни им предоставляются суммарно в каникулярный период (Постановление Совета Министров РСФСР от 15 марта 1962 г. // СП РСФСР. 1962. N 7. Ст. 39).

17. Гарантии и компенсации, предусмотренные статьей 173 ТК РФ, не распространяются на работников, которые сочетают труд с обучением в высших учебных заведениях, не имеющих государственной аккредитации. Для таких работников гарантии и компенсации могут быть включены в качестве дополнительного условия в трудовые договоры. Для студентов — работников организаций независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности могут устанавливаться гарантии и компенсации в коллективных договорах и даже более высокой степени социальной защищенности (например, дополнительные отпуска большей продолжительности, вместо отпуска без сохранения заработной платы предусматривать отпуск с сохранением заработной платы).

Трудовой кодекс – учебный отпуск (статья 173)

Сотрудники многих российских компаний ныне совмещают свою профессиональную деятельность с обучением. Приобретение работниками высшего образования, степени магистра в первый раз, а также повышение квалификации требует от нанимателя обязательного оформления учебного отпуска.

Согласно нормам Трудового кодекса (173-176 ТК РФ) учебный отпуск представляет собой разновидность дополнительного отпуска для специалистов, которые совмещают свою работу с обучением.

Этот вид отпуска формирует немало вопросов у кадровых работников и бухгалтеров, в частности относительно того, как оплачивается учебный отпуск, каковы особенности его оформления, продолжительность, документарное обеспечение и т.д. Детально все эти вопросы будут рассмотрены в данной статье.

В каких случаях сотруднику предоставляется учебный отпуск?

Трудовое законодательство определяет предоставление учебного отпуска тем сотрудникам, которые совмещают свою работу с обучением. При этом получать сотрудник может:

• степень бакалавра, специалиста или магистра в рамках программ высшего образования (ст. 173 ТК РФ);
• повышения квалификации, организуемое в порядке программ высшего образования на базе отдельных вузов страны (ст. 173.1 ТК РФ);
• среднее профессиональное образование на базе техникумов и лицеев (ст. 174 ТК РФ);
• общее среднее образование, предоставляемое на основе заочной или вечерней формы обучения (ст. 176 ТК РФ).

В то же время существует ряд условий, которые должны быть соблюдены при оформлении учебного отпуска (ст. 177 ТК РФ), в том числе:

• Во-первых, все виды гарантий и обеспечения, касающиеся учебного отпуска, могут затрагивать работника, который получает образование конкретного уровня в первый раз. Обучение на том же уровне, но по другой специальность возможность предоставления учебного отпуска исключает;
• Во-вторых, сохранение оклада за работником происходит только в том случае, если речь идет о заочном или вечернем обучении (при очном обучении оформляется отпуск без содержания);
• В-третьих, если работник получает образование сразу в двух учебных заведениях, то он может получить обеспечение и гарантии только по одному из них – на его выбор;
• В-четвертых, для оформления учебного отпуска в отдел кадров организации в обязательном порядке необходимо предоставить справку-вызов от вуза.

Стоит подчеркнуть, что работник организации может получить положенные ему гарантии по учебному отпуску только в том случае, если его учебное заведение прошло государственную аккредитацию и имеет тому соответствующее документарное подтверждение.

Что же касается периода нахождения в отпуске по факту учебы, то оно не должно быть более установленных законодательством лимитов. В то же время в не исключено в коллективном трудовом договоре могут быть установлены более продолжительные по времени промежутки, выделяемые на учебный отпуск.

Если специалист работает сразу в нескольких организациях, то при оформлении ему учебного отпуска требуется соблюдение ряда важных нюансов (ст. 287 ТК РФ):

1. положенные компенсации и обеспечение полагаются наемному работнику только по основному месту его деятельности;
2. совместителям на весь период сессии оформляется отпуск без содержания.

