Правила составления гарантийного письма

>Правовое значение и составление гарантийного письма об исполнении обязательств по договору : образец

Содержание

Что это такое?

Гарантийное письмо – это документ, который содержит в себе гарантию реализации взятых на себя обязательств одной стороны по отношению к другой. Этот документ дает адресату письменное подтверждение того, что обещания и условия, так или иначе связанные с интересами адресата, будут выполнены отправителем. Такими обязательствами и условиями могут быть: оказание каких-либо услуг, выполнение разного вида работ, оплата долга и так далее.

Значение документа

Гарантийное письмо о выполнении работ заверяет, что определенная работа (услуга) будет выполнена отправителем документа в полном объеме к определенной дате. Если процесс выполнения включает несколько этапов, то возможно указание нескольких сроков. С помощью такого документа получатель может контролировать не только сроки выполнения дел, но и их качество.

Также этот документ является аргументом при разбирательствах в том случае, если в процессе выполнения обязательств возникли какие – либо проблемы или же они полностью не были выполнены.

О юридическом значении документа можно узнать в этой статье.

Когда необходим?

Чаще всего составление гарантийного письменного уведомления требуется в тех случаях, когда одна из сторон не уверена, что договоренности будут выполнены в нужный срок или в полном объеме (в такой ситуации следует прописать весь объем обязательств в основной части документа), либо когда сроки прописанные в договоре уже нарушены.

Оформление

Гарантийное письмо о выполнении работ предоставляется исполнителем данной работы. Его подписывает руководитель юридического лица и сотрудник, занимающийся финансовыми вопросами в данной организации-исполнителе.

Важно! Такой документ можно использовать не только для урегулирования взаимоотношений между юридическими лицами, его можно использовать и во взаимоотношениях физических лиц.

Атрибуты

К атрибутам гарантийного письма относятся:

  • данные и реквизиты фирмы, предоставляющей гарантию (либо данные физического лица);
  • данные фирмы – адресата (либо данные физического лица);
  • содержание гарантии, о которой идет речь в данном документе;
  • название должности лица, который подписывает гарантию, его фамилия и инициалы;
  • печать, если гарантию дает юридическое лицо, в большинстве случаев это именно так.

Гарантийные письма должны быть написаны в официальном стиле – не допускается использование разговорного стиля. Они оформляются на листе формата А4, содержание не должно превышать одной страницы.

Если документ составляется от имени юридического лица, то он должен быть оформлен на фирменном бланке организации с указанием всех реквизитов. От физического лица может он быть составлен в произвольной письменной форме. О том, как физическому лицу написать письмо на юридический адрес, можно узнать .

Как правильно написать?

Особенности составления гарантийного письма:

  1. Вводная часть: в правом верхнем углу прописывается отправитель и получатель (исполнитель и заказчик), а в левом – дата и исходящий номер (Номер присваивается подающим письмо, дата должна соответствовать дате составления самого письма). Помимо названия фирмы (указывается юридическое название) необходимо написать Ф.И.О. директоров организации-отправителя и организации-получателя, либо Ф.И.О. физического лица.
  2. Основная часть документа с изложением сути:
    • подробно прописывается вид работ (услуг), объем и конкретные сроки их выполнения (оказания);
    • указываются реквизиты документа, который является основанием выполнения работ (оказания услуг);
    • номер и дата договора, соглашения и пр.;
    • если деятельность осуществляется на конкретном объекте, пишется его адрес и иные необходимые характеристики, исходя из специфики договора.

    Возможны два варианта написания основной части:

    • Она начинается с фразы «Настоящим письмом гарантируем до (срок исполнения обязательств) выполнение работы на объекте …», после этого прописывается, что именно гарантирует исполнитель и иные условия.
    • Суть просьбы излагается сначала, гарантия по оплате\соблюдению других условий дается в конце. Обычно это заверения в стиле «Выполнение работы на объекте гарантируем до (срок исполнения)».
  3. Заключительная часть: Документ подписывает руководитель организации с указанием Ф.И.О. и должности, а также бухгалтер данной организации, либо сотрудник, занимающийся финансовыми вопросами. В завершении ставится печать организации.

Более детально о правильном написании гарантийного письма мы рассказывали , а о требованиях к документу, ответственном лице и других нюансах составления и написания документа, читайте в этой статье.

Кто отвечает за исполнение обязательств по договору?

За выполнение гарантий отвечает отправитель письма, то есть исполнитель, который обязуется выполнить свою часть договоренности качественно и в сроки, указанные в документе.

Гарантийное письмо с прописанным исполнением обязательств не заменяет договор. Однако при правильном составлении, оно может помочь в решении споров при их возникновении.

Способы отправления

Существует несколько вариантов передачи данного вида документов:

  1. Одним из официальных вариантов можно назвать отправку документации по почте заказным письмом с описью вложения и бланком-уведомлением о вручении.
  2. Передать документ получателю через секретаря или канцелярию. В этом случае следует подготовить два экземпляра, на одном из которых сотрудник организации получателя поставит штамп о принятии документа.
  3. На практике используется еще один способ (временные затраты минимальны) – отправка с помощью факса или электронной почты с последующей передачей оригинала вышеупомянутыми вариантами.

В этом материале мы поговорили о гарантийном письме об исполнении обязательств по договору. Но на страницах нашего сайта имеются и другие статьи от наших специалистов о том, как составлять различные гарантийные письма. Например, такие: в банк, для регистрации ООО, о предоставлении документов, на аренду помещения, об оплате задолженности, для приглашения иностранца, о приёме на работу на УДО, о поставке товара, о прохождении практики студента и на получение юридического адреса.

Гарантийное письмо не заменяет заключение договора между заказчиком и исполнителем работы или услуги. Но этот документ может помочь в решении споров между сторонами. Своевременное его заключение и выполнение обязательств, указанных в документе позволяет избежать судебных разбирательств в случае возникновения непредвиденных обстоятельств в отношениях исполнитель-заказчик.

Как написать гарантийное письмо. Образцы популярных гарантийных писем

Служебная переписка изобилует различными видами документации. Среди тех или иных деловых документов предпринимателям приходится сталкиваться и с гарантийными письмами.

  • Для чего они используются, в каких случаях необходимы, какими правыми нормами регламентируются?
  • Какие существуют разновидности гарантийных писем?
  • Как правильно составить и оформить гарантийное письмо?

Разбираемся вместе.

ФАЙЛЫ
Пример гарантийного письма о поставке товара .docПример гарантийного письма о завершении ремонтных работ .docПример гарантийного письма о предоставлении юридического адреса .docПример гарантийного письма о приеме на работу .doc

Определение и юридические нормы

С точки зрения законодательства, гарантийное письмо является элементом документооборота, одним из видов деловой переписки – как правило, между юридическими лицами. Из самого названия документа следует, что гарантийное письмо – это письменный способ подтверждения обязательств или выполнения определенных условий в необходимый срок и в требуемом объеме. Такое дополнительное подтверждение используется, когда обычных договоренностей может оказаться недостаточно.

ВАЖНО! Гарантийное письмо не является коммерческим документом.

Гарантийные письма достаточно часто применяются в предпринимательской деятельности, однако, никаких специальных правил, регламентирующих их оформление и использование, в российском законодательстве не закреплено. Поэтому следует руководствоваться стандартными нормами деловодства и стремиться достичь максимально ясных и однозначных формулировок, точно отражающих намерения и обязательства обеих сторон.

Гарантийное письмо вместо договора

По сути, составление гарантийного письма выступает альтернативой заключению договора, когда такое действие по каким-то причинам нецелесообразно.

В отличие от договора, который включает в себя предложение (оферту) и обязательства в соответствии с этим предложением (акцепт), гарантийное письмо выступает как одна из этих составляющих.

Гарантийное письмо как оферта

Оферта всегда выражает предложение, направленное одному или нескольким адресатам вступить в определенные отношения, причем четко декларирует намерения адресующего. С этой точки зрения, гарантийное письмо может быть сочтено офертой, если в нем содержится:

  • предложение совершить оплату услуг после их оказания;
  • предложение выполнить работу, совершить поставку, оказать услугу.

Письмо-предложение должно быть сформулировано достаточно подробно, ведь оно заменяет собой часть договора, а значит, должно содержать его основные существенные элементы:

  • предмет оферты (товар, услуги, виды работ – конкретное перечисление);
  • сроки выполнения.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Сроки, обозначенные в гарантийном письме-оферте, имеют решающее значение: направленное адресату, оно уже не может быть отменено отправителем в течение указанных периодов для ответных действий, если других условий не прописано в самом тексте или не вытекает из него.

Получивший такое гарантийное письмо в случае принятия предложения может выполнить условия или просто явно выразить согласие: данное действие считается соответствующим ответом, то есть выполнением второй части, необходимой для заключения договора. Таким образом, в результате действия гарантийного письма и ответа адресата между ними происходит правовое действие, равнозначное заключению договора (никто не мешает в дополнение к нему подписать и стандартный двусторонний договор).

Гарантийное письмо как акцепт

Этот документ может выступать и в качестве второго элемента договора – акцепта, то есть намерения принять договорные предложения, если такие предложения уже озвучивались контрагенту ранее. Например, организация получала коммерческое предложение, приняла решение на основании рекламы или информационного сайта партнера. Тогда направление гарантийного письма фактически будет ответом на сделанное, пусть и в неявной форме, предложение договорных отношений.

К ответу требования не так строги, как к предложению: в таком письме достаточно сформулировать однозначный и развернутый ответ – согласие на принятие предложенных условий.

К СВЕДЕНИЮ! Если отправитель решил отозвать свое гарантийное письмо-акцепт, то сделать это нужно немедленно, желательно до того, как оно попадет к адресату или немедленно после этого – до совершения по нему каких-либо процедурных действий.

Плюсы и минусы гарантийного письма как заменителя договора

Положительные моменты:

  • можно не оформлять документ, подписываемый обеими сторонами;
  • если требования к оферте и акцепту соблюдены, такие правоотношения абсолютно законны;
  • суд признает гарантийные письма наравне с заключенным договором.

Недостатки обмена гарантийными письмами:

  • объем ограничивает подробное описание условий;
  • невозможно определить все права и обязанности;
  • не оговариваются процедурные моменты;
  • не всегда четко определена ответственность сторон.

Таким образом, юридически правомерны договорные отношения посредством гарантийных писем, однако, не исключены спорные моменты, могущие повлечь судебное разбирательство.

Конкретные разновидности гарантийных писем

В зависимости от функции, которую призвано выполнить данное гарантийное письмо, различают их виды.

  1. Гарантийное письмо, подтверждающее обязательства по оплате. Средства, признанные по гарантийному письму, могут быть предназначены в качестве уплаты за товары, оказание услуг, выполнение той или иной работы либо же на погашение долга. Такое письмо является фактом признания задолженности. Чаще всего оно составляется, когда по каким-то причинам платеж нельзя совершить немедленно либо приходится его перенести.
  2. Гарантийное письмо, подтверждающее обязательства по работе, товару или услугам. Такой документ уверяет получателя, что обозначенные в нем обязательства действительно будут выполнены к указанному сроку в определенном объеме. Возможны указания нескольких временных промежутков, если речь идет о поэтапной работе. В таком документе также подтверждается требуемое качество в соответствии с теми или иными стандартами (СНИПами, ГОСТами и т.п.). Подобное гарантийное письмо может быть написано, если возможно нарушение сроков по спецификации или другим документам, либо непосредственно перед заключением соответствующего договора.
  3. Гарантийное письмо, подтверждающее намерения арендодателя. Имеется в виду гарантия присвоения юридического адреса. Такой документ потребуется для предъявления в налоговой, если у организации нет в собственности определенной недвижимости для размещения и указания в учредительных документах. Юрлицо имеет право взять такое помещение в аренду, предоставив налоговикам гарантию, что арендодатель действительно намерен оказывать ему такие услуги.
  4. Гарантийное письмо, подтверждающее будущее трудоустройство. Такое письмо может понадобиться в случае, когда прием на работу имеет для будущего сотрудника важное юридическое значение. Например, подобное гарантийное письмо вправе попросить:
    • студент для предъявления в вуз (некоторые учебные заведения на тех или иных специальностях, особенно в случае обучения на местах госзаказа, выдают диплом только после предоставления справки о будущем официальном трудоустройстве);
    • сотрудник-иностранец (он должен отнести такой документ в службу миграции);
    • освобожденные заключенные, встающие на трудовую стезю (им предстоит отчитываться перед органами админнадзора).

Особенности составления и оформления

Как правило, любое гарантийное письмо не превышает стандартного листа формата А4, печатается на специальном бланке юридического лица-отправителя, подписывается руководящими органами (директором, иногда главным бухгалтером), скрепляется печатью организации. Обязательные реквизиты:

  • номер и дата (в соответствии с регистрацией исходящей документации);
  • название организации-адресата;
  • ФИО получателя (обычно это гендиректор организации);
  • тема письма (сами слова «гарантийное письмо» писать необязательно, так как такого документа как вида деловой переписки юридически не существует);
  • основное содержание (гарантии обязательств, их объем и сроки);
  • данные отправителя;
  • должность, личная подпись и расшифровка ФИО подписавшего документ лица (директора, главного бухгалтера).

Дальнейшие нюансы зависят от вида гарантийного письма. Рассмотрим их подробнее и приведем конкретный пример составления гарантийного письма, призванного выполнить ту или иную функцию.

ПОЛЕЗНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Большинство организаций не включают в текст такого гарантийного письма указание своей ответственности за нарушение обязательств, между тем как упоминание санкций за несоблюдение гарантий имеет психологическое влияние на контрагента.

А теперь рассмотрим конкретные образцы гарантийных писем.

Пример гарантийного письма о поставке товара

ФАЙЛЫ
Скачать пример гарантийного письма о поставке товара .doc

Генеральному директору
ООО «Специнвест»
Студенцову П.И.

ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО

О поставке товара

Исх. № 124/56н
12.09.2016 г.