Многие начинающие кадровые работники задаются вопросом: как правильно оформить учебный отпуск? В этом процессе важно соблюсти такой порядок действий:

1. Работник представляет в отдел кадров заявление на имя руководителя организации и прилагает к нему справку-вызов от учебного заведения;
2. В организации издается приказ о предоставлении сотруднику отпуска на период его учебы в пределах установленных законодательством лимитов (формы Т-6 и Т-6а);
3. Бухгалтерия рассчитывает отпускные выплаты (только при заочной или вечерней формах обучения);
4. Сведения об учебном отпуске фиксируются в трех документах: личной карточке специалиста, табеле учета рабочего времени, лицевом счете работника.

Сколько длится и как оплачивается отпуск по учебе в 2015–2016 годах?

Трудовой кодекс РФ содержит информацию о предельной продолжительности учебного отпуска. Ниже приведены сведения с учетом последних законодательных нововведений 2016 года.

Для студентов дневной очной формы обучения, которые уходят в отпуск без сохранения зарплаты продолжительность отпусков такова:

• во-первых, при поступлении абитуриентов в вуз предоставляется отпуск на 15 календарных дней;
• во-вторых, для прохождения сессии, которая рассматривается в качестве промежуточной аттестации – 15 дней на один учебный год;
• в-третьих, для написания дипломной работы или магистерской диссертации – 4 месяца;
• в-четвертых, для сдачи государственных экзаменов – 1 месяц.

Если сотрудник проходит обучение в рамках заочного или вечернего отделений, то его зарплата сохраняется, а продолжительность отпуска устанавливается в пределах:

• 40 дней для промежуточной аттестации на 1-2 курсе и 50 дней – на 3-6 курсах;
• 4 месяца для итоговой аттестации, включающей в себя прохождение государственных экзаменов, подготовку и защиту диплома.

Если сотрудник организации обучается в аспирантуре, то он может рассчитывать на:

• 30 дней учебного отпуска в год с сохранением зарплаты и оплатой проезда;
• один свободный день в неделю с оплатой, равной половине дневного оклада;
• в течение последнего года обучения – по два свободных дня в неделю без оплаты.

Оплата учебного отпуска студентам заочного и вечернего отделений осуществляется не позднее, чем за три дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ). По итогам прохождения промежуточной аттестации работник предоставляет в отдел кадров документ из учебного отдела с отметками, свидетельствующий об успешно пройденной сессии.

Если окажется так, что учебный отпуск совпадет с периодом очередного оплачиваемого отпуска, определенном в графике отпусков, то последний будет перенесен на иное время на основании соответствующего приказа руководителя. При этом продолжительность учебного или очередного отпуска не может быть уменьшена.

Замена очередного отпуска учебным даже в том случае, если последний будет оплачиваться по трудовому законодательству недопустима. Это нарушение прав работника может быть оспорено в суде.

Обязан ли работодатель оплачивать расходы, связанные с учебой?

Любой работодатель заинтересован в том, чтобы в его организации работали квалифицированные сотрудники с высшим образованием. В связи с этим некоторые организации добровольно берут на себя обязанность оплаты обучения работника. В этом вопросе важно принять во внимание два аспекта:

• во-первых, решение об оплате расходов на обучение работодатель принимает добровольно – несение таких затрат не является его неотъемлемым обязательством;
• во-вторых, если организация оплатит обучение работника в вузе или на курсах повышения квалификации, то последний обязан будет отработать определенное время в компании или возместить работодателю понесенные им затраты.

Для того чтобы по итогам учебного работника между ним и его работодателем не возникло конфликтных ситуаций по поводу отработки оплаченного обучения сотрудника важно правильно оформить все эти моменты. Для этого представляется целесообразным следование такому алгоритму действий:

1. Обговорить с работником возможности оплаты его обучения и последующей отработки на предприятии определенного количества времени (отработка не предполагает бесплатной деятельности – она требует лишь выполнение специалистом трудовых обязанностей в рамках профинансировавшей его организации);
2. Подготовить приказов о направлении сотрудника на обучение и о предоставлении ему учебного отпуска;
3. закрепление факта обучения работника за счет его работодателя и необходимости последующей отработки в трудовом договоре и контракте на обучение с вузом.