Настоящим просим вас поставить партию продукции (средств индивидуальной защиты) по заявке № 46-18 от 10.09.2016 г.

Гарантируем, что оплата за поставку будет совершена в срок до 10.10.2016 г.

Если в установленный срок оплата не будет произведена в полном объеме, за каждый день просрочки обязуемся осуществить оплату пени в процентном соотношении 1% от суммы невыполненных обязательств.

Банковские реквизиты:

ОАО «Бета-банк», г.Уфа
р/с № ххххххххх;
к/с ххххххххх;
БИК ххххххх;
ИНН ххххххх;
КПП хххххххх.

ООО «Домсервис» (подпись) Н.П.Работниченко

Бухгалтер ООО «Домсервис» (подпись) Л.О.Раскидайлова

М.П.

Подтверждаем гарантии оплаты

Такой документ может иметь хождение не только между организациями, но и между предпринимателями – физическими лицами.

Письмо, признающее задолженность и гарантирующее ее погашение, обязательно должно иметь, помимо подписи руководителя, подпись финансово ответственного лица (финдиректора, главбуха).

Тонкости оформления:

  • адресатом является организация или лицо, которая должна получить гарантированную оплату;
  • обязательно нужно указать реквизиты документа, подтверждающие факт необходимости оплаты (накладную, акт приемки, договор и т.п.);
  • должны быть прописаны сроки погашения задолженности;
  • реквизиты организации, у которой возникла задолженность (будущего плательщика);
  • любая информация, касающаяся возникшей ситуации (например, причины невозможности своевременной уплаты).

Пример гарантийного письма на подтверждение выполнения работ

ФАЙЛЫ
Скачать пример гарантийного письма о завершении ремонтных работ .doc

Директору
ООО «Терция»
Олиференко М.В.

ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО

О завершении ремонтных работ

Исх. № 124/1
05.05.2016 г.

Настоящим документом подтверждаем, что ООО «Мастеровой» как исполнитель работ на объекте, расположенном по адресу: г. Москва, ул. Большая Дмитровская, д.28, кв.115, в согласии с Договором подряда № 18 от 17.04.2016 г., заключенного с ООО «Терция» , гарантирует окончание всех ремонтных работ (по спецификации вышеупомянутого Договора подряда) в срок до 16.06.2016 г.

В случае невыполнения данного обязательства ООО «Мастеровой» готов уплатить за каждый просроченный день 1,5% от суммы, обозначенной в Договоре подряда.

Генеральный директор
ООО «Мастеровой» (подпись) А.Ф.Закревский

Главный бухгалтер
ООО «Мастеровой» (подпись) С.Е. Резвых

М.П.

Подтверждаем выполнение

Заверяя, что услуги или работа обязательно будут выполнены к означенной дате, отправитель подтверждает объем, сроки и качество работ.

Специфика оформления:

  • реквизиты стандартны;
  • особенности основного текста – обязательно расписать виды услуг (работ), четко указать временные рамки и гарантируемый объем;
  • должны быть указаны реквизиты документации, которая стала основанием для потенциальных работ или услуг (например, соглашение, договор и т.п.);
  • указать местонахождение и значимые характеристики объекта, на котором выполняется работа или оказываются услуги.

Пример гарантийного письма о предоставлении юридического адреса

ФАЙЛЫ
Скачать пример гарантийного письма о предоставлении юридического адреса .doc

ИНФС № 2 по г.Санкт-Петербург

ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО

О предоставлении юридического адреса

Г.Санкт-Петербург
18.10.2016 г.

ООО «Мегаполис», в лице генерального директора Самохваленко Р.Г., действующего на основании Устава, предоставляет помещение для офиса общей площадью 60 кв.м., имеющее местонахождение по адресу: Г.Санкт-Петербург, ул.Магнитогорская, д.15.. офис № 4 для совершения государственной регистрации ООО «Кодекс». ООО «Мегаполис» гарантирует заключение после завершения регистрации договора субаренды. Обозначенный адрес допустимо использовать в качестве юридического в учредительных документах ООО «Кодекс».

Вышеуказанное помещение принадлежит ООО «Мегаполис» на правах аренды (Договор аренды № 567/18 от 10.12.2013 г.) с правом заключать договоры субаренды.

Приложение:

  • копия свидетельства о государственной регистрации ООО «Мегаполис»;
  • копия Договора аренды № 567/18 от 10.12.2013 г.

Генеральный директор

ООО «Мегаполис» (подпись) Р.Г.Самохваленко

М.П.

Подтверждаем предоставление юридического адреса

Чтобы оформить гарантийное письмо, подтверждающее намерение арендодателя, нужно учесть следующие нюансы:

  • адресатом письма является местное отделение ИНФС, намеревающееся регистрировать юридическое лицо, которому предоставляется помещение в аренду;
  • обязательна информация о собственнике предоставляемой недвижимости (юрлице) – название организации, ее руководитель;
  • должны присутствовать сведения о вновь создаваемом юрлице, хотя бы наименование;
  • следует перечислить все основные характеристики сдаваемого в аренду помещения (адрес, площадь и пр.);
  • необходима фраза, четко декларирующая согласие собственника недвижимости на заключение с новой организацией договора аренды;
  • гарантийное письмо должно иметь приложение – свидетельство на право собственности или договор аренды недвижимости, оформленное на потенциального арендодателя (копия, заверенная нотариально).

Пример гарантийного письма о приеме на работу

ФАЙЛЫ
Скачать пример гарантийного письма о приеме на работу .doc

По месту требования

ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО

О приеме на работу

Исх. № 634/78
14.07.2016 г.

Данным документом ООО «Домашний учитель» подтверждает свое намерение принять на работу и обязательство заключить трудовой договор с Алениковой Полиной Станиславовной, взяв ее в штат в должности преподавателя английского языка с 01.09.2016 г.

ООО «Домашний учитель» обязуется предоставлять Алениковой П.С. официальную заработную плату в размере 65 000 руб. в месяц плюс ежемесячная премия по результатам работы. Гарантируем официальное оформление в соответствии с Трудовым Кодексом Российской Федерации и полный социальный пакет.

Генеральный директор
ООО «Домашний учитель» (подпись) В.К. Лицезоров

Главный бухгалтер
ООО «Домашний учитель» (подпись) Ю.Л.Зарубинская

М.П.

Подтверждаем прием на работу

Данное гарантийное письмо составляется с учетом следующих особенностей:

  • указывается конкретное лицо или организация-адресат, но допустима и адресация «по месту требования»;
  • обязательное проставление исходящего номера и даты в соответствии с Журналом регистрации корреспонденции;
  • наименование должности, на которую принимается человек с указанными личными данными (ФИО без сокращений);
  • прописываются основные моменты будущего трудоустройства (ставка, оклад, гарантии работодателя);
  • письмо можно передать в адресуемую организацию или доверить самому будущему сотруднику.

Деловой документооборот включает в себя разного типа письма. В нашем материале рассмотрим гарантийное письмо и его разновидности на примерах.

Образцы гарантийных писем 2020 года, можете скачать ниже.

Что такое гарантийное письмо?

Смысл гарантийного письма следует из его названия. Оформляя документ, одна сторона дает гарантию, что исполнит свои обещания в пользу другой стороны. Обычно используется для того, чтобы уверить:

  • в оплате задолженности;
  • в выполнении взятых на себя обязательств, например, о поставке товара, выполнению работ;
  • в совершении иных действий.

Гарантийное письмо используется в деловой переписке между организациями, потому подписывается руководителем стороны-гаранта. Допустимо проставление подписи иного лица в случае наделения его соответствующими полномочиями от лица компании.

В некоторых ситуациях гарантийное письмо является альтернативой договора. В ряде случаев организациям не обязательно закреплять договоренности в форме соглашения. В качестве оферты может выступать гарантийное письмо, в котором будет указано предложение выполнить работу, оказать услугу за определенную плату в определенный срок. При согласии вторая сторона направляет ответ. Их взаимодействие в этом случае будет рассмотрено, как действие, равнозначное заключении договора.

Однако, нужно понимать, что в письме невозможно учесть все правовые последствия этой сделки. Здесь нет подробного описания предмета гарантии, объема прав, обязанностей и ответственности сторон.

Содержание гарантийного письма

Гарантийные письма не имеют никаких специальных условий и рекомендаций по их оформлению. Потому составляются в соответствии с правилами делопроизводства. По содержанию важно использовать точные и однозначные формулировки, чтобы максимально ясно отразить намерения и обязательства сторон.

По своему объему письмо должно разместиться на фирменном бланке организации формата А4 и подписываться ее руководителем. Обязательными являются следующие реквизиты документа:

  • наименование организации, в чей адрес направляется гарантийное письмо, ФИО его руководителя;
  • дата и номер документа по журналу исходящей корреспонденции;
  • содержание письма, сообщающего второй стороне о сути гарантийных обязательств, объеме и сроках их исполнения;
  • должность, подпись и ее расшифровка руководителя организации, составившей письмо;
  • контактные данные исполнителя.

Образцы гарантийных писем 2020 года

Существует несколько видов таких писем в зависимости от их функции.

  1. Гарантийное письмо об оплате задолженности. Задолженность может быть сформирована по разным причинам. Гарантийное письмо по ее погашении является признанием факта существования долга перед второй стороной, а также объяснением причин того, что оплата не могла быть произведена немедленно. Вместе с тем организация заверяет кредитора в исполнении своих финансовых обязательств при выполнении какого-то условия или наступления срока.

  1. Гарантийное письмо о выполнении работ. Документ должен уверить адресата в том, что взятые обязательства по выполнению работ будут исполнены в указанный срок. Если они будут производиться поэтапно, то следует указать сроки исполнения каждого этапа с перечислением конкретного перечня работ. Такое гарантийное письмо может быть оформлено, например, в случае нарушения сроков.

  1. Гарантийное письмо на поставку товара от поставщика. Сторона-гарант обязуется поставить товар надлежащего качества, в указанные сроки и в полном объеме. В письме рекомендуется указать документ, на основании которого производится поставка, и дату передачи товара покупателю. Если позиций не много, можно их перечислить с указанием количества. В ином случае лучше сделать ссылку на накладную и приложить ее копию.

  1. Гарантийное письмо о заключении договора. В этом случае гарантийное письмо служит документальным подтверждением намерений стороны исполнить свои обязательства и заключить с адресатом договор. В письме указываются реквизиты юридического лица, которые должны быть отражены в соглашении.

  1. Гарантийное письмо о приеме на работу. Письмо в подтверждение трудоустройства будущего сотрудника может потребоваться в случаях, когда принимается на работу иностранный гражданин, освобожденный из мест лишения свободы или студент по ряду специальностей. Будущий работодатель дает гарантию в том, что гражданин будет принят в штат компании. Направляется в адрес миграционной службы, МВД или ВУЗа.

Скачать образец для УДО от ИП

Учитываются следующие особенности при составлении такого вида гарантийного письма. В нем прописываются:

  • наименование организации, в чей адрес направляется (допустим вариант — «по месту требования»);
  • дата и номер в соответствии с регистрацией в журнале исходящей корреспонденции;
  • ФИО (без сокращений) гражданина, которого обязуются принять на работу, его должность;
  • основные сведения о трудовом режиме (например, оклад по будущему месту работы, трудовые гарантии).
  1. Гарантийное письмо о предоставлении юридического адреса

Оформляется гарантийное письмо от имени собственника помещения (арендодателя) в случае, когда по этому адресу арендатором планируется зарегистрировать бизнес. Подтверждается также факт отсутствия вреда интересам третьих лиц. Направляется в адрес ФНС, где будет регистрироваться бизнес.

В подтверждение намерений арендодателя гарантийное письмо должно содержать:

  • наименование организации – арендодателя и его руководителя;
  • наименование и сведения о юридическом лице, которое будет создано;
  • основные характеристики помещения, предоставляемого в аренду: точный адрес, площадь и т.д.;
  • формулировка, дающая однозначное понимание о том, что собственник помещения согласен заключить с новым юридическим лицом соглашение об аренде;
  • в приложении необходимо предоставить свидетельство, подтверждающее право собственности владельца помещения. Договор об аренде может быть уже составлен, тогда его копию, заверенную нотариально, можно использовать в качестве приложения к письму.

Гарантийным письмом называют официально составленную бумагу, в которой отправитель обязуется исполнить конкретные условия или осуществить определенные действия в интересах получателя. В таком документе позволяется гарантировать все, что не выходит за рамки законодательства.

Какие правила существуют при оформлении гарантийного письма? Как избежать ошибок при его составлении? Стоит разобраться.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-47-92 . Это быстро и бесплатно !

Обязательные пункты

Необходимо обязательно указать следующие данные:

  • Номер исходного документа с датой написания бумаги.
  • Адресант: наименование организации, Ф. И.О. получателя (руководителя компании или физического лица).
  • Заголовок «Гарантийное письмо».
  • Текст документа, содержащий в себе принятые обязательства, гарантии и сроки выполнения.
  • Реквизиты отправителя: ИНН или ОГРН.
  • При заключении контракта, где указаны конкретные действия, затрагивающие гарантийное письмо, пишут ссылку на договор.
  • Подпись и ее расшифровка, т.е. кто составляет и подписывает документ.

Основные требования к документу

Кроме того, нельзя совершать орфографические или стилистические ошибки. Предлагаем вам ознакомиться с основными правилами к оформлению и составлению документа, которые помогут написать гарантийное письмо корректно.

Как правильно оформить?

  1. Письмо должно быть оформлено в письменном виде. Сделать это можно как на официальном бланке организации, содержащем логотип, наименование с реквизитами компании, так и на обычном листе бумаги физическим лицом.
  2. Все страницы документа должны быть сшиты в один. При этом не нужно забывать про опечатывающую наклейку: она должна содержать количество прошитых листов, на ней ставится подпись (подписывать может ответственный сотрудник или индивидуальный предприниматель) и печать учреждения..
  3. Чтобы письмо имело юридическую силу, его необходимо нотариально заверить. При этом рекомендуется приложить дубликаты документов, которые предварительно заверяются.