Если так случится, что по окончании учебного заведения сотрудник уволится по собственному желанию, то он обязан будет возместить компании все затраты, понесенные на его обучение. Из этого случая есть свои исключения, которые не требуют компенсации оплаты за обучение и отработки, в том числе:

• призыв на военную службу;
• ликвидация фирмы;
• перевод на иную работу на основании медицинского заключения.

Стоит добавить, что продолжительность отработки сотрудника определяется по согласованию работника и работодателя заранее и прописывается в трудовом договоре и контракте на обучение.

Примечательно, что выход на пенсию не рассматривается в качестве уважительной причины для освобождения сотрудника от отработки по факту оплаты его обучения нанимателем.

Отдельные нюансы по предоставлению и оплате отпуска

Учебный отпуск представляет собой особую разновидность дополнительного отпуска. Именно поэтому его предоставление и оплата включают в себя немало скрытых нюансов.

• Во-первых, при получении второго высшего образования учебный отпуск не только не оплачивается, но и не предоставляется вовсе. В этом случае работник имеет право только на отпуск без содержания;
• Во-вторых, расчет отпускных платежей за учебный отпуск осуществляется также, как и при очередном оплачиваемом отпуске. Более того, на них также начисляются налоги и страховые взносы во внебюджетные фонды;
• В-третьих, если сотрудник, совмещающий работу с обучением по итогам промежуточной государственной аттестации получил положительные отметки («хорошо» и «отлично»), то непосредственно перед следующим учебным отпуском ему будет предоставлена укороченная рабочая неделя продолжительностью 35 рабочих часов (по 7 рабочих часов в день). Это правило затрагивает студентов как очной, так и заочной формы обучения;
• В-четвертых, при расчете среднего заработка для отпускных выплат студентам заочного или вечернего отделения используются сведения о зарплате работника за последний календарный год, рассчитываемый с января (а не за фактический год – например с марта по март) (Постановление Правительства РФ №922).

С суммы отпускных выплат всегда рассчитывается НДФЛ, а также страховые взносы во внебюджетные фонды. Примечательно, что эти налоговые затраты компания вправе вычесть из налоговой базы при расчете налога на прибыль (ст. 255 НК РФ).

Существует еще один важный нюанс, который вызывает немало споров в среде кадровых работников и сотрудников бухгалтерии. По сути, работник пишет заявление на отпуск, руководитель издает приказ и за три дня до выхода в отпуск работник имеет право получить отпускные. Необходимо соблюсти это правила или все же дождаться пока работник не принесет из вуза справку-вызов? В этой непростой ситуации следует поступить так:

• За три дня до отпуска рассчитаться по отпускным выплатам с работником даже в том случае, если справка-вызов им не предоставлена;
• Если даже по окончании сессии сотрудник справку-вызов из вуза не предоставит, то выплаченные ему отпускные будут считаться недействительными и будет вычтены из зарплаты работника за будущие периоды.

Стоит добавить, что заявление работника на предоставление ему учебного отпуска пишется в произвольной форме. В то же время справка-вызов из вуза – это официальный документ, который формирует учебный отдел на основании унифицированной Министерством образования РФ формы (Приказ Минобразования РФ №1368).

В первой части справки-вызова, которая предоставляется в отдел кадров до начала сессии в обязательном порядке прописываются такие аспекты, как:

• указание необходимости присутствия сотрудника в вузе;
• конкретный период времени, в течение которого работник должен проходить обучение или аттестацию.

По итогам промежуточной аттестации в учебном отделе составляется вторая часть справки, которая содержит информацию об итогах зачетов, экзаменов и др. Она служит подтверждением того, что работник прибыл в вуз и по назначению использовал свой учебный отпуск.

Учебный отпуск, который рассматривается в трудовом законодательстве РФ (ст. 173-176 ТК РФ) в качестве разновидности дополнительного отпуска – это удобная возможность для эффективного совмещения работы и обучения. Однако рассчитывать на его получение могут лишь те работники, которые впервые проходят конкретную ступень обучения (впервые получают высшее образование, впервые обучаются в магистратуре и т.д.).