Как составить?

  1. Документ должен содержать все вышеуказанные пункты в строгой последовательности.
  2. Сторона-отправитель указывает конкретные сроки, в которые она обязуется исполнить свои гарантии.
    Если требуется, описываются способы осуществления взятых обязательств.
  3. При составлении гарантийного письма на подписание договора физическим лицом порядок его оформления произвольный.
  4. Документ должен содержать четкие, недлинные и недвусмысленные формулировки и не иметь каких-либо орфографических или стилистических ошибок.

Грамотное написание каждого пункта

  1. В шапке гарантийного письма следует указать исходный номер с датой его составления.
  2. Ниже пишут:
  • Реквизиты получателя.
  • Наименование компании.
  • Должность, Ф. И. О. руководителя или его официального представителя.
  • Данные отправителя: наименование учреждения с Ф. И. О. директора или Ф. И. О. физического лица, юридический адрес с контактным номером телефона.
  • Ниже этих сведений указать с новой строки название документа «Гарантийное письмо».
  • Пример заполнения гарантийного письма на заключение договора аренды:

    Директору ООО «Уютная квартира»

    от генерального директора ООО «Строитель-плюс»

    Александрова Алексея Сергеевича,

    Г. Санкт-Петербург, ул. Звенигородская, д.54

    Контактный телефон: + 7 912 2222222

    В теле документа необходимо описать принятые обязательства, а также гарантии со сроками их исполнения. Следует указать конкретные бумаги, которые необходимы для написания гарантийного письма.
    Например:

    ООО «Строитель-плюс» в лице генерального директора Александрова Алексея Сергеевича, ОГРН 123456789, предоставляет офисное помещение площадью 70 м2, расположенное по адресу: г. Санкт-Петербург, ул. Звенигородская, 54, для государственной регистрации ООО «Уютная квартира» и гарантирует после регистрации заключить договор аренды на срок в 12 месяцев с 20 сентября 2016 г. по 20 сентября 2017 г. Указанный адрес может быть использован в качестве местонахождения ООО «Уютная квартира» в его учредительных документах.

    Офисное помещение принадлежит ООО «Строитель-плюс» на праве собственности на основании свидетельства о госрегистрации права серия 20АЕ № 123456 от 12 мая 2009 года.

    Приложение: дубликат свидетельства о госрегистрации права серия 20 АЕ № 123456 от 12 мая 2009 года.
    Заключение документа: ставится подпись руководителя с расшифровкой и датой составления гарантийного письма.

    Ошибки при заполнении, и что делать, чтобы не допустить их?

    Типичные ошибки:

    1. Отправитель прописывает текст кратко, не упоминая необходимых пунктов. Во избежание трудностей рекомендуется обязательно указывать основания, которые привели к появлению правоотношений сторон, гарантии, а также конкретные сроки для их осуществления.
    2. В документе присутствуют формулировки, которые можно трактовать двояко. Рекомендуется использовать краткие и четкие фразы, которые при определенных обстоятельствах смогут выручить отправителя.
    3. Отсутствие реквизитов адресанта: подобное нарушение может привести к тому, что документ утратит юридическую силу.
    4. Гарантийное письмо не содержит необходимые бумаги для ознакомления второй стороны. Требуется прикладывать эти документы.
    5. Документ составлен на нескольких листах, однако отправитель не прошил их и не пронумеровал. Чтобы избежать подобной ситуации, на каждой странице ставится номер с подписью, а листы прошиваются.
    6. В гарантийном письме отсутствует дата его оформления, а также подпись составителя – руководителя компании.

    Текст не должен содержать орфографические или стилистические ошибки! Подобные погрешности могут служить поводом для признания гарантийного письма недействительным.

    Составление гарантийного письма – процесс требующий пристального внимания. При правильном его оформлении гарантийное письмо обладает юридической силой и может послужить обязательством, подтверждающим намерение заключить официальный договор в будущем и увеличивающим шансы на действительное его заключение. А вообще, в письме отправитель вправе гарантировать любые действия, которые не выходят за рамки законодательства, и об этом нужно помнить.

    Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

    +7 (499) 938-47-92 (Москва)
    Это быстро и бесплатно !

    Что такое гарантийное письмо

    Речь пойдет о некоммерческом документе, который часто используют в деловой переписке. Суть бумаги заключается в том, что отправитель обязуется выполнить какие-либо действия. В нашем случае перечислить деньги исполнителю. Этими средствами обычно оплачивают товары, услуги, работы либо используют их для погашения долга.

    Гарантийное письмо об оплате услуг по договору подтверждает факт наличия задолженности, что могут принять во внимание при рассмотрении спора в суде.

    Благодаря подобной бумаге, участники сделки могут выстроить доверительные отношения, перенести дату платежа без штрафов и пени, не допустить срыва сроков поставки товаров (оказания услуг, выполнения работ).

    Когда же эта бумага может понадобиться и как написать гарантийное письмо на оплату? Как правило, ее оформляют в случае, когда заказчик не может перечислить деньги вовремя по тем или иным причинам.А поводом для составления такого документа может стать претензия кредитора к плательщику либо собственная инициатива последнего.

    Как оформить

    Утвержденный образец гарантированного письма об оплате за услуги или товары не предусмотрен действующим законодательством. Тем не менее, он является частью делового документооборота, поэтому при его оформлении стоит учесть несколько общепринятых правил.

    Рассмотрим обязательные положения, которые в нем также должны быть:

    1. Дата и исходящий номер.
    2. Данные получателя денег (название компании или имя гражданина, адрес).
    3. Ф.И.О. представителя получателя (например, руководитель организации).
    4. Название документа (не обязательно).
    5. Основной текст, где гарантируется перечисление необходимой суммы в конкретный срок.
    6. Реквизиты документа, на основании которого будут переведены средства (накладная, акт приемки и т. п.).
    7. Сведения об отправителе.
    8. Ф.И.О., должности и подписи представителей должника.

    Обычно бумагу оформляют на листе формата А4 на фирменном бланке, ставят подписи руководителей (генерального директора и главного бухгалтера) и скрепляют печатью.

    В основном тексте, помимо прочего, можно кратко указать причины несвоевременных платежей. Если заказчик планирует выплачивать долг частями, то следует составить график.

    Для большей убедительности плательщик также может прописать размеры пени, которые будут ему начислять за каждый день просрочки.

    >Пример гарантийного письма об оплате

    Так как мы имеем дело с такой бумагой, как например, образец гарантийного письма об оплате, то здесь неуместно будет использовать неформальные слова (сленг, просторечия). Подробно описывать события, повлекшие за собой невозможность перечисления денег в срок, также не стоит. Можно указать самую их суть либо вообще опустить этот момент. Гарантийные обязательства необходимо прописывать точно, с указанием суммы и даты ее перечисления.

    Вся информация в тексте должна быть однозначной для понимания (без двусмысленных фраз), чтобы предотвратить возможные споры.

    Наконец, желательно получить от кредитора уведомление о получении документа. Это позволит исключить потерю бумаг в пути.

    Наверное, для многих обывателей не является секретом тот факт, что современный бизнес представляет собой гибкую систему коммерческих взаимоотношений между партнерами, результатом которой является денежно-товарный бартер.

    Стоит также отметить, что партнерами экономических отношений в бизнесе могут выступать, как определенные компании и организации, так и физические лица и индивидуальные предприниматели.

    Бизнес отношения между партнерами могут развиваться многими путями и схемами, но одним из основных видов взаимодействия является деловая переписка, главным элементами которой являются правильно составленные письма. Здесь необходимо также упомянуть тот момент, что сообщения подобного рода абсолютно не имеют ничего общего с письмами личного характера, написанными в литературном жанре.

    Сообщения деловой переписки составляются согласно установленным правилам, поэтому человеку, собирающемуся заняться коммерческой деятельностью, прежде всего, необходимо знать по каким критериям оформляются письма во взаимоотношениях между партнерами по бизнесу.

    Одним из основных видов деловых сообщений является гарантийное письмо, правильное составление и использование которого во многом способствует продвижению и развитию коммерческих взаимоотношений.

    Для того, чтобы люди знали как правильно оформлять гарантийные письма, в этой статье мы подробно расскажем о сообщениях подобного рода, для чего они составляются и где используются, а также укажем какие их виды существуют.

    Что собой представляет данный документ

    Иначе говоря, гарантийное письмо является официальным обеспечением того, что один из партнеров по сделке выполнит возложенные на него обязательства.

    Стоит сразу упомянуть о том аспекте, что законодательство не определяет гарантийное сообщение, как документ, имеющий юридическую силу, хотя и скрепляется подписью и печатью одной из сторон сделки.

    Как правило, гарантийное письмо оформляется как дополнение к основному договору в том случае, когда один из партнеров имеет сомнения насчет выполнения обязательств, взятых другой стороной сделки.

    В каких случаях оно составляется

    Прежде всего, стоит знать, что оформление гарантийного сообщения будет наиболее оптимальным в тех сферах жизнедеятельности людей, которые функционируют на основании базовых положений договорного и трудового права.

    В большинстве случаев гарантийное сообщение составляется тогда, когда одна из сторон коммерческого договора нарушила согласованные обязательства по выплате денежных средств, и чтобы избежать судебной тяжбы, неплательщик направляет кредитору или поставщику продукции данный вид письма.

    Как происходит регистрация и учет

    Когда приходит гарантийное письмо в организацию или компанию, секретарь учреждения должен выполнить следующий порядок работ:

    • фиксирует поступление гарантийного обязательства в журнале регистрации входящей документации;
    • присваивает порядковый регистрационный номер письму;
    • подшивает документ в папку входящей корреспонденции.

    Правила составления

    Вполне резонно предположить, что, так как гарантийное сообщение является официальным документом, то, соответственно, к его составлению предъявляются определенные критерии, которые выражаются в следующих важных моментах:

    • объем письма должен помещаться на одном листе формата А4;
    • краткость написания заключается в том, что информация должна быть представлена достаточно лаконично, без длинных предложений и больших по содержанию фраз;
    • письмо не должно содержать фраз типа «возможно» или «в случае», иначе говоря, должно присутствовать конкретика фраз и точных цифр;
    • сообщение должно быть написано строго в деловом стиле, без употребления просторечных слов и жаргонного сленга;
    • должна быть в полном объеме произведена расшифровка подписи, иначе говоря, фамилия, имя, отчество, должность, контакты и прочая точная информация должна быть раскрыта
      полностью.

    Придерживаясь вышеописанных рекомендаций, вы без особого труда правильно составите гарантию обязательств.

    Форма и структура документа

    Немаловажным является тот факт, что написание гарантийного обязательства может иметь произвольную форму, однако стоит всегда придерживаться лаконичного и делового стиля при написании этого вида документа.

    Что же касается структуры текста гарантии, то она должна соответствовать аспектам, освещающим следующие информационные моменты:

    • полностью фамилия, имя, отчество отправителя или наименование организации;
    • юридический адрес гаранта;
    • фактический адрес проживания отправителя;
    • реквизиты отправляющей стороны, которые могут быть представлены в виде индивидуального налогового номера и так называемого «кода причины постановки» на налоговый учет;
    • основной блок гарантийного письма, который в себе должен содержать конкретную информацию, например, срок исполнения договоренности, конкретная сумма и срок погашение задолженности и прочее;
    • если организация является юридическим лицом, то в гарантийном письме обязательно наличие штампа гербовой печати, также подписей руководителя и главного бухгалтера;
    • для индивидуального предпринимателя достаточно наличие подписи;
    • в конце текста обязательно должно быть наличие даты составления гарантийного обязательства.

    Обязательные фразы основного блока

    Считается, что в тексте гарантийного письма оптимальным и целесообразным будет употребление следующих словосочетаний:

    • даем гарантию;
    • подтверждаем своевременную оплату;
    • гарантируем оплатить в полном объеме сумму задолженности;
    • обязуемся осуществить оплату;
    • настоящим подтверждаем платеж.

    Особенности разных видов гарантийных писем

    В предыдущих разделах статьи мы указали основную схему составления гарантийного сообщения. Однако стоит отметить тот факт, что при разных ситуациях составляются различные виды гарантий, которые имеют свою определенную специфику.

    Чтобы понимать особенности оформления разных видов гарантийных писем, мы выделили важных аспектов в следующих тезисах:

      Подтверждение оплаты по задолженности за предоставленные товары или услуги.
      Основными моментами этого вида гарантии являются следующие моменты:

    • дается гарантия расчета за поставленные товары;
    • указывается точная сумма и срок погашения задолженности;
    • оформляется при возникновении форс-мажорной ситуации, возникшей в период действия заключенного договора между сторонами.
  • Гарантия на предоставление услуг или выполнение работ должна включать следующие нюансы:
  • подробно описывается вид предполагаемых работ;
  • четко ограничиваются сроки выполнения;
  • соответствие результата работ нормативам ГОСТа и других систем стандартности;
  • указать фактический адрес объекта недвижимости, на котором будут произведены работы.
  • Гарантийное обязательство при оформлении юридического адреса организации имеет следующие особенности:
  • оформляется юридическим лицом, которое не имеет собственного помещения для регистрации адреса или его арендует;
  • документ предназначен для предоставления в налоговые органы с целью регистрации организации или компании, которая будет арендовать объект недвижимости;
  • гарантия должна содержать согласие арендодателя на предоставление адреса данного помещения для оформления юридического адреса арендуемой организации;
  • в тексте должна быть детально раскрыта информация, касающаяся всех характеристиках арендуемого объекта недвижимости;
  • к гарантийному письму в качестве приложения должна быть приложена копия свидетельства о праве владения помещения арендодателем.
  • Гарантийное сообщение в банк имеет следующие свойства:
  • письмо составляется как одна из форм обеспечения кредитного договора;
  • документ должен содержать полную информацию о реквизитах кредитуемого лица, регистрационный номер кредитного договора, сумму займа, а также процентная ставка за пользование кредитной линией;
  • срок действия гарантийного обязательства в банк должен быть на 15–20 дней больше от окончательной даты погашения кредита.
  • Гарантийное письмо о прохождении практики в своем содержании должно иметь следующие положения:
  • фамилия, имя, отчество учащегося;
  • полное название компании, в которой студент будет проходить практику;
  • сроки прохождения практики;
  • указать лицо, к которому предназначено предоставление гарантийного письма, как правило, адресатом является ответственный работник учебного заведения;
  • дата составления и подпись руководителя предприятия.
  • Гарантийное обязательство для приглашения иностранца должно содержать следующую информацию:
  • реквизиты иностранца и его фактический адрес проживания;
  • данные о российской стороне, которая принимает иностранного гражданина;
  • меры, применяемые для обеспечения иностранца жильем, медицинской помощью и финансовыми средствами на весь период пребывания в стране;
  • затраты, затрачиваемые на выезд иностранного гражданина в родную страну.
  • Гарантийное сообщение для получения визы.
    Спонсорское письмо для визы может быть написано в произвольной форме, однако в нем стоит указать ряд следующих аспектов:
    • паспортные данные спонсора, иначе говоря, заинтересованного лица и непосредственно самого заявителя;
    • страна пребывания;
    • дата путешествия;
    • подтверждение родственной связи между заявителем и лицом, предоставляющим средства на поездку;
    • доказательства платежеспособности заинтересованного лица, способного обеспечить проезд, проживание и медицинскую помощь заявителю в стране пребывания.

    Таким образом, в этой статье мы в доступной форме раскрыли понятие «гарантийного письма», а также раскрыли суть содержания отдельных видов этого документа.

    Надеемся, что информация, изложенная в статье, станет для вас достаточно полезным источником знаний в этой области.

    О необходимости составления гарантийных писем рассказано в следующем видеосюжете:

    Как правильно составить гарантийное письмо

    Не секрет, что в эпоху товарно-денежных отношений требовалась, и требуется по сей день, гарантия того, что каждая из сторон выполнит свои обязательства по сделке. Один из документов, с помощью которого можно что-то гарантировать (по сути, обещать) является гарантийное письмо.

    Форма гарантийного письма

    Бланк гарантийного письма, которое составляется от имени юридического лица, должен содержать все его реквизиты (полное и сокращенное наименование, ИНН, ОГРН, адрес, телефон).

    Если документ составляется от имени физического лица, то порядок написания произвольный.

    Бесплатная консультация юриста

    Ответим на ваш вопрос за 5 минут!

    Задать вопрос Бесплатная консультация юриста

    Ответим на ваш вопрос за 5 минут!

    Письмо пишется в простой письменной форме либо на официальном бланке юридического лица, либо на обычной бумаге физическим лицом.

    В зависимости от конкретной ситуации гарантирующая сторона должна написать сроки и, в случае необходимости, способы выполнения взятого на нее обязательства.

    Безусловно, гарантийное письмо не является документом, обязательным для исполнения, так как не носит нормативного характера. Однако при его составлении стороны надеются на порядочность и исполнительность должника. То есть данные отношения основаны на доверии.

    Как правило, любое гарантийное письмо не превышает стандартного листа формата А4, печатается на специальном бланке юридического лица-отправителя, подписывается руководящими органами (директором, иногда главным бухгалтером), скрепляется печатью организации. Обязательные реквизиты:

    • номер и дата (в соответствии с регистрацией исходящей документации);
    • название организации-адресата;
    • ФИО получателя (обычно это гендиректор организации);
    • тема письма (сами слова «гарантийное письмо» писать необязательно, так как такого документа как вида деловой переписки юридически не существует);
    • основное содержание (гарантии обязательств, их объем и сроки);
    • данные отправителя;
    • должность, личная подпись и расшифровка ФИО подписавшего документ лица (директора, главного бухгалтера).

    Это тоже важно знать: Что такое договор подряда и для чего он нужен

    Дальнейшие нюансы зависят от вида гарантийного письма. Рассмотрим их подробнее и приведем конкретный пример составления гарантийного письма, призванного выполнить ту или иную функцию.

    Задолженности

    Оформляя этот документ, вы гарантируете исполнение в будущем взятых на себя обязательств по оплате долга. К перечисленным выше пунктам необходимо добавить сумму задолженности (указывается прописью и цифрами), график ее погашения, номер и дату договора, по которому возник долг.

    Чтобы перенести сроки исполнения обязательств или согласовать реструктуризацию долга, можно использовать образец гарантийного письма об отсрочке оплаты. В таком документе нужно указать точный срок, на который должник просит перенести выплаты, а также условия ответственности за его нарушение.

    В налоговую

    Этот документ необходим при регистрации юридических лиц. Налоговые инспекторы часто требуют от заявителей предоставления гарантийного письма от будущего арендодателя. Таким образом ФНС проверяет адрес создаваемой организации.

    В письме важно указать на намерение собственника заключить с регистрируемой организацией договор аренды нежилого помещения, расположенного по конкретному адресу. Также стоит прописать реквизиты правоустанавливающих документов на помещение.

    На оплату арендуемого помещения

    Чтобы собственник арендуемого объекта не сомневался в своевременном расчете по платежам, необходимо заполнить и представить образец гарантийного письма об оплате аренды. В этом документе указывается ссылка на заключенный договор либо потенциальный арендатор будет гарантировать своевременность оплаты при заключении соглашения.

    Образец гарантийного письма об оплате помещения понадобится и при возникновении задолженности по ежемесячным платежам. Важно тщательно прописать гарантии, предоставляемые собственнику объекта, так как за несвоевременную оплату аренды договор может быть расторгнут в одностороннем порядке.

    На выполнение работ

    Этот документ предоставляет заказчику исполнитель перед заключением договора. В нем указываются конкретные виды работ или услуг, которые в определенный срок обязуется выполнить подрядчик. На практике для подтверждения добросовестности исполнителя представляется и банковская гарантия.

    Такой документ может иметь хождение не только между организациями, но и между предпринимателями – физическими лицами.

    Это тоже важно знать: Расторжение договора аренды: бланк соглашения о расторжении договора

    Письмо, признающее задолженность и гарантирующее ее погашение, обязательно должно иметь, помимо подписи руководителя, подпись финансово ответственного лица (финдиректора, главбуха).

    Гарантийное письмо в ФСС о выплате пособия

    Адресантом выступает управляющий местного отделения Фонда социального страхования. В начале обязательно приводятся данные ООО или ИП: название, номера регистрационный и ИНН, юридический адрес. В бумаге указывают делопроизводственный номер с датой написания.

    В основной части гарантируется полностью выплатить начисленные за определенный срок пособия в законные сроки. Заявляется также готовность принять предусмотренную законом ответственность в случае нарушения обязательств.

    Подписывают текст ответственные за социальное страхование – руководитель предприятия и главный бухгалтер.

    Приобретенного товара

    Образец гарантийного письма на оплату счета необходим, если срок получения продукции не совпадает с моментом перечисления средств. В таком письме важно указать сумму оплаты и наименование товара, реквизиты продавца. В некоторых ситуациях можно прописать ответственность за нарушение обязательства.

    Какие формулировки использовать при подготовке гарантийного письма

    Чтобы как можно правильнее сформулировать суть заверения, необходимо знать какие формулировки наиболее четко его отразят.

    образец гарантийного письма об оплате задолженности в формате MS Word.

    Самыми подходящими будут слова и выражения:

    • Гарантируем.
    • Обязуемся выплатить сумму долга.
    • Оплату в срок подтверждаем.
    • Просим выслать в наш адрес наложенным платежом (вид гарантии).
    • Своевременную оплату гарантируем.
    • Настоящим даем гарантию.

    Образец гарантийного письма на выполнение строительно-монтажных работ

    При выполнении договора подряда, гарантии, предоставляемые обеими сторонами договора друг другу, во многом зависят от внешних факторов, каждый из которых должен быть учтён в письме во избежание возложения на себя лишней ответственности.

    Как правило, договор на оказание строительных услуг – это долгосрочный документ, подразумевающий различные этапы работ и платежей по ним, а также оформление сопроводительной документации и сдачу объекта госкомиссии с последующей 5-летней гарантией на выполненные услуги. Таким образом, документ учитывает множество нюансов, а гарантийное письмо составляется как дополнительная официальная бумага, учитывающая следующие обстоятельства:

    • Если были нарушены сроки – прописываются обстоятельства, при которых это произошло, и точная дата окончания данных работ.
    • Когда исполнение гарантийных обязательств зависит от обеспечения подрядчика какими-либо ресурсами, полномочиями, проектной документацией, согласовательными письмами или иными значащими вещами, он должен чётко это указать, определив срок завершения работ в количестве дней после получения указанных данных.
    • В случае, когда заказчик сомневается в качестве работ, подрядчик гарантирует соблюдения СНиП и прочих нормативов, а также при необходимости вызов лаборатории или обеспечение иного контроля с последующим документальным подтверждением.
    • В тех ситуациях, когда со стороны инвестора происходит задержка платежа, и это сильно ударяет по срокам производства работ, заказчик даёт гарантии на оплату услуг с конечным сроком либо предлагает выступить гарантом при оформлении кредитной линии для своего производителя работ.
    • Результатом данного письма должна стать конечная сдача помещения в эксплуатацию для возможности его использования собственниками по прямому назначению, а также получение всех денежных сумм, оговоренных в контракте.

    Важно

    Все гарантии относительно выполнения строительных работ должны быть обоснованы реальными фактами, так как повторный срыв сроков может привести к расторжению контракта.

    Образец гарантийного письма о выполнении обязательств по договору

    Если стороны заключают контракт, но у одной из них возникают сомнения в том, что оппонент сможет предоставить товар, выполнить услугу или произвести оплату в требуемом объёме и в срок, то она имеет право потребовать гарантийное письмо от своего контрагента.

    Это тоже важно знать: Как расторгнуть договор аренды по инициативе арендатора

    В случае, если были нарушены обязательства, необходимо вкратце указать причину данной оплошности, не зависящую от действий ответчика, а также принести извинения в связи с этим фактом.

    • Указать какие-либо дополнительные условия и преимущества для заказчика или поставщика, в частности скидки, бонусы, подарки, дополнительные отгрузки и прочие приятные обстоятельства, которые смогут загладить вину стороны договора и возможность дальнейшего сотрудничества с контрагентом.
    • Обязательно зафиксировать сроки выполнения обязательств и завершённость данного действия. То есть все денежные средства поступят на ваш счёт до (указать дату) в объёме, оговоренном в подписанном соглашении.

    Важно

    Если данному письму предшествовали какие-либо нарушения договорённостей, в тексте стоит указать, что подобный факт был единичным и впоследствии ответчик приложит все усилия во избежание повтора.

    В случае, если гарантия даётся на оплату товара или услуги, необходимо прописать сумму цифрами или прописью, способ перечисления, этапность производимых платежей и прочие обязательные условия для выполнения финансовых обязательств по договору.

    Бесплатная консультация юриста

    Ответим на ваш вопрос за 5 минут!

    Бесплатная консультация юриста

    Ответим на ваш вопрос за 5 минут!

    Звоните: 8 800 550-49-37

    Образец гарантийного письма об отсутствии задолженности

    Требование его предоставить – обычное дело в банках при открытии счета. Гарантию оформляют также в налоговую службу при регистрации предприятия в новом регионе или переводе в новый статус.

    Референт прописывает свои наименование, ОГРН, ИНН и юридический адрес. Собственно, гарантию можно сформулировать следующим образом:

    «Общество с ограниченной ответственностью “_____________________” настоящим сообщает об отсутствии на “___” _______________ 201__ г. у себя кредиторов».

    Как вручить гарантийное письмо

    Направить адресату соответствующую корреспонденцию можно несколькими способами:

    1. лично. В таком случае адресат обязан расписаться в получении документации;
    2. через почтовую связь — заказным письмом с уведомлением о вручении;
    3. факсом;
    4. по электронной почте.

    Это тоже важно знать: Что такое неустойка: ее виды и в каких случаях можно взыскать

    Наиболее предпочтительные варианты — первый либо второй, так как у отправителя остаются на руках подтверждающие документы. Остальные возможны по соглашению сторон (к примеру, если в договоре между сторонами указаны адреса e-mail).

    Дополнительные вопросы

    Существует ли ответственность за невыполнение обязательств

    Гарантийное письмо документально подтверждает серьёзность намерений покупателя и выражает его готовность к своевременной оплате. Привлечь заказчика к ответственности за неисполнение предписанных обязательств (в случае неуплаты), возможно только в судебном порядке, и согласно прописанным ранее штрафам.

    Резюмируя вышесказанное, можно сделать вывод, что письмо хоть и не является 100% гарантией того, что покупатель оплатит стоимость товара, зато представляет собой серьёзный документ в случае решения вопроса в судебном порядке.

    Так как мы имеем дело с такой бумагой, как например, образец гарантийного письма об оплате, то здесь неуместно будет использовать неформальные слова (сленг, просторечия). Подробно описывать события, повлекшие за собой невозможность перечисления денег в срок, также не стоит. Можно указать самую их суть либо вообще опустить этот момент. Гарантийные обязательства необходимо прописывать точно, с указанием суммы и даты ее перечисления.

    Вся информация в тексте должна быть однозначной для понимания (без двусмысленных фраз), чтобы предотвратить возможные споры.

    Наконец, желательно получить от кредитора уведомление о получении документа. Это позволит исключить потерю бумаг в пути.

    Гарантийное письмо не заменяет заключение договора между заказчиком и исполнителем работы или услуги. Но этот документ может помочь в решении споров между сторонами. Своевременное его заключение и выполнение обязательств, указанных в документе позволяет избежать судебных разбирательств в случае возникновения непредвиденных обстоятельств в отношениях исполнитель-заказчик.

    Подпишитесь на свежие новости

    Правила составления гарантийного письма

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